Handbuch für prothea

Transkript

1 PRAXEN OFFICE UND THERAPIE ASSISTENT Software für Heilberufe nach 302 SGB V vom SRZH Handbuch für prothea Praxisverwaltungssoftware für Heilberufe Teil 1: Installation und Administration Herausgegeben und erstellt vom Schweriner Rechenzentrum für Heilberufe GmbH Pappelgrund Schwerin

2

3 Vorwort Vorwort prothea steht für Praxen Office und Therapie Assistent und ist eine Praxisverwaltungssoftware für Leistungserbringer nach SGB V 302. Mithilfe von Prothea soll die Arbeit der Therapeuten und deren Angestellten unterstützt werden. prothea bietet Ihnen: Patientenverwaltung Ärzteverwaltung Automatische Tarifberechnung und Zuzahlungsberechnung Plausibilitätsprüfungen zum Heilmittelkatalog Dokumentenverwaltung Hinterlegen von in prothea erstellten, sowie gescannten Dokumenten oder Kameraaufnahmen in Patientenakten Bedrucken von Verordnungen (optionaler Rückseitendruck) Kassenbuch für Barkasse Mahnungen Terminplaner Das können Sie mit prothea drucken: Therapieberichte und Arztbriefe Rechnungen (Zuzahlungsrechnungen, Privatrechnungen) Kostenvoranschläge Quittungen, Zahlungsbelege Besuchsbescheinigungen, Fahrtenbescheinigungen Serienbriefe, allgemeine Briefe, eigene Dokumentvorlagen Statistiken Verordnungslisten Verordnungsdruck Copyright Schweriner Rechenzentrum für Heilberufe GmbH

4 Inhalt Inhalt letzte Aktualisierung zur Version VORAUSSETZUNGEN FÜR PROTHEA INSTALLATION VON PROTHEA DIE ADMINISTRATOR-KONSOLE Tarife Rechte Update Update für prothea-netzwer-anwender Backup LIZENZIERUNG FEHLERMELDUNG PROTHEA FEEDBACK AGENT SICHERUNG PROTHEA AUF EXTERNEN DATENTRÄGER WICHTIGER HINWEIS FÜR DEN FALL EINER SYSTEMWIEDERHERSTELLUNG Seite 2 von 18

5 Voraussetzungen für prothea 1 Voraussetzungen für prothea Wir unterscheiden zwischen Einplatzversion (ein PC hat Zugriff auf die Datenbank) und Mehrplatzinstallation (Netzwerkversion: mehrere PC s haben parallel Zugriff auf die Datenbank, ein PC übernimmt dabei die Serverfunktion). Mindestanforderungen Microsoft Windows 7 mit Service Pack 1 oder höher Intel Core i3 oder vergleichbar 2 GB RAM oder mehr 5 GB freier Festplattenspeicher Bildschirmauflösung ab 1366x768 Pixel Empfohlene Anforderungen Microsoft Windows 7 mit Service Pack 1 oder höher Intel Core i5 oder vergleichbar 4 GB RAM oder mehr 10 GB freier Festplattenspeicher Bildschirmauflösung ab 1920x1080 Pixel Mehrplatzinstallation PC mit Serverfunktion entspricht den empfohlenen Anforderungen Kabelgebundenes Netzwerk (WLAN möglich) Administratorberechtigungen Weitere Anforderungen/Empfehlungen Mit Terminplanung: Bildschirmgröße ab 20 Zoll Internetanschluss (bzw. Surfstick) Drucker: Es sollte grundsätzlich ein Laserdrucker mit Papierkasette und Einzelblatteinzug sein (zum Bedrucken der Verordnungen). Bezüglich Handling und Prozessstabilität gibt es die besten Erfahrungen mit Druckern vom Hersteller Brother Versicherten-Kartenlesegerät (empfohlen) Java Version 6 (wird mitgeliefert) Adobe Acrobat Reader (wird mitgeliefert) Zusätzlicher Datenträger (USB-Stick / Festplatte) zur Datensicherung Wenn Ihre Hard- und Software diese Anforderungen erfüllt, sind Sie für die Verwaltung Ihrer Praxis mit prothea gerüstet. Seite 3 von 18

