Usability als Erfolgsfaktor bei der Softwareauswahl

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1 Usability als Erfolgsfaktor bei der Softwareauswahl Ergebnisse aus dem Forschungsprojekt uselect DMS 29. September 2015 VDMA IT-Leiter-Treffen, IT&Business Suttgart Gregor Fuhs, FIR an der RWTH Aachen

2 Organisation des FIR Das FIR jährlich ca. 40 öffentlich geförderte Projekte jährlich ca. 60 Projekte mit Industriekunden Unsere Themen Dienstleistungsmanagement Service Engineering Lean Services Community-Management Informationsmanagement Informationslogistik Informationstechnologiemanagement IT-Komplexitätsmanagement Geschäftsführer Prof. Dr. Volker Stich Direktorium Prof. Dr. Achim Kampker Direktorium Prof. Dr. Günther Schuh Produktionsmanagement Supply-Chain-Management Produktionsregelung Produktionsplanung Business-Transformation Transformation-Strategy Transformation-Design Leadership Competence-Center Instandhaltung Competence-Center IT Competence-Center Logistik Competence-Center Services FIR

3 Das Cluster Smart Logistik am RWTH Aachen Campus macht die Digitalisierung erlebbar Kurzfakten Zielsetzung des Campus-Clusters Smart Logistik ist es, komplexe Zusammenhänge in Logistik, Produktion und Dienstleistung erleb- und erforschbar zu machen. Ansiedlung namhafter Partner Hohes Commitment der Partner vor Ort Gemeinsame Demonstrationsumgebungen Demonstrationsfabrik Außenansicht Innenansicht FIR

4 Usability Was ist eigentlich Usability? Effektivität Der Anwender kann ein bestimmtes Ziel erreichen. Effizienz Konkreter Aufwand des Anwenders im Verhältnis zur Effektivität, um ein Ziel zu erreichen Zufriedenheit Positive Einstellung gegenüber dem Produkt, keine Beeinträchtigung Bild: Mittelstand-Digital 4

5 Auf der Suche nach dem passenden System Vorauswahl (Marktrecherche) Hauptauswahl (Ausschreibung) Endauswahl (Systempräsentation) 5

6 Auswahl von Dokumentenmanagementsystemen Funktionsumfang Systemwelt Projektkosten Unternehmensstrategie Dienstleistungen Usability Bild: Fotolia 6

7 Integration in das 3-Phasen-Konzept Lastenheft / Benchmark Lastenheft Nutzerzentriertes Vorgehensmodell Vorauswahl (Marktrecherche) Hauptauswahl (Ausschreibung) Endauswahl (Systempräsentation) 7

8 Soll-Zustand: Detaillierter Ablauf Systempräsentation Unmittelbar vor der Präsentation Systempräsentation Unmittelbar nach der Präsentation 8

9 uselect DMS Leitidee und Ziele Leitidee von uselect DMS Steigerung der Qualität des DMS- Auswahlprozesses bei KMU durch die Einbeziehung von Usability-Kriterien Ziele von uselect DMS Usability von DMS beschreibbar machen Überblick über den aktuellen Stand bezüglich der Usability von DMS Erhöhung der Akzeptanz von DMS bei den Anwendern 9

10 Vorgehen 1. Identifikation und Evaluation von Usability- Kriterien für DMS unter Einbindung der Anwender 2. Entwicklung einer Bewertungsmethodik für Usability im Bereich DMS 3. Ableitung einer geeigneten Auswahlmethodik 4. Bewertung der Usability der DMS verschiedener Anbieter 5. Fortlaufender Transfer der Forschungsergebnisse 10

11 Vorgehen: Online Umfrage Ergebnisse Aufgaben Dokumentenverwaltung Vergleich Dauer und Häufigkeit verschiedener Aufgaben Teilnehmer mit DMS (N=32) Freigabe Häufigkeit 2-3 mal in der Woche Suchen Dauer Häufigkeit 30 Sek. - 1 min täglich Dauer 30 Sek. - 1 min Speichern / Ablegen Häufigkeit täglich Dauer 30 Sek. - 1 min 11

12 Vorgehen: Durchführung von Benutzer-Tests Entwurf von DMS Usability Kriterien 12

13 Vorgehen: Durchführung von Benutzer-Tests experimentelles Design Unabhängige Variable Ausprägungen Art des DMS System 1 System 2 Aufgaben Dokument ablegen Dokument suchen und anzeigen Dokument freigeben und kommentieren Abhängige Variable Erhebung allgemeiner Benutzerdaten Zufriedenheit Fehlerquellen Messung Fragebogen Thinking Aloud (Lautes Denken), Interview Bildschirmaufnahme, Interview 13

14 Vorgehen: Durchführung von Benutzer-Tests - Ablauf Einführungsphase Demografische Daten, Computerkenntnis DMS Erfahrung Trainingsphase Schulungsvideo und Probeaufgaben Aufgabenbearbeitung Lautes Denken System 1 / System 2 Permutation der Reihenfolge Abschlussphase Interview System 1 / System 2 14

15 Vorgehen: Formulierung der Usability-Kriterien Aus Auswertung der Kommentare erfolgte Formulierung der Usability-Kriterien 15

16 Vorgehen: Validierung Anwender 16

17 Vorgehen: Kriterienkatalog (Auszug) 17

18 Verwertung des Kriterienkatalogs DMS-Anbieterunternehmen Bereitstellung eines validen Werkzeugs, welches sie dabei unterstützt, die Usability ihrer Produkte zu verbessern. DMS-Anwenderunternehmen Vorgehen zur Integration der Anwender in den Softwareauswahlprozess 18

19 Konkrete Hilfestellungen für die Praxis - DMS xy Kriterienkatalog Leitfaden Benchmark Beratung Kompetenzzentrum uselect DMS Usability im Auswahlprozess Erklärvideo Online Tool DMS Baukasten Usabilit y-test Support 19

20 Konkrete Hilfestellungen für die Praxis Beratung Leistungen / Ziel Seminarangebot DMS-Seminar am FIR Nächster Termin: o Unterstützung / Beratung DMS- Auswahl o DMS-Potenzialcheck o Aachener Seminar DMS/ECM 20

21 Konkrete Hilfestellungen für die Praxis Online Tool Leistungen / Ziel Online-Hilfe o Benutzer im Unternehmen Usability- Test Support identifizieren und beschreiben o Usability Test bei der Systempräsentation vorbereiten und auswerten 21

22 Konkrete Hilfestellungen für die Praxis DMS Baukasten Smart Systems Innovation Lab am FIR o Erkunden Sie das Thema DMS interaktiv o Stellen Sie Ihre eigene DMS- Oberfläche zusammen 22

23 Vielen Dank! Bild: Fotolia 23

24 Vorgehen: Online Umfrage Struktur Start 1. Personenbezogene Daten 2. Unternehmensbezogene Daten 3. Daten zur Dokumentenverwaltung (l) 3.1 Nutzung DMS? nein 3.2 Nutzung anderen Programms zur Verwaltung von Dokumenten? nein ja ja 4. Daten zur Dokumentenverwaltung (ll) 3.3 Verbesserung der Arbeit durch Anschaffung DMS? 5. ErgoNorm Benutzerfragebogen Ende ja/nein 24