Ebenfalls beschrieben sind interne Kontrollmaßnahmen wie Audits und das Nachhalten vereinbarter Sicherheitsmaßnahmen.

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1 Frankfurt > 14. Juni 2010 Luftfrachtsicherheit: Welche Anforderungen werden auf zugelassene Bekannte Versender zukommen? Sehr geehrte Damen und Herren, in den vorangegangenen s zur Luftfrachtsicherheit hat DHL Global Forwarding Sie über die Änderungen, die zum 29. April 2010 in Kraft traten, ausführlich informiert. Speziell die Fragen der Anerkennung als Bekannter Versender noch durch einen Reglementierten Beauftragten und der Einsatz sicherer Lagerhalter und Fuhrunternehmer stand im Vordergrund. Die Ausgabe vom 15. April 2010 gibt einen Überblick über alle relevanten Themen. Zwar werden die meisten Versender, die regelmäßig Luftfrachten vergeben, eine Sicherheitserklärung gezeichnet haben und sind somit in der Übergangsfrist bis zum 25. März 2013 sicher. Aber schon eine Umfirmierung ändert diesen Status, da das LBA eine Übertragung nicht zulässt. Und der 25. März 2013 ist nicht so weit entfernt, wie es heute scheint. Anträge sind zu stellen und Sicherheitsprogramme zu entwickeln und zu implementieren, um die zentrale Zulassung als Bekannter Versender durch das LBA zu erhalten. Und Ziel muss es sein, mit vertretbarem Aufwand den sicheren Status Ihrer Export-Sendungen zu erhalten. Unsecured bedeutet nicht nur zusätzliche Kosten für einen Röntgenvorgang im Einzelfall kann es zu erheblichen Laufzeitverzögerungen kommen. Etwa wenn gepackte Maschinenteile nicht durch die verfügbaren Röntgenanlagen passen hier bleibt nur die Methode des Handsearch/Sniffer-Einsatzes. Und dies kann mit dem teilweisen Auspacken und anschließendem Verpacken der Ware verbunden sein. Abhängig von Art der Ware und Verpackung ist dies ein komplizierter Vorgang, der evtl. auch die Anwesenheit Ihrer Verpackungsspezialisten erfordert. Bitte nutzen Sie die Möglichkeit, mit unseren Experten in den Niederlassungen im Voraus über diese Thematik zu sprechen. Denn die Abwägung zwischen Aufwand eines eigenen Sicherheitsprogramms und Kosten und Serviceeinbußen ohne Status des Zugelassenen Bekannten Versenders ist jetzt wichtig. Die konkreten Anforderungen sind zwar noch nicht veröffentlicht, aber in den Gesprächen mit dem LBA zeichnet sich eine Linie ab, über die wir Sie gerne informieren möchten. Wir halten es für wichtig, jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen und DHL Global Forwarding steht auch gerne mit der Erfahrung als Reglementierter Beauftragter zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung denn der Zugelassene Bekannte Versender wird ähnliche Auflagen zu erfüllen haben wie bereits heute der Reglementierte Beauftragte. Was sind die wichtigsten Änderungen für den Versender? Bereits länger bekannt ist der Wegfall des Bekannten Versenders mit Anerkennung durch den Reglementierten Beauftragten, wie in unserem vom 15. März 2010 beschrieben: Bisher wurde der Status Bekannter Versender mit entsprechendem Sicherheitsstatus von einem Reglementierten Beauftragten anerkannt. Ganz konkret haben Sie bei DHL Global Forwarding Ihre Sicherheitserklärung eingereicht, und

