BAOBAB FAMILY. August Struktur & Aufgaben

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1 BAOBAB FAMILY August.2009 Struktur &

2 Inhaltsverzeichnis Vereinsstruktur Interne Kommunikation...4 Paten- und Mitgliederpflege...4 Allgemeine...4 Mitgliederverwaltung...5 Patenverwaltung...6 Mitarbeiterbetreuung...7 Interkontinentale Zusammenarbeit...8 Öffentlichkeitsarbeit...10 KoordinatorInnen...10 Redaktion...11 Grafik und Medien...12 Events...14 Administration...15 Vorstand...15 Finanzen...17 Austausch Vorstand Kenia - Deutschland...18 Seite 2

3 VEREINSSTRUKTUR Seite 3

4 AUFGABEN INTERNE KOMMUNIKATION Paten- und Mitgliederpflege Allgemeine Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Koordin ation Ansprechpartner bei Problemen, für Mitarbeiter, Koordinatoren alle Wissensdatenba nken Koordinatoren des Vereins Überblick über Weiterle itung Mails Fragen über Koordinatorenko ntakte an richtige Stelle weiter leiten Koordinatoren des Vereins Seite 4

5 Mitgliederverwaltung Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Erstkont akt zu Mitglied ern Betreuu ng der Mitglied er Willkommensmail Zuteilung Überweisernumm er Mailvorlage, Zugang zu Überweisungsn ummer-forum Finanzen Beantwortung von ÜberblickswisseFinanzen Fragen n Rückmeldung bei Zahlungsänderun gen Seite 5

6 Patenverwaltung Tätigkei t Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Erstkon takt zu Paten Willkommensmail verschicken Zuteilung Überweisungsnu mmer Mailvorlage, Zugang zu Überweisungsn ummer-forum Finanzen Zuteilu ng Patenki nd nach Zahlungseingang Zuteilung des Patenkindes Infomail mit Name, Steckbrief, Bilden des Kindes Zugang Kinder- Paten-Forum Finanzen, Internationale Zusammenarb eit Koordin ation Briefwe chsel Übersetzungen ins Forum (dt.- engl.) an Kind bzw. Pate weiter leiten Kontrolle des Inhalts Patenbrief an Internationale patenschaft@b Zusammenarb aobabfamily.org eit, Übersetzunge n Koordin ation des Paten- Newslet ter relevante News Zugang zu Internationale für Paten News aus Kenia Zusammenarb zusammenschreib und eit, en Deutschland Übersetzunge n, Redaktion dt.-engl. Paten- übersetzen lassen Verteiler Seite 6

7 Mitarbeiterbetreuung Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Erstkont akt zu neuen Mitarbei tern Willkommensmail Mailvorlage, IT Info über Neuanmeldung Einführu ng in Forum Arbeitsweise im Forum erklären Ansprechpartner bei Problemen Offene Aufgabe n koordini eren offene suchen und an Mitarbeiter verteilen Überblick Koordinatoren Seite 7

8 Interkontinentale Zusammenarbeit Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Koordin ation Ansprechpartner für Fragen, Überblick über Arbeitsbereich (anstehende, Probleme etc.), Vermittlung dieser alle Wissensdatenb anken und Zugänge Koordination der anderen Arbeitsbereich e Auseina nderset zung mit zentrale n Themen der Projekte in Kenia Forumspunkte und weekly reports der Staffs durchlesen, mitdiskutieren und gegebenfalls Vorstand einschalten Wissen über Zustände und Alltag in den Projekten (z.b Erziehung, Bildung und Vorstand Gesundheit der Jungen) Besprec hung interner Topics des kenianis ches Teams mit Vorstan d Direkte Kommunikation mit kenianischen Mitarbeitern über deren Stimmung,, Probleme etc. Zugang zum internen Bereich des Mikindani Forums Vorstand Einstellu ng bzw. Entlassu ng von Sozialar Einstellen bzw. notfalls entlassen von Staff in Kenia in Zusammenarbeit Bewerbungen, Beschwerden Team Kenia, Interkontinent ale Zusammenarb eit Seite 8

