Olympus Europa CODE OF ETHICS & BUSINESS CONDUCT. Verhaltenskodex

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1 CODE OF ETHICS & BUSINESS CONDUCT Verhaltenskodex 1

2 VORWORT Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, liebe Führungskräfte, als Vertreter der europäischen Olympus Gesellschaften (darunter fallen alle europäischen Gesellschaften, die zur Holding SE, der Olympus KeyMed-Gruppe oder zu Olympus Biotech International gehören) sind wir alle dafür verantwortlich, unser Unternehmen auf positive Art und Weise zu gestalten. Dieser Code of Ethics and Business Conduct 1 soll uns dabei helfen, die Werte und Ansichten, die wir gemeinsam vertreten, zu verstehen und als eine Organisation dafür einzustehen. Er enthält viele Richtlinien und soll dabei als Grundlage für Ihre Entscheidungen im täglichen Business dienen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Vorgesetzen, die relevante Corporate Function oder die Abteilung Compliance. Wir bitten alle Mitarbeiter und Führungskräfte, diese Broschüre durchzulesen und mit ihren Vorgesetzten zu diskutieren. Wir lassen uns von den Grundprinzipien der Unternehmensphilosophie "Social IN" und einem starken Bewusstsein für unsere Verantwortung als Mitglied der Gesellschaft leiten. Als Unternehmen, auf das sich unterschiedliche Menschen aus verschiedenen Kulturen und Wertsystemen verlassen, ist die Olympus-Gruppe bestrebt, Positives für die Gesellschaft zu leisten, indem sie das Leben der Menschen durch die Entwicklung und Lieferung ihrer Produkte und Lösungen verbessert. Die folgenden Social IN Grundprinzipien bilden das Fundament dieses Verhaltenskodex: Die Wahrung ethischer Standards und die Befolgung aller relevanten Gesetze und Richtlinien sind für die Olympus-Gruppe eine Selbstverständlichkeit. INtegrity (INtegrität in der Gesellschaft) 1. Einhaltung hoher ethischer Standards 2. Achtung der Menschenrechte INnovation (Entwicklung INnovativer Werte) 3. Lieferung innovativer Werte 4. Arbeitsumfeld mit Vitalität INvolvement (Sozial INvolviert) 5. Harmonie mit der Umwelt 6. Beitrag zur Gesellschaft 1/2 2 1 Nachfolgend Verhaltenskodex genannt 2

3 VORWORT Diese Prinzipien richten das Verhalten eines jeden Einzelnen und des Unternehmens an anerkannten internationalen Standards wie dem United Nations Global Compact aus, den die Olympus-Gruppe 2004 unterzeichnet hat. Mit dieser Unterschrift haben wir uns zur Einhaltung der zehn Prinzipien des UN Global Compact verpflichtet. Sie umfassen unter anderem die Respektierung der Menschenrechte, das Recht auf die Gründung von Gewerkschaften, den Ausschluss von Zwangs- und Kinderarbeit, die Ablehnung von Diskriminierung in Bezug auf Beschäftigung und Beruf, die Förderung von Umweltschutz und umweltgerechten Technologien sowie das Vorgehen gegen Korruption, Erpressung und Bestechung. Wir möchten hiermit jeden Mitarbeiter und jede Führungskraft auffordern, sich aktiv für die Umsetzung und Weiterentwicklung des Verhaltenskodex einzusetzen. Denn lebendig" wird der vorliegende Verhaltenskodex nur, wenn er im Alltag von jedem Einzelnen konsequent angewendet wird. Jeder Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, im Einklang mit unseren Konzernprinzipien und dem vorliegenden Verhaltenskodex zu agieren. Nur so handeln wir verantwortlich für das Unternehmen und für die Gesellschaft. Die Geschäftsleitung der Holding SE Der Verhaltenskodex kann nur ein lebendiges" Dokument von Leitlinien und Vorschriften werden, wenn jeder Einzelne diese konsequent im Alltag anwendet. 2/2 3 3

