Die Möglichkeiten des Enterprise Output Management

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1 Die Möglichkeiten des Enterprise Output Management Die Vorteile einer Strategie für das Enterprise Output Management Dezember 2009 In immer mehr Unternehmen erkennt man den Wert, der in einer Optimierung der Druckinfrastruktur liegt. Dies kann durch eine Verkleinerung des Geräteparks, proaktives Monitoring und ein durchgängiges Management erzielt werden. Auch wenn die Office Umgebung bei vielen Organisationen schon im Blickpunkt steht, gibt es noch brachliegende Potenziale. Betrachtet man die Dokumentenausgabe in einem größeren Zusammenhang, d. h. berücksichtigt man auch den Enterprise Output, lassen sich weitere Einsparpotenziale und Möglichkeiten zur Verbesserung der operativen Effizienz finden. Louella Fernandes Quocirca Ltd Tel Clive Longbottom Quocirca Ltd Tel Stuart Ridout Levi, Ray & Shoup, Inc Tel Ein unabhängiger Bericht von Quocirca Ltd. Im Auftrag von LRS

2 Die Möglichkeiten des Enterprise Output Management Die Vorteile einer zentralen und umfassenden Kontrolle des Enterprise Output KURZFASSUNG Die Druckumgebung stellt für die meisten Unternehmen einen immensen Kostenfaktor dar. Viele entscheiden sich daher für einen Managed Print Service (MPS), um die Komplexität zu reduzieren, Kosten zu senken sowohl unter finanziellen wie auch Umweltgesichtspunkten und die Sicherheitsrisiken einer nicht verwalteten Druckumgebung zu verringern. Auch wenn schon die Vereinfachung der Druckinfrastruktur im Büro zu bedeutenden Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen führen kann, übersehen viele Firmen doch das Potenzial weiterer Einsparungen und Optimierungen im weiter gefassten Bereich des Enterprise Output wie z. B. beim ERP, Mainframe und Legacy Druck. Viele Unternehmen setzen zum Verteilen, Verwalten und Bereitstellen von Informationen eine komplexe und heterogene Ausgabeumgebung ein. Das globale Geschäftsumfeld von heute ist auf die schnelle, zuverlässige und sichere Bereitstellung von Informationen über verschiedene Ausgabearten angewiesen, darunter Drucker, Faxserver, E Mail, das Internet und mobile Geräte. Diese Informationen werden von diversen Anwendungen auf unterschiedlichen Plattformen erzeugt, was es Unternehmen schwer macht, die Verteilung gedruckter und elektronischer Medien an die vorgesehenen Adressaten zu routen, verwalten und sicherzustellen. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu hohen Betriebskosten, einem schlechten Kundenservice und ungenügender Transparenz der Enterprise Output Kosten führen. Die Office Druckumgebung kann einen großen Kostenfaktor darstellen, den viele Firmen derzeit mithilfe von Managed Print Services (MPS) angehen. Viele Unternehmen haben aufgrund von unklaren Zuständigkeiten, der Verteilung vieler Geräte auf großen Flächen und einem Mangel an zentralisierten Verwaltungswerkzeugen wenig oder keine Transparenz bei den Druckkosten. MPS ermöglichen es Firmen, die Transparenz der im Büro entstehenden Druckkosten zu verbessern; durch eine zentralisierte Verwaltung, proaktiven Support und stetige Optimierung können Firmen zudem Kosten reduzieren, die Produktivität steigern und reibungslose Geschäftsabläufe sicherstellen. Office MPS zielen jedoch oft nur auf Medien ab, die an Desktop /Windows Rechnern erzeugt werden. Auch wenn MPS eine effektive Möglichkeit darstellen, die Druckkosten im Büro in den Griff zu bekommen, lässt dieser Ansatz jedoch das Management von geschäftskritischem Enterprise Output außer Acht. Viele Unternehmen sind auf geschäftskritischen Output aus Legacy und Enterprise Anwendungen (wie z. B. ERP und CRM) angewiesen. Doch allzu oft wird die Erzeugung von Dokumenten wie Versicherungspolicen, Kontoauszügen, Rechnungen, Frachtbriefen oder Strichcode Etiketten in Insellösungen ohne zentrale Kontrolle verwaltet. Dies führt zu einer unzureichenden Geräteauslastung und Engpässen, die wiederum Lücken in der Datenerfassung und bei der Abrechnung der Kosten