Keine Erstellung von schriftlichen Einzelanträgen für jeden Erstattungsberechtigten auf dem amtlich vorgeschriebenen

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1 Bundesamt für Finanzen St II 3 S /02 August 2002 Information zum Antragsverfahren auf Erstattung der deutschen Kapitalertragsteuer nach den Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) auf maschinell verwertbarem Datenträger (sog. "Datenträgerverfahren" DTV ) Mit Wirkung ab ist durch 50 d Absatz 1 Satz 6 Einkommensteuergesetz (EStG) die Möglichkeit geschaffen worden, Anträge auf Erstattung einbehaltener Kapitalertragsteuer aufgrund von Doppelbesteuerungsabkommen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu stellen. Damit wird der zunehmenden Globalisierung des Aktienmarktes Rechnung getragen. Das Verfahren ist für Dividendenzuflüsse an im Ausland ansässige Aktionäre konzipiert worden. Es ist nicht für die Entlastung von Kapitalertragsteuer für andere Arten von Kapi talerträgen (z. B. Zinsen) vorgesehen. Des weiteren können keine besonderen Beteiligungsformen bzw. Entlastungsansprüche berücksichtigt werden, wie z. B. Erträge aus sog. Schachtelbeteiligungen" oder Beteiligungen an deutschschweizerischen Grenzkraftwerken. Für Fälle, die nicht am vereinfachten Erstattungsverfahren teilnehmen können, verbleibt es beim vorgeschriebenen schriftlichen Erstattungsantrag nach amtlich vorgeschriebenem Muster, 50 d Abs. 1 S. 3 EStG. Hintergrund: Bereits in der Vergangenheit wurden Erstattungsanträge ausländischer Aktionäre meist nicht von den Aktionären persönlich gestellt, sondern in deren Auftrag von ihren Depotbanken. Die Depotbanken verfügen in der Regel über die nötigen Informationen, um Erstattungsansprüche im Auftrag der Gläubiger der Dividenden geltend zu machen. Zweck: Das neue ITgestützte Verfahren ist insbesondere für Bankinstitute geeignet, die bereits früher im Namen und Auftrag Ihrer Kunden mit ausländischem Wohnsitz Anträge auf Erstattung der Kapitalertragsteuer gestellt haben. Das DTV bietet gegenüber dem bisherigen Verfahren folgende Vorteile: Keine Erstellung von schriftlichen Einzelanträgen für jeden Erstattungsberechtigten auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck. Keine Bestätigung der Ansässigkeit für jeden Antrag eines Erstattungsberechtigten durch die jeweilige ausländische WohnsitzSteuerbehörde erforderlich. Keine Beifügung von Originalbelegen über die Höhe der Kapitalerträge, einbehaltener und abgeführter Kapitalertragsteuer für jeden Berechtigten. Schnellere Bearbeitungszeit im Bundesamt für Finanzen. Zulassungsvoraussetzungen Das Bundesamt für Finanzen hat zusammengestellt, welche Anforderungen an den Massenantragsteller, den Kreis der abkommensberechtigten ausländischen Aktionäre und die ITtechnische Aufbereitung der Daten gestellt werden. In der Anlage erhalten Sie die Zulassungsanforderungen an den DTVTeilnehmer, die Dateibeschreibung sowie für jeden Staat einen Leitfaden, der für die im jeweiligen Staat ansässigen Erstattungsberechtigten die Teilnahmevoraussetzungen im Einzelnen erläutert. Seite 1 des jeweiligen Leitfadens beschreibt in erster Linie die Dokumente, die dem DTVTeilnehmer vorliegen müssen; Seite 2 grenzt die teilnahmeberechtigten Personen ein. Mit freundlichen Grüßen Bundesamt für Finanzen

2 Bundesamt für Finanzen St II Bonn Erstattung von Kapitalertragsteuer aufgrund von Doppelbesteuerungsabkommen Erstattungsanträge auf maschinell verwertbaren Datenträgern nach 50 d Abs. 1 Satz 6 EStG 2002 (sog. Datenträgerverfahren) Erfordernisse und Anforderungen zur Teilnahme am Datenträgerverfahren ( DTV ) 1. DTVTEILNEHMER Als DTVTEILNEHMER kommen in Betracht: Finanzinstitute, die die Verteilung von Dividendenausschüttungen an ihre Kunden vor nehmen (z. B. Depotbanken), sonstige Institutionen (z. B. ClearingStellen), die mit der Verteilung von Dividendenaus schüttungen geschäftsmäßig befasst sind und über die notwendigen Informationen und Vollmachten der erstattungsberechtigten Ausschüttungsempfänger (Aktionäre) verfügen, Inländische Kapitalgesellschaften für die von ihnen an ihre ausländischen Aktionäre aus geschütteten Dividenden. Weitere Voraussetzungen: DTVTEILNEHMER kann darlegen, dass er über das fachlich qualifizierte Personal zur Umsetzung und Einhaltung der Anforderungen verfügt. DTVTEILNEHMER kann darlegen, dass er über die betrieblichen und verfahrenstechni schen Mittel verfügt, die zur Einhaltung der Zulassungsanforderungen notwendig sind. 2.doc