6 Installation von prothea 2 Installation von prothea Bedingung: Anmeldung als Administrator bei Windows Die Installation startet automatisch mit dem Einlegen der prothea - CD. Falls die Autoplay-Option bei Ihrem CD Laufwerk ausgeschaltet ist, starten Sie die Installation der prothea-software mit einem Doppelklick auf die install_prothea_light_xxxx.exe (xxxx steht für die Versionsnummer). Schritt 2 der Installation Auch für die Demo-Version prothea wählen Sie diese Option aus und drücken Sie anschließend den Weiter -Button. Seite 4 von 18

7 Installation von prothea Schritt 3 Standardmäßig wird im Pfad auf C:\SARZ\Prothea-Light installiert. Für weitere Abläufe ist es günstig, wenn Sie diesen Pfad hier nicht ändern. Zur Fortsetzung der Installation drücken Sie hier. Schritt 4 Wenn Sie die einzelnen Installationspakete anklicken würden, erscheint im Feld Beschreibung ein zugehöriger Erläuterungstext, in diesem Beispiel zum Paket Fernwartung. Seite 5 von 18

8 Installation von prothea Im Schritt 7 werden die Verknüpfungen auf dem Bildschirm eingerichtet. Wenn Sie sich das erste Mal in prothea anmelden lautet der Benutzername gast und das Passwort tester Hinweis: Bevor Sie mit prothea starten können, müssen Sie einige Voreinstellungen erfassen. Dazu gehört das Einspielen der Tarife (Kapitel 3.1 Handbuch Teil 1), die Erfassung Ihrer Stammdaten (Kapitel 2.3 Handbuch Teil 2) und evtl. die Konfiguration des Kartenlesegerätes (Kapitel 2.7 Handbuch Teil 2). Wenn eine Importdatei für Ärzte bzw. Patienten vorliegt, importieren Sie diese, wie in Kapitel 2.6 Handbuch Teil 2beschrieben. Seite 6 von 18

9 Die Administrator-Konsole 3 Die Administrator-Konsole Voreinstellungen nach Installation: Benutzername gast Passwort tester Das Einrichten von Benutzer und Passwort ist im Kapitel beschrieben. 3.1 Tarife Zum Importieren der Tarife wählen Sie den Karteireiter Tarife (ist nach Programmstart die angezeigte Maske) und drücken Sie den Button Ordner suchen. In dem folgenden Auswahlfenster wählen Sie das Laufwerk aus, unter dem die Tarife zu finden sind. Klicken Sie dazu in der linken Leiste auf das Symbol Arbeitsplatz (bei Windows XP) bzw. Computer (bei Windows Vista). Im Allgemeinen werden die Tarife auf der Installations-CD mitgeliefert, so dass Sie das CD-Laufwerk anwählen. Seite 7 von 18

10 Die Administrator-Konsole Klicken Sie n der linken Leiste auf das Symbol Arbeitsplatz (bei Windows XP) bzw. Computer (bei Windows Vista). Doppelklicken Sie dann auf das Laufwerk mit der Prothea-CD. Im folgenden Fenster doppelklicken Sie auf das Verzeichnis Tarife. Seite 8 von 18

11 Die Administrator-Konsole Dass die Tarife in dem Fenster im Hintergrund nicht aufgelistet sind, ist nicht fehlerhaft, sondern liegt an der Dateiendung. Drücken Sie anschließend hier. nach Auswahl des Tarifverzeichnisses erscheint folgende Maske: 1. Nach erfolgter Auswahl des Pfades wird hier angezeigt, wie viele Tarife in dem Ordner gefunden wurden. Solange die Arbeitsgebiete (z.b. Physiotherapeut/Krankengymnast ) noch nicht markiert wurden, steht vor ausgewählt noch eine Null. 2. Klicken Sie oben Ihre Berufsgruppe an und drücken Sie den Button Tarife einspielen. Seite 9 von 18

