Projektassistenz (IHK)

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1 Projektassistenz (IHK) IHK-zertifiziertes Qualifizierungsprogramm

2 Aufgaben und Voraussetzungen Projektassistenten/Projektassistentinnen übernehmen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements zur Entlastung und im Auftrag der Projektleitung. Sie unterstützen die Zielerreichung der Projekte durch Planungsarbeit Literatur- und Internetrecherchen Aktivitäten- und Terminverfolgung Vorbereitung und Organisation von Meetings Protokollführung und nachverfolgung Pflege von Datenbanken und Content Management Erstellen von Präsentationen Dokumentationen... Die Qualifizierung Projektassistenz (IHK) befähigt zur qualifizierten Bearbeitung dieses Aufgabenspektrums nach DIN und DIN Während der Qualifizierung Projektassistenz (IHK) arbeiten die Teilnehmer an konkreten Projekten, welche gleichzeitig Grundlage der IHK-Zertifikatsprüfung sind. Voraussetzungen für die Teilnahme: Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung Zu Beginn der Qualifizierung mindestens ein Jahr Berufserfahrung als Mitarbeiter/-in in einem Projektteam, im Sekretariat oder als Sachbearbeiter/-in. Das Jahr zählt ab dem Monat, in dem Sie Ihre Ausbildung abgeschlossen haben bis zu dem Monat, in dem die Qualifizierung beginnt. 2

3 Nutzen und Ziele der Qualifizierung Ziele des Qualifizierungsprogramms Vermittlung von Instrumenten und praktischen Anwendungen, mit denen komplexe Aufgabenstellungen systematisch organisiert werden können Die Teilnehmer lernen die wesentlichen und spezifischen Terminologien im Projektmanagement kennen. Sie können grundlegende und spezifische Instrumente des Projektmanagements (Planung, Controlling und Organisation) zur Unterstützung der Leitungsfunktion anwenden. Sie lernen unterschiedliche Projektorganisationsformen und typische Projektorgane in der Projektarbeit kennen. Sie lernen den Umgang mit Methoden, die in jeder Phase des Projektmanagements Sicherheit zur zielorientierten Unterstützung geben. Sie erweitern die persönlichen Möglichkeiten, um auch schwierige Situationen in Projektteams zu meistern und sich dabei Freude und Souveränität zu erhalten. Sie entwickeln mehr Sicherheit im Rollenbewusstsein und erkennen die Bedeutung von Funktionen in Projektteams. Der Nutzen für die Zusammenarbeit in Projektteams und das Unternehmen Entlastung durch die Delegationsmöglichkeit von Teilaufgaben Übernahme von Projektcontrollingmaßnahmen Durchführung von Dokumentationsaufgaben im gesamten Projektprozess Möglichkeit zur Übernahme von Informations- und Publikationsaufgaben im Projekt Multiplikatoren für Wissensvermittlung Standardisierung von Arbeitsabläufen durch die Erstellung des Projektassistenz Handbuchs Förderung der Eigeninitiative durch den Umgang mit E-Learning zur Vor- und Nachbereitung der Trainingseinheiten Die Qualifizierung Projektassistenz (IHK) ist ausgerichtet auf die konkrete Unterstützung von Vorgesetzten und Projektleitern in deren laufenden Projektaufgaben. 3

4 Das Qualifizierungsprogramm Projektassistenz (IHK) in der Übersicht TE 01 TE 02 TE 03 TE 04 TE 05 TE 06 TE 07 Auftakt Präzisierung der Qualifizierungsziele Basiswissen Projektmanagement, Methoden und Instrumente, Rollenverständnis als Projektassistenz (Durchführung VW, Bereich Weiterbildung Projektmanagement) Praxistransfer: Organisation der Projektarbeit in den Projektgruppen auf Basis der TE01, Modelle und Erfolgsfaktoren in Projekten Teamdynamik in Projekten, Phasen in der Teamarbeit, Regeln für konstruktive Zusammenarbeit Persönliche Steuerungskompetenz Selbst- und Zeitmanagement, Informationsfluss in Projekten Strukturierte und zielgerichtete Präsentationen Überzeugungstechniken persönliche Wirkung und Auftritt im Business Konfliktpotenziale in der Projektarbeit, zielorientierte Kommunikation, Grundlagen der Moderation Rückblende Training und Projektarbeit, Abschlusstest Vorbereitung Finale Finale Ergebnispräsentation mit Gästen 1 Tag 2 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 1 Tag 1 Tag Projektgruppe Projektgruppe Projektgruppe Erarbeitung eines konkreten Projektes während der Trainingsdauer. Projektgruppen und Unterstützungspartner fördern Netzwerkbildung und ein optimales Lernen. 4

