ProWis News. Aktuelles rund um das ProWis-Projekt

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1 ProWis News Aktuelles rund um das ProWis-Projekt Editorial Liebe Leserinnen und Leser, Ausgabe 9 November 2011 Inhalt Editorial, Ankündigungen Seite 1 ProWis-Anwender im Interview: Sven Wartenberg, Würth Elektronik ICS Seite 2 und 3 ProWis-Portal und Praxisleitfaden Wissensmanagement Seite 4 Das Projekt DiWis stellt sich vor Seite 5 Rückblick: Wissenstagung in Dresden Seite 6 das neue ProWis-Portal und unser Praxisleitfaden Wissensmanagement sind nun online verfügbar. Lesen Sie den Artikel auf Seite vier und besuchen sie uns danach direkt im Internet melden Sie sich zum internen Bereich an und profitieren Sie von unserem kostenlosen Angebot. In unserer Serie ProWis-Anwender im Interview lässt Sie Sven Wartenberg von der Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG an seinen Erfahrungen bei der Wissensmanagementeinführung teilhaben. Neuigkeiten - kurz notiert In unserer Kolumne Fit für den Wissenswettbewerb werfen wir dieses Mal einen Blick auf weitere Aktivitäten der Initiative: Wir geben einen Rückblick zur DiWis- Ergebnistagung und zur Wissenstagung von TransWisMan. Gleichzeitig erhalten sie einen übergreifenden Einblick in Vorgehen und Methodik der genannten Fit- Projekte. Viel Spaß beim Lesen und interessante Einblicke wünscht Ihnen Ihr ProWis-Team +++ ProWis-Shop 2.0 und Praxisleitfaden online! +++ Lesen Sie mehr ab Seite 4 oder besuchen Sie Stuttgarter Wissensmanagement-Tage /17.November 2011: Das Fraunhofer IFF stellt das Enterprise-Wiki»ICKE«auf der Begleitausstellung der WiMa-Tage vor. Herr Voigt vom Fraunhofer IFF steht Ihnen gern zu allen Fragen rund um ProWis zur Verfügung. Darüber hinaus wird auch in diesem Jahr die Initiative Fit für den Wissenswettbewerb wieder mit einem Informationsstand vertreten sein Roadshow Wissensbilanz November, Karlsruhe // 23. November, Mannheim // 24. November Villingen-Schwenningen & Frankfurt (Oder) // 29. November, Bremen

2 ProWis Newsletter Seite 2 Wissensmanagement bei WE ICS - Interview mit S. Wartenberg Als Spezialist und Systemlieferant für Elektroniklösungen in Einpresstechnologie bietet Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG (WE ICS) Systemlösungen, die eine intelligente Verbindung von unterschiedlichen Komponenten und Technologien zu einem kompakten Gesamtsystem ermöglichen. Durch Einsatz der Einpresstechnik lassen sich aufwändige Lötverbindungen und Kabelbäume reduzieren. Einpresstechnik, Management von hohen Strömen sowie intelligente Kontroll- und- Eingabesysteme sind drei Pfeiler, auf denen die Kompetenz der WE ICS beruht. In den vergangenen Jahren konnte das Unternehmen ein stetiges Wachstum verzeichnen. Parallel zur steigenden Anzahl der Neuprojekte nahm auch deren Umfang in unterschiedlichen Anwendungsbereichen zu. Sven Wartenberg ist seit 2005 im Unternehmen beschäftigt und aktuell als Technischer Projektmanager verantwortlich. Herr Wartenberg, wie sind Sie zum Thema Wissensmanagement und zum Projekt ProWis gekommen? Ich habe mich bereits vor Jahren persönlich im Rahmen unserer Projekte und der möglichen Verbesserung der Projektentwicklungen mit dem Thema Wissensmanagement beschäftigt. In diesem Zusammenhang bin auch auf ProWis gestoßen. Nach Abstimmung mit der Geschäftsführung haben wir die Gelegenheit ergriffen und sind als Pilotanwender in das ProWis-Projekt eingestiegen. Wie sind Sie das Thema angegangen? Was waren die ersten Schritte? Zuerst einmal haben wir die betreffenden Mitarbeiter informiert: Was haben wir vor? Was ist Wissensmanagement? Was kommt innerhalb ProWis auf die Mitarbeiter zu? Als Pilotprozess haben wir das technische Projektmanagement (Anwendungsentwicklung) gewählt. Uns war dabei vor allem die Schnittstelle zum Vertrieb wichtig. Daher haben wir im Rahmen der Analyse jeweils die Prozessbeteiligten aus beiden Abteilungen einbezogen und Vergleiche zwischen