DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011

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1 DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM 2011 Handbuch zur Installation, Konfiguration und Anwendung CRMDATEVInterface für MS CRM 2011 Schnittstellenversion: Dokumentenversion: 5.1.0

2 Inhalt 1. Vorwort Installation Voraussetzungen Installations-Anleitung Lösungsimport Automatisierte Lizenzanforderung Lizenzanforderung ohne Internetverbindung Konfiguration der Schnittstelle Deinstallation der DATEV-Schnittstelle Anwendung der DATEV-Schnittstelle Hinweise bezüglich der Rechte Benutzung der Schnittstelle

3 1. Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM entschieden haben. Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre CRM Zahlungsinformationen (Rechnungen, Zahlungseingägen etc.) unkompliziert und zeitoptimiert zu übertragen und diese gleich im DATEV-Format ihrem Steuerbüro zur Verfügung zu stellen. Bei der CRM-DATEV-Schnittstelle handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Dynamics CRM Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausführliche Installations- und Konfigurationsanleitung. 3

4 2. Installation 2.1. Voraussetzungen Auf Ihrem Server muss ein Microsoft Dynamics CRM 2011 System installiert sein. Zum Installieren unserer DATEV-Schnittstelle für Microsoft Dynamics CRM müssen Sie auf Ihrem System ein Bereitstellungsadministrator und im Besitz der CRM-Systemadministrator-Rolle sein. Die Systemvoraussetzungen für den Einsatz der DATEV-Schnittstelle sind im Grunde genommen bereits erfüllt, wenn die Systemvorrausetzungen für Microsoft Dynamics CRM 2011 vorliegen Installations-Anleitung Lösungsimport Sie haben von uns eine Solution erhalten. Gehen Sie im Navigationsberech Ihres Microsoft Dynamics CRM 2011 Systems in der Sitmap auf Einstellungen und rufen dann im linken Anwendungsbereich auf Entität Lösungen auf. Hier werden Ihnen alle aktuellen Lösungen Ihres CRM-Systems angezeigt. 4

5 Betätigen Sie jetzt den Button Importieren in der Symbolleiste und es öffnet sich folgendes Fenster. Hier betätigen Sie den Button Durchsuchen und gehen auf den Ablageort der Solution, welche Sie von uns erhalten haben und öffnen diese. Hier betätigen Sie den Button Durchsuchen, gehen auf den Ablageort der Solution, welche Sie von uns erhalten haben, und öffnen diese. Die Solution wird jetzt im Datenfeld angezeigt und 5

6 Sie betätigen jetzt und in dem folgenden Fenstern jeweils den Button Weiter. In diesem Fenster müssen Sie in dem angezeigten Feld zur Aktivierung aller Prozesse und Lösungen einen Haken setzen und den Vorgang durch Betätigen des Buttons Weiter abschließen. Die Solution wird importiert. Ist die Installation beendet, öffnet sich die Protokollseite zur Kontrolle und Information. Sind alle aufgeführten Punkte im Status mit einen Haken versehen, ist die Installation erfolgreich und fehlerfrei abgeschlossen und Sie können den Vorgang mit dem Button Schließen beenden. 6

7 Automatisierte Lizenzanforderung Sie benötigen jetzt den entsprechenden Lizenzkey für Ihre Schnittstelle. Im CRM System unter der Entität Lösungen erscheint der Eintrag mit dem Namen crmdatevinterface (Anzeigename: DATEV-Schnittstelle). Diese wird im nächsten Schritt mit einem Doppelklick zu folgendem Fenster geöffnet. 7

8 Betätigen Sie den den Button Lizenz und anschließend Lizenz anfordern und folgen Sie den Anweisungen in dem sich öffnenden Fenster. 8

9 Es ist erforderlich, dass zur automatisierten Lizenzanforderung eine Adresse eingetragen wird, des weiternen muss den Vertragsbedingungen zugestimmt werden. Durch das Klicken auf Weiter stellt der CRM-Server eine einmalige Verbindung zu unserem Lizenzserver her, welcher anschliesend den Lizenzschlüssel auf Ihr System überträgt. 9

10 Nach dem erfolgreichen Import des Lizenzschlüssels werden Ihnen die entsprechenden Informationen angezeigt. 10

11 Lizenzanforderung ohne Internetverbindung Sollte der CRM-Server keine Internetverbindung haben, so erscheint nach dem Knopfdruck auf Lizenz anfordern dieses Fenster. Bitte übersenden Sie uns in diesem Fall die angezeigten Informationen per an Mit diesen Informationen können wir Ihnen Ihre Lizenz erzeugen, die Sie dann umgehend per erhalten. Nachdem Sie den Lizenzschlüssel von uns erhalten haben, müssen Sie diesen anschließend in Ihr System importieren. Öffnen Sie dazu die importierte Lösung der Word-Schnittstelle erneut und betätigen Sie erst den Button Lizenz, tragen Sie anschließend den erhaltenen Lizenzschlüssel in das Rechte Feld ein und betätigen Sie dann Lizenz importieren. 11

