Office-Manager/-in IHK. Zertifizierte Qualifizierung Humanagement Trainingsinstitut

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1 Office-Manager/-in IHK Zertifizierte Qualifizierung Humanagement Trainingsinstitut

2 Nutzen und Ziele der Qualifizierung Ziele des Qualifizierungsprogramms Vermittlung von Instrumenten und deren Anwendung, um komplexe Aufgabenstellungen systematisch organisieren zu können. Umgang mit Methoden, die Sicherheit und Souveränität zur zielorientierten Unterstützung in rationellen Arbeitsabläufen geben. Erweiterung der persönlichen Möglichkeiten, um auch schwierige Situationen im Office zu meistern. Mehr Sicherheit im Rollenbewusstsein und Übernahme von Verantwortung zur optimalen Chefentlastung. Entwicklung der Fähigkeiten, auch auf die zwischenmenschlichen Anliegen in ihrem beruflichen Umfeld einzugehen. Der Nutzen für die Vorgesetzten und das Unternehmen Der Nutzen liegt in der Schärfung des Blicks für ergebnisorientiertes Arbeiten. Anspruchsvolle Assistenzaufgaben können an die Office-Manager/-in delegiert werden. Professionelleres Arbeiten und Denken in Lösungen. Optimale Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen. Durchführung von Dokumentationsaufgaben. Multiplikatoren für Wissensvermittlung. Standardisierung von Arbeitsabläufen durch die Erstellung des Office-Management-Handbuchs. Förderung der Eigeninitiative durch den Umgang mit E-Learning zur Vor- und Nachbereitung der Trainingseinheiten. 2

3 Zielgruppe und Voraussetzungen Zielgruppe Sekretär/-innen, die ihre Perspektiven in Richtung Assistenz erweitern wollen Sachbearbeiter/-innen, die eine Tätigkeit im Office anstreben Neueinsteiger/-innen (Grundausbildung Bürokaufmann/-frau oder Sekretär/-in), die ihren Wissenstand aktualisieren wollen Mitarbeiter/-innen aus dem Bereich Verwaltung, die ihre Perspektiven erweitern wollen Voraussetzungen für die Teilnahme: Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung Zu Beginn der Qualifizierung mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung. Das Jahr zählt ab dem Monat, in dem Sie Ihre Ausbildung abgeschlossen haben bis zu dem Monat, in dem die Qualifizierung beginnt. Während der Qualifizierungsmaßnahme muss eine Tätigkeit im Sekretariat sicher gestellt sein, damit ein Office-Management-Handbuch erarbeitet werden kann Grundwissen und Erfahrung mit den Microsoft-Office-Programmen (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) 3

4 Das Qualifizierungsprogramm Office-Manager/-in IHK in der Übersicht TE 01 TE 02 TE 03 TE 04 TE 05 TE 06 Check-In Präzisierung der Qualifizierungsziele Arbeitsorganisation, Selbst- und Zeitmanagement Professionelle Projektassistenz, Informationsmanagement Gestaltung von Präsentationen Repräsentation, Corporate Identity Business English, Basics Kommunizieren und Konflikte nutzen Vorbereitung Endpräsentation, Handbücher, Abschlusstest Check-Out Ergebnispräsentation mit Gästen 1 Tag 2 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 1 Tag 1 Tag Lerngruppe Lerngruppe Lerngruppe Erstellung des Office-Management-Handbuchs während der Trainingsdauer. Lerngruppen und Unterstützungspartner fördern Netzwerkbildung und ein optimales Lernen. 4

5 Das Programm im Detail Check-In Vorstellung des gesamten Qualifizierungsprogramms Präzisierung durch die Fragen der Teilnehmer/-innen Ausgangssituation und Ziele innerhalb des Qualifizierungsprogramms Positive Einstellung und Optimismus: Ihr persönlicher Erfolg Vorstellung des Sinns und der organisatorischen Abläufe für die Erstellung des Office-Management-Handbuchs Umgang mit Zielen, Zieldefinitionen, Sicherstellen der Zielerreichung Bildung der Unterstützungspartnerschaften und der Lerngruppen TE 01: Persönliche Arbeitsmethodik, Selbst- und Zeitmanagement Chefentlastung durch die Übernahme von Verantwortung Entscheidungsgrundlagen optimal aufbereiten Support im effektiven Besprechungsmanagement Übersichtliches Dokumentenmanagement Systematisieren von Arbeitsabläufen Subjektive und objektive Zeitfaktoren in Einklang bringen Fünf Prinzipien für erfolgreiche Arbeitsorganisation Prioritäten, Delegation und Kontrolle 5

6 Das Programm im Detail TE 02: Projekt-Kompetenz, Unterstützung im Projektmanagement Unterschiede von Projektplanung, -durchführung und -organisation Vier Phasen im Projektmanagement Effektive Instrumente im Projektmanagement Erstellen von Dokumentationen Welche Aufgaben können im Projektmanagement übernommen werden Der Unterschied von Sach- und Prozessebene Das Selbstverständnis als serviceorientierter Dienstleister Im Mittelpunkt steht Das Handbuch als unser Projekt und Das Finale als unser Projekt TE 03: Wirkungsvolle Präsentationen, souveränes Auftreten Professionelles Überarbeiten und Erstellen von Präsentationen Gestaltungsprinzipien Optimale Vor- und Nachbereitung Von Beamer bis Mind-Map: Welche Technik eignet sich für welchen Anlass Pleiten, Pech und Pannen: Souveräner Umgang mit unvorhergesehenen Situationen Souveränes Auftreten: Man kann nicht nicht wirken! Anforderungen an Repräsentationsaufgaben im Office Kennen und Umsetzen der unternehmenseigenen Corporate Identity Business Etikette: Die Brücke zwischen offiziellen Anforderungen und persönlichem Geschmack Souveränität im Umgang mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern und Kunden Special: In dieser TE arbeiten wir mit Videofeedback 6

7 Das Programm im Detail TE 04: Business English Gepflogenheiten für die Vorstellung und Small Talk Professioneller Umgang mit Besuchern Die Beschreibung des eigenen Unternehmens Begriffe rund um das Office Tägliche Routinen Auskünfte und Konversation am Telefon Business Korrespondenz Hinweise zu Kulturunterschieden TE 05: Soziale Kompetenz, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit Kommunikation mit Kunden, Vorgesetzten und Kollegen Angemessen und wirkungsvoll kommunizieren Kompetent und sicher am Telefon Konfliktvermeidung und Konfliktlösung Diplomatie und Fingerspitzengefühl Konfliktvermeidung durch kluges Verhalten Der Nutzen aus Konflikten für die Zusammenarbeit Professionelle Unterscheidung zwischen Beziehungs- und Sachebene Selbstsicher und kompetent auftreten, auch in angespannten Situationen 7

8 Das Programm im Detail TE 06: Abschlusstest, Rückblende, Vorbereitung Finale Abschlusstest (Multiple Choice Verfahren) Vorbereitung der Endpräsentationen Rückblende über die Trainingseinheiten Darstellung der persönlichen Entwicklungsschritte Prozessbeschreibung und Auswertung der Arbeit in den Lerngruppen Finale Abschlusspräsentation vor eingeladenen Gästen (Vorgesetzte, Kollegen, HR, IHK, Humanagement) Darstellung des Gelernten mit den erreichten Zielen Handbuchgalerie Übergabe der Zertifikate 8

9 Organisatorisches Die konkreten Termine und Kosten entnehmen Sie bitte den beiliegenden Informationen Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Anmeldung: Andrea Wolf Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Lehrgangsträger ist die Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg. Veranstalter der Weiterbildungsmaßnahme Office-Manager/-in IHK ist die Volkswagen Group Academy in Kooperation mit der Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg Ansprechpartner bei der IHK Lüneburg-Wolfsburg: Rainer Knoppe Telefon +49 (0) / knoppe@lueneburg.ihk.de Ansprechpartner für die Inhalte und für die Durchführung des Qualifizierungsprogramms: Humanagement Trainingsinstitut Beate Wiemann Seelhorststraße Hannover Tel.: Mobil: Internet: training@humanagement.de Ansprechpartner: Beate Wiemann Wir freuen! uns auf Sie 9