zur Folge haben können. Mit einem ganzheitlichen Ansatz für das Enterprise Output Management (EOM) lassen sich eine bessere Transparenz und eine umfassendere Kontrolle des Office wie auch des Enterprise Output erzielen. Mit einem zentralisierten EOM können Organisationen von einem zentralen Kontrollpunkt für alle Arten von Ausgabedaten, einem effizienten Ressourcenmanagement und einer einheitlichen Datengrundlage für die Abrechnung profitieren. Das EOM gewährleistet die abgesicherte Übermittlung geschäftsentscheidender Informationen und die Bereitstellung von Dokumenten in den benötigten Formaten und über verschiedene Medien, wie Print, Fax, E Mail oder das Internet. Aufsetzend auf einer Plattform, Anwendungs, Hardware und Geräte unabhängigen Softwarelösung ermöglicht das EOM im gesamten Unternehmen ein kontrolliertes, standortübergreifendes Verteilen und Routing, um den Lastausgleich und die Wiederherstellung von Dokumenten im Falle von Fehlern zu gewährleisten. Für Unternehmen, die bereits MPS einsetzen, ist die Einführung des Enterprise Output Management der nächste entscheidende Schritt. Was Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen betrifft, ist mit Office MPS das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. Durch den Einsatz von MPS über das Büro hinaus können Unternehmen die IT Kosten senken, die Dokumentensicherheit verbessern und den Papier und Energieverbrauch zurückfahren. Die Reduzierung des Energie und Papierverbrauchs wird durch eine bessere Ausnutzung vorhandener Geräte und durch die Ermittlung ersetzbarer oder überflüssiger Ausdrucke erreicht. Die IT Kosten werden durch eine vereinfachte Administration und Verwaltung gesenkt; gleichzeitig gewährleisten die Sicherheitsfunktionen eines zentralisierten EOM einen benutzergerechten Zugriff und eine umfassende Kontrolle der unternehmensweiten Dokumentenausgabe. Seite 2

3 Schlussfolgerung Wenn es darum geht, die Druckkosten unter Kontrolle zu bringen, ist der erste Schritt auf diesem Weg sicherlich der Office Druck; hierbei wird aber der entscheidende Beitrag übersehen, den die Druckausgabe von Unternehmensanwendungen zu den Gesamtkosten und zur operativen Effizienz eines Unternehmens leistet. Für Organisationen, bei denen die Dokumentenausgabe eine geschäftsentscheidende Rolle spielt, stellt das EOM eine Möglichkeit dar, versteckte Einsparpotenziale bei den Druckkosten aufzudecken. Um diese Potenziale nutzen zu können, kommen effektivere elektronische Ausgabekanäle als Alternativen ins Spiel. Ziel einer ganzheitlichen EOM Strategie ist eine Managementlösung eines einzelnen Anbieters für eine Umgebung mit Produkten mehrerer Anbieter, die es einem Unternehmen ermöglicht, jegliche Dokumentenausgabe im Unternehmen unabhängig von ihrem Format oder Ziel zentral zu steuern, wodurch Kosteneinsparungen und effizientere Geschäftsprozesse erreicht werden. Seite 3

4 1. Einführung: der Wandel in der Output-Management-Landschaft In der globalen Wirtschaft von heute stehen die Unternehmen unter enormem Druck, Kosten zu reduzieren, Prozesse zu rationalisieren und gleichzeitig immer strengeren gesetzlichen Auflagen gerecht zu werden. Diese Unternehmen sind immer mehr auf die effektive, zuverlässige und sichere Verteilung geschäftsentscheidender Informationen angewiesen innerhalb der Unternehmensgrenzen, darüber hinaus und über eine Unzahl von Kanälen. Da die Bandbreite der Ausgabeformate, wie Print, E Mail, Internet und mobile Geräte, immer größer geworden ist, ist die Notwendigkeit eines effektiven Managements dieser wichtigen Informationen bei den Unternehmen bereits von strategischer Bedeutung. In vielen Unternehmen nimmt die Komplexität der IT Umgebung stetig zu. Dieser Umstand zeigt sich in einem Flickenteppich von Insellösungen, die auf einem Mix aus unterschiedlichen Hardware und Softwarelösungen basieren. Die Umgebungen aus Desktop und Unternehmens /Legacy Anwendungen haben sich unter Einsatz unterschiedlicher Betriebssysteme, Anwendungen und Druckgeräte