2 DHL Global Forwarding hat als Reglementierter Beauftragter die benannten Standorte Ihres Unternehmens als Bekannte Versender anerkannt. Dieser dezentrale Prozess ist seit dem 29. April 2010 auf eine zentrale Zulassung durch das LBA umgestellt. Es gibt keine neuen Bekannten Versender mehr, sondern Zugelassene Bekannte Versender. Es wird eine zentrale EU-Datenbank eingerichtet werden, in der alle Zugelassenen Bekannten Versender aus den Mitgliedsländern geführt und veröffentlicht werden. Mit der Veröffentlichung wird der Status erteilt. Beim Einsatz von Fuhrunternehmern ist inhaltlich keine wesentliche Änderung eingetreten: Bisher musste der Fuhrunternehmer durch eine Unterauftragnehmererklärung und Fahrerlisten seine Sicherheit nachweisen, seit dem 29. April zeichnet er stattdessen eine Transporteurserklärung ähnlichen Inhalts. Sollten Sie einen Verpacker einsetzen und dieser wurde nicht durch eine Sicherheitserklärung uns gegenüber gesichert, muss er den Status des Reglementierten Beauftragten haben, um einen sicheren Versand zu garantieren. Dies ist ähnlich zu Handlingagenten und Hallenbetreibern, wie sie auch von DHL Global Forwarding eingesetzt werden: Diese sind fast ausnahmslos Reglementierte Beauftragte. In Ausnahmefällen, wenn der Umschlag auf unserem Betriebsgelände stattfindet, kann er auch durch dokumentierte (!) Aufsicht und Kontrolle durch den Reglementierten Beauftragten gesichert werden. Neue EU-Verordnung Sichere Prozesskette 1.Versender 2.Transporteur 3.Spediteur 4.Handlingagent / Lager 5.Airliner Bekannter / zugelassener Versender Transporteur oder RegB RegB RegB oder auf dem Betriebsgelände des RegB Luftfahrtunternehmen Die Verantwortung für die Sicherung der Transportkette im Luftfracht-Export endet für Versender und Logistikdienstleister/Spediteur mit der ordnungsgemäßen Übergabe von Ware und Dokumenten an die Airline oder deren Erfüllungsgehilfen mit bekanntem Status.

3 Was kommt auf die Zugelassenen Bekannten Versender zu? Zunächst müssen Sie für die Zulassung einen formlosen Antrag an das LBA stellen. Dieser Antrag sollte die Standorte enthalten, die in der Zulassung enthalten sein sollen. Sie müssen nicht alle Standorte sichern, insbesondere wenn dort kein Luftfracht-Export stattfindet. Denken Sie bitte daran, dass sowohl administrative (Versanddisposition) als auch physische Prozesse (Endmontage, Kommissionierung, Umschlag, Transport) und die entsprechenden Standorte zu sichern sind. Eine Liste der eingesetzten Logistikdienstleister ist nicht notwendig, da die Zulassung zentral erfolgt und nicht an spezielle Dienstleister gebunden ist. Die genauen Anforderungen sind bisher nicht veröffentlicht, daher können wir derzeit nur Hinweise geben, die auf Gesprächen mit dem LBA beruhen. Sobald es weitere Veröffentlichungen des LBA geben wird, werden wir auch Sie wieder informieren. Eventuell sollten Sie Sich auch für den Newsletter des LBA registrieren lassen (formlose an Für die Zugelassenen Bekannten Versender wird es vermutlich ähnliche, etwas weniger straff gefasste, Anforderungen wie für den Reglementierten Beauftragten geben: 1. Sicherheitsprogramm a. Erstellung eines eigenen Luftfrachtsicherheitsprogramms (LFSP) b. Dokumentation und Einhaltung sicherer Prozesse c. Vor-Ort-Audits des LBA (zur Zulassung und in regelmäßigen Abständen) 2. Personal a. Bestellung eines Luftsicherheitsbeauftragten und Stellvertreters b. Einweisung aller Mitarbeiter, die dokumentarisch oder physisch im Luftfracht-Export eingesetzt sind c. Prüfung des Personals 3. Infrastruktur / Immobilien a. Sichere Betriebsräume ; abschließbare Bereiche für Export b. Eingangskontrollen Versandbereich c. Begleitung Betriebsfremder 4. Verpackung a. Manipulationssichere Verpackung b. Ggf. leichter Zugriff für Röntgen/Sniffer Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Elemente unseres Luftfrachtsicherheitsprogramms als Reglementierter Beauftragter und der täglichen Kontrollroutinen vor, um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, welche Anforderungen an sichere Prozesse gestellt werden. 1. Luftfrachtsicherheitsprogramm (LFSP) Das Inhaltsverzeichnis unseres LFSP zeigt den Umfang der Aktivitäten. Es geht nicht nur um die Dokumentation der Prozesse. Es werden auch je Standort Beschreibungen der Sicherungsmaßnahmen, etwa Beschaffenheit der Schließanlage und Schlüsselregelungen, beschrieben und bei den LBA-Audits überprüft.

