Liebe Seelsorger/innen, liebe Verantwortliche in der Ministrantenarbeit,

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1 An die Verantwortlichen der Ministrantenarbeit im Bistum Speyer Postanschrift: Hausanschrift: Unsere Zeichen: cle Speyer Webergasse 11, Speyer Bearbeiter: Pfr. Carsten Leinhäuser Telefon: Fax: Datum: 26. September 2013 Romwallfahrt der Ministrant/innen Minis in Rom August 2014 Liebe Seelsorger/innen, liebe Verantwortliche in der Ministrantenarbeit, in den letzten Monaten melden sich fast täglich Ministrant/innen per Mail, Telefon und Facebook und fragen nach der Romwallfahrt Die Vorfreude bei den Minis ist riesengroß. Kein Wunder: Die Romwallfahrt 2010 war ein voller Erfolg mit vielen unvergesslichen und schönen Erfahrungen und Erinnerungen. Mit diesem Brief kommen nun endlich die heiß ersehnten Werbeflyer und Plakate für die Romwallfahrt 2014 in den Pfarreien an: Ca Minis aus ganz Deutschland werden Anfang August 2014 nach Rom reisen. Wir Speyerer fahren mit einem eigenen Sonderzug nach Italien und nehmen mit knapp 850 Minis an der Romwallfahrt teil. Wir bitten Sie, bei Ihren Messdiener/innen und Gruppenleiter/innen schon jetzt kräftig die Werbetrommel zu rühren. Auf unserer ständig aktualisierten Homepage finden Sie im Bereich MinistrantInnen / Veranstaltungen für Minis erste Infos zum Ablauf der Romwallfahrt. Nach den Sommerferien startet dann die Anmeldephase Sie können Ihre Gruppe an dieser Stelle Online anmelden. Außerdem können Sie auf unserer Seite auch Materialien und Behelfe für Ihre Arbeit auf Pfarreiebene herunterladen. Die allgemeinen Reisebedingungen und die wichtigsten Eckdaten haben wir auf den nächsten Seiten für Sie zusammengefasst. Außerdem erhalten Sie mit diesem Schreiben eine Beispielanmeldung, die auf unserer Homepage auch digital zur Verfügung steht. Im Vorfeld der Reise wird es für die Gruppenverantwortlichen eine eigene Informationsveranstaltung geben. Der Termin steht noch nicht fest. Wir freuen uns auf Sie und vor allem auf Ihre Messdiener/innen! Mit freundlichen Grüßen, für das Vorbereitungsteam, Pfarrer Carsten Leinhäuser Referent Ministrantenseelsorge