unabhängig voneinander stark auseinanderentwickelt. In vielen Unternehmen greift man auf eine Vielzahl von Anwendungen zurück, um Geschäftsprozesse wie das Finanzwesen, das Enterprise Resource Planning (ERP), das Supply Chain Management (SCM) oder das Customer Relationship Management (CRM) zu unterstützen. Solche Anwendungen laufen oft auf einer Mischung aus Windows, UNIX oder Linux basierten Systemen, häufig sogar in Verbindung mit Mainframe Rechnern. Diese Umgebungen generieren dynamischen Output, der aus Datenbanken extrahierte Datensätze enthält, die oft mit feststehenden Blöcken aus Text und/oder Grafiken angereichert werden. Im Gegensatz dazu ist die Desktop Umgebung in der Regel Windows basiert, und Dokumente werden von individuellen Benutzern verfasst und publiziert, auch wenn der jeweilige Benutzer mit denselben Datenquellen arbeitet wie die automatisierten serverbasierten Systeme. Durch den Inselcharakter dieser Plattformen entsteht im Unternehmen eine Ausgabeumgebung, die komplex und nur schwer zu verwalten ist. Viele Unternehmensanwendungen, wie z. B. SAP Produkte, verfügen über systemeigene Output Management Funktionen zur Formatierung, Verfolgung, Verwaltung und Umleitung von Ausgabedaten, die jedoch oft nicht sonderlich weit entwickelt sind oder nur eingeschränkte Möglichkeiten bieten. Das heißt, dass es für Unternehmen bislang fast unmöglich war, die korrekte Ausgabe ihrer geschäftsentscheidenden Dokumente sicherzustellen sei es an den Drucker, per E Mail, Fax oder über andere Ausgabekanäle. Dies hat bei einem Geräteausfall ernsthafte Konsequenzen für die Geschäftsabläufe. Dazu kommen zusätzliche Kosten für den aus Support Anfragen resultierenden IT Administrationsaufwand. Viele Unternehmen nehmen Ineffizienzen in ihrer Desktop Office Druckumgebung bereits in Angriff, indem sie einen Managed Print Service (MPS) einführen. Durch die Verkleinerung des Geräteparks, Optimierung und ein durchgängiges Management können Unternehmen den Aufwand für die Verwaltung eines heterogenen Geräteparks verringern, Kosten senken und die Produktivität erhöhen. Bei MPS wird allerdings der größere Rahmen außer Acht gelassen, in dem auch der von den ERP, SCM oder CRM Systemen generierte Output Berücksichtigung findet, der bei einigen Unternehmen den weitaus größten Anteil am Gesamtausgabevolumen hat. Was ist ein Managed Print Service (MPS)? Quocirca definiert den MPS als die Bereitstellung von Diensten zur Untersuchung, Optimierung und Verwaltung einer Druckumgebung durch einen externen Anbieter. Ein MPS zeichnet sich durch die folgenden Stadien aus: Stadium 1 Untersuchen: Eine Bewertung der aktuellen Ausgabeumgebung, zu der Auswertungen der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) sowie Untersuchungen zur Sicherheit und zu Risiken, zu Umweltauswirkungen und zu Dokumentenworkflow Prozessen zählen. Das Ergebnis ist ein Fachkonzept für eine rationalisierte Ausgabeinfrastruktur, das auf einer Verkleinerung des Geräteparks sowie auf Software und Diensten basiert. Stadium 2 Optimieren: Die Einführung der optimierten Umgebung zusammen mit den entsprechenden Softwarelösungen und Diensten für proaktiven Service und Support. Stadium 3 Transformieren: Dieses Stadium umfasst die Optimierung der Dokumentenworkflows zur Unterstützung der Geschäftsprozesstransformation. Die oben genannten Stadien sollten von einem durchgängigen Monitoring und Managementprogramm für eine stetige Optimierung unterstützt werden, in dessen Rahmen der Fortschritt anhand festgelegter Service Level Vereinbarungen und KPIs gemessen wird. Seite 4