12 Die Administrator-Konsole 3.2 Rechte Administrator Reiter Rechte In dieser Reitermaske können benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen werden. Im Fenster Benutzerprofile sind die unterschiedlichen Benutzergruppen dargestellt. Standardmäßig sind die Benutzergruppen Administrator und Benutzer eingestellt. In der ausgelieferten Voreinstellung sind die Rechte der Gruppe Benutzer eingeschränkt. Z.B. sind alle abrechnungsrelevante Aktionen und Daten gesperrt. Im Allgemeinen sind die Standardbenutzergruppen Administrator und Benutzer ausreichend. Das Profil Administrator hat generell volle Rechte in prothea. Bei den Benutzern gibt es Standardeinschränkungen in der Auslieferung, die jedoch modifiziert werden können. Um z.b. die Rechte für die Benutzergruppe zu ändern, markieren Sie wie in der Abbildung die Zeile Benutzer und wählen Sie den Button Benutzerrechte verwalten. Es öffnet sich folgende Maske: Seite 10 von 18

13 Die Administrator-Konsole Sollten Sie dennoch eine weitere Gruppe mit separaten Rechten einrichten wollen, klicken Sie in der Reitermaske Rechte den Button Gruppe hinzufügen erstellt. Diese neue Gruppe hat bis dahin keine Rechte. Sie wählen die Gruppe aus, indem Sie diese einmal anklicken. Sie können dann die Rechte für diese Gruppe individuell über die unten im Fenster zu findenden Buttons vergeben. 3.3 Update Administrator Reiter Update Button Update übers Internet suchen : Empfehlung: Führen Sie vor jedem Update eine Datenbanksicherung durch (siehe Kapitel 3.4 bzw. Kapitel 6) Es wird eine Verbindung zum Update-Server hergestellt und geprüft, ob ein prothea-update vorliegt. Falls dies der Fall ist, wird dieses geladen. Beim nächsten Start der prothea-anwendung wird das Update ausgeführt Nach dem Update informieren Sie sich in prothea zu den Änderungen und Korrekturen unter /Hilfe /Versionshinweise: Seite 11 von 18

14 Die Administrator-Konsole Update für prothea-netzwer-anwender Die Gegebenheiten bei den Updates einer Netzwerkversion weichen von Desktopvariante ab. In der Netzwerkversion darf nicht jeder Nutzer ein Update durchführen. Ein Update darf nur auf dem Server durchgeführt werden. Diese Einschränkung ergibt sich aus dem Betrieb der Datenbank. Die Datenbank läuft in Netzwerkversion als Dienst. Der Datenbankservice wird vor dem Update gestoppt. Dies bietet den Vorteil, dass keine weiteren Datenbankaktionen während der Installationszeit laufen können. Außerdem ist so gewährleistet, dass die Version von Prothea und der Datenbank homogen installiert werden. Ausführung des prothea-netzwerk-updates: 1. Zuerst wird das Update aus dem Internet heruntergeladen: Über den prothea-administrator /Reitermaske Update / Button Update übers Internet suchen 2. Gesamtsicherung durchführen: im Allgemeinen wurde hierfür eine Verknüpfung auf dem Bildschirm angelegt 3. ProtheaNetzwerkUpdate.bat starten: entweder Doppelklick auf diese Datei (unter /SARZ /Prothea-Light) einfacher wäre es jedoch, wenn die ProtheaNetzwerkUpdate.bat ist als Link auf dem Bildschirm abgelegt ist. (wenden Sie sich ggf. an den prothea-support). Hierbei wird prothea ohne Netzwerk gestartet, das update wird in der Datenbank ausgeführt. Diese bat-datei stoppt den Datenbankdienst und fährt ihn nach Beendigen von prothea wieder hoch. Im Hintergrund läuft eine (schwarze) Ausführungsmaske, die sich beim Beenden dieser Anwendung wieder schließt. 4. Diese Anwendung kann jetzt geschlossen werden. Sie können prothea wie gewohnt im Netzwerk starten. Es sollte organisatorisch sichergestellt, dass kein weiterer Benutzer während der Installationszeit versucht, Prothea zu starten. Das Starten von Prothea zu dieser Zeit würde zu einem Datenbankverbindungsfehler führen, da der Datenbankdienst gestoppt wurde. Seite 12 von 18