3 DTVTEILNEHMER verfügt über das Personal/die Mittel, um jegliche Korrespondenz in deutscher Sprache zu führen. 2. Formale Anforderungen In einem DTV Antrag können nur Erstattungsberechtigte jeweils eines Staates zusammengefasst werden; es ist nicht zulässig, Anträge für Empfänger aus verschiedenen Staaten in einem Antrag/in einer Datei zusammenzufassen. Jedem Antrag ist neben dem Datenträger ein von Zeichnungs bzw. Handlungsbevollmächtigten des DTVTEILNEHMERs unterzeichneter schriftlicher Antrag gleichzeitig als Datenbegleitdokument beizufügen. Das Datenträgerbegleitdokument enthält mindestens folgende Angaben (vgl. hierzu auch Da teibeschreibung, Satzart K") Bezeichnung des Datenträgers Anzahl aller Buchungszeilen Gesamtsumme der ausgeschütteten Bruttodividende Gesamtsumme aus einbehaltener Kapitalertragsteuer zuzüglich einbehaltenen Solidaritäts zuschlages Gesamtsumme der beantragten Erstattung (Muster Anlage " Antrag Datenträgerbegleitdokument ") 3. Vollmachten und Erklärungen seitens der Erstattungsberechtigten Die Erstattungsberechtigten haben gegenüber dem DTVTEILNEHMER Erklärungen hinsichtlich des Vorliegens der jeweiligen Abkommensvoraussetzungen abzugeben sowie den DTV TEILNEHMER zur Antragstellung, Entgegennahme der Bescheide und Zahlungen zu bevollmächtigen. Form der Erklärungen: Standardisiertes Schreiben/Formular des DTVTEILNEHMERs; inhaltlich der Vorgabe des BfF entsprechend. Das BfF stellt einen Leitfaden zur Verfügung, in dem als Muster entspre

4 chende Vorlagen für jeden Staat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, enthal ten sind. Dieser ist als Anlage " Staaten Leitfaden " beigefügt. Übersetzungen ins Englische oder in die jeweilige Landessprache sind zulässig. Es dürfen nur Erstattungsberechtigte in Anträge des DTV aufgenommen werden, für die dem DTVTEILNEHMER die geforderten Unterlagen vorliegen. Soweit ein DTVTEILNEHMER in Untervollmacht für andere Depotbanken handelt, reicht es aus, wenn die Dokumente und Vollmachten bei der jeweiligen Depotbank vorliegen. Diese Erklärungen und Vollmachten verbleiben beim DTVTEILNEHMER; sie sind jedoch auf gesondertes Verlangen des BfF (in der Regel stichprobenartig) in angemessener Zeit vor zulegen. 4. Einschränkungen 4.1 Einschränkungen auf begünstigten Personenkreis Für jeden Staat, mit dem Deutschland ein DBA abgeschlossen hat, sind die erstattungsberechtigten Endbegünstigten nach den jeweiligen Abkommensvorschriften zu ermitteln. Dabei sind die DBAspezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen; sie ergeben sich ebenfalls aus dem "Staaten Leitfaden " und ermöglichen dem DTV Teilnehmer die Durchführung des DTVVerfahrens auf den begünstigten Personenkreis. Dieser Leitfaden ist Be standteil des DTV. Soweit steuerlich transparente Gebilde (z. B. Personengesellschaften) wegen der Ansässigkeit ihrer Beteiligten in diesem Staat zugelassen sind, ist die Ansässigkeit der Beteiligten gegenüber dem DTVTeilnehmer durch geeignete Unterlagen oder Erklärungen zu belegen. Das BfF hält zu diesem Zwecke bestimmte Fragebögen/Erklärungsmuster bereit (s. Anlagen "Erklärung transparent " und "Erklärung transparent USA " ) Die Entlastung von Kapitalertragsteuer im DTVVerfahren kann für bestimmte Personen ausgeschlossen sein, weil die Erfüllung der Voraussetzungen vom DTVTEILNEHMER ohne Beteiligung des BfF nicht beurteilt werden kann. Falls ein solcher ausgeschlossener Gläubiger von Kapitalerträgen die Entlastung nach einem DBA beansprucht, ist er auf das schriftliche