4 Auf Bauplänen sind Zugangsmöglichkeiten, Räumlichkeiten (Lager und Büro) für den Luftfracht-Export auszuweisen und Sicherungssysteme darzustellen verschlossene Türen, Alarmanlagen, Videoanlagen etc. Neben den Kapiteln zu Unterauftragnehmern (neu: Transporteure) und Bekannter Versender (neu: Zugelassener Bekannter Versender), in denen regelmäßige Prüfungen des Status beschrieben werden, sind die Kapitel zur Frachtabwicklung und Sicherheitskontrollen von zentraler Bedeutung: Hier wird beschrieben, nach welchen Verfahrensweisen Fracht (dokumentarisch und physisch) abgewickelt wird. Diese Prozesse und deren Einhaltung sind wesentlicher Gegenstand der LBA-Audits vor Ort. Ebenfalls beschrieben sind interne Kontrollmaßnahmen wie Audits und das Nachhalten vereinbarter Sicherheitsmaßnahmen. Transporteure (Anlieferung Umschlagslager und Weiterleitung zur Airline) sind durch die Transporteurserklärung zu sichern.

5 Daneben sind wir auch verpflichtet sicherzustellen, dass tatsächlich nur Fahrpersonal des eingesetzten Unternehmens und nur Fahrer mit der notwendigen Schulung eingesetzt werden. Hierzu dienen Fahrerlisten mit Ausweisnummer und Schulungslisten, in denen sich die Fahrer eintragen müssen. Noch ein genereller Hinweis: Die Formate sind in der Regel nicht vorgegeben, sondern die Anforderungen an den Inhalt. Die hier gezeigten Formblätter werden von DHL Global Forwarding zur Sicherung der Prozesse verwendet und können als Vorlagen dienen verpflichtend vorgegeben sind sie nicht.

6 Jeder ankommende LKW wird überprüft: Steht der Fahrer auf den Listen (Ausweiskontrolle!), ist er also bekannt und geschult und somit sicher. Das Formblatt für den LKW-Check beinhaltet die Details der Anlieferung (Wer, Wann etc.) als auch die Möglichkeit, Auffälligkeiten an der Verpackung zu dokumentieren. Werden solche festgestellt, werden sie sofort an die Sachbearbeitung gemeldet, wo das weitere Vorgehen entschieden wird: Muss eine Sicherung durch Röntgen vorgenommen werden? Rücksprache mit dem Versender etc.

7 Sicherungsmaßnahmen sind wie bereits erwähnt das Röntgen der Ware oder die Untersuchung durch einen Sniffer. Typische Röntgengeräte können Breiten von ca. 140 cm und Höhen bis zu 180 cm verarbeiten. Allerdings kommt es auch auf die Beschaffenheit der Ware an. Der Sniffer erkennt Molekülbestandteile bekannter Sprengstoffe, die mit einem speziellen Papier abgestreift oder mit einer Art Staubsauger abgesaugt wurden. Die Sicherheitslagerung gibt es nicht mehr. DHL Global Forwarding hat rechtzeitig ein eigenes Röntgengerät am zentralen Hub in Frankfurt in Betrieb genommen. Hierdurch sind wir in der Lage, ohne LKW-Transporte zu einem Röntgen-Dienstleister, schnell und flexibel Ihre Ware zu sichern. Immer mit dem Ziel, Laufzeiteinbußen möglichst zu vermeiden.