9 beitern in Kenia Betreuu ng der Praktika ntinnen mit kenianischem Vorstand Kontaktaufnahme und Auswahl der PraktikantInnen, PraktikantInnen vorbereiten, deren Ansprechpartner sein, Kontakt pflegen und sie unterstützen Kontaktdaten der PraktikantInnen und Zugang zum PraktikantInnen forum Vorstand (ehemali ge Praktikan tinnen) Datenba nken der Kids verwalt en Zunächst: Erstellen einer Daten über die Kinder (Alter, Befinden, Wie lange im Projekt, Fotos, Briefe) Zuarbeitungen Patenbereuun von g, IT, Praktikanten, Praktikanten Patenbetreuern, Staff in Kenia Danach: Verwaltung und Aktualisierung der Datenbank Überset zungen Berichte der PraktikantInnen und jegliche Projektberichte übersetzen Zuarbeitungen von Praktikanten und Mitarbeitern Redaktion Seite 9

10 AUFGABEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT KoordinatorInnen Zeitaufw BaobabI and nvolvem ent Koordin ation ÖA Vermittlung zw. alle bereichewissensdatenb n anken Koordinatoren des Vereins Überblick behalten Ansprechpartner für Probleme Koordin ation Redakti on Ansprechpartner verteilu ng alle Wissensdatenb anken Koordination ÖA Überblickswissen Koordin ation Medien und Grafik Ansprechpartner verteilu ng Überblickswissen alle Wissensdatenb anken Koordination ÖA Koordin ation Events Ansprechpartner verteilu ng alle Wissensdatenb anken Koordination ÖA Überblickswissen Seite 10

11 Redaktion Zeitaufw Baobaband Involvemen t Texten Texte für News, Events, Zeitungen etc. schreiben, Jahresbericht verfassen Wissen über Geschehen und Verein Events, Aktualisier ung HP, Transparen z, Administra tion Informat ionen sammel n externe Informationen (z.b. über anstehende Events), Probleme im Verein sammeln und vertexten bzw. an Koordinator und Texter weiterleiten passende Bilder zu Texten suchen/machen/be reitstellen externe Quellen, Events, (Event-) Forum, Vorstandsinform ationen Transparen z, Interkont. Zusamme narbeit Aufarbei tung Texte geschriebene Texte Zuarbeitungen journalistisch von Textern hochwertig aufarbeiten Texten Seite 11

12 Grafik und Medien Zeitaufwand Baobab- Involveme nt Adminis trations arbeit Webseite verwalten, Ansprechpartner technische Probleme alle Koordinator Wissensdatenba en des nken Vereins Datenba nken pflegen Filme/ Fotomaterial/ Grafiken verwalten, Übersichtstabelle n überarbeiten Richtlinien überarbeiten Wissensdatenba Aktualisieru nken, Wissen ng über Aktuelles Geschehen und HP, Regeln im Koordinator Verein en des Vereins - Repräse ntation in Netzwer ken Netzwerke suchen in denen man Verein darstellen kann, Pflege der Netzwerke, Pressemappe, Grafiken, Texte Redaktion Datenbank en Anfragen beantworten bzw. weiterleiten Veröffen tlichung en Pressearbeit mit Lokalen, Nationalen oder spezifischen Zeitungen, Pressemappe, Grafiken, Texte Redaktion Datenbank en - Recherche welche Zeitungen möglich sind Layoute n Layouts von Flyern, Plakate, Werbebanner, Grafiken, Fotos Pressemappe, Redaktion Seite 12

13 Webseite, u.ä. Infotexte Aktualis ierung der HP Webseite immer auf aktuellen Stand halten (News, Historie) Zuarbeitungen von Redaktion, Events Events, Redaktion Seite 13

