Fragebogen zum Thema Archivierung digitaler Daten. Fragebogenauswertung

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1 Fragebogen zum Thema Archivierung digitaler Daten Fragebogenauswertung Es gingen 16 Fragebögen ein. Die Antworten wurden gezählt, dies ging meist zweifelsfrei. Manchmal musste geringfügig interpretiert werden (beigefügte Texte), für die statistische Auswertung wurde aber vorerst auf Feinheiten verzichtet. Anhand der Anzahlen erfolgte eine Einteilung in Kategorien verglichen mit dem durchschnittlichen Erwartungswert wie folgt: Antwortmöglichkeiten: überdurchschnittlich durchschnittlich , 4 unterdurchschnittlich Für den Durchschnitt wurden jeweils 15 Antworten zugrunde gelegt, auch wenn keine der Auswahlen angekreuzt wurde. Einige Anmerkungen zeigten, dass die Fragen unterschiedlich interpretiert wurden. Bei den Entscheidungsfragen wurde oft mit teilweise relativiert. Die Aufbewahrungsfristen werden oft noch von einer Wertigkeit abhängig gemacht. Die Antworten wurden in der AG Archivierung der Kommission Archäologie und Informationssysteme des Verbandes der Landesarchäologen diskutiert. Entsprechende Kommentare sind in rot angefügt.

2 1. Institution und Kontaktperson für Rückfragen: Statistische Auswertung 2. Gibt es eigene Überlegungen, Konzeptionen o.ä. zur Archivierung digitaler Daten? ja 10 + geplant 5 o nein 3-3. Setzen Sie technische Systeme zur Archivierung digitaler Daten ein? ja 7 o geplant 6 o nein 4 o Ja und geplant überwiegen. Die technischen Systeme sind häufig Bilddatenbanken. Archivierung wird z.t. recht großzügig interpretiert. Insofern sind die hier positiv erscheinenden Zahlen kritisch zu betrachten (Vgl. unten 14-17, hier entsteht ein anderes Bild) 4. Setzen Sie technische Systeme zur (befristeten) Aufbewahrung digitaler Daten ein? ja 8 + nein 5 o geplant 4 o Ja und geplant überwiegen. Es ist zu befürchten, dass der Unterschied zwischen Archivierung (Frage 3) und Aufbewahrung (Frage 4) nicht genügend berücksichtigt wurde. Zu 2-4: Das Thema Archivierung digitaler Daten wird überwiegend wahrgenommen und beachtet. Es sind oft erste Bearbeitungsansätze vorhanden oder geplant. Eine umfassendere Realisierung ist in höchstens einem Fall ablesbar ( ja muss, im Kontext betrachtet zuallermeist als teilweise interpretiert werden, wenn man eine methodische Konzeption und organisierte Umsetzung als Maßstab ansetzt). Dem entsprechen auch die Antworten zu 17-18, die bzgl. Ressourcen und Verantwortlichkeit überwiegend negativ ausfallen.

3 5. Welchen Anteil nehmen digitale Daten im gegenwärtigen Arbeitsprozess annähernd ein? Welchen Anteil haben dabei digitale Daten mit analoger Rücksicherung (Ausdruck o.ä.)? Bitte nur grob schätzen! Anteil digitaler Daten (insgesamt): davon mit analoger Rücksicherung : % % Stellungnahmen (Denkmalschutz) Ortsakten Denkmalliste schriftliche Grabungsdokumentation Zeichnungen, Pläne Publikation/ Ausstellung Verwaltung Vermessungsdaten/ D-Daten Restaurierungsdokumentation Fotos Stellungnahmen (Denkmalschutz) Ortsakten Denkmalliste schriftliche Grabungsdokumentation Zeichnungen, Pläne Vermessungsdaten/ 3D-Daten Restaurierungsdokumentation Fotos Publikation/ Ausstellung Verwaltung Die Situation ist uneinheitlich. (Interpretation?) Der überwiegende Teil wird nicht digital bearbeitet. Der überwiegende Teil wird digital bearbeitet. Ein erheblicher Teil wird digital bearbeitet (> 50%) Etwa die Hälfte wird digital bearbeitet. Der überwiegende Teil wird digital bearbeitet. Es ist kein Trend erkennbar. (Interpretation unklar) Ein erheblicher Teil wird (nur) digital bearbeitet. Es wird überdurchschnittlich häufig auf analoge Rücksicherungen verzichtet! (vgl. auch 3) Der überwiegende Teil wird digital bearbeitet. Das Endprodukt ist jedoch vorwiegend analog. Die Situation ist uneinheitlich. Es weist ein leichter Trend zum Digitalen. Die Situation kann als Übergangsperiode interpretiert werden, wobei der Weg zum Digitalen unterschiedlich weit begangen ist. Außer bei Fotos (und teilw. Restaurierungsdokumentation) ist eine umfassende analoge Rücksicherung typisch. Analog orientierte Daten (druckbare Dokumente) werden häufig analog rückgesichert. Komplexere Daten (Vermessung, 3D) werden seltener analog rückgesichert, was durch höheren Aufwand bei geringererm Nutzen (Ausdruck ersetzt die Daten nicht) erklärt werden kann. Die hohe Digitalquote bei Fotos kann dadurch erklärt werden, dass - Ausdrucke rel. aufwendig und teuer sind, bei oft mangelhafter Qualität (ausgenommen professionelle Ausbelichtung), - in vielen Fällen eine Visualisierung am Bildschirm ausreichend bzw. durch die Interaktionsmöglichkeiten vorteilhaft ist, - ggf. wird nur ein geringer Teil der Bilder archiviert (digital und ggf. auch analog ausbelichtet)