5 Daher verfolgen zukunftsorientierte Unternehmen eine Strategie für das Enterprise Output Management (EOM), das einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung sowohl der Office als auch der Enterprise Output Umgebung darstellt. Das EOM stellt den Rahmen bereit, in dem mehrere proprietäre Plattformen und Geräte miteinander verbunden werden und die Ausgabe in zahlreichen Formaten wie auch an eine Vielzahl von Zielen vereinfacht und verschlankt wird. Durch Maximierung des Durchsatzes und die zentrale Verfolgung und Verwaltung von Jobs, Geräten und Ressourcen verbessert das EOM den Ablauf der Geschäftsprozesse und die Benutzerproduktivität; gleichzeitig werden die Supportkosten dank mehr Transparenz und Kontrolle des gesamten Enterprise Output gesenkt. In dieser Veröffentlichung werden die Geschäftsprobleme betrachtet, die das Enterprise Output Management mehr und mehr zum Erfordernis machen, und es wird erläutert, warum Unternehmen es als natürliche Erweiterung einer MPS Strategie betrachten sollten, um Kosten weiter zu senken, die Dokumentensicherheit zu gewährleisten und Geschäftsprozesse zu optimieren. Des Weiteren werden zwei Unternehmen vorgestellt, die EOM Lösungen erfolgreich implementiert haben, um ihre Geschäftsabläufe zu transformieren, und es werden Empfehlungen für erste Schritte gegeben, die Organisationen bei der Einführung von EOM unternehmen können. 2. Die Fallstricke von nicht verwaltetem Enterprise Output Unternehmensdaten und informationen befinden sich auf einer Reihe unterschiedlicher Plattformen, darunter Windows, UNIX, Linux und Mainframe Hardware. Diese Vielfalt führt zu Schwierigkeiten bei der Übertragung von Informationen an verschiedene Ausgabeziele. Diese Schwierigkeiten werden noch größer, wenn bestimmte Anwendungen auf offene Systemumgebungen verlegt werden, während andere Anwendungen auf dem Mainframe Rechner verbleiben. Unternehmen sehen sich vielen Schwierigkeiten ausgesetzt, die sich daraus ergeben, dass die Ausgabeumgebung aus Lösungen mehrerer Anbieter besteht, auf mehreren Plattformen aufsetzt und an diversen Standorten eingesetzt wird. Inkompatible Plattformen und redundante Workflows Systeme für Funktionen wie Kreditorenbuchhaltung, Customer Relationship Management, Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management und Logistik erzeugen geschäftskritischen Output und laufen auf einer Vielzahl von Windows und Nicht Windows Plattformen. Unternehmen mit mehreren Plattformen sind gezwungen, redundante Drucksysteme zu unterhalten, da sie häufig keine Möglichkeit haben, die Verwaltung des Outputs zu zentralisieren. Dies führt zu einer mangelnden Überwachung der Geräte und einer ungenügenden Anwendungs Performance, da zu viele Prozessorzyklen und zu viel Festplattenspeicher für den Druck zur Verfügung gestellt werden müssen. Mehrere Druckströme und Seitenbeschreibungssprachen (Page Description Languages, PDLs): In den meisten Produktionsumgebungen werden Dokumente durch Treiber und Anwendungen in einer Vielzahl von Seitenbeschreibungssprachen erzeugt, wie z. B. AFP, PCL, PostScript, PDF und LCDS. In vielen Fällen erzeugen Legacy oder Unternehmensanwendungen eine gerätespezifische Druckdatei. In der Regel sind solche Druckdateien auf spezielle Geräte ausgerichtet, wie z. B. Xerox Drucker (LCDS/Metacode Datenströme) oder AFP Drucker (IPDS Datenströme). Wenn eine gerätespezifische Datei erst einmal Ineffizienz beim SAP Druck Laut einer durch die R/3 Simplification Group von SAP veröffentlichten Studie macht die Erzeugung von Berichten und Druckausgabedaten den größten Ressourcenfresser in einem Unternehmen aus; tatsächlich sind es 22 % der genutzten Ressourcen in ERP Systemen. Das Fehlen einer durchgängigen Transparenz bei Druckaufträgen führt zu Unterbrechungen in den Geschäftsprozessen oder Ausfallzeiten, darunter Bearbeitungsrückstände, die durch Papierstaus und leere Papierfächer verursacht werden. Jährlich gehen aufgrund verlorengegangener gedruckter Dokumente Tausende von Anrufen bei Helpdesks ein, was dazu führen kann, dass Rechnungen nicht versendet, Frachtbriefe nicht ausgedruckt oder Bestellungen verzögert bearbeitet werden. All diese fehlenden Ausdrucke beeinträchtigen wichtige Geschäftsprozesse. erzeugt wurde, kann es sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich sein, die Informationen aus der Datei zu lesen oder zu übertragen, und in vielen Fällen ist das Ziel eines Dokuments nicht mit der ursprünglichen PDL kompatibel wenn z. B. versucht wird, ein AFP Dokument auf einem PCL Netzwerkdrucker auszudrucken. Seite 5