12 Im folgend angezeigten Fenster wird der Endbenutzer-Lizenzvertrag (EULA), den Sie mit der Installation der CRM-Word-Schnittstelle mit der Donaubauer Aktiengesellschaft eingehen, angezeigt. Lesen Sie diesen bitte sorgfältig, bevor Sie mit der Installation der Software fortfahren. Sind Sie mit den Vereinbarungen des Lizenzvertrages einverstanden, dann akzeptieren Sie diesen. Möchten Sie den Lizenzvertrag nicht eingehen, dann brechen Sie diesen Vorgang durch Betätigen des Buttons Ablehnen im Fenster unten rechts ab und deinstallieren die CRM-DATEV-Schnittstelle gemäß der Anleitung in Punkt 2.4. dieses Handbuches. Nach dem Import der Lizenz, wurden die Felder der Lizenzinformationen automatisch mit den aktuellen Daten Ihres Lizenzschlüssels ausgefüllt. 12

13 Konfiguration der Schnittstelle Als erstes müssen die Verbindungsinformationen für den SQL Server des CRM Systems eingetragen werden. Hierfür Klickt man innerhalb der geöffneten Lösung auf den Menüpunkt Einstellungen. In dem Feld Connection String werden die dem System entsprechenden Informationen eingetragen. (Beispiel: Data Source=SQL2012;Initial Catalog=DEMO_MSCRM;Integrated Security=SSPI) 13

14 Im Bereich der Protokollierung kann das Log Level definiert werden. Der Log Level bestimmt welche Meldungen Protokolliert werden. Die Protokollierung erfolgt in der Entität Ereignisprotokoll. Es stehen folgende Optionen zur Auswahl: Off Error - Es werden keine Meldungen protokolliert. - Es werden nur Fehlermeldungen protokolliert. Warning - Es werden Fehlermeldungen und Warnungen Protokolliert. Information - Es werden alle Meldungen Protokolliert. Die Einträge in diesen Feldern werden automatisch, beim Verlassen gespeichert. 14

15 Über den Knopf Beispieldatensatz anlegen wird Ihnen ein DATEV-Export-Muster zur Verfügung gestellt. Die Grundeinstellungen sind somit alle durchgeführt und Sie können die Lösung jetzt schließen. 15

16 In Ihrer Seitmap ist jetzt unter Einstellungen die Entität DATEV Schnittstellen sichtbar, in der der Beispieldatensatz abgelegt ist. Dieser beinhaltet die folgenden Konfigurationen für den Datenexport an DATEV: Im Bereich Allgemein werden diverse Daten angegeben, welche für die Erzeugung der Datev-Datei von Nöten sind. Dies sind folgende Angaben: - Die Nummer des Steuerberaters, welcher die Datei erhalten soll (Eine Zahl zwischen 0 und ) - Die eigene Mandantennummer beim Steuerberater (Eine Zahl zwischen 0 und 99999) - Der Name des Steuerberaters (Maximal 9 Großbuchstaben) - Die Länge der Sachkontennummern (4-8) 16

17 Der Bereich Zuordnungen ist das eigentliche Kernstück der Schnittstelle und konfiguriert die Datenquelle. Um die Schnittstelle möglichst flexibel zu halten, wird hier ein SQL-Select-Befehl als Datenquelle eingegeben, welcher über die Filtered Views der SQLDatenbanken des CRM-Servers die Buchungssätze abruft. Um die Funktionsweise genau erklären zu können, muss zuerst etwas über den Inhalt der Datev-Datei gesagt werden. Neben den Kopfdaten, welche im Wesentlichen im Bereich "Allgemein" festgelegt werden, hat die Datei (logisch gesehen) einen Aufbau ähnlich einer relationalen Tabelle, in welcher jede Zeile einen Buchungssatz darstellt. Innerhalb dieser Tabelle wiederum sind gewisse Spalten von Datev als zwingend vorgegeben und gewisse Spalten optional. Zwingend notwendig sind die Spalten Umsatz, Gegenkonto, Konto und Währungskennzeichen. Optional sind die Spalten Belegdatum, Skonto, Buchungsschlüssel, Belegfeld1, Belegfeld2, Buchungstext, Kostmenge, Kost1 und Kost2. Die SQL-Select-Abfrage liefert ihrerseits wiederum auch eine relationale Tabelle zurück, welche Spaltennamen besitzt. Im Bereich "Zuordnungen" wird nun die Zuordnung der Spaltennamen der SQL-Tabelle zu den Spaltennamen der Datev-Tabelle angegeben. Dabei ist der der Name innerhalb der Datev-Tabelle jeweils der auf der Karte ausgegebene Name der Eigenschaft, und der Wert der Eigenschaft (welcher angegeben werden muss) muss dem Spaltennamen innerhalb der SQL-Tabelle entsprechen. Dabei kann der Spaltenname innerhalb der SQL-Tabelle natürlich jederzeit mit einem "as"-befehl angepasst werden. Um die Anfrage entsprechend einschränken zu können, kann man in die Abfrage die Platzhalter "$$$begin$$$" und "$$$end$$$" einfügen, welche zur Laufzeit der Abfrage dynamisch durch die SQL- Korrekte Syntax der Werte "Startdatum" und "Enddatum" ersetzt werden. 17