5 Das Programm im Detail Auftakt Vorstellung des gesamten Qualifizierungsprogramms Präzisierung durch Ihre Fragen Ihre Ausgangssituation und Ihre Ziele innerhalb des Qualifizierungsprogramms Positive Einstellung und Optimismus: Ihr persönlicher Erfolg Vorstellung des Sinns und der organisatorischen Abläufe für die Erarbeitung der Projekte Auswahl der Projektthemen, Bildung der Projektgruppen TE 01: Themenschwerpunkt Basiswissen Projektmanagement Rollenverständnis Professionelle Projektassistenz Anforderung und Verantwortung an die Rolle der Projektassistenz Phasen und Funktionsweisen von Projektmanagement Unterschiede von Projektplanung, -durchführung und -organisation Effektive Instrumente im Projektmanagement Ziele von Projektmanagement Zuverlässige Projektorganisation: Ein unverzichtbarer Service für Projektteams Diese Trainingseinheit wird von der Volkswagen Group Academy, Weiterbildung Projektmanagement, durchgeführt. Die Teilnahme an dieser Trainingseinheit wird als Zugangsvoraussetzung für die weiterführende Seminarreihe Volkswagen Group Academy Zertifizierter ProjektManager anerkannt. 5

6 Das Programm im Detail TE 02: Themenschwerpunkt Praxistransfer, Modelle und Erfolgsfaktoren in Projekten Die Teilnehmer planen und organisieren die qualifizierungsbegleitenden Projekte in ihren Projektgruppen. Dazu gehören z.b.: Projektauftrag Meilensteinplan Vergabe von Teilaufgaben Festlegung von Verantwortlichkeiten Festlegung der Informations- und Kommunikationsstruktur Projektname und Design Präsentation und Diskussion der Ergebnisse im Rahmen eines vorgegeben Settings Modelle und Erfolgsfaktoren in Projekten: Mensch-Person-Rolle Modell als Schlüssel zur Professionalität Evolutionsmodell Dominanzmodell Modell der sozio-systemischen Erfolgsfaktoren TE 03: Themenschwerpunkt Teamdynamik in Projekten Teamdynamik in Projektprozessen Archetypische Rollen in Teams Verantwortungsbewusstes Rollenverhalten Phasen in der Teamarbeit Regeln für konstruktive Zusammenarbeit Die Projektassistenz als Bindeglied in Projektteams Förderung produktiver Teamatmosphäre Das Erfolgspotenzial von Service und Leistung 6

7 Das Programm im Detail TE 04: Themenschwerpunkt Persönliche Steuerungskompetenz Herausforderungen an Selbst- und Zeitmanagement in Projekten Die Tyrannei der Dringlichkeit Prioritäten innerhalb der Projektphasen Prinzipien für erfolgreiche Projektorganisation Souveränität behalten, auch in angespannten Situationen Die Notwendigkeit von schnellem und durchgängigem Informationsfluss in Projekten Wege und Instrumente der Recherche Professionelle Aufbereitung von Informationen TE 05: Themenschwerpunkt Strukturierte und zielgerichtete Präsentationen Unterschiedliche Zielsetzungen und Einsatzbereiche von Präsentationen Erfolgsfaktoren für die Präsentation fachliche, methodische und persönliche Kompetenz des Präsentators Redeängste und Lampenfieber optimal in den Griff bekommen Erfolgsfaktor: Rhetorik bei Präsentationen Fragetechniken richtig einsetzen auf Fragen richtig reagieren Technischen Hilfsmittel eignen sich für die Präsentation Umgang mit Pannen und Stresssituationen auf dem falschen Fuß erwischt Einsatz und Wirkung von Körpersprache Optimierung der persönlichen Wirkung im Business Special: In dieser TE arbeiten wir mit Videofeedback 7