4 GELTUNGSBEREICH Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter und Führungskräfte der europäischen Olympus-Gesellschaften. Seine Prinzipien sind nicht umfassend. Sie liefern jedoch wichtige Informationen im Hinblick auf die Art und Weise, wie Olympus sich als Unternehmen verhält. Lokale oder abteilungsspezifische Richtlinien werden in einzelnen Bereichen und Tochtergesellschaften verwendet, um diese Prinzipien zu ergänzen oder umzusetzen. Internationale Gesetze oder Gepflogenheiten können es erfordern, dass die hier dargestellten Verhaltensweisen angepasst werden müssen. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zur angemessenen Vorgehensweise haben, besprechen Sie die Situation mit Ihrem Vorgesetzten, mit der zuständigen Corporate Function oder mit der Abteilung Compliance. Eine Änderung dieses Verhaltenskodex oder ein Verzicht auf seine Umsetzung muss schriftlich von der Geschäftsleitung der Holding SE genehmigt werden. Bitten denken Sie daran, dass eine Nichteinhaltung dieser Richtlinien Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung zur Folge haben kann. Diese Richtlinien sollten Bestandteil Ihrer täglichen Arbeitsroutinen sein. Wenn Sie Unterstützung bei der Anwendung dieser Richtlinien in Ihrer speziellen Situation benötigen, kann Ihr Vorgesetzter oder Manager Ihnen diesbezüglich behilflich sein. In bestimmten Fällen sollten Sie sich eventuell mit der zuständigen Corporate Function in Verbindung setzen, um weiterführende Richtlinien oder Stellungnahmen zu erhalten. Wenn Sie Zweifel haben, fragen Sie! Ihr Verständnis dieser Richtlinien trägt dazu bei, dass das Unternehmen sowie alle Mitarbeiter und Führungskräfte ihren Geschäften mit kompromissloser Integrität und Professionalität nachgehen. 4 4

5 FAIRER WETTBEWERB Die Basis unserer Geschäftsbeziehungen ist ein freier und fairer Wettbewerb. Wir lehnen daher Absprachen mit Wettbewerbern in Bezug auf Markt- und Kundenaufteilung, Preise und Produktionsmengen ab und wenden keine unfairen Geschäftspraktiken an. Wir halten uns an die Gesetze gegen Wettbewerbsbeschränkungen in den Ländern, in denen wir tätig sind. Seit Jahren gehören wir in den Bereichen medizinische Endoskopie und Service für Endoskope zu den Marktführern. Jedem Mitarbeiter muss bewusst sein, dass eine marktbeherrschende Stellung auch Gefahren für das Unternehmen birgt. Der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung liegt vor, wenn z.b. der Markteintritt anderer Unternehmen verhindert oder der Wettbewerb unterdrückt wird. Die Einschätzung, wann eine marktbeherrschende Stellung vorliegt, ist häufig vom Einzelfall abhängig. Wenn Zweifel bestehen, ist umgehend Rechtsbeistand einzuholen. Handelsbeschränkungen Verträge, Absprachen oder Vereinbarungen ausdrücklich oder impliziert, formal oder informal zur Beschränkung von Handel oder Wirtschaftsverkehr sind laut gültiger EU- Wettbewerbsgesetze und anderer relevanter Gesetzgebungen untersagt. Wir alle müssen vermeiden, dass auch nur der Anschein einer Beteiligung an Handelsbeschränkungen entsteht. Bei Fragen wenden Sie sich an die Abteilung Compliance. Umgang mit Wettbewerbern Es widerspricht der Politik unseres Unternehmens, Diskussionen oder Gespräche mit einem Wettbewerber in Zusammenhang mit Preisen oder anderen Angelegenheiten zu führen, die Einfluss auf die Preisgestaltung haben. Hierzu zählen Kosten, Kreditbedingungen, Aufteilung der Märkte, Gebiete, Kunden oder Geschäftssparten. Wir lehnen illegale Absprachen mit Wettbewerbern und jede Form der unfairen Geschäftspraxis ab. 5 5

6 RECHTSTREUE Die Beachtung nationaler und internationaler Gesetze ist für unser Unternehmen oberstes Gebot. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte sind verpflichtet, die für ihren Arbeitsbereich geltenden Gesetze konsequent einzuhalten, sich über gesetzliche Änderungen auf dem aktuellen Stand zu halten und Novellierungen gewissenhaft umzusetzen. Olympus trifft alle notwendigen Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter über Gesetze, die seinen Arbeitsalltag und das Unternehmen als Ganzes betreffen, entsprechend unterrichtet ist. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte sind verpflichtet, die für ihren Arbeitsbereich geltenden Gesetze konsequent umzusetzen und sich über gesetzliche Änderungen auf dem aktuellen Stand zu halten. 6 6