18 Im Bereich Ausgaben werden die Art und Weise sowie die Form der Exportergebnisse festgelegt. Es gibt 2 unterschiedliche Ausgabeformen, welche jeweils einzeln, aber auch beide zusammen aktiviert sein können: 1. Datenablage in einem Verzeichnis Wenn man Exportdatei speichern auf Ja setzt, dann werden die Ergebnisse des Exports in mehreren Dateien gespeichert und in den unter Ordner für Exportdateien angegebenen Pfad angelegt. Zu beachten ist, dass der User, welcher den Export durchführt, schreibenden Zugriff auf dieses Verzeichnis benötigt. Sollten die Export-Dateien bereits vorhanden sein, so werden sie jeweils überschrieben. Mögliche Eingaben sind hier ein lokaler Pfad auf dem Server genauso ein UNC-Pfad zu einer Dokumentenbibliothek oder etwas Ähnlichem. 2. Datenablage in einer als Anhang Wird mit Anhängen erzeugen auf Ja gesetzt, dann wird automatisch eine erzeugt, welche die Datev-Dateien als Anhang hat. Es kann an dieser Stelle optional eine Empfänger- - Adresse eingegeben werden, wobei diese Adresse dem System bekannt sein muss (eine Firma oder ein Kontakt muss diese -Adresse besitzen). Des Weiteren kann für die Kopfzeile und den Inhalt der eine Vorlage im HTML-Format angegeben werden. Um diese Vorlage dynamisch an den jeweils aktuellen Export anzupassen, stehen folgende Variablen bereit: - $$$begin$$$ : Entspricht dem Startdatum - $$$end$$$ : Entspricht dem Enddatum - $$$nn$$$ : Entspricht dem Namenskürzel - $$$en$$$ : Entspricht der Abrechnungsnummer 18

19 Desweiteren ist in Ihrer Seitmap die Entität Konfiguration sichtbar, in der folgende Datensätze abgelegt sind: Im ersten Datensatz ist die Information des aktuellen ConnectionStrings, aus dem 2. Datensatz können Sie ihren Lizenzkey entnehmen 19

20 und der 3. Datensatz enthält die Informationen und Einstellungen zum LogLevel. Desweiteren ist in Ihrer Seitmap die Entität Ereignisprotokolle sichtbar. In dieser Entität sind noch keine Einträge erfolgt. Sollten beim Arbeiten mit der CRM-DATEV-Schnittstelle Fehler auftreten, dann sind diese Fehlermeldungen in dieser Entität sichtbar, nachvollziehbar und somit leicht behebbar. 20

21 2.3. Deinstallation der DATEV-Schnittstelle Um die Schnittstelle zu deinstallieren gehen Sie bitte wie folgt vor. Sie gehen über Einstellungen in der Sitemap, im linken Anwendungsbereich zur Entität Lösungen und markieren die Lösung crmdatevinterface und Betätigen den Knopf Löschen. Bestätigen Sie hier mit OK und die Solution wird gelöscht. Nach einem Neuladen des CRM s (Strg + F5) im Internetexplorer sind im linken Anwendungsbereich der Abschnitt Donaubauer AG mit den Entitäten: Konfiguration und Ereignisprotokolle verschwunden. Ihre DATEV-Schnittstelle ist somit jetzt deinstalliert. 21