8 Das Programm im Detail TE 06: Themenschwerpunkt Konfliktpotenziale in der Projektarbeit Mögliche Konfliktquellen in den Phasen der Projektarbeit Der Nutzen von Konflikten für eine konstruktive Zusammenarbeit Vom Problem zum lösungsorientierten Handeln Schlagfertig kommunizieren, argumentieren und verhandeln Persönliche Anliegen konsequent vertreten Die Kunst der Diplomatie Verhandeln zum beiderseitigen Vorteil Grundlagen der Moderation von Besprechungen TE 07: Abschlusstest, Rückblende, Vorbereitung Finale Abschlusstest (Multiple Choice Verfahren) Rückblende über die Trainingseinheiten Darstellung der persönlichen Entwicklungsschritte Prozessbeschreibung und Auswertung der Arbeit in den Projektgruppen Finale Abschlusspräsentation vor eingeladenen Gästen (Ihre Vorgesetzten) Darstellung des Gelernten mit den erreichten Zielen und Handbuch-/Projektgalerie Übergabe der Zertifikate 8

9 Der Aufbau der Qualifizierung Bearbeitung eines konkreten Projektes während der Qualifizierung Zu Beginn des Qualifizierungsprogramms werden verschiedene Projektgruppen gebildet, die während des gesamten Zeitraums an konkreten Projekten arbeiten. Die Themen werden im Auftakt gemeinsam mit den Teilnehmern ausgewählt und festgelegt. Diese praktische Arbeit dient dem Transfer des Gelernten in die Praxis, dem Kennenlernen und Anwenden von Methoden und Instrumenten im Projektmanagement. Darüber hinaus erfahren die Teilnehmer auf diese Weise die Höhen und Tiefen in der Teamarbeit und in der Projektarbeit. Die Projektarbeit wird während des gesamten Qualifizierungszeitraums durch Humanagement begleitet. Die Ergebnisse werden von den Projektgruppen in der Finaleveranstaltung präsentiert. Methodik Arbeiten mit E-Learning Elementen zur Vorbereitung und Unterstützung des Trainings Praktische Übungen, wie Planspiele, Fallbeispiele, Rollenspiele und Aufgabenlösungen, mit denen der Stoff praktisch angewendet wird Bildung von Projektgruppen Arbeiten mit Unterstützungspartnern während des Qualifizierungsprogramms Voraussetzungen für das Zertifikat Teilnahme an allen Trainingseinheiten inklusive Auftakt und Finale Eine Trainingseinheit kann versäumt werden. Versäumt ein Teilnehmer mehr Trainingstage, erhält er eine Teilnahmebescheinigung. Die fehlende Trainingseinheit kann im darauf folgenden Zyklus nachgeholt werden. Das Zertifikat wird dann rückwirkend vergeben. Aktive Teilnahme an der Abschlusspräsentation Aktive und zuverlässige Beteiligung an der Projektarbeit 9

10 Organisatorisches Die konkreten Termine und Kosten entnehmen Sie bitte den beiliegenden Informationen Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Anmeldung: Frank Ahrens Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Lehrgangsträger ist die Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg. Veranstalter der Weiterbildungsmaßnahme Projektassistenz (IHK) ist die Volkswagen Group Academy in Kooperation mit der Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg. Ansprechpartner bei der IHK Lüneburg-Wolfsburg: Rainer Knoppe Telefon +49 (0) / Ansprechpartner für die Inhalte und für die Durchführung des Qualifizierungsprogramms: Humanagement Trainingsinstitut Beate Wiemann Seelhorststraße Hannover Tel.: Mobil: Internet: Ansprechpartner: Beate Wiemann Wir freuen! uns auf Sie 10

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