2 Minis in Rom Wallfahrt der Speyerer Minis vom Leistungen, Allgemeine Reisebedingungen & Eckdaten Das Referat für Ministrantenseelsorge tritt als Vermittler der Reise auf. Das Reisepaket besteht aus zwei Teilen: Fahrt/Unterkunft und Programm. Für die Fahrt und Unterkunft ist das Bayerische Pilgerbüro verantwortlich. Das Programm wird im Namen des BO, Abteilung Jugendseelsorge, Referat Ministrantenseelsorge von einem ehren- und hauptamtlichen Team gestaltet und organisiert. Leistungen Gemeinsame An- und Rückreise mit einem Sonderzug 5x Übernachtung mit Frühstück in Mehrbettzimmern in zentral gelegenen Hotels und kirchlichen Gästehäusern 5x Abendessen im Rahmen der Halbpension in den Unterkünften oder einem Restaurant in der Nähe Pilgerpaket (Pilgerbuch, Pilgertuch) Stadtsteuer in Rom Medizinische Begleitung durch den Malteser Hilfsdienst 24 h-ansprechpartner bei Notfällen Gemeinsames Programm: Eröffnungs- und Abschlussmesse Verschiedene Programmangebote für die Gruppen zum Dazubuchen (teilw. kostenpflichtig) Nicht enthaltene Leistungen: An- und Abreise zu den zentralen Zusteigemöglichkeiten Verpflegung während der Anreise/Rückreise im Zug Tagesverpflegung in Rom Kosten für öffentliche Nahverkehrsmittel in Rom Teilnehmer/innen und Teilnahmebedingungen Teilnehmen können alle Ministrant/innen der Diözese Speyer, die am mindestens 13 Jahre alt sind oder im Schuljahr 2013/14 die 7. Klasse besuchen. Sollten Fälschungen von Altersangaben auftreten, wird die einzelne Buchung unwirksam. Das Referat Ministrantenseelsorge ist berechtigt, den finanziellen Ausfall zu berechnen. Anmelden können sich Gruppen, die von einer Pfarreibegleiterin / einem Pfarreibegleiter sowie von Gruppen leiter/innen (s.u.) begleitet werden. Das Referat Ministrantenseelsorge behält sich vor, bei grober Missachtung von Regeln bzw. Unzumutbarkeit für die anderen Teilnehmer/innen, Teilnehmer/innen von der Reise auszuschließen und diese auf eigene Kosten (bei Minderjährigen zzgl. der Kosten für eine Reisebegleitung) zurück reisen zu lassen. Pfarreibegleiter/innen Jede Gruppe braucht eine/n erwachsene/n Ansprechpartner/in. Diese/r ist der/die Pfarreibegleiter/in. Der/die Pfarreibegleiter/in meldet die Gruppe in Speyer an und hat die Aufsichtspflicht über die Gruppe. Außerdem ist er/sie Ansprechpartner/in für das Referat Ministrantenseelsorge und Verantwortliche/r im Zug und in den Hotels. Die Pfarreibegleiter/innen müssen darüber informiert sein, ob ein Mitglied der eigenen Gruppe regelmäßig Medikamente einnehmen muss und/oder Krankheiten bzw. Allergien hat. Die Abfrage dieser Infos bei den Eltern

3 erfolgt bei der Anmeldung der Minis. Diese Informationen werden zudem an unser Ärzte- & Malteserteam weitergegeben, die somit im Notfall schnell und gut informiert reagieren können. Diese Daten werden nach der Romwallfahrt selbstverständlich gelöscht. Die Erziehungsberechtigte/n der minderjährigen Teilnehmer/innen teilen den Pfarreibegleiter/innen ihre Erreichbarkeit während der Romwallfahrt mit. Gruppenleiter/innen Zusätzlich zu dem/der Pfarreibegleiter/in muss die Gruppe je nach Anzahl und Geschlecht der Teilnehmer/innen von weiteren Personen begleitet und beaufsichtig werden. Diese sind die Gruppenleiter/innen. Es gilt ein Betreuungsschlüssel von 7/1 (1 Betreuer/in für 7 Minis). Bei geschlechtergemischten Gruppen müssen sowohl männliche als auch Gruppenleiter/innen vorhanden sein. Die Gruppenleiter/innen übernehmen die volle Verantwortung für die Teilnehmer/innen. Minis und erwachsene Begleitpersonen (Pfarreibegleiter/in, Gruppenleiter/innen), die selbst keine Minis sind, dürfen nicht im gleichen Zimmer übernachten. Wichtig ist, dass die Gruppenleiter/innen gut mit Jugendlichen umgehen können und sowohl das nötige Vertrauen der Minis als auch die nötige Autorität besitzen. Erwachsene Begleitpersonen, die für den Betreuungsschlüssel nicht mehr gebraucht werden, müssen den vollen Reisepreis ohne Zuschüsse (600 ) bezahlen. Prävention sexualisierter Gewalt: Nachweispflicht Uns ist es ein großes Anliegen, verantwortungsvoll und kompetent mit unseren Teilnehmer/innen an der Romwallfahrt umzugehen. Aus diesem Grund können sich nur Personen als Gruppenleiter/in und Pfarreiverantwortliche/r anmelden, die mindestens 18 Jahre alt sind und an einer Schulung zur Prävention sexualisierter Gewalt teilgenommen haben. Die Teilnahme ist uns gegenüber nachzuweisen. Wir werden diesbezüglich noch einmal Kontakt mit allen Pfarreiverantwortlichen aufnehmen. Bitte beachten Sie, dass Gruppenleiter/innen und Pfarreiverantwortliche ohne entsprechenden Nachweis nicht an der Romwallfahrt teilnehmen können. Im 1. Halbjahr 2014 wird es entsprechende Schulungsangebote geben. Bitte beachten Sie hierzu auch die entsprechenden Informationen auf unserer Homepage und per Newsletter. Anmeldevorgang & Teilnahmekosten Die Anmeldung ist ausschließlich für Pfarreigruppen und online möglich: Ab Herbst 2013 unter Vorreservierungen sind nicht möglich. Die verfügbaren Plätze werden nach Anmeldungseingang vergeben. Anmeldeschluss ist der Die Teilnahmekosten betragen 470 pro Person. Der volle Reisepreis ist an das Referat Ministrantenseelsorge zu entrichten. Für eventuelle Reduzierungen des Reisepreises sind die Pfarreien bzw. Pfarreibegleiter/innen zuständig. Diese setzen in der Regel eigene Anmeldeschlüsse fest, um die rechtzeitige Überweisung an das Referat Ministrantenseelsorge zu gewährleisten. Nach Eingang der Gruppenanmeldung erhält der/die Pfarreibegleiter/in eine Buchungsbestätigung zusammen mit einer Anzahlungsaufforderung (170 /P). Wird diese Anzahlung nicht innerhalb von 14 Tagen geleistet, ist die Buchung hinfällig. Der restliche Reisepreis wird zum 1. Juni 2014 fällig. Ab- und Ummeldungen nach dem Anmeldeschluss müssen schriftlich an das Referat Ministrantenseelsorge erfolgen. Ersatzpersonen können gestellt werden. Hier fallen nach dem Anmeldeschluss im Zeitraum vom bis zum , vom bis zum Umbuchungsgebühr an. Stornierungen (Rücktritt ohne Ersatzperson) sind ab dem kostenpflichtig. Bis fallen 170, bis fallen 350 an. Ab dem wird der komplette Reisepreis in Rechnung gestellt. Sollten wir auf unserer Warteliste noch Nachrücker haben, entfallen die Stornogebühren. In diesem fall sind nur die Umbuchungsgebühren (s.o.) zu zahlen. Hinweise zur Finanzierung