14 Events Zeitaufwand Baobab- Involveme nt Veransta ltungsorganisa tion Konzerte, Ausstellungen, Festivals, u.ä. organisieren Pressemappe- Infostand,, Grafiken, Aktualität HP, Fotos, Datenbanken Richtlinien, Konzert- Übersicht, (Produkte) Infostan dbetreu ung Infostände auf PressemappeLagerhaltung Festivals, Konzerten, Märkten, Flyer, Plakate, Produkte, Eventsorga, organisieren und Infostandbetreuen Übersicht Flyer verteilen Flyer in Städten, Flyer auf Konzerten, Veranstaltungen verteilen und auslegen LagerhaltungI nfostände Logistik und Lagerhal tung Produkte und Lagerraum, Infomaterial in Produkte, Deutschland Infomaterial lagern und verschicken,bes tände kontrollieren (Wo? Wieviel? Bedarf ) Infostand, Webshop, Int. Zusammenarb eit Infovortr äge halten Recherche wo Vorträge gehalten werden können,infovortr ag halten Pressemateri al, Fotos, fundiertes Wissen über den Verein ÖA allgemein, Int. Zusammenarb eit, Fundraising Seite 14

15 AUFGABEN ADMINISTRATION Vorstand Zeitaufwand Baobab Involveme nt Organisat ion und Durchfüh rung der JHV Ort und Datum festlegen Einladungen mit TOP verschicken - Verteiler/ Adressdaten Paten- und Mitglieder Verwaltung Mindestens einmal jährlich JHV leiten Entscheid ung über konkrete Verwendu ng der Finanzen in D Vorschläge besprechen Entscheidung treffen Telefonkonfer Finanzen, enz, Anfragen zweimonatli ch Entwicklu ng des Vereins beobacht en finanzielle Entwicklung im Blick behalten besondere Geschehnisse besprechen Kontakt zu Koordinatore n, Team in Kenia Alle Vereinsbereich e monatlich Mitarbeiter und Aktivitäten überblicken Schriftfüh rung Protikolle TeKos, JHV, Entscheidungen relevantes öffentlich stellen/newslett er ÖA Vereinsre cht nachkom Satzungsänderu ng aus JHV rechtswirksam Kontakt zu offiziellen Rechtsabteilu ng Seite 15

16 men machen Stellen, Fristen einhalten Rechtsfragen nachgehen Kenntnis des Vereinsrecht Kassenfü hrung Verantwortung für Kassenführung Siehe Finanzen Finanzen Verantwo rtung für Verein bei anfallenden rechtlichen, finanziellen oder sonstigen Problemen in Kenia oder Deutschland verantwortlich sein Seite 16

17 Finanzen Zeitaufwand Baobab Involveme nt Zahlung seingän ge überwac hen Mitglieds- und Patenbeiträge pünktlich eingegangen? ggf. Mahnungen Kontoübersic ht, Mitgliederund Patenübersic ht Kontoübersich t, Paten- und Mitgliederver waltung Kontoüb ersicht online stellen Monatliche Kontoübersicht online stellen Zahlungsein gänge Zahlungseing änge Überwei sungen tätigen Gehälter Kenia überweisen, Ausgaben in Deutschland überweisen Abrechnungs tabelle, Belege u.ä. Vorstand, Interkontinent ale Zusammenarb eit, Events Spende nquittun gen ausstell en Spendenquittun gen an Spender ausstellen Kontoübersic ht, Adressen der Spender Events, Kontoführung Seite 17

18 Austausch Vorstand Kenia - Deutschland Zeitaufwand Baobab Involveme nt Besprec hung interner Topics des kenianis ches Teams mit Interkon tinental er Zusamm enarbeit, Zugang zum Stimmung, internen Probleme u.ä. in Bereich des Kenia Mikindani besprechen und Forums Lösungen finden Interkontinent ale Zusammenarb eit Einstellu ng bzw. Entlassu ng von Sozialar beitern in Kenia Einstellen bzw. Bewerbunge Team Kenia, notfalls n, Interkontinent entlassen von Staff in Kenia in Beschwerdenale Zusammenarb Zusammenarbeit eit mit kenianischem Vorstand Seite 18