8 2. Personal Der Luftsicherheitsbeauftragte (LuftSiB) muss eine 35-stündige Schulung (durch vom LBA zugelassene Seminare) durchlaufen und wird bei den Meldebehörden auf seine Zuverlässigkeit geprüft. Fällt diese Prüfung positiv aus, erhält er das Befähigungszeugnis durch das LBA. Für jeden Export-Standort gibt es einen LuftSiB. Weitere, im Export eingesetzte Mitarbeiter, erhalten eine drei- bis vierstündige Schulung durch qualifiziertes Personal, in der Regel den LuftSiB des jeweiligen Standortes. Diese Schulungen sind alle fünf Jahre zu erneuern. Bitte beachten Sie, dass die Schulungsverordnung derzeit überarbeitet und an die Verordnungen 300/2008 und 185/2010 angepasst wird. Bei Einstellungen wird das polizeiliche Führungszeugnis eingeholt. 3. Infrastruktur / Immobilien Eine Sicherung des Betriebsgeländes als Ganzes ist nicht notwendig. Aber die Zugänge zu den Büros für die Exportabfertigung und zu Lagerbereichen, in denen Export-Ware gehandhabt wird, sind zu sichern. In der Regel bedeutet dies geschlossene Schlüsselkreise und strikte Kontrolle der Schlüsselausgabe. Ebenso den Verschluss der Räume außerhalb der Bürozeiten. Für das Lager sind insbesondere Notausgänge gegen unberechtigtes Betreten zu sichern und Tore geschlossen zu halten. Ungeschultes Personal darf die Lagerräume und Büros nicht ohne Begleitung betreten. Zum Beispiel Wartungsarbeiten an Elektrik oder IT-Anlagen durch Fremdfirmen dürfen nur unter Aufsicht durchgeführt werden. Oder Akten und Waren werden sicher verschlossen, was sicherlich nicht überall möglich und praktikabel ist. Der Reglementierte Beauftragte darf ebenfalls kein Reinigungspersonal ohne Aufsicht in Büros und Lager reinigen lassen. Wenn Papiere und Ware nicht verschlossen werden können, ist nur der Zutritt unter Aufsicht, etwa während der Bürozeiten, erlaubt. Andere Möglichkeiten werden derzeit nicht zugelassen. 4. Verpackung Manipulationssichere Verpackung ist in der Praxis weniger kompliziert als es scheint. Fest verschlossene Colli mit einer Verklebung, die nicht ohne Spuren aufgerissen werden kann, sind sicher. Es ist allerdings schwer, pauschale Antworten zu geben. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte Ihren lokalen Ansprechpartner bei DHL Global Forwarding, um eine gemeinsame Einschätzung vorzunehmen. Noch wichtiger als bereits ohne Luftsicherheit wird das Thema der Transportsicherung. Beschädigungen der Verpackung, die einen Zugriff auf die Ware erlauben führen zur Einstufung als unsecured. Zusätzlich zur

9 möglichen Beschädigung der Ware tritt hier das Risiko der zusätzlichen Sicherung mit den beschriebenen Verfahren und auch Nachteilen auf. Sollten Sie also eigene Fuhrunternehmer einsetzen, sollte das Augenmerk auf die Ladungssicherung verstärkt werden. Zusammenfassung Als Reglementierter Beauftragter führen wir mit unserem Luftfrachtsicherheitsprogramm eine Art zusätzliches Qualitätsmanagement-Programm durch. Ähnliche, vermutlich abgeschwächte Anforderungen werden an die Zulassung als Bekannter Versender geknüpft sein. Diese Übersicht soll einen Überblick und Eindruck vom Umfang eines solchen Programms geben. Einige Anforderungen werden in Ihrem Hause ohnehin erfüllt sein, etwa dokumentierte Zugangskontrollen. Aber einiges wird auch noch zu tun bleiben, um eine Zulassung zu erhalten. Sie sollten rechtzeitig über die Zulassung nachdenken: Welches Sendungsaufkommen im Export haben Sie? Und welche Anforderungen an die Schnelligkeit der Lieferung haben Ihre Kunden? Wenn eine Produktionsanlage wegen eines fehlenden Lieferteils still steht, kann die Verzögerung durch zusätzliche Sicherungsmaßnahmen sehr kritisch sein. Bedenken Sie auch, dass der Aufbau eines solchen QM-Programms etwas Zeit in Anspruch nimmt. Eventuell sind Entscheidungen in einer Konzernstruktur zu erwirken, der Sozialpartner ist einzubinden und vieles mehr. Es gibt einige Unwägbarkeiten in der Implementierung, beispielsweise auch Änderungen in der technischen Ausrüstung der Gebäude, die gegebenenfalls vorgenommen werden müssen. Der 25. März 2013 gibt uns genug Zeit, die Zulassung zu beantragen und durchzuführen. Lassen Sie uns die Zeit nutzen. Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner in Ihrer DHL Global Forwarding Niederlassung vor Ort. Mit freundlichen Grüßen DHL Global Forwarding Thilo Specht Christian Stingl Dr. Jürgen Klenner Vice President Vice President Vice President Marketing & Sales Air Freight Strategy & Program Management Germany Germany Air Freight Security Germany