22 3. Anwendung der DATEV-Schnittstelle 3.1. Hinweise bezüglich der Rechte Im Sinne des Rechtemanagements gibt es zwei Stellen, die man im Sinne der DATEVSchnittstelle beachten muss. Zum Einen ist beim Export ansich zu beachten, dass die Datev-Schnittstelle im Namen des CRM-Userswelcher den Export durchführt, arbeitet. Das bedeutet, wenn der Benutzer, welcher den Export durchzuführen versucht, innerhalb des CRM nicht das Recht besitzt, die konfigurierten Daten zu lesen, dann kann er sie auch nicht exportieren. Zum Anderen ist beim Export der Daten in eine Datei zu beachten, dass auch hier die Schnittstelle im Namen des Users handelt, der den Export ausführt. Ergo muss dieser User natürlich auch das Schreibrecht für den konfigurierten Pfad besitzen, weil er ansonsten die Dateien nicht schreiben kann. Für das Zuweisen der Rechte zur Nutzung der DATEV-Schnittstelle finden Sie zwei neue Sicherheitsrollen im CRM: Die CRM DATEV Interface Administrator Rolle benötigen Benutzer die die Schnittstelle administrieren sollen. Die CRM DATEV Inerface User Rolle benötigen Benutzer die den Datenexport durchführen sollen. 22

23 3.2. Benutzung der Schnittstelle Um einen Export der Datevinformationen durchzuführen, gehen Sie im CRM unter Einstellungen auf den Menüeintrag DATEV Schnittstellen und markieren Sie die gewünschte Exportvariante. Somit wird Ihnen der Knopf DATEV-Export im Ribbonmenü zur Verfügung gestellt. Nach dem Betätigen des Knopfes werden Sie in dem erscheinenden Exportfenster aufgefordert, die folgenden Informationen einzustellen: Startdatum und Enddatum sind die zeitlichen Eckdaten, über welchen Zeitraum Sie Buchungen exportieren wollen. Diese Datumsangabe gilt dabei jeweils inklusive ersten und letzten Tag der Datumsangabe. Standard ist hier immer der erste und der letzte Tag des letzten Monats. In der bei der Installation angelegten Beispielschnittstelle bezieht sich dieses Datum auf das Lieferdatum der Rechnung. Das Namenskürzel des Mitarbeiters, welcher den Export durchführt. Er wird später in der automatischen verwendet und ist in der Export-Datei enthalten. Erlaubt sind hier 2 Großbuchstaben. Die AbrechnungsNr ist die Nummer der Buchungsdatei, welche erzeugt wird. Diese Nummer wird später in der und in der Export-Datei verwendet. Sie hat folgendes Format: 4 Ziffern als Zahlen mit führenden Nullen und anschließend 2 Ziffern als Jahreszahl Insgesamt also genau 6 Ziffern. Das Passwort ist ein Teil der Ausgabedatei, welches derjenige kennen muss, der diese Datei importieren möchte. Falls Sie die Datei an Ihren Steuerberater weiterleiten, müssen Sie ihm dieses Kennwort mitteilen. Es darf maximal 4 Zeichen lang sein. Nach der Eingabe dieser Rahmenparameter können Sie den Export über Exportieren starten. 23

24 Dieser Export kann wiederum mehrere Ergebnisse zur Folge haben: - Falls im angegebenen Zeitraum keine Datensätze vorhanden sein sollten, erhalten Sie folgende Ausgabe: - Diese Ausgabe erhalten Sie, wenn der Export Fehlerfrei durchgeführt wurde: Sollte nur der Export in eine Datei aktiviert sein, erfolgt an dieser Stelle keine weitere Ausgabe und Sie können den Vorgang mit einem Klick auf Schließen beenden. In dem jeweils konfigurierten Pfad sollten Sie dann die Dateien ED00001 und EV01 finden, welche Sie zu Ihrem DATEV- Empfänger transferieren sollten (bzw. selbst weiterverarbeiten). - Sollte die Ausgabe in eine aktiviert sein, erhalten Sie die folgende Information und ein weiteres Browserfenster mit der vorbereiteten und bereits gespeicherten öffnet sich: 24

25 - An dieser Stelle wird dann noch minimal der Empfänger der ausgewählt und dann ist sie versandbereit. Diese Empfängeradresse kann jedoch auch vom Administrator vorbelegt werden, womit die s sogar sofort versandbereit wäre. - Sollten Sie diese Ausgabe erhalten, Keine gültige Lizenz gefunden. Maximal 3 Demo Datensätze exportiert! Trifft einer von 2 Zuständen auf Ihr CRM-System zu: Entweder ist ein ungültiger Lizenzschlüssel für die DATEV-Schnittstelle hinterlegt oder es sind bei einer Standard-Lizenz mehrere Datev-Schnittstellen angelegt worden. In beiden Fällen sollten Sie sich mit Ihrem Administrator oder Ihrer ITAbteilung in Verbindung setzen. 25

26 Sollten Sie weitere Fragen zur CRM-DATEV-Schnittstelle 2011 haben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Informationen zur CRM-DATEV-Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE

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