6 Fehlen eines intelligenten Supports über diverse Kanäle Auch wenn dedizierte Windows oder Linux Druckserver für die Verarbeitung großer Mengen von Druck und Ausgabe Traffic optimiert sind, lassen sie jedoch im Allgemeinen erweiterte Funktionen vermissen, die der intelligenten Formatierung, Verwaltung oder Sicherung von geschäftsentscheidenden Ausgabedaten dienen. Die Abhängigkeit von gedrucktem Output hat einen hohen Preis sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Hinblick auf Umweltaspekte. Außerdem muss ein Unternehmen heutzutage in der Lage sein, Informationen über alle Kanäle bereitzustellen sei es gedruckt oder digital. Fehlende Transparenz und Kontrolle Heterogene Lösungen erfordern mehrere Schnittstellen und diverse Kontrollstellen und belegen entsprechendes Fachpersonal und Ressourcen. Wenn Druckaufträge aus mehreren Quellen stammen (wie Anwendungsdruckaufträge, proprietäre Druckaufträge oder Desktop Druckjobs), gibt es in einer typischen Druckserver Umgebung unter Windows keine Möglichkeit, eine umfassende Sicht auf den Ausgabeprozess zu erlangen, Jobs zu steuern, Drucker einzuplanen oder Ausgabedaten von einem Gerät an ein anderes umzuleiten. Dies führt zu einer schlechten Verteilung der Arbeitslast, zum Fehlen einer durchgängigen Verfolgung und von Auswertungen, zu Schwierigkeiten, Druckaufträge zu priorisieren, zu niedrigerer Produktivität sowie geringerem Durchsatz. Ein fehlendes zentralisiertes Management bedeutet zudem, dass es keine Möglichkeit zur zentralen Abrechnung oder IT Leistungsverrechnung für Jobs gibt. Ungenügende Einhaltung gesetzlicher und anderer Bestimmungen Unternehmen stehen zunehmend unter dem Druck, gesetzliche und andere Bestimmungen wie den Sarbanes Oxley Act, das Datenschutzgesetz und die Finanzmarktrichtlinie (Markets in Financial Instruments Directive, MiFID) einzuhalten; dies ist besonders in den Branchen Gesundheitswesen, Versicherungen, Telekommunikation und Finanzdienstleistungen spürbar. Dadurch unterliegt der Inhalt vieler Dokumente, insbesondere von Geschäftsbelegen, Bestimmungen, die eine fehlerfreie Erstellung und eine sichere und rechtzeitige Bereitstellung erfordern. Ohne Enterprise Output Management Lösungen haben Unternehmen Schwierigkeiten, die Integrität der Dokumente sicherzustellen, revisionssichere Audit Trails zu erstellen und die Kostenrechnung präzise durchzuführen. Herausforderungen im Kontext der Globalisierung Viele weltweit agierende Unternehmen müssen Dokumente in einer Vielzahl von Sprachen drucken, wobei häufig europäische Sprachen mit asiatischen und oder arabischen Sprachen in einem Dokument kombiniert werden müssen. Solche Druckaufträge werden dadurch problematisch, dass die in den verschiedenen Regionen der Welt gesprochenen Sprachen mit jeweils anderen Codepages Tabellen, in denen alle Zeichen der ausgewählten Sprache verfügbar sind kodiert werden. Um derartige Probleme beim Druck von Dokumenten in mehreren Sprachen zu überwinden, wurde der Unicode Standard entwickelt. Er stellt einen universellen Zeichensatz und Codierungsstandard bereit, der alle Zeichen sämtlicher Sprachen umfasst und von Unternehmen wie Oracle und SAP als grundlegender Kodierungsstandard für alle Produkte übernommen wurde. Nicht alle Geräte unterstützen jedoch Unicode, was bedeutet, dass Unternehmen häufig Drucker aktualisieren müssen, um eine Unicode Kompatibilität zu erzielen, neue Schriftarten lizenzieren müssen, die in Dokumente eingebettet werden können, oder zusätzlichen Speicher erwerben müssen, um die Schriftarten aufzunehmen zu können. Die Verwaltung solcher Drucksysteme kann sich aufgrund der Schriftartenlizenzierung und des Administrationsaufwands für die Installation und die Druckerkonfiguration aufwendig und kostspielig gestalten. Wie im nächsten Abschnitt beschrieben können organisatorische und finanzielle Herausforderungen wie diese durch die Implementierung einer soliden EOM Lösung effektiv gemeistert werden. Seite 6