10 Fragen und Antworten Kann ich jetzt noch eine Sicherheitserklärung gegenüber einem Reglementierten Beauftragten zeichnen? Nein. Die Frist zum 28. April 2010 ist ausgelaufen und das LBA erlaubt keine Ausnahmen. Zur Kontrolle der Einhaltung mussten Listen der aktuell Bekannten Versender Anfang Mai an das LBA gesandt werden. Was kann ich tun, wenn mein Kunde einen Spediteur vorschreibt, der keine Sicherheitserklärung von mir vorliegen hat? Zunächst sollten Sie Ihren Kunden auf die hiermit verbundenen Zusatzkosten und möglichen Serviceeinbußen hinweisen, sodass er die Folgen der Vorgabe einschätzen kann. Besteht er nämlich auf der Vorgabe, ist die Sendung unsecured abzufertigen und durch geeignete Maßnahmen zu sichern. Sie sollten ihn gleichzeitig auf die Möglichkeit hinweisen, diesen Aufwand zu vermeiden, wenn er Ihnen die Auswahl des Spediteurs, mit dem Sie sicher sind, ermöglicht. Müssen die gezeichneten Sicherheitserklärungen nochmals dem LBA bestätigt werden? Nein. Mit der Meldung durch den Reglementierten Beauftragten an das LBA ist die Übergangsfrist bis zum 25. März 2013 sichergestellt. Muss ich eine Zulassung als Bekannter Versender beantragen? Nein. Letztlich müssen Sie abwägen, ob Ihr Sendungsvolumen und die Anforderungen Ihrer Kunden an Schnelligkeit der Lieferung dies notwendig machen. Gibt es eine Checkliste für die Zulassung als Bekannter Versender? Noch nicht. Sobald das LBA die konkreten Anforderungen veröffentlicht hat, werden wir Sie informieren. Wann gibt es die zentrale Datenbank der EU für Zugelassene Bekannte Versender? Die Liste soll zum im Internet zugänglich gemacht werden. Der Zugang wird Mitarbeitern der Reglementierten Beauftragten auf Antrag durch das LBA erteilt. Muss der Versender den Transporteur und dessen Fahrpersonal prüfen? Derzeit nicht. Dies geschieht durch den Logistikdienstleister bei der Anlieferung, bzw. durch den Einsatz bekannter Transporteure und Fahrpersonals. Es ist allerdings davon auszugehen, dass eine Schnittstellenkontrolle mit der Zulassung gefordert werden wird. Sind Anlieferungen durch KEP-Dienstleister sicher? Im Normalfall: nein. Die großen KEP-Dienstleister sind Reglementierte Beauftragte und die internationalen Transporte gesichert. In der Regel geschieht dies durch Sicherungsmaßnahmen an den großen Hubs. Die nationalen Transporte, etwa Transport von Ihrem Versandlager zum Umschlaglager eines Spediteurs, sind in der Regel aber ungesichert: Das Fahrpersonal ist nicht in Luftsicherheit geschult und in der Regel wechseln die Fahrer und sind nicht mit Ausweisnummer bei Versender und Spediteur bekannt können also nicht kontrolliert werden. Daher werden auch alle KEP-Anlieferungen von DHL Global Forwarding als unsecured entgegengenommen.

11 Sollten Sie sehr große Sendungsvolumina haben, die Sie per KEP-Dienstleister anliefern müssen, sprechen Sie uns bitte an. Gegebenenfalls kann bei festem Fahrpersonal eine Regelung (Fahrerschulung, Fahrerkontrolle) gefunden werden, wenn die Ware auf direktem Wege zu uns transportiert wird. DHL Express in Deutschland verfügt über die Voraussetzungen einer sicheren Lieferkette. Bitte sprechen Sie im konkreten Einzelfall Ihre DHL Gobal Forwarding Ansprechpartner an, um die korrekte Schnittstellenkontrolle und die sichere Anlieferung zu gewährleisten. Was bedeutet verschlossenes Fahrzeug bei Anlieferung? Hebebühnen müssen geschlossen sein, Kleinbusse müssen ganz normal abgeschlossen sein. Bei Planenfahrzeugen muss die übliche Sicherung der Plane gemacht sein der Fahrer verantwortet, dass keine Manipulation während der Fahrt durchgeführt wurde. Gelten in der Schweiz die gleichen Sicherheitsstandards? In der Schweiz werden die EU-Verordnungen ebenfalls umgesetzt. Somit besteht keine Möglichkeit, durch Abflug aus der Schweiz Sicherheitsaufwände zu verringern. Kann der AEO-Status übertragen werden? Nein. Selbstverständlich können viele der Vorarbeiten zum AEO auch für die Zulassung als Bekannter Versender genutzt werden. Es gibt aber keine Möglichkeit, den AEO-Status zu übertragen.

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