5 Erstattungsverfahren nach 50 d Abs. 1, Satz 3 in Verbindung mit Absatz 4 EStG hinzuweisen. 4.2 Einschränkungen auf bestimmte Kapitalerträge Das DTV ist nur für Dividenden auf Aktien möglich, die durch eine deutsche Wertpapierkennnummer eindeutig gekennzeichnet sind. Die Entlastung ist nur möglich auf den im jeweiligen DBA vorgesehenen Regelsatz für Einkünfte aus Dividenden (ohne Berücksichtigung von Sonderregelungen, wie z. B. für sogenannte Schachtelbeteiligungen, Beteiligungen an deutschschweizerischen Grenzkraftwerken, etc.). 5. Vermeidung doppelter Antragstellungen In einem DTVAntrag können mehrere Wertpapiere/Wertpapierkennnummern (WPKN) und auch mehrere Zuflusstermine zusammengefasst werden. Es ist jedoch nicht zulässig, für einen Erstattungsberechtigten mehr als eine Buchungszeile bezogen auf einen bestimmten Ausschüttungstag eines bestimmten Wertpapiers unter dem gleichen Ordnungsmerkmal einzureichen. Eine gelieferte Antragszeile wird von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen, wenn es in der gelieferten Datei oder in einer früher schon gelieferten Datei eine Antragszeile desselben Erstattungsberechtigten mit gleicher WPKN, gleichem Zuflussdatum und gleichem Ord nungsmerkmal gibt! 6. Zeitpunkt der Antragstellung Ein Antrag im DTV darf frühestens am Tage des gesetzlichen Abführungstermins der Kapi talertragsteuer eingereicht werden. Das Erstellungsdatum des Datenträgers muss nach dem Ausschüttungstermin für dieses Wertpapier liegen. Der DTV Antrag soll innerhalb angemessener Zeit nach dem Ausschüttungstag (grundsätz lich innerhalb von 6 Monaten) beim Bundesamt für Finanzen gestellt werden.

6 7. Ansässigkeitsnachweis Der bisher aus dem schriftlichen Antragsverfahren grundsätzlich erforderliche Ansässigkeitsnachweis durch eine Bestätigung der ausländischen Steuerbehörde entfällt. Das BfF kann jedoch zur Überprüfung bestimmter Erstattungsberechtigter oder stichprobenartig die nachträgliche Vorlage einer Ansässigkeitsbescheinigung der Wohnsitzsteuerbehörde verlangen. Der DTVTEILNEHMER hat die Erstattungsberechtigten darauf hinzuweisen, dass die im DTV dem BfF übermittelten Angaben Gegenstand eines Informationsaustausches mit den Steuerbehörden des Wohnsitzstaats des Erstattungsberechtigten sein können. 8. Vermeidung von Doppelerstattungen Der Erstattungsberechtigte verpflichtet sich in seiner Erklärung gegenüber dem DTVTEIL NEHMER dazu, wegen Teilnahme am DTV keine schriftlichen Einzelanträge zu stellen (vgl. Tz. 3). 9. Gewähr/Bürgschaft Der DTVTEILNEHMER verpflichtet sich zur Rückzahlung von Beträgen, die das BfF auf grund nachträglich gewonnener Erkenntnisse von Personen zurückfordert, die durch das DTV unberechtigt entlastet wurden. 10. Korrekturen Sollte dem DTVTEILNEHMER nachträglich bekannt werden, dass im Zeitpunkt der Ausschüttung die Aktien bereits veräußert, d.h. nicht mehr im Eigentum einer im DTV entlasteten Person waren oder sonstige Voraussetzungen nicht erfüllt waren, so sind die fälschlicherweise erstatteten Beträge unter Angabe der notwendigen Details dem BfF zurück zu überweisen. 11. Überprüfungen durch das BfF Das BfF behält sich in Einzelfällen Überprüfungen der Abkommensberechtigung vor. Der DTVTEILNEHMER unterstützt die Überprüfung durch Angabe der notwendigen Details bzw. Weiterreichung der Anfragen an die jeweiligen Erstattungsberechtigten/Aktionäre.