4 - Ausdrucke für die Archivierung keine Vorteile bringen (Ausnahme: prof. Ausbelichtung) - digitale Fotografie in der Regel kostengünstiger ist als analoge und die technische Entwicklung diesen Trend diktiert. 6. Planen Sie die Digitalisierung von älteren, also nicht aktuellen Dokumenten (Retrodigitalisierung)? ja 16 + nein 0 - Retrodigitalisierung ist z.t. wohl als Trend mit unterschiedlichen Gründen anzusehen. Andererseits wird sie oft als Lösung für die Probleme bei der Archivierung analoger Dokumente (v.a. Fotos) angesehen. Die Probleme werden dabei allerdings nur vom analogen in den digitalen Bereich verlagert. Zu 5-6: Es bestehen zwei deutliche gegensätzliche Trends: - analoge Rücksicherung digitaler Daten (5) - digitale Rücksicherung analoger Daten (6). 7. Gibt es verbindliche Kriterien (Vorgaben, Regelungen, Richtlinien) für die Archivierung bzw. Aufbewahrung digitaler Daten? nein 10 + ja (ggf. teilweise) 5 Zu 7+11: Es gibt überwiegend keine spezifischen Regelungen, die Archivierung digitaler archäologischer Daten betreffend. Aufgabe: Empfehlungen 8. Gibt es Aufbewahrungsfristen für digitale archäologische Daten, d.h. Mindestfristen für den Erhalt und/oder Maximalfristen für die Aufbewahrung? nein 12 + ja 2 - Es werden überwiegend keine eigenen (bestimmten) Fristen angegeben. Vermutlich ist damit aber in der Regel dauerhaft gemeint. 9. Nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Datenträgerverwaltung (für externe Datenträger, z.b. CDs), um wichtige Dokumente zentral recherchierbar und nutzbar zu machen? strukturiertes Dateisystem 8 + einfache Datenträgerverwaltung für CDs usw. 4 o nein 3 o geplant 2 - komplexes Dokumentenmanagementsystem Es sind häufig positive Ansätze vorhanden (einfach, kostengünstig). - Der Anteil nein und geplant ist eigentlich bedenklich. - Es ist ebenfalls erstaunlich, dass nur in einem Fall ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird, obwohl solche Systeme schon lange verfügbar sind. 10. Wie sind Ihre Erfahrungen hinsichtlich des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses bei den gerade genannten Systemen? eher gut 9 + keine 7 o eher schlecht 0 - Die guten Erfahrungen korrelieren stark mit den unter 9 aufgeführten positiven Ansätzen (strukturierte Dateisysteme und einfache Datenträgerverwaltung).

5 11. Gibt es Festlegungen, in welcher Form digitale Daten nach Bearbeitungs- bzw. Projektende vorliegen sollen und wenn ja, werden die Daten bei der Übergabe daraufhin überprüft (Qualitätsmanagement QM)? nein 8 + ja mit QM 5 o ja 3 - Vgl. 7 Der Anteil mit QM ist bemerkenswert gut, auch unter der Annahme unterschiedlich angelegter Maßstäbe! 12. Werden alle Daten bewahrt oder gibt es eine Auswahl? Nach welchen Kriterien erfolgt ggf. die Auswahl? es werden alle Daten bewahrt 12 + es gibt eine Auswahl bitte Kriterien kurz beschreiben Gibt es bevorzugte Datenträger und Datenformate, wenn es um längerfristige Aufbewahrung über den Bearbeitungs-/Projektzeitraum hinaus geht? Welche? Datenträger: Server 10 + externe Festplatte 8 + CD, DVD 6 + sonstige 2 - nein 2 - überwiegend Server, ext. HDD und CD/DVD Datenformate: - TIFF 6 - PDF 4 - JPG 4 - Office 3 - TXT 2 - DWG 2 - SHP 2 - PDF/A 1 - DNG 1 - SQL Gibt es Erfahrungen mit der Migration (i.s.v. Kopieren und Datenformat anpassen/ändern) großer Datenbestände von veralteten auf aktuelle Datenträger bzw. -formate? nein 13 + ja s.u. 16. s.u. 17. Stehen, explizit für die Archivierung digitaler Daten personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung? Bitte keine Aufwendungen für Standard-IT (also Administration, Datenspeicherung, Datensicherung, usw.) und herkömmliche Archive in die Antwort mogeln! pers. Ress.: nein 10 + ja 3 - geplant 2 -

