Managementberichte verständlich gestalten

Transkript

1 2.06 Business Intelligence Managementberichte verständlich gestalten Rolf Hichert Managementberichte in Form von Statusübersichten oder Entscheidungsvorlagen sind wichtige Medien für die Vermittlung der von Führungskräften gewünschten Informationen. Wenn aber einerseits Berichtsersteller beklagen, dass ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erlangen, und andererseits Berichtsempfänger sagen, dass sie die Berichte gar erst nicht lesen, sollte dies Besorgnis auslösen. Im folgenden Beitrag werden fünf Empfehlungen ausgesprochen, deren Befolgung zu deutlichen Verbesserungen führen können. 1. Botschaft im Mittelpunkt Wenn die Botschaft eines Managementberichts fehlt, wird nichts berichtet. Man sollte dann besser von einer Managementstatistik sprechen. Botschaften sollten nicht lediglich Feststellungen, sondern Erklärungen oder auch Empfehlungen sein. Unser Export beträgt 35 % ist eine simple Feststellung. Berichtsempfänger wollen aber Erklärungen in Form von Vergleichen oder Einschätzungen, wenn möglich auch eine Empfehlung. Vom Arzt oder Rechtsanwalt erwarten wir schließlich auch nicht nur die Diagnose, sondern einen konkreten Vorschlag zu dem, was wir verändern sollen. Die erklärende Botschaft zu diesem Beispiel könnte lauten: Unser Export lag 2006 fünf Prozent unter dem Ziel von 40 Prozent, weil es uns nicht gelang,, und die Empfehlung könnte lauten: Damit wir 2007 das Exportziel von 40 Prozent des Nettoumsatzes erreichen, sollten wir folgendes tun:. Leider findet man vor allem bei Geschäftsgrafiken sehr selten klare Botschaften, sondern allenfalls Titel oder Halbsätze wie Sinkende Kosten oder Steigende Umsätze. Vor allem in der Powerpoint-Kultur fehlen häufig die Verben, und die Leser müssen dann selbst entscheiden, ob wir nun steigende Umsätze hatten oder sie lediglich planen. Botschaften ohne Verben sind aber nicht möglich. Nicht nur die ungeeignete graphische Gestaltung, sondern vor allem auch die fehlende Botschaft führen dazu, dass Schaubilder dann unverständlich bleiben. Die Botschaft sollte in den Darstellungen hervorgehoben werden. Denn erst das richtige Zusammenspiel von Titel (dargestellte Dimensionen), Botschaft (ein Aussagesatz) und Hervorhebung (Pfeile, Kreise, Unterstreichungen usw.) machen aus einem oder mehreren Diagrammen ein schnell verständliches Schaubild. 148

2 Managementberichte verständlich gestalten 2.06 Beispiel: Die Abbildungen 1 und 2 zeigen den gleichen Sachverhalt, nämlich die zeitliche Entwicklung des Nettoumsatzes von elf Niederlassungen sowie deren durchschnittlicher Umsatz. Nicht nur die ungeeignete graphische Gestaltung, sondern vor allem auch die fehlende Botschaft ist es, die dazu führt, dass Abbildung 1 nicht verständlich ist. Abbildung 2 zeichnet sich auch dadurch aus, dass die Botschaft hervorgehoben wird eine Forderung, die alle Schaubilder erfüllen sollten. Abb. 1: Ohne Botschaft, ungeeignete visuelle Darstellung Abb. 2: Mit Botschaft und deren Hervorhebung 149

3 2.06 Business Intelligence 2. Notation und Bedeutung Bei der Gestaltung von Managementberichten sollten nur dann Regeln des Corporate Design zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis, wie Landkarten, technische Zeichnungen und Notenblätter eindrücklich demonstrieren können. Gleiche Inhalte sollten gleich dargestellt werden: Managementberichte sehen zwar häufig ansprechend aus, basieren aber auf keinem unternehmensweiten Darstellungskonzept für wichtige Dimensionen wie Periodenarten oder Währungen. Kein Architekt oder Ingenieur würde aber von Zeichnung zu Zeichnung eine neue Notation erfinden, um ein Gewinde oder eine Betonwand darzustellen, so etwas gibt es nur bei Managementberichten. Der Sinn des Gebrauchs von Diagrammen liegt im Vergleich. Wer kann aber zwei Diagramme miteinander vergleichen, wenn sie unterschiedliche Skalen völlig gleich darstellen oder gleiche Zahlen unterschiedlich skalieren? Bei welchem Autoatlas würde man zusammengehörende Karten mit unterschiedlichen Maßstäben zeichnen? Es ist falsch, wenn bei kleinen Abweichungen nicht das dargestellt wird, was tatsächlich ist, sondern stattdessen die Achsen abgeschnitten werden, um damit etwas zeigen zu wollen, was eigentlich sein sollte. Oft ist infolge der nicht bei Null beginnenden y-achse kein betriebswirtschaftlich sinnvoller Tatbestand zu erkennen. Die gut gemeinte Absicht, die zwar kleine aber wichtige positive Istabweichung zu betonen, bringt wenig. Der visuelle Eindruck ist genauso beliebig wie beispielsweise die graphischen Darstellungen zur Veränderung der Arbeitslosenquote in den Medien, bei denen regelmäßig die Achsen manipuliert werden. Beispiel: Bei Abbildung 3 ist infolge der nicht bei Null beginnenden y-achse kein betriebswirtschaftlich sinnvoller Tatbestand zu erkennen. Dagegen gibt Abbildung 4 einen klaren Einblick in die hier vorliegenden Zahlen, indem durch Zeigen der Tageswerte die Abweichungen zum Soll verständlich gemacht werden, indemhiernunrichtig skaliert wurde. 3. Hohe Informationsdichte EinzelneSchaubilderundauch komplette Berichte sind einfacher zu verstehen, wenn sie eine hohe Informationsdichte aufweisen. Es ist leichter, vier Diagramme auf einer Seite zu analysieren als sie auf vier aufeinander folgenden Seiten zu betrachten. Je mehr gemeinsam gezeigt wird, desto einfacher werden komplexe Themen verstanden. 150