7 12. Vorgeschriebener Datensatz Die im DTV zu übermittelnden Daten sind nach einer vom BfF vorgegebenen Dateibeschreibung anzuliefern. Soweit Änderungen im Datenaufbau notwendig werden, wird das BfF den DTVTeilnehmer hierüber unterrichten und die Einreichung der Datenträger nach der aktualisierten Dateibeschreibung verlangen. 13. Datenträger Als Datenträger kommen in Betracht: CD ROM oder Magnetbandkassette 14. Identifizierungsmerkmale für die einzelnen Erstattungsberechtigten Der DTVTEILNEHMER weist jedem Erstattungsberechtigten eine eigenes Ordnungsmerkmal zu (z. B. KontoNr.), das diese Person eindeutig identifiziert. Dieses Ordnungsmerkmal darf nach Ausscheiden eines Erstattungsberechtigten aus dem DTV nicht wieder einer anderen Person zugeteilt werden! Das Bundesamt für Finanzen erteilt für jeden Erstattungsberechtigten bei erstmaliger Antragstellung ebenfalls eine eigene KennNummer. Der DTVTEILNEHMER verpflichtet sich, bei weiteren Anträgen des jeweiligen Erstattungsberechtigten die vom Bundesamt für Finanzen erteilten KennNummern zuzuordnen (vgl. Dateibeschreibung). Bereits aus früheren auch schriftlichen (!) Erstattungsverfahren bekannte Antragsteller sind unter ihrer bereits vom BfF erteilten KennNr. einzureichen. (Die KennNr. ergibt sich aus den in den Vorjahren ergangenen Bescheiden; sie wurde in den Erstattungsbescheiden jeweils neben dem Namen des Erstattungsberechtigten ausgedruckt) 15. Zulassungsverfahren Vor der Einreichung von Anträgen im DTV hat ein Bewerber für die Teilnahme am DTV einen Zulassungsantrag zu stellen, in denen die notwendigen Angaben mitzuteilen sind (vgl. Anlage "Zulassungsantrag "). Im Zulassungsverfahren hat er einen Probeantrag mit einer Testdatei einzureichen. Das BfF teilt dem DTVBewerber das Ergebnis der Überprüfung mit.

8 Bei Einhaltung der Zulassungsbedingungen und technischen Anforderungen erteilt das BfF einen Zulassungsbescheid zur Teilnahme am DTV. Der DTVTeilnehmer ist nun berechtigt, Anträge im DTV zu übersenden. Folgen von Verstößen: Bei Verstößen können Einzelzeilen oder Dateien abgewiesen werden, bei fortgesetzten oder schwerwiegenden Verstößen wird die Zulassung zum DTV widerrufen. 16. Verarbeitungsmitteilung und Bescheiderteilung 16.1 Mitteilung über die Verarbeitung eines eingereichten DTVAntrags Die Mitteilung enthält Angaben (Anzahl und beantragte Erstattungssummen) über die gelieferten Einzelzeilen, über die nicht weiterverarbeitbaren Einzelzeilen. Über die nicht weiterverarbeitbaren Einzelzeilen wird als Anlage eine Liste (Ordnungsmerkmal der Bank, Name des Endberechtigten, Hinweise) beigefügt. Eine nachfolgende manuelle Endbearbeitung oder die erneute Einreichung dieser Fälle im DTV ist nach Klärung der Abweisungsgründe und Behebung der Fehler möglich. Falls der Datenträger schwerwiegende oder zahlreiche Format und Plausibilitätsverstöße enthält, ergeht kein Bescheid, sondern eine Mitteilung über die komplette Dateiabweisung mit Angabe der Fehler. über die weiterverarbeitbaren Einzelzeilen Bescheid über den DTV Antrag Der Bescheid ergeht grundsätzlich unter dem Vorbehalt der Nachprüfung gemäß 164 der Abgabenordnung. Er umfasst die aus der Zuführung festgestellten weiterverarbeitbaren Einzelzeilen und besteht aus einem Festsetzungsteil und einem Abrechnungsteil mit Informationen zum Zahlungsweg. Als Anlage zum Bescheid wird eine Textdatei über die einzelnen abgerechneten Buchungen erstellt, aus der u.a. die Zuordnungskriterien für die Bank (bankeninternes Ordnungsmerkmal)

9 und für das BfF (KennNummer), etwaige Vermerke hervorgehen. Besteuerungsgrundlagen und Erstattungsbeträge sowie Die Rücksendung dieser steuerlichen Festsetzungsdaten erfolgt auf elektronischem Weg. Massenantragsteller, die Ihre Antragsdaten per MagnetbandKassette einreichen, erhalten den Festsetzungsteil in digitaler Form auf MagnetbandKassette. Massenantragsteller, die Ihre Antragsdaten per CDROM einreichen, erhalten den Festsetzungsteil in digitaler Form per . Die mittels versendete Festsetzungsdatei wird asymmetrisch mittels GnuPG verschlüsselt. Der Massenantragsteller generiert hierfür einmalig einen öffentlichen Schlüssel für das BfF. Das BfF verschlüsselt mit diesem öffentlichen Schlüssel, der Empfänger entschlüsselt die mit seinem privaten Schlüssel.