15 Die Administrator-Konsole 3.4 Backup Achtung: Die regelmäßige Sicherung Ihrer Daten liegt in Ihrer Verantwortung! Eine Wiederherstellung Ihrer Daten bei Havarie o.ä. kann nur erfolgen, wenn eine zeitnahe Datensicherung vorliegt! Bei Totalverlust/-schaden der Festplatte ist eine vorhandene Sicherung auf einem externen Datenträger zur Wiederherstellung erforderlich! Administrator Reiter Backup Ein Backup ist eine Sicherheitskopie des Datenstandes. Wenn Sie das Häkchen bei Automatisches Backup setzen, wird bei Beendigung des Programms ein Backup angelegt, ohne das vorher eine entsprechende Abfrage kommt. Als Speicherort für das Backup wird der hier angegebene Ordner voreingestellt. Das Backup erstellt für jeden Tag der Woche eine Datei, in der alle Daten gespeichert sind. Mit dem Beginn der neuen Woche wird die alte Datei der letzten Woche für den jeweiligen Wochentag überschrieben. Empfehlung: Diese von prothea ausgeführte Datensicherung speichert die Backup-Datei auf Ihrem Rechner. Bei PC-Verlust oder Festplattenschaden ist diese Sicherungsdatei nicht mehr verfügbar! Führen Sie auch aus diesem Grund regelmäßig eine Sicherung des Verzeichnisses c:\sarz auf einen externen Datenträger durch, den Sie getrennt von Ihrem PC aufbewahren. Im Kapitel 6 wird die Sicherung auf einen externen Datenträger erläutert. Achtung: Im schlimmsten Fall kann bei Bedarf die letzte Sicherung nicht für die Wiederherstellung verwendet werden (z.b. Computerviren als Ursache). Dann ist es wichtig, nicht Seite 13 von 18

16 Lizenzierung nur einen letzten Sicherungsstand zu haben. Heben Sie deshalb mehrere Sicherungsgenerationen auf! Vor jedem Update empfiehlt es sich, das SARZ-Verzeichnis zu sichern, zumindest in einem anderen Verzeichnis der Festplatte. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support. 4 Lizenzierung /Einstellungen /Lizenzierung Haben Sie eine prothea-demo-version installiert, so unterscheidet sich diese von der Vollversion lediglich durch die begrenzte Laufzeit. Ab 30 Tage vor Ablauf der Demo-Lizenz werden Sie bei der Anmeldung auf die verbleibende Ablauffrist von prothea aufmerksam gemacht. Voraussetzung für die Erteilung der Lizenz für die Vollversion in ein unterschriebener Lizenz- und Servicevertrag für die Software prothea. Den Lizenzschlüssel erfassen Sie unter dem oben angegeben Menüpunkt. Wenn die Demolizenz durch einen personifizierten Lizenzschlüssel abgelöst wird, werden die Felder automatisch gefüllt. Neueinsteiger erfassen die Lizenz über den Button Neue Lizenz eingeben. Da die Lizenz auf Grund der Kündigungsfrist jeweils nur für ein Jahr vergeben wird, muss die Lizenz zum Jahreswechsel über den Button Neue Lizenz im Internet suchen wieder geladen werden. Die Lizenz hat keinerlei Auswirkung auf die Einstellungen für Benutzernamen und Passwort. Wenn Sie beides von gast und tester auf eigene Einstellungen ändern möchten, gehen Sie wie in Handbuch Teil 2, Kapitel vor. Seite 14 von 18