7 INTEGRITÄT IN DEN BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN Die Zufriedenheit unserer Kunden gehört zu unseren Grundprinzipien. Wir unterstützen den Erfolg unserer Kunden durch die Entwicklung und Bereitstellung von wertschöpfenden, qualitativ hochwertigen, bedeutsamen, sicheren und innovativen Lösungen, Produkten und Dienstleistungen. Insbesondere im medizinischen Bereich sind wir uns unserer besonderen Verantwortung für den Schutz und die Gesundheit unserer Kunden bewusst. Alle Kunden sind fair und ohne jede Bevorzugung oder Benachteiligung aus persönlichen Gründen zu behandeln. Mitarbeitern und Führungskräften ist es untersagt, gegenüber Vertragspartnern absichtlich falsche Angaben zu machen. Unsere Kundendaten unterliegen einem besonderen Schutz. Informationen von unseren und über unsere Kunden nutzen wir ausschließlich für interne Zwecke und setzen die entsprechenden internationalen und nationalen datenschutzrechtlichen Bestimmungen um. Wir behandeln Kunden fair und ohne jede Bevorzugung aus persönlichen Gründen. 7 7

8 EINHALTUNG VON GESETZEN IM EXPORT- UND IMPORTMANAGEMENT Auch im tun wir alles, um die relevanten Bestimmungen (z.b. die Vorschriften des japanischen Ministry of Export, Trade and Industry (METI), das internationale Handelsrecht, das EU-Außenwirtschaftsgesetz, Import- und Exportbestimmungen, Embargos und Boykotte) zu kennen und einzuhalten. Ohne Genehmigung der zuständigen Behörden führt Olympus Stoffe, Produkte und Technologien, die der gesetzlichen Kontrolle unterliegen und einer Export- oder Importgenehmigung bedürfen, weder aus noch ein. In einigen Sparten müssen wir die EU- Verordnung zum Umgang mit Dual-Use-Produkten einhalten. Wir müssen uns alle bewusst sein, dass wir als Mitarbeiter und Führungskräfte von Olympus dazu verpflichtet sind, unser Wissen über Änderungen von Richtlinien und neuen gesetzlichen Regelungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Wenn Fragen in Bezug auf Aus- und Einfuhrbestimmungen auftauchen, muss umgehend Rechtsbeistand eingeholt werden. 8 8

9 SCHUTZ DES UNTERNEHMENSVER- MÖGENS UND VON GEHEIMNISSEN Schutz des Unternehmensvermögens Alle Mitarbeiter und Führungskräfte sind für den Schutz des Unternehmensvermögens verantwortlich. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte müssen außerdem die Pflichten von Olympus zum Schutz von Vermögen kennen, das uns von Kunden oder Lieferanten anvertraut wurde, und entsprechend damit umgehen. Zum Unternehmensvermögen gehören materielle Werte, wie etwa Ausstattung und Gebäude, sowie unsere finanziellen Mittel, unser geistiges Eigentum, unsere Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen. Um das Unternehmensvermögen zu schützen, muss es ausreichend gesichert und gegebenenfalls eingeschlossen sein. Diese Vermögenswerte dürfen nicht verkauft, beliehen, verliehen, übertragen oder in einer wertmindernden Weise modifiziert werden, sofern dies nicht geschäftlich ausreichend begründet ist und vom zuständigen Manager genehmigt wurde. Verwendung von Unternehmensressourcen Unternehmensressourcen, einschließlich (ohne jedoch darauf beschränkt zu sein) Barmittel, Personal, Software und Ausrüstung, dürfen nur für legitime geschäftliche Zwecke des Unternehmens verwendet werden. Einige Beispiele: Mitarbeiter und Führungskräfte dürfen keine Geschäftsreisen unternehmen oder Flugtickets zum Höchstpreis erwerben mit dem Ziel, Vielflieger-Meilen oder andere Prämien für private Zwecke zu erhalten. Externe dürfen ohne entsprechende Genehmigung keinen Zugang zu unseren Rechnern haben. Materielles und immaterielles Unternehmensvermögen ist pfleglich zu behandeln und nur zu Geschäftszwecken einzusetzen. 1/3 9 9