7 3. Enterprise Output Management: ein bewährter Ansatz Als Antwort auf die mit dem Management von Ausgabedaten in Unternehmen verbundenen Herausforderungen hat sich eine neue Landschaft für das Enterprise Output Management (EOM) zur globalen Steuerung und Verwaltung sämtlicher Druckprozesse in Unternehmen entwickelt. Dadurch kann innerhalb des Unternehmens eine bessere Transparenz und Kontrolle der Druckkosten unter Windows und anderen Betriebssystemen erzielt werden. Mit dem EOM wird die Abhängigkeit von gedrucktem Output insofern reduziert, als die Übermittlung wichtiger von Unternehmenssystemen generierter Geschäftsbelege an Web, Fax, E Mail oder mobile Empfänger in elektronischer Form erfolgen kann. Organisationen, die sich für die Umsetzung einer EOM Strategie entschieden haben, profitieren bereits jetzt von den damit verbundenen Vorteilen. Durch eine zentrale Steuerung trägt das EOM zur Automatisierung zeitraubender manueller Prozesse bei und ermöglicht es Unternehmen auf diese Weise, die Ressourcenausnutzung zu optimieren, den Durchsatz zu erhöhen, Kosten einzusparen und Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. Das EOM Konzept Das EOM integriert die aus der Vielzahl von Mainframe und Client Server Systemen in Unternehmen resultierende Vielfalt an Druckdaten. Mit EOM werden Druckaufträge geroutet, Workflows gesteuert und Datenziele im gesamten Unternehmen verwaltet. Die Ausgabedaten aus Rechenzentren, ganzen Abteilungen oder von einzelnen Arbeitsplätzen können konsolidiert und an Produktions, Arbeitsgruppen Desktop, Strichcode und Etikettendrucker oder E Mail Empfänger übermittelt, als PDF Dateien abgelegt oder archiviert werden. Das EOM schafft einen zentralen Kontrollpunkt für alle Ausgabedaten trotz der Komplexität der heterogenen Hardware und Anwendungsumgebungen von heute. Abbildung 1 zeigt das Konzept des Enterprise Output Management sowie die damit verbundenen Möglichkeiten zur Ergänzung des MPS Ansatzes. Unternehmensintegration UNIX, LINUX, SYSTEM z, WINDOWS Mainframe ERP SCM Abrechnung Desktop Anwendungen PDL Transformation Zentrale Administration Verarbeitung und Routing von Dokumenten Main frame Druck Spooling Sicheres Drucken Drucken im Kontext der Globalisierung Dokumentenausgabe Ausgabeziele E Mail Internet SMS Fax RZ Drucker Netzwerkdrucker Produktionsdrucker Herkömmlicher Office MPS Enterprise MPS mit EOM Abbildung 1: Enterprise Output Management Seite 7

8 Eine Enterprise Output Management Lösung sollte folgende Hauptfunktionen bereitstellen: Echtzeit Transformation von Datenströmen: Eine zentralisierte EOM Lösung unterstützt alle gängigen Seitenbeschreibungssprachen (Page Description Languages, PDLs) und Druckströme, reduziert so die Abhängigkeit von proprietären Architekturen und ermöglicht beliebige Kombinationen aus Quell und Zielgeräten. So können zum Beispiel Mainframe Legacy Daten aus proprietären Xerox oder IBM Datenströmen in PostScript konvertiert und an moderne Multifunktionsdrucker mit erweiterten Finishing Funktionen weitergeleitet werden, wodurch die Abhängigkeit von älteren und in der Regel teureren Druckern entfällt. Intelligente Verarbeitung und intelligentes Routing von Dokumenten: Durch die Automatisierung von Ausgabeprozessen können Kosten und Ressourcen eingespart werden. EOM Routing Lösungen bieten eine umfassende Unterstützung für Quellplattformen, die Ausgabedateien erzeugen und an verschiedene Ziele verteilen, wie zum Beispiel an Produktions, Midrange und Desktop Drucker, Netzwerkordner, Speichermedien sowie E Mail Empfänger und Anwendungen von Drittanbietern. Das intelligente Routing von Druckaufträgen erfolgt basierend auf der Angabe von Auftragsattributen (u. a. Benutzer, Anwendung, Priorität, Seitenumfang, Simplex/Duplex, Plain/Staple/Bin) und den Funktionen der Zielgeräte. Mit Report Bursting und Reportbündelung können Ausgabedaten in mehrere Einzeldateien