17 Fehlermeldung prothea Feedback Agent 5 Fehlermeldung prothea Feedback Agent Folgende Maske kann im Fall eines Programmfehlers aufgeblendet werden. Wenn Sie den automatischen Fehlerbericht durch Betätigen des Buttons Ja erstellen, unterstützen Sie die Programmierer der Software bei der Fehlerrecherche. Folgende Maske wird geöffnet: Hilfreich ist es, wenn Sie kurz die letzte Aktivität unmittelbar vor der Fehlermeldung benennen. Ihre Telefonnummer sowie die -Adresse werden Ihren Praxisstammdaten entnommen und mit übermittelt. Voraussetzung für die Versendung ist eine bestehende Internetverbindung. Die Fehlermeldung erreicht als alle Mitarbeiter des Prothea-Teams. Seite 15 von 18

18 Sicherung prothea auf externen Datenträger 6 Sicherung prothea auf externen Datenträger Empfehlung: Sichern Sie regelmäßig das Verzeichnis, in dem prothea installiert ist (standardmäßig C:\SARZ), auf einen externen Datenträger (USB-Stick, externe Festplatte usw.) Sichern Sie bitte bei geschlossener Datenbank, d.h. prothea ist geschlossen. Achtung: Anwender der prothea-netzwerkversion wenden sich bitte an den prothea-support, um das Sicherungskonzept prothea zu besprechen. Im schlimmsten Fall kann bei Bedarf die letzte Sicherung nicht für die Wiederherstellung verwendet werden (z.b. Computerviren als Ursache). Dann ist es wichtig, nicht nur einen letzten Sicherungsstand zu haben. Heben Sie deshalb mehrere Sicherungsgenerationen auf! Sie können das SARZ-Verzeichnis mit dem Windows-Kopierbefehl auf einen externen Datenträger speichern oder einen von uns vorbereiteten Kopierbefehl als Ausführungsdatei nutzen. Wir haben den Kopierbefehl per Parameter so gesteuert, dass jedes Mal nur die veränderten Dateien auf den Zieldatenträger kopiert werden. So dauert der Kopiervorgang deutlich kürzer als bei der manuellen Variante. 7 Wichtiger Hinweis für den Fall einer Systemwiederherstellung ACHTUNG: Falls auf Ihrem PC eine Systemwiederherstellung durchgeführt werden sollte, ist unbedingt Folgendes zu beachten! Die Aussage von Microsoft, dass bei einer Systemwiederherstellung keine Anwenderdaten geändert werden, ist nicht richtig. Bei einer Systemwiederherstellung zu einem von Ihnen gewählten früheren Zeitpunkt wird die Datenbank von prothea ebenfalls auf diesen Termin zurück gesetzt. Nach einer Systemwiederherstellung muss der letzte aktuelle Stand von prothea von Ihrem Sicherungssystem (Stick, externer Festplatte ) wieder hergestellt werden. Sollte eine Systemwiederherstellung Ihres Rechners notwendig sein, rufen Sie uns bitte an und wir werden Ihnen schnell und unkompliziert helfen. Voraussetzung für eine unkomplizierte Hilfe ist und bleibt Ihre regelmäßige, möglichst tägliche Datensicherung auf verschiedenen externen Datenträgern. (Mindestens: 2 separate Sticks in der wechselseitigen Anwendung) Seite 16 von 18

19 Wichtiger Hinweis für den Fall einer Systemwiederherstellung Seite 17 von 18

20 Wichtiger Hinweis für den Fall einer Systemwiederherstellung Wir hoffen, Ihnen mit diesem Handbuch eine ausreichende Unterstützung bei der Arbeit mit der Software prothea mit auf den Weg gegeben zu haben. Bei Fragen und Problemen erreichen Sie uns unter der unten aufgeführten Telefonnummer bzw. unter der angegeben -Adresse. Den Support erreichen Sie über Telefon Garantierte Hotline-Zeiten sind Montag Freitag 9:00 14:30 Uhr. Zeiten davor oder danach sind ohne Garantie bzw. nach Vereinbarung. Seite 18 von 18