10 SCHUTZ DES UNTERNEHMENSVER- MÖGENS UND VON GEHEIMNISSEN Immaterielle Unternehmenswerte und Geheimnisse Insbesondere die immateriellen Vermögenswerte wie Patente und Technologie- und Verfahrenswissen sind für unseren langfristigen Unternehmenserfolg von außerordentlicher Bedeutung. Dazu gehören (ohne darauf beschränkt zu sein) Informationen, die aus dem unmittelbaren Zugriff auf Rechnersysteme stammen, Informationen, die über Netzwerke übertragen werden, Informationen, die auf tragbaren elektronischen Medien gespeichert werden, und Informationen, die als Hardcopy vorliegen. Erfindungen von Mitarbeitern, Führungskräften oder Dritten für das Unternehmen müssen gegebenenfalls rechtlich geschützt werden. Entsprechend hoch ist auch die Bedeutung des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen. Geschäftsgeheimnisse sind Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind, aber einen hohen Wert für das Unternehmen oder Wettbewerber haben. Dazu zählen strategische Informationen, Informationen über Preise, Produktionsmengen, Lagerbestände, Angebote, Produktionsaufteilungen usw. Jede Tochtergesellschaft muss alle relevanten und geeigneten Schutzvorkehrungen gegen das unbeabsichtigte Bekanntwerden von immateriellen Vermögenswerten treffen. Der Umfang der Schutzmaßnahmen ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsbereich und entsprechenden Geheimhaltungsanforderungen. Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte sind ausdrücklich dazu verpflichtet, immaterielle Vermögenswerte und Geschäftsgeheimnisse vertraulich und mit großer Vorsicht zu behandeln sowie die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Auch vertrauliche Informationen von Dritten sind in diesen Maßnahmen eingeschlossen. Immaterielles Vermögen und Geschäftsgeheimnisse müssen vertraulich behandelt und Schutzvorkehrungen müssen getroffen werden. 2/

11 SCHUTZ DES UNTERNEHMENSVER- MÖGENS UND VON GEHEIMNISSEN Bei ihrer Einstellung werden alle Mitarbeiter und Führungskräfte auf das Datengeheimnis verpflichtet. Diese Verpflichtung zum Schutz der vertraulichen Informationen und geistigen Eigentumsrechte von Olympus besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fort. Nach Beendigung ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen Mitarbeiter und Führungskräfte Olympus alle firmeneigenen Materialien oder geschützten Informationen (d.h. Patente, Muster, Daten) zurückgeben und Olympus das Eigentumsrecht an solchen Informationen übertragen. Olympus verlangt, dass jeder Einzelne die persönliche Verantwortung für den Schutz der Vermögenswerte des Unternehmens, in ihren verschiedensten Formen, vor Verlust, unangemessener Modifikation und Offenlegung gegenüber Personen, die weder befugt sind noch einen Kenntnisbedarf haben, übernimmt. In wenigen Fällen, z.b. bei der Mitarbeit externer Berater, kann die Weitergabe von vertraulichen Informationen an Dritte erforderlich sein. In diesen Fällen soll eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder ein Non-Disclosure Agreement unterzeichnet werden. Das Management unserer Patente ist zentral geregelt. Wenn Lizenzen vergeben werden, sind Mitarbeiter oder Führungskräfte verpflichtet, Olympus Corporate Quality Management sowie den betreffenden Bereich der jeweiligen europäischen Olympus Gesellschaft einzuschalten. Aufbewahrung von Unterlagen Geschäftliche Dokumente und Unterlagen stellen wichtige Unternehmenswerte dar. Sie enthalten wichtige Daten und Informationen für die Kontinuität unseres Geschäftes sowie Informationen, die zum Schutz unserer Rechte, zum Nachweis und zur Dokumentation von steuerlichen Angelegenheiten und zur Erfüllung anderer Vorschriften benötigt werden. Diese Dokumente und Unterlagen müssen ordnungsgemäß und in gutem Glauben erstellt werden. Es sollen keine Dokumente fiktiver, irreführender oder betrügerischer Natur erstellt werden. Daten und Informationen werden bei Olympus gemäß der rechtlichen Vorschriften aufbewahrt. Gleichzeitig wird die Erfassung, Verarbeitung und Verwendung von Daten durch die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit geregelt. 3/