Vertrieb und Produktentwicklung gezogen. Was waren die drängendsten Herausforderungen? Wo wollten Sie besser werden? Bemerkenswert war das Ergebnis, dass gerade bei den für die jeweiligen Bereiche bedeutendsten Wissensgebiete teilweise die größten Abweichungen zwischen der Relevanz und der Verfügbarkeit des Wissens existieren beispielsweise beim Wissen über Kunden. Wir sind dann recht systematisch vorgegangen und haben das Thema Fachund Methodenwissen verfügbar machen als zentrale Herausforderungen identifiziert: Das für die Projekt- und Anwendungsentwicklung notwendige und vorhandene Fachund Methodenwissen sollte besser verfügbar gemacht werden! Hierzu sollte eine Lösung entwickelt werden, die den Zugriff auf das Wissen mit vertretbarem Aufwand ermöglicht. Als Grundlage haben wir hierzu unsere bereits existierende FAQ-Liste genutzt (FAQ = Frequently Asked Questions). Und was haben Sie getan, um dieses Wissen verfügbar zu machen? Zuerst haben wir unsere Anforderungen an ein mögliches Werkzeug im Team erarbeitet. Auf dieser Basis haben wir uns entschlossen ein Wiki einzuführen. Was waren aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren bei der Einführung? Ich denke, zum einen war es unsere Vorgehensweise und zum anderen unsere Einstellung. Wir haben zuerst die Anforderungen aufgenommen, anschließend wurden passende Wikis evaluiert. Die tatsächliche Auswahl erfolgte aber durch Personen, die nicht so tief in der Technik drin Forsetzung auf Seite 3

3 ProWis Newsletter Seite 3 Wissensmanagement bei WE ICS - Interview mit S. Wartenberg steckten. Uns war es wichtig, dass die Kollegen aufgrund ihrer Anwendungserfahrung mit dem installierten Testsystems das Gefühl hatten dieses System passt zur Aufgabe und zu unserer Arbeitsweise. Anschließend haben wir eine Initialfüllung vorgenommen, ohne die es sicher nicht so gut gelaufen wäre. Unsere Einstellung war: Lass doch die Leute mal machen. Wir haben mehr Wert darauf gelegt, die Kollegen zu motivieren mit zu machen, als Regularien zu schaffen. Dennoch steht das Wiki als wichtiges Element in der Prozessbeschreibung drin und wurde im letzten QM-Audit für gut befunden. Letztlich ist die Verankerung der Lösung im Prozess zentraler Bestandteil des Prozessorientierten Wissensmanagements. Was hat sich für die Mitarbeiter und das Unternehmen durch das Wiki verändert? Neben der reinen Abbildung des Fach- und Methodenwissens wird das Wiki auch für die Vermehrung von Wissen und für das Lernen aus Herausforderungen genutzt, d.h. es werden Probleme und Lösungswege aufbereitet. Früher haben die Kollegen teilweise jeder einzeln für sich gearbeitet. Heute kriegt man immer öfter den Hinweis: Du schau doch mal im Wiki unter dem Stichwort nach. Das ist für mich das beste Erfolgskriterium, wenn es für die Mitarbeiter zur Selbstverständlichkeit wird. Inzwischen dokumentieren wir auch unsere Meetings im Wiki, alle daraus entstehenden Aufgaben sind dort transparent abgebildet. Im nächsten Meeting wird darauf wieder aufgesetzt, so haben wir quasi ein lebendes Protokoll, was sich von Termin zu Termin weiter entwickelt. Wenn Sie heute zurück blicken, was würden Sie anders machen? Eigentlich nicht viel, vielleicht ein paar Nuancen. Der Mensch versucht ja schließlich immer noch etwas besser zu werden. Ich würde beim nächsten Mal mit noch mehr Nachdruck an die Sache heran gehen und ich würde auch stärker in Richtung nicht technischer Lösungen schauen. Eine letzte Frage. Herr Wartenberg, wie fanden Sie das Pro- Wis-Projekt? Würden Sie das Vorgehen anderen Unternehmen empfehlen? Für mich bestand das Highlight in der Strategie und Vorgehensweise von ProWis: Zuerst die Analyse quantitativ und qualitativ anschließend die Priorisierung von Themen und dann erst loslegen. Eigentlich ziemlich einfach und auf viele andere geschäftliche Bereiche übertragbar. Ich kann ProWis und vor allem die professionelle Begleitung durch das Fraunhofer-Team nur weiter empfehlen.