4 Managementberichte verständlich gestalten 2.06 Abb. 3: Abgeschnittene Achse, kaum verständlich Abb. 4: Abgeschnittene Achse wird durch höhere Informationsdichte vermieden 151

5 2.06 Business Intelligence Viele Managementberichte leiden darunter, dass infolge zu geringer Informationsdichte vor allem bei den grafischen Darstellungen zu viele Seiten gezeigt werden. Es sollen Ursachen und Zusammenhänge gezeigt und nicht banale Tatbestände visualisiert werden, beispielsweise in Form von Kreis- oder Kuchendiagrammen. Beispiel: Abbildung 5 zeigt ein Diagramm mit der in PowerPoint üblichen Informationsdichte von acht Zahlenwerten pro Schaubild. Es ist leicht einzusehen, dass der vom Management gewünschte Überblick verloren geht, wenn ein Dutzend oder mehr Niederlassungen nacheinander präsentiert werden. Deshalb ist die Diagrammanordnung von Abbildung 6 besser geeignet, Zusammenhänge und Abweichungen aufzuzeigen. 4. Kein Rauschen und geringe Redundanz Man kann sagen, Information ist das, was zwischen Rauschen (unverständlich, unnötig) auf der einen Seite und Redundanz (doppelt, bekannt) auf der anderen Seite liegt. Unter Rauschen soll hier auch jede Form von Design verstanden werden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt. Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-3D, Rahmen und dekorative Bilder. Es sollte nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt und dies gilt insbesondere für Farben. Es ist für das Verständnis nicht hilfreich, wenn in einem Bericht einerseits Farben bestimmte Bedeutungen zukommen sollen, andererseits diese Farben auch für eine ansprechende Gestaltung eingesetzt werden. Ein gewisses Maß an Redundanz ist nicht verzichtbar; aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis. Wenn in der Titelzeile einer Berichtsseite Nettoumsatz in Mio. EUR steht, so sollten diese Begriffe nicht noch einmal auf dieser Seite vorkommen. Wenn auf diese beiden Aspekte geachtet wird, entstehen Darstellungen, die durch größere Klarheit besser zu verstehen sind. Beispiel: Farben, Rahmen, Hintergrundfarben und Ähnliches stellen in Abb. 7 Rauschen dar, doppelte Legenden, Bezeichnungen und Ähnliches sind Beispiele für Redundanz. Wenn auf diese Aspekte geachtet wird, entstehen Darstellungen wie Abb. 8, die durch größere Klarheit besser zu verstehen sind. 5. Gute Strukturen Bei jeder Form der fachlichen Kommunikation sollte der Inhalt im Mittelpunkt stehen. Schlechte Qualität und uninteressante Inhalte können auch durch die beste Form nicht kompensiert werden. Andererseits wäre es schade, wenn guter Inhalt durch eine 152

6 Managementberichte verständlich gestalten 2.06 Abb. 5: Geringe Informationsdichte, vermeidbares Rauschen Abb. 6: Höhere Informationsdichte durch vermiedenes Rauschen und Verzicht auf Redundanz 153

7 2.06 Business Intelligence Abb. 7: Ungeeignete Darstellung mithohem Rauschen und vermeidbarer Redundanz Abb. 8: Schaubild 7, aber ohne Rauschen und mit weniger Redundanz 154

8 Managementberichte verständlich gestalten 2.06 schlechte Darstellung nicht oder falsch verstanden würde. In der Praxis haben sich die folgenden vier Kriterien für gute Strukturen heraus gebildet, die Grundvoraussetzung für das Verstehen von anspruchsvollen Fachtexten sind, und das gilt für Managementberichte genau so wie für s, Angebote und Verträge: Gleichartig: Alle Strukturen, insbesondere auch Auflistungen und Gliederungen, sollten auf jeder Ebene gleichartige Elemente enthalten. Dies ist beispielsweise bei den Begriffen Umsatz, Kosten, Produktion und Ergebnis nicht der Fall. Überschneidungsfrei: Strukturen sind wenig verständlich, wenn sich ihre Elemente überlappen, wie die Gliederungspunkte Projektziele, Projektanforderungen und Projektergebnisse. Erschöpfend: Erst dann, wenn alle Aspekte eines übergeordneten Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden Gliederung. Wenn die Verfasser von Managementberichten klagen, ihre Leser verstehen sie nicht oder lesen ihre Berichte nicht, so sollten sie nicht nur darüber nachdenken, ob sie den richtigen Inhalt berichten, sondern auch darüber, ob sie diesen Inhalt nach diesen fünf Kriterien auch richtig berichten. 155