12 KOMMUNIKATION MIT DEN MEDIEN Public Relations/Presse Olympus setzt sich für eine offene und konsequente Kommunikation mit ein. Für die Weitergabe von unternehmensinternen Informationen an die Medien sind die Abteilung Corporate Communications und die Geschäftsleitung der jeweiligen europäischen Olympus-Gesellschaften zuständig (z.b. Finanzdaten, Informationen über Unfälle und Krisen, Fusionen und Übernahmen oder personelle Veränderungen in der Führungsstruktur). Offizielle öffentliche Bekanntmachungen von Olympus erfolgen ausschließlich über die Abteilung Corporate Communications oder den zuständigen PR-Repräsentanten. Einzelne Mitarbeiter sollten in einem öffentlichen Forum, einschließlich Internet, Online-Dienste und Presse, nicht ohne vorausgehende Genehmigung im Namen von Olympus auf Anfragen antworten, sofern dies nicht zu ihren Aufgaben gehört. Olympus respektiert die Meinungsfreiheit aller Mitarbeiter. Jeder sollte sich aber bewusst sein, dass Meinungen und Stellungnahmen zu Olympus, positive wie negative, den Interessen von Olympus oder den verbundenen Unternehmen schaden können. Mitarbeiter sollten die Rechte und Interessen von Olympus respektieren und die öffentliche Äußerung persönlicher Meinungen sorgfältig abwägen. 1/

13 KOMMUNIKATION MIT DEN MEDIEN Mitarbeiterverhalten im Internet Wenn der Aufgabenbereich von Mitarbeitern eine Beteiligung an öffentlichen Online-Foren verlangt, dürfen Mitarbeiter keinesfalls eine Meinung von Olympus vertreten, sofern sie nicht ausdrücklich von Olympus dazu aufgefordert wurden. Wenn Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit ihre Eintragung nicht über eine Seite von Olympus vornehmen, sollten sie auf ihre Zugehörigkeit zu Olympus hinweisen. Kommentare sollten nicht über den Kompetenzbereich des jeweiligen Mitarbeiters hinausgehen. Wenn eine Veröffentlichung andere Mitarbeiter bei Olympus betrifft, sollten die Betroffenen vorab davon in Kenntnis gesetzt und einkopiert werden. Mitarbeiter von Olympus sind für ihre privaten Veröffentlichungen im Netz allein verantwortlich, und private Informationen sollten deutlich als solche gekennzeichnet werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie ihre persönliche Meinung äußern, und nicht die Meinung von Olympus. Auch mit diesem Hinweis gelten die Regeln zur vertraulichen Behandlung. Das Verhalten von Mitarbeitern im Netz hat weitreichende Auswirkungen auf das Unternehmen. Mitarbeiter dürfen keinesfalls vertrauliche oder interne Angelegenheiten des Unternehmens oder Informationen, die Insiderinformationen enthalten könnten, oder laufende Verfahren unter Beteiligung von Olympus, unseren Kunden oder unseren Partnern, kommentieren. Die regionalen Vorschriften zum Schutz von Informationen und Kundendaten (z.b. Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte) gelten auch für soziale Medien. 2/

14 SCHUTZ VON PERSÖNLICHEN DATEN Olympus respektiert die grundsätzlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, insbesondere das Recht auf Privatsphäre gemäß geltender Datenschutzgesetze. Wir erheben, verarbeiten oder nutzen personenbezogene Daten nur, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Wir legen daher besonderen Wert auf die organisatorische und technische Absicherung personenbezogener Daten gegen unerlaubten Zugriff. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Schulungen zu den geltenden Bestimmungen