aufgeteilt und gemäß den benutzerdefinierten Regeln der Applikationslogik an mehrere Ziele übermittelt werden. Zentrale Administration: Das EOM bietet innerhalb eines Systems eine einheitliche Sicht auf alle dokumentenbezogenen Prozesse innerhalb des Unternehmens in Kombination mit zentraler Kontrolle und Verwaltung. Es überwacht und steuert die Übertragung von Dokumenten von der Quelle zum Ziel und stellt eine Fülle an Informationen bereit. Statistiken geben Auskunft über die Druckerauslastung sowie darüber, wer wann welchen Druckauftrag ausführt. Alle Ausgabeprozesse innerhalb des gesamten Netzwerks werden von einer Stelle aus administriert. Dadurch haben IT Mitarbeiter einen guten Überblick über den aktuellen Status der Ausgabewarteschlangen und die Erreichbarkeit der Ausgabegeräte und werden bei Problemen rechtzeitig informiert. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, Jobs nach Priorität oder vorgesehener Druckzeit einzuplanen. Anhand von Aktivitätsprotokollen lässt sich feststellen, welche Dokumente erfolgreich gedruckt wurden und welche Dokumente aus welchem Grund nicht gedruckt werden konnten. Drucken aus Mainframe Rechnern: Es gibt viele Unternehmen, in denen Mainframe Anwendungen immer noch große Mengen an geschäftskritischen Druckdateien erzeugen, die früher an direkt angeschlossene Drucker gesendet wurden. Die Vorteile eines Enterprise Output Management Systems Ein solider, skalierbarer und zentralisierter EOM Ansatz bringt folgende Vorteile: Einfachere Verwaltung unterschiedlicher Plattformen, Geräte, Anwendungen und Standorte Gleichmäßige Auslastung von Geräten an verschiedenen Standorten Dokumentenausgabe in verschiedenen Formaten an verschiedene Ziele Druckkostensenkung durch Verlegung eines Teils der Kommunikation auf elektronische Kanäle Schnellere und zuverlässigere Dokumentenausgabe Verbesserte Sicherheit aller Unternehmensdokumente Weniger Anfragen beim IT Support durch eine zentralisierte Verwaltung, die eine vollständige Kontrolle des gedruckten und e lektronischen Outputs durch den Endbenutzer ermöglicht Geringere Druckserverkosten: Über EOM Server können Tausende von Druckern gleichzeitig gesteuert werden, während für mehrere Insellösungen auch mehrere Druckserver benötigt werden. Optimierung von Verwaltungs und Abrechnungsprozessen durch eine zentrale und umfassende Sicht und die Verfolgung aller neben dem Office Druck unter Nicht Windows Betriebssystemen anfallenden Druckkosten Diese Ausgabedaten müssen heutzutage an verschiedenste Ziele, wie z. B. verteilte Drucker, Multifunktions und Produktionsdrucker, sowie über E Mail und das Internet übermittelt werden. Durch Lastverteilung können große Druckvolumen auf mehrere kleinere Ausgabegeräte verteilt werden. Seite 8

9 Spooling: Durch Spooling werden Druckdateien nicht länger vom Anwendungsserver erzeugt, wodurch die Anwendungs Performance erhöht werden kann. Statt Druckwarteschlangen für jedes Ausgabegerät einzeln einsehen zu müssen, hat man mit einer EOM Lösung einen umfassenden Überblick über alle Drucker und Dokumente im Unternehmen. Sollte ein Drucker ausfallen, lassen sich Druckaufträge von diesem Drucker auf andere Ausgabegeräte umleiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein bestimmtes Dokument per Routing auf mehreren Druckern gleichzeitig zu drucken. Sichere Dokumentenausgabe: Systemeigene Druck Spooler speichern und übertragen Ausgabedateien häufig in Form von unverschlüsseltem Text, was zur Folge hat, dass der Inhalt nicht vor unautorisierten Zugriffen geschützt ist. EOM Lösungen verschlüsseln Daten sowohl auf den Servern als auch während der Übertragung zwischen den Servern. Der Zugriff auf Ausgabedaten kann durch die Benutzerauthentifizierung gesteuert werden, die bei den meisten Office MFP Geräten eingesetzt wird. Branchenführende EOM Lösungen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie diese Möglichkeiten auf nicht unter Windows erzeugte Ausgabedaten ausweiten und so sicherstellen, dass die Ausgabe