4 Das Bistum unterstützt unsere Reise großzügig. Trotzdem müssen wir, um die Kosten im Rahmen zu halten, auch Zuschüsse vom Land, von Landkreisen und Gemeinden beantragen. Bitte denkt daran, dass Ihr diese Zuschüsse deshalb nicht mehr beantragen könnt, da sie bereits in unseren Reisepreis eingerechnet und abgeschöpft wurden. Im Materialkoffer findet Ihr Tipps, wie Ihr als Gruppe durch Aktionen an Geld kommen könnt, um den Reisepreis für die Teilnehmer/innen weiter zu senken.

5 Reiseversicherung Reiseversicherungen sind nicht im Angebot enthalten. Jedem Reisenden steht es frei, eigenständig eine Reiserücktrittversicherung oder sonstige Versicherung (z.b. Auslandskrankenversicherung) abzuschließen. Wir empfehlen die Gruppenversicherungspakete des Jugendhaus Düsseldorf: Die Reise nach Rom und zurück Die Fahrt wird mit einem Sonderzug durchgeführt. Zustiegsbahnhöfe sind voraussichtlich: Homburg, Kaiserslautern, Neustadt, Ludwigshafen. Bei Verspätung einer Gruppe am Abreisetag ist diese selbst und auf eigene Kosten für die Anreise nach Rom verantwortlich. Unsere Unterkunft In Rom wohnen wir in Hotels. Das Referat Ministrantenseelsorge teilt den Pfarreiverantwortlichen rechtzeitig vor der Fahrt die Hoteladresse mit. Die Erziehungsberechtigten erhalten diese Informationen vor der Fahrt von den Pfarreibegleiter/innen zusammen mit den Informationen über Abreisezeit und Ort. Die Verpflegung in Rom Die Teilnehmer/innen erhalten Halbpension. Das Programm wird zur Zeit geplant. Eins steht schon fest: Es wird genial! Rückfragen Abteilung Jugendseelsorge, Referat Ministrantenseelsorge Pfr. Carsten Leinhäuser Webergasse Speyer Tel.: 06232/ Mail: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir derzeit noch keine genauen Auskünfte über das Programm, die Unterkunft und die Fahrtzeiten etc. geben können.