15 KEINE VERWENDUNG VON INSIDERINFORMATIONEN, KEINE MARKTMANIPULATION Mitarbeiter oder Führungskräfte haben eventuell Zugang zu Informationen, die sich auf unser Unternehmen oder unser Geschäft beziehen und der Öffentlichkeit nicht bekannt sind. Solche Informationen bezeichnet man als Insiderinformationen. Die Politik bei Olympus besagt, dass Insiderinformationen keinesfalls für unangemessene Zwecke verwendet werden dürfen. Schutz von Insiderinformationen Insiderinformationen dürfen Außenstehenden gegenüber nicht offengelegt werden, außer zum Zwecke der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Börsengeschäfte und wesentliche Insiderinformationen Bestimmte Insiderinformationen werden als wesentlich betrachtet, d.h. es handelt sich um Informationen, die Einfluss auf den Aktienkurs unserer Muttergesellschaft (Olympus Corporation, Japan) haben können. Wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte wesentliche Insiderinformationen über das Unternehmen besitzen, ist es ihnen untersagt, mit Firmenaktien oder anderen Finanzinstrumenten zu handeln, bis solche Informationen veröffentlicht werden. Informationen, die wesentlich sein können, sind beispielsweise finanzielle Ergebnisse, Pläne zur Übernahme eines anderen Unternehmens oder geplante Ankündigungen von neuen Produkten. Der Handel mit Aktien oder anderen Finanzinstrumenten basierend auf Insiderinformationen, die Weitergabe von Insiderinformationen an Dritte sowie die Veranlassung Dritter, mit solchen Finanzinstrumenten zu handeln, sind ebenso untersagt wie eine Beteiligung an Marktmanipulationen. Bestimmte wesentliche Insiderinformationen zum Geschäft des Unternehmens haben keine Auswirkung auf den Kurs seiner Aktien, können aber den Aktienkurs anderer Unternehmen oder den Wert anderer Investitionsmöglichkeiten beeinflussen. Mitarbeiter oder Führungskräfte bei Olympus dürfen solche wesentlichen Insiderinformationen nicht einsetzen, um sich einen persönlichen finanziellen Vorteil zu sichern oder den Markt zu beeinflussen. Diese Art von Insiderinformationen beinhaltet beispielsweise die Absicht von Olympus, eine große Investition in ein anderes Unternehmen zu tätigen oder ein umfangreiches Geschäft an einen Lieferanten zu vergeben. Wenn es Mitarbeitern oder Führungskräften untersagt ist, zu ihrem Vorteil tätig zu werden (beispielsweise durch Aktienhandel oder Investitionen), gilt dies auch für Transaktionen im Namen Dritter, für die Preisgabe von Insiderinformationen an Dritte oder für die Veranlassung anderer zum Handeln. 1/

16 KEINE VERWENDUNG VON INSIDERINFORMATIONEN, KEINE MARKTMANIPULATION Allen Mitarbeitern und Führungskräften muss bewusst sein, dass die Missachtung der nationalen und internationalen Gesetze zum Insiderhandel ein schweres Vergehen darstellt, das arbeitsrechtliche Konsequenzen, Schadensersatzforderungen und sogar eine Freiheitsstrafe zur Folge haben kann. Alle Fragen in Zusammenhang mit dieser Art von Transaktionen sollten mit der Abteilung Compliance abgestimmt werden. Für Führungskräfte gelten zusätzliche Bestimmungen. Das gleiche gilt für Mitarbeiter die Zugang zu Insiderinformationen haben. 2/

17 VERMEIDUNG VON INTERESSEN- KONFLIKTEN Für alle Mitarbeiter und Führungskräfte gilt es, Konflikte zwischen ihren privaten Interessen und den Interessen des Unternehmens, die sich aus dem Umgang mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Dritten ergeben können, konsequent zu vermeiden. Es empfiehlt sich, die konkrete Situation mit dem Vorgesetzten zu besprechen, um eventuelle Probleme zu identifizieren und gegebenenfalls eine Lösung zu entwickeln. Wenn der Vorgesetzte zu dem Schluss kommt, dass ein Interessenskonflikt vorliegt oder vorliegen könnte, hält der Manager Rücksprache mit der Abteilung Compliance. Die Abteilung Compliance arbeitet mit dem zuständigen Manager zusammen, um festzustellen, ob es sich um einen tatsächlichen oder scheinbaren Interessenskonflikt handelt. Wenn ein Interessenskonflikt besteht, kann es erforderlich werden, den Mitarbeiter zu versetzen oder als Voraussetzung für eine Weiterbeschäftigung von ihm zu verlangen, auf das Interesse zu verzichten oder die Situation zu beheben. Wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte die Möglichkeit haben, Einfluss auf die geschäftliche Situation eines Geschäftspartners (z.b. Lieferanten oder Kunden) zu nehmen, müssen sie ihrem Vorgesetzten ihr unmittelbares finanzielles oder eigentumsrechtliches Interesse oder ihre sonstige Kontrolle oder Einflussnahme (z.b. über einen unmittelbaren Familienangehörigen oder einen engen persönlichen Freund) vollständig offenlegen. (Hinweis: finanzielle oder eigentumsrechtliche Interessen beinhalten Investitionen, Besitz von Wertpapieren oder Darlehensverträge). Mitarbeiter oder Führungskräfte, die in ihrer Position Einfluss auf den Einkauf von Materialien oder Dienstleistungen nehmen können, müssen eine formale Erklärung abgeben, wenn ein unmittelbarer Familienangehöriger oder ein enger persönlicher Freund bei einem Geschäftspartner von Olympus beschäftigt ist. Die Politik von Olympus verfolgt nicht das Ziel, die Zusammenarbeit mit Familienmitgliedern oder engen persönlichen Freunden der Mitarbeiter und Führungskräfte als Geschäftspartner zu verhindern. Jeder Einzelne hat selbstverständlich das Recht, seinen beruflichen Werdegang selbst zu bestimmen. Das Unternehmen möchte jedoch gewährleisten, dass keine tatsächliche oder scheinbare Einflussnahme in seinen geschäftlichen Beziehungen als Folge einer solchen Zusammenarbeit erfolgt. Konflikte zwischen privaten Interessen und denen des Unternehmens müssen jederzeit vermieden werden. 1/

