P R A X I S S E M E S T E R B E R I C H T

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1 (2318 WÖRTER) AUSGEARBEITET VON THOMAS KUMPAN (MATR IKEL NR ) SS 2007 BEI HOTELS AND MORE LTD. H O C H S C H U L E F U R T W A N G E N U N I V E R S I T Y,

2 E X E C U T I V E S U M M A R Y Name Thomas Kumpan Dauer des Praxissemesters Unternehmen Hotels and more Ltd. 3 Jardine House The Harrovian Business Village Bessborough Road Harrow, Middx, HA1 3EX Abteilung Accounts Department Betreuer Yvonne Weber, HR & Administration Manager Tätigkeit Finance / Accounting department Kurz-evaluation Ansprechendes Praktikum mit vielen verantwortungsvollen Aufgaben und einem eigenen Zuständigkeitsbereich. Im Accounting arbeitet man in der Kreditorenbuchhaltung und ist zuständig für das Einbuchen von Rechnungen (Hotels, Eintritte, Guides, Restaurants oder Overheads) in das System Tourplan. Stimmen Rechnungen und Buchungsdaten nicht überein, tritt man in Kontakt mit den Lieferanten der Dienstleistungen, um die Differenzen zu klären. Man stellt Schecks aus, bezahlt prepayments und deposits und ist Problemlöser zwischen den Suppliern und den Touroperatoren. Weitere interessante Aufgaben im Bereich Controlling erhält man direkt vom Finance Director oder der Managing Directorin. Thomas Kumpan Executive Summary - Seite 1

3 E X E C U T I V E S U M M A R Y Name Thomas Kumpan Period Company Hotels and more Ltd. 3 Jardine House The Harrovian Business Village Bessborough Road Harrow, Middx, HA1 3EX department Accounts Department Supervisor Yvonne Weber, HR & Administration Manager Field of activity Finance / Accounting department Short evaluation Interesting Internship with a huge variety of interesting tasks. The intern has his/her own field of competence. In the accounting department an intern is working in the creditors accounting and responsible for the booking of invoices from hotels, entrances, guides, restaurants or overheads into the Tourplan system. If invoices do not match with the booking data you will have to contact the supplier of the service to solve the matter as soon as possible. An Intern has to write cheques, pay prepayments and deposits and is a problem solver between supplier and tour operator. One will get interesting controlling and accounting issues and problem definitions from the finance director or even from the managing director. Thomas Kumpan Executive Summary - Seite 2

4 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1. Darstellung der Unternehmung 4 2. Einbindung in die Organisation 5 3. Ziele, Inhalte, Ablauf 6 4. Evaluation des Ausbildungsbeitrags / Lernerfahrung Empfehlungen an nachfolgende Studierende 12 A1 Tätigkeitsnachweis 13 A2 Kontaktdaten des Praxissemesterbetreuers 15 A3 Kontaktdaten des Unternehmens 16 Thomas Kumpan Inhaltsverzeichnis - Seite 3