4 ProWis Newsletter Seite 4 Das ProWis-Portal mit neuen Funktionen und Inhalten Das ProWis-Portal hat die folgenden Angebote für Sie parat: Ende Mai wurde das ProWis- Projekt abgeschlossen, doch es geht weiter! Das Fraunhofer IFF und das Fraunhofer IPK werden das ProWis-Portal auch nach Auslaufen der Förderung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie weiter betreiben. Die Inhalte der Internetplattform wurden vollständig überarbeitet und in ein neues Layout überführt. Unter finden Sie zukünftig unser komplettes Informationsangebot. Wissensmanagement-Fitness- Check: Unser Selbstdiagnose-Tool für Wissensmanagement-Einsteiger verschafft Ihnen schnell einen Überblick zum Status quo in Ihrem Unternehmen. Formulare für die GPO-WM- Analyse: Dokumentieren Sie mit unseren Vorlagen die Ergebnisse Ihrer Wissensmanagement-Workshops. Praxisleitfaden Wissensmanagement: Erfahren Sie kompakt und übersichtlich wie Sie das ProWis- Vorgehen selbst anwenden können. ProWis-Assistent zur Unterstützung bei der WM-Einführung: Schritt für Schritt stehen Ihnen Vorlagen und Checklisten zur Verfügung. Praxisbeispiele: Kurz und knackig werden die Fallstudien der 15 ProWis-Pilotanwender auf jeweils zwei Seiten dargestellt. Was ändert sich für Sie? Nutzen Sie auch weiterhin Ihre Zugangsdaten aus dem alten ProWis-Shop, um auf alle Inhalte zugreifen zu können. Haben Sie diese vergessen? Kein Problem, lassen Sie Ihr Passwort online zurück setzen. Vervollständigen Sie Ihre Kontaktdaten, um mit anderen Wissensmanagement-Nutzern in Kontakt zu treten. Sie entscheiden selbst, welche Daten Sie anderen angemeldeten Nutzern frei schalten. Nutzen Sie die ProWis-Feedbackinstrumente, um sich aktiv in die Inhaltsgestaltung einzubringen. Praxisleitfaden Wissensmanagement Wir haben unsere Erfahrungen aus der Begleitung unserer 15 ProWis- Pilotunternehmen für Sie praxisgerecht in einem Leitfaden aufbereitet. Dieser Leitfaden richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen. Er bietet Ihnen praktische Hilfe an, wie Sie ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Wissensmanagement-Konzept erstellen und umsetzen können. Mit dem Leitfaden können Sie: sich ein klares Bild über den Umgang mit Wissen in Ihrem Unternehmen verschaffen, die wichtigsten Schritte kennen lernen, die bei Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement zu berücksichtigen sind, Methoden und Hilfsmittel erlernen, die dieses Vorgehen unterstützen und sich an Beispielen aus der mittelständischen Unternehmenspraxis orientieren. Laden Sie den Leitfaden kostenfrei auf der ProWis-Webseite unter oder bestellen Sie ein Printexemplar bei uns: Ronald Orth (Fraunhofer IPK): ronald.orth@ipk.fraunhofer.de Wissensmanagement im Mittelstand: Grundlagen Lösungen Praxisbeispiele. Herausgeber: K. Mertins &. H. Seidel. Springer, Berlin, 2009 Weitere Informationen:

5 ProWis Newsletter Seite 5 Rückblick: DiWis-Ergebnistagung in Berlin Lösungsneutrale Begleitung mit Schwerpunkt auf Erfahrungsaustausch zwischen Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement das hat sich das Projekt DiWis in den letzten Jahren auf die Fahne geschrieben. Und das mit großem Erfolg: Zahlreiche Fallbeispiele und Erfahrung mit über 100 Unternehmen sind entstanden, eine Bilanz die sich sehen lassen kann. Am 21. September hat das Projekt DiWis seine Ergebnistagung veranstaltet. Neben der Präsentation der Projektergebnisse stand der Erfahrungsaustausch zwischen den Unternehmen im Mittelpunkt der interaktiven Veranstaltung. Lesen Sie mehr zum DiWis-Konzept der Wissenswerkstätten im nachfolgenden Artikel. Eine umfangreiche Dokumenation der Tagungsergebnisse und weitere Informationen zum Projekt DiWis finden Sie im Internet unter: Die DiWis-Wissenswerkstätten: Eine Erfolgssory Eine Wissenswerkstatt 3 ist eine Reihe von drei eintägigen Workshops, bei der sich Teilnehmer aus vier Unternehmen gegenseitig beraten, wie sie den Umgang mit Wissen in ihren Unternehmen verbessern können. Dabei werden sie von einem Dialogbegleiter unterstützt, der seine Expertise im Wissensmanagement einbringt, Empfehlungen gibt und Wissensmanagement-Methoden vorstellt. Ziel ist es, eine Lösung/Vorgehensweise zu finden, die den Bedürfnissen, der Kultur und den Strukturen des Unternehmens entspricht. Dabei gilt: Das Aufwand-Nutzen-Verhältnis muss stimmen! Am Ende der drei Veranstaltungen haben alle Unternehmen eine oder mehrere Wissensmanagement-Lösung eingeführt.

6 ProWis Newsletter Seite 6 Rückblick: Wissenstagung in Dresden Tagungsband jetzt bestellbar Wissen erfolgreich weitergeben Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen im demografischen Wandel unter diesem Motto stand die Wissenstagung am 25. und 26. Oktober in Dresden. Im Fokus der Tagung stand das Managen von Wissen in kleinen und mittleren Unternehmen. Hier wurde von positiven Erfahrungen aber auch von Hemmnissen bei der Einführung von Wissensmanagement berichtet. Der Tagungsband ist thematisch in vier Bereiche unterteilt: Wissensgenerierung Wissensnutzung und -weiterentwicklung Wissenstransfer IT-Unterstützung von Wissensmanagement Weitere Informationen finden Sie unter TransWisMan: Wissensaustausch vor Ort Ziel des Projektes TransWisMan ist es, den Transfer von nachhaltigen Konzepten und Verfahren des Wissensmanagements in eine möglichst große Zahl kleiner und mittlerer produzierender Unternehmen zu fördern. Das mehrstufige Transfersystems berücksichtigt dabei vor allem Transferformen für das erfahrungsgebundene Wissen. Bezogen auf den konkreten betrieblichen Bedarf werden Instrumente und Vorgehensweisen des Wissensmanagements sowie ausgewählte IT-Tools übertragen, die sich u.a. bei der Fachkräfteentwicklung und -bindung in KMU bewährt haben. Im Interesse der Nachhaltigkeit und Weiterführung des Transfers über die Projektlaufzeit hinaus ist die Schulung von Mitarbeitern des Unternehmensverbands Die Familienunternehmer ASU als Multiplikatoren vorgesehen. Die arbeitswissenschaftliche und IT-spezifische Unterstützung des Transfers erfolgt durch die Kooperationspartner T.O.P. GmbH und AGU Dresden GmbH. Nähere Informationen finden Sie auf der Plattform der Initiative Fit für den Wissenswettbewerb unter der Kategorie Projekte Impressum Stefan Voigt Logistik- und Fabriksysteme Fraunhofer IFF Sandtorstr Magdeburg Tel / stefan.voigt@iff.fraunhofer.de Ronald Orth Competence Center Wissensmanagement Unternehmensmanagement Fraunhofer IPK Pascalstraße Berlin Tel / ronald.orth@ipk.fraunhofer.de Fotonachweis Seite 1: Gina Sanders - Fotolia, Edyta Pawlowska - Fotolia Seite 2/3: Würth Elektronik ICS Seite 5: Core Business Development, pressmaster - Fotolia Seite 6: TU Dresden