6 finanz. Ress.: nein 7 + geplant 5 o ja 2 - Vgl. 2-4 Das ist äußerst unzufriedenstellend! 18. Gibt es einen Verantwortlichen für die Archivierung digitaler archäologischer Daten? nein 9 + ja 5 o geplant 2 - Vgl. 2-4 Das ist äußerst unzufriedenstellend! 19. Wenn Sie weitere Informationen haben, die unsere Arbeit unterstützen können, würden wir uns freuen, wenn Sie diese nachfolgend kurz aufführen würden. Gleichzeitig möchten wir Ihnen Gelegenheit geben, uns Ihre Probleme oder Wünsche zum Thema Archivierung digitaler archäologischer Daten mitzuteilen.

7 15. Wie lange sollten Ihrer Meinung nach folgende digitale Dokumente/Daten aufbewahrt werden? Dokumente/Daten zu Denkmalschutz/-pflege je nach Wertigkeit auch dauerhaft langfristig 50 J mind. 10 J 10 Grabungsdokumentation unbefristet Fotos (ohne Doppel) (Auswahl) (Auswahl), wenn archivwürdig, sonst J Wie lange sollten Ihrer Meinung nach folgende herkömmliche (nicht digitale) Dokumente aufbewahrt werden? Dokumente zu Denkmalschutz/-pflege * je nach Wertigkeit auch dauerhaft langfristig 50 J mind. 10 J Grabungsdokumentation (Papier) * unbefristet Fotos (Film Positive, Negative) *

8 15. Wie lange sollten Ihrer Meinung nach folgende digitale Dokumente/Daten aufbewahrt werden? Publikationsvorlagen, Ausstellungslayouts, wenn archivwürdig, sonst J mögl. lange beschränkt mittel-langfristig bis auf weiteres mind. 15 J, bei Quellencharakter dauerhaft befristet (max. 10 J) 5-10 je nach Wertigkeit 5-10 J 5 J 5 J Dokumente zu Organisation und Verwaltung unterschiedlich beschränkt 6-10 J (gesetzl. Frist) nach rechtlichen Vorschriften gem. gesetzl. Fristen 5-10 J in Auswahl 5 bis auf weiteres 16. Wie lange sollten Ihrer Meinung nach folgende herkömmliche (nicht digitale) Dokumente aufbewahrt werden? Publikationen, Bücher * beschränkt keine Vorgaben * - dauerhaft ist eigentlich methodisch/technologisch nicht realisierbar s x befristet (max. 10 J) 5-10 J in Auswahl 3-6 J 5 J < 5 J 1 J ½ J beschränkt nach rechtlichen Vorschriften Einzelfallentscheidung Einzelfallentscheidung nur wichtige Vorgänge

9 Zu 15+16: Der deutliche Trend heißt: dauerhafte Bewahrung, zumindest für eine archivwürdige Auswahl. Digital / analog (15/16) wurde offenbar nicht unterschieden, weil nicht die Daten(träger) betrachtet wurden sondern vorrangig die Inhalte. Aufgabe: Widerspruch / Lücke zwischen Anspruch und Realität klären. Aufgabe: Vorschriften, Empfehlungen, für digitale Aufbewahrung (Revisionssicherheit, Rechtsverbindlichkeit), Aufwand / Nutzen Allg. Tendenz (Interpretation, keine Zusammenfassung): Es sollen meist alle Daten dauerhaft archiviert werden. Dies ist aus Erzeugersicht nachvollziehbar. Aus Archivsicht ergibt sich dadurch aber dort ein hoher Aufwand! Optimierung erforderlich! Der Wunsch nach dauerhafter Archivierung steht im Gegensatz zur mangelnden finanziellen, personellen und technischen Ausstattung.