des Enterprise Output in einer sicheren Umgebung erfolgt. EOM Werkzeuge der nächsten Generation bieten Single Sign On Funktionen (SSO) für diverse Anwendungen, wodurch die Probleme mit verschiedenen Benutzer IDs für unterschiedliche Geräte und Anwendungen der Vergangenheit angehören. Globalisierungsaspekte beim Drucken: EOM Lösungen machen es auf völlig transparente Weise möglich, Ausgabedokumente in mehreren Sprachen zu drucken, und bieten eine Unicode Unterstützung, ohne dass dafür spezielle Unicode Drucker nötig wären. Dadurch erübrigen sich Hardware Upgrades, und die Abhängigkeit von kostspieliger Unicode Spezial Hardware wird reduziert. Seite 9

10 Sicherung von Druckausgabedaten im gesamten Unternehmen Trotz der entscheidenden Rolle, die Netzwerkdrucker und kopierer bei der Unterstützung des Dokumentenworkflows und der Geschäftsprozesse spielen, lassen Unternehmen häufig die potenziellen Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit einer ungesicherten Druckumgebung völlig außer Acht. Dadurch sind diese Unternehmen einer Reihe von Sicherheitsrisiken ausgesetzt, die den Schutz der Vertraulichkeit von Dokumenten bedrohen und die Einhaltung gesetzlicher und branchenüblicher Bestimmungen, wie des Sarbanes Oxley Act, der Finanzmarktrichtlinie (MiFID) und des Datenschutzgesetzes, gefährden. Eine Möglichkeit, diese Risiken anzugehen, besteht darin, eine sichere Ausgabeumgebung einzuführen, die eine Benutzerauthentifizierung am Druckgerät erfordert und eine Benutzerkontenverwaltung für Audit Trail Zwecke bietet. Wodurch zeichnet sich die sichere Ausgabe aus? Viele MFP Produkte lassen sich mit sicheren bzw. Pull Printing Produkten von Anbietern wie E quitrac, Ringdale, Pharos, NTware, Safecom, Capella und Jet Mobile integrieren. Diese Produkte beschränken den Zugriff auf Geräte über die Identifizierung per PIN, Näherungskarte/ chip, Magnet / Chipkarte oder biometrische Merkmale. Die Zugriffskontrolle kann auf E Mail, Fax und Scanfunktionen sowie die Anwendungsnutzung erweitert werden. Einige Lösungen verschlüsseln Druckaufträge zwischen PC und Drucker. Mit sicheren Drucklösungen wird nicht nur das Risiko minimiert, dass vertrauliche Ausdrucke herumliegen, sondern auch der unnötige Verbrauch von Papier und anderen Materialien verringert, der sich durch überflüssige Ausdrucke ergibt. Auch wenn die meisten dieser Lösungen eine effektive Möglichkeit zur Sicherung der Ausgabedaten in der Office Umgebung bieten, werden Nicht Windows Plattformen oft nicht unterstützt. Der EOM Ansatz Über sichere Druckfunktionen für Office Geräte hinaus bietet eine EOM Lösung einen branchenweit einmaligen Ansatz, der auch in einer heterogenen Druckumgebung funktioniert. Zu den Vorteilen zählen: Die Möglichkeit, Ausgabedaten von mehreren Plattformen/mehreren Anwendungen zu verarbeiten: Hierdurch können Ausgabedaten aus Nicht Windows Systemen bzw. Anwendungen durch die sichere Ausgabeumgebung verarbeitet werden, d. h. ein Unternehmen kann den gesamten Enterprise Output in einer sicheren Ausgabeumgebung verwalten. Single Sign On für sichere Ausgabeumgebungen: Durch eine EOM Lösung wird die Notwendigkeit mehrerer Benutzer IDs, die in heterogenen Anwendungsumgebungen erforderlich sind, auf ein Geringstmaß zurückgefahren. Eine EOM Lösung bietet einen zentralen Erfassungspunkt für sämtliche Ausgabedaten aus den verschiedenen Anwendungen und Plattformen und verschmilzt die unterschiedlichen Benutzer IDs zu einer einzigen allgemeingültigen Benutzer ID, die dann zur sicheren Authentifizierung mit einer vorhandenen Lösung verwendet wird. Verringerte Komplexität der Umgebung: Durch die Verwaltung der Funktionen für Ausgabedatenerfassung, Spooling und Druckausgabe auf einem EOM Server lässt sich die Anzahl der Windows Druckserver reduzieren. Eine EOM Lösung kann Tausende von Druckern auf einem einzigen Server verwalten, was zu bedeutenden Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führt. Seite 10

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