18 VERMEIDUNG VON INTERESSEN- KONFLIKTEN Mitarbeiter oder Führungskräfte, die eine gewerbliche Nebentätigkeit aufnehmen wollen, müssen die Personalabteilung informieren. Mitarbeitern und Führungskräften von Olympus ist das Betreiben eines Unternehmens, das mit Olympus oder Konkurrenzunternehmen im Wettbewerb steht, untersagt. Keinesfalls duldet Olympus Nebentätigkeiten für Konkurrenzunternehmen. Nichtsdestotrotz unterstützt Olympus das soziale Engagement seiner Mitarbeiter und Führungskräfte, solange es keinen Interessenskonflikt darstellt. 2/

19 ANNAHME UND VERGABE VON GESCHENKEN UND ZUWENDUNGEN Einladungen zu Geschäftsessen und kleine Geschenke sind Gegenstand des Geschäftsalltags. Problematisch sind Einladungen zu Veranstaltungen, die Vergabe von Geschenken oder andere Gefälligkeiten, wenn sie missbräuchlich eingesetzt werden oder es nahe liegt, dass damit Geschäftsentscheidungen beeinflusst und Vorteile erzielt werden sollen. Insbesondere trifft dies auf Kooperationen mit dem öffentlichen Sektor zu. Bitte beachten Sie auch den Abschnitt Zusammenarbeit mit Organisationen des Gesundheitswesens und der öffentlichen Hand in diesem Verhaltenskodex. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass Geschäftsvereinbarungen in einer komplett unabhängigen und transparenten Art und Weise und in Übereinstimmung mit internationalen, nationalen und lokalen Gesetzen sowie unternehmensinternen Regeln und berufsbezogenen Verhaltenskodizes getroffen werden. Die Vergabe oder Annahme von monetären Geschenken wie Geld, finanziellen Gegenwerten oder Wertpapieren ist unter allen Umständen untersagt. Vergabe von Geschenken, Einladungen zu Veranstaltungen oder andere Gefälligkeiten Die Anforderungen für die Vergabe von Geschenken oder Einladungen zu Veranstaltungen variieren, je nachdem, ob es sich um ein Geschäft im privaten oder öffentlichen Sektor handelt. Die Bestechung von Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern ist strikt verboten. Geschenke, die von Mitarbeitern und Führungskräften von Olympus gemacht werden, dürfen nur von symbolischem Wert sein und sollen die nationale steuerliche Höchstgrenze nicht überschreiten. Ausnahmen, sollten diese angemessen erscheinen, werden immer dokumentiert und durch den zuständigen Geschäftsführer genehmigt. Angemessenes Urteilsvermögen und entsprechende Sensibilität sind erforderlich bei der Berücksichtigung der für den Empfänger geltenden unternehmenseigenen Vorschriften und/oder nationalen Richtlinien für die Entgegennahme von Geschenken und Einladungen zu Veranstaltungen. Darüber hinaus dürfen Einladungen zu Essen und zu Veranstaltungen nur gelegentlich, in einem angemessenen finanziellen Umfang und ohne Aufforderung seitens des Empfängers erfolgen. Die Vergabe, das Angebot oder das Versprechen von Geschenken an einen Regierungsbeamten (z.b. Ministerialbeamte) oder an Mitglieder seiner Familie sind für Mitarbeiter von Olympus strikt verboten. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die Abteilung Compliance. Es muss sichergestellt sein, dass Geschäftsvereinbarungen in einer komplett unabhängigen und transparenten Art und Weise und in Übereinstimmung mit internationalen, nationalen und lokalen Gesetzen sowie unternehmensinternen Regeln und berufsbezogenen Verhaltenskodizes getroffen werden. 1/

20 ANNAHME UND VERGABE VON GESCHENKEN UND ZUWENDUNGEN Annahme von Geschenken, Einladungen oder andere Gefälligkeiten Mitarbeiter und Führungskräfte dürfen Geschenke oder ähnliche Gefälligkeiten von geringem Wert und auf gelegentlicher Basis annehmen. Selbstverständlich ist es Mitarbeitern von Olympus untersagt, nach Geschenken jeder Art zu fragen. Mitarbeiter, die aufgrund ihrer zahlreichen externen Kontakte regelmäßig Geschenke oder ähnliche Zuwendungen erhalten, sind aufgefordert, diese abzugeben, sobald der Höchstwert von 35 EUR pro Jahr überschritten ist. Wenn die jeweilige jährliche nationale steuerliche Höchstgrenze niedriger als 35 EUR ist, gilt diese Höchstgrenze. Diese Vorschrift trifft für alle Mitarbeiter und Führungskräfte zu, insbesondere zur Weihnachtszeit oder zu anderen großen nationalen Feiertagen. Die gesammelten Geschenke werden gespendet, für wohltätige Zwecke versteigert oder unter den Mitarbeitern verteilt. Jede europäische Olympus-Gesellschaft soll die entsprechenden Maßnahmen zur Umsetzung dieser Vorschrift einleiten. Mitarbeiter und Führungskräfte können Einladungen zu Geschäftsessen und anderen geschäftlichen Veranstaltungen akzeptieren, solange diese von angemessenem Wert und auf gelegentlicher Basis sind. Einladungen von Dritten sollten einem Geschäftszweck dienen und durch den Vorgesetzten genehmigt werden. Reine Incentives sollten nicht akzeptiert werden. Die Vergabe, das Anbieten oder das Versprechen von Geschenken gegenüber einem Regierungsvertreter oder Mitgliedern seiner Familie ist Mitarbeitern von Olympus untersagt. Bestechung und Schmiergelder Mitarbeitern und Führungskräften ist es untersagt, Bestechungsgelder anzubieten oder anzunehmen. Bestechung ist definiert als Vergabe eines Wertgegenstands an eine andere Person mit der Absicht, eine vorteilhafte Behandlung vom Empfänger zu erfahren. Schmiergelder sind Zahlungen in bar oder in Sachleistungen, einschließlich Waren, Dienstleistungen, Nutzung der Vermögenswerte eines anderen Unternehmens oder Entlastung von Pflichten jeglicher Art, die einem Kunden oder Lieferanten angeboten werden, um eine vorteilhafte Behandlung bei einem Verkauf oder Kauf zu erhalten oder zu honorieren. Bestechungsleistungen und Schmiergelder dürfen weder direkt, noch über einen Dritten angeboten werden, um den Empfänger zu einer Gegenleistung zu verpflichten. 2/

21 ANNAHME UND VERGABE VON GESCHENKEN UND ZUWENDUNGEN Beispiel: Die Bezahlung eines Spediteurs zur Beschleunigung der Zollabfertigung ist nicht akzeptabel, wenn der Zollagent die geltenden Regeln und Vorschriften nicht befolgt und Gelder oder Sachleistungen an einen Regierungsbeamten zu dessen persönlichen Vorteil übergibt. Eine Beschleunigung unter Befolgung der Regeln und Vorschriften und ohne die Bestechung von Beamten ist hingegen zulässig. Diese Grundsätze gelten für jedes Land, in dem wir tätig sind, und auch dann, wenn kulturelle Gepflogenheiten den Austausch von als übliche Geschäftspraxis anerkennen. Die nationalen und internationalen gesetzlichen Regelungen zur Bekämpfung von Korruption halten wir strikt ein. Fragen zu speziellen Fällen sind an die Abteilung Compliance zu richten. 3/

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