5 1. D A R S T E L L U N G D E R U N T E R N E H M U N G Hotels and more Ltd. ist ein 1996 gegründeter Incoming Tour Operator. Die Incomingagentur hat sich spezialisiert auf England, Schottland, Irland, Wales und die Kanalinseln. Die Firma bedient Großkunden wie Bus- und Reiseveranstalter, Volkshochschulen und Reisebüros, ist also ein reines B2B Geschäft. Die Kunden kommen hauptsächlich aus dem deutschen, französischen und skandinavischen Sprachraum. Zum einen werden Katalogreisen nach England, Irland und Schottland angeboten, aber auch individuelle Reiserouten werden zusammengestellt. Hotels and more hat zirka 4000 Großkunden, davon 3300 aus Deutschland. Verträge bestehen mit ungefähr 3700 Hotels, Attraktionen wie Gärten, Schlössern oder Burgen. Auch Restaurants, Fährüberfahrten, Eintritte wie Madame Tussauds, mehrsprachige Reiseführer und Reisebusse können gebucht werden wurde GB Gateway Schleuter Touristik von Wolfram Schleuter in Landshut gegründet, 1996 Hotels and more Ltd. ebenfalls von Wolfram Schleuter fusionierten die beiden Firmen. Am englischen Standort in Harrow, London, arbeiten ca 50 Mitarbeiter, davon sind 8 Praktikanten. Die Arbeit ist in Teams eingeteilt. Das FR (French) Team bedient den französischsprachigen Markt, das OT (Other) Team die Großhändler und große Reiseveranstalter und ein drittes Team betreut Kunden, die unter der Marke GB Gateway einbuchen. Die Teams bestehen aus Verkäufern und Abwicklern, sie versenden Angebote, bearbeiten Anfragen und buchen Aufträge in das System ein zur weiteren Bearbeitung. Die Mitarbeiter des Purchasing Teams kümmern sich um die Verträge mit den Hotels und handeln jährlich neue roomrates aus, suchen neue Hotels in Großbritannien und Irland und platzieren Reisegruppen in Hotels. Das Accounting Team bucht Rechnungen, kümmert sich um Zahlungsein- und ausgänge, Overheads und Unternehmenskennzahlen. Im Marketing Team wird der jährliche Reisekatalog erstellt, Flyer und Broschüren verfasst und Messestände (wie der RDA in Köln) organisiert. Managemententscheidungen werden vom Board getroffen. Der Jahresumsatz 2006 war ca. 15 Millionen Euro, es wurden 1560 Gruppen mit ungefähr Reisenden in ganz Großbritannien plaziert. Damit gehört Hotels and more zu den größten Incoming Agenturen auf den britischen Inseln. Thomas Kumpan 1. Darstellung der Unternehmung - Seite 4

6 2. E I N B I N D U N G I N D I E O R G A N I S A T I O N Managing Director Finance Director Team Lead French Team Lead Other Team Lead GBG Sales Manager Purchasing Director / Contracting Marketing & Product Manager HR & Admin Manager FR Team OPS + Sales OT Team OPS + Sales GBG Team OPS + Sales Purchasing Team Finance dept IT Technical Support Abb 1: Organigramm der Firma Hotels and more Ltd. Das Accounting Department besteht aus dem Finance Director, einem Accountant, zwei Accounting Assistants, einem Accounts Executive (Halbtagsstelle) und dem Financeintern. Leader und Assistants teilen sich die Arbeit auf in Debitoren, Kreditoren, invoice queries und bank reconciliation. Eine Person kümmert sich beispielsweise nur um die Debitoren, den fristgerechten Zahlungseingang auf den Konten und dem Abmahnen bei Unstimmigkeiten. Der für das Abmahnen von Zulieferern (z.b. Hotels) Zuständige bearbeitet zurückgehaltene Zahlungen aufgrund von Differenzbeträgen von Rechnungen kontra den Buchungen im System. Die Personalgehälter wiederum werden extern bearbeitet. Als Financeintern erhält man seine Aufgaben vom Finance Director und vom Finance Leader, außerdem oft direkt von der Managing Directorin. Da man einem Aufgabenbereich zugeordnet wird, kann man auch Aufträge von dem Accounting Assistant erhalten, dem man zugeordnet wird (beispielsweise Kreditorenbuchhaltung). Thomas Kumpan 2. Einbindung in die Organisation - Seite 5

7 3. Z I E L E, I N H A L T E, A B L A U F Hauptanteil der Arbeit dieses Internships ist die Tätigkeit im Accounting Department. Als Financeintern erhält man dieselbe Verantwortung wie die Festangestellten. Man wird einem bestimmten Aufgabenbereich im Department zugeordnet, ich war verantwortlich in der Kreditorenbuchhaltung, und zwar für folgende Supplier: Alle Eintritte und Restaurants (beispielsweise Madame Tussauds und London Eye, aber auch Eintritte in Schlösser, Gärten und historische Schauplätze in Großbritannien). Hotels and more hat zirka 1100 Eintritte im Programm. Alle Hotels in Irland Alle Guides (Städte- und Reiseführer verschiedener Sprachen) Hauptaufgabe in diesem Verantwortungsbereich ist das Einbuchen von Rechnungen dieser Supplier ins System Tourplan. Die Rechnungen kommen per Post, Fax oder E- Mail. Nachdem sie dem richtigen Bearbeiter zugeordnet worden sind (alle oben angegebenen Rechnungen gehen an mich), müssen die Beträge, Servicedatum und die Anzahl von Personen, die den Service genutzt haben, mit den Buchungsdaten im System verglichen werden. Dabei wird auch geprüft, ob wir mit den Suppliern kontraktmäßig Freiplätze für Guides und Busfahrer ausgehandelt haben oder diese ab einer bestimmten Besucheranzahl bekommen. Stimmen alle Daten überein, und ist die Rechnung auch rechtens ausgestellt (beispielsweise bezahlen wir nur bei bestimmten Suppliern und Anlässen Rechnungen und deposits im vorraus), wird die Rechnung in das Computersystem eingebucht. Oftmals ist aber aus den Rechnungen gar nicht ersichtlich, welcher unserer Reisegruppen die Rechnung zugeordnet werden soll, weil Servicedatum, Referenznummern oder Anzahl Personen nicht angegeben ist oder gar mehrere Reisegruppen in derselben Rechnung zusammengefasst werden. In diesem Fall nimmt man Kontakt mit dem zuständigen Operator aus den FR-, OT- oder GBG Team auf. Gerade wenn Rechnungsbeträge nicht mit dem System übereinstimmen, überprüft der zuständige Operator die mit dem Supplier ausgehandelten Rates, die Anzahl der tatsächlich an dem Service teilgenommenen Personen (gerade bei Eintritten kommt es vor, dass nicht alle Personen teilnehmen wollen) und ob es Freiplätze gab. Kommt es zu keiner Lösung, sende ich eine Query an den Leistungsträger. Thomas Kumpan 3. Ziele, Inhalte, Ablauf - Seite 6

8 Als Financeintern steht man im direkten Kontakt mit den Hotels, Eintritten und Reiseleitern. Auf der anderen Seite arbeitet man eng mit den anderen Teams zusammen, um die Zahlungsfristen einhalten und Probleme beseitigen zu können. Das System mit den Supplierdaten muss so aktuell wie möglich gehalten werden, weshalb man regelmäßig Bankkontodaten, Adressen und Zahlungsfristen nachfragt. Dabei muss man auch darauf achten, ob in Euro oder Pfund bezahlt werden soll. Oft stellt man Cheques aus, gerade an Guides, die ihre Kontodaten nicht gerne preisgeben. Sehr wichtig ist, sich regelmäßig um die Queries zu kümmern, da alle Unstimmigkeiten innerhalb von zwei Monaten beigelegt sein müssen. Dies beinhaltet auch, dass alle Listen im System aktuell sind, so dass man sich innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über den Grund des Zurückhaltens der Rechnungen, den Betrag um den es geht, wer verantwortlich ist und wie lange schon verhandelt wird, verschaffen kann. Weiter gehört zu den Aufgaben im Accounting das korrekte Ablegen der Unterlagen, oft auch das Übersetzen von deutschen Rechnungen oder das Schreiben von deutschen Briefen, da wir viele deutsche Supplier für Overheadkosten haben (wie Marketingbroschüren, Kosten der deutschen Telefonhotline, Ausgaben bei Messen wie der RDA und ähnliches). Ich war auch zuständig für die Reisekosten- und Firmenkreditkartenabrechnungen sowie die Cash expenses. Es gibt 6 Amex und 11 Barclaycard Kreditkarten für Manager und Teamleiter. Diese Ausgaben müssen gesondert auf einem Excelsheet aufgeführt werden mit Verwendungszweck und in der korrekten Währung bzw. korrekt umgerechnet in das System eingebucht werden. Außerdem müssen alle Belege vorhanden sein und es muss geprüft werden, was umsatzssteuerpflichtig ist in England oder Deutschland. Gerade bei Mitarbeitern, die in England und Deutschland Ausgaben haben, erweist sich die Einbuchung ins System als schwierig, da man auf verschiedene VAT Konten buchen muss. Cash Expenses werden direkt auf das Konto des Empfangsberechtigten überwiesen. Daneben war ich noch verantwortlich für das Anlegen von neuen Suppliern im System. Dazu gehört unter anderem das Eingeben der Adresse, des Suppliercodes, der Zahlungsweise (EUR, GBP, Kronen o.ä.) und der Zahlungsfrist, Kontaktdaten wie Fax, Telefon und . Auch die richtige Option muss ausgesucht werden Thomas Kumpan 3. Ziele, Inhalte, Ablauf - Seite 7

9 (beispielsweise für ein Hotel die Option 3DBFB: 3Sterne dinner/bed/fullbreakfast oder BCB: bed/continentalbreakfast) und die vertraglich ausgehandelten rates, Freiplätze etc. Ich hatte auch die Möglichkeit, verschiedene verantwortungsvolle Aufgaben zur strategischen Planung direkt für die Managing Directorin durchzuführen. Ich erstellte einen Forecast für die kommenden 6 Monate für das FR und das OT Team nach einer Methode, die im GBG Team schon angewendet wird, da die bisherigen Forecasts um bis zu 26% von den tatsächlichen Werten abgewichen sind. Von der Ermittlung des Informationsbedarfs zur Informationsbeschaffung- und Datenaufbereitung, bis hin zur Selektion der Daten und der Interpretation. Dazu gehört etwa die Zusammenstellung der Stornoquoten von Gruppen der letzten Jahre sowie die durchschnittlichen Monatsund Jahresumsätze. Diese Daten werden dann auf die aktuellen Monate und Buchungen, sowie die vorausgesagten Buchungen projiziert. Weiterhin überprüfte ich den Wechselkurs EUR/GBP, da Hotels and more im nächsten Jahr ca. 7 Millionen Euro in Pfund anlegen wird, um feste Preise für die deutschen Kunden garantieren zu können (die ja in Euro beglichen werden, während wir die Supplier in Pfund bezahlen). Zu diesem Zweck erstellte ich gewichtete Durchschnitte und Grafiken zur Kursschwankung in Excel, um den optimalen Zeitpunkt eines Devisengeschäfts zu ermitteln. Da unser IT Support Analyst immer zwischen seinem Home Office in Deutschland und Hotels and more in London pendelt, bin ich in der Zeit, in der er in Deutschland ist, stellvertretender IT Support. Dazu gehört der störungsfreie Betrieb der Software (Tourplan und Ratio), das korrekte Arbeiten der AS-, Web-, SQL-, ISA- und DB Server, der Faxmodems usw. Einmal wöchentlich bestelle ich via Internet bei Tesco alle Materialien um einen reibungsfreien Ablauf in der Küche zu garantieren wie Kaffee, Milch, Snacks für Meetings, aber auch Küchenrollen, Entkalker oder Müllbeutel. Zu den allgemeinen Aufgaben aller Interns gehören auch verschiedene Rotas: Einmal im Monat ist man verantwortlich für die Küche (Geschirrspüler starten, Handtücher wechseln, Geschirr in die Schränke einräumen...). Bei der Post-Out Rota frankiert und verschickt man alle Briefe, die dann per Royal Mail verschickt werden. Ab und zu Thomas Kumpan 3. Ziele, Inhalte, Ablauf - Seite 8

10 müssen die Kartrigen, Druckerpatronen und Toner der Drucker und Faxgeräte ausgetauscht oder Lampen ausgewechselt werden. Thomas Kumpan 3. Ziele, Inhalte, Ablauf - Seite 9

11 4. E V A L U A T I O N D E S A U S B I L D U N G S B E I T R A G E S Die wichtigste Erfahrung, die ich gemacht habe, ist, wie die Organisation als Ganzes funktioniert. Weil ich nicht nur im Finance Department gearbeitet habe sondern auch in den verschiedenen Teams (im GBG Team, im Purchasing, als IT Support Assistant und Einblicke ins Management bekommen habe), wird der Ablauf der Prozesse wesentlich klarer. Man bekommt den Überblick, wie die einzelnen Abteilungen ineinander greifen, wann welches Team wie zum Einsatz kommt. Nicht nur vom ersten Kundenkontakt, über die Erstellung von Angeboten, das Buchen von Hotels und Services, dem Eingang und Buchen von Rechnungen bis zum Zahlungseingang vom Kunden, sondern auch anders herum: Dem Eingang von Geldeinzahlungen, die nicht übereinstimmen, der Fehlersuche in den Buchungen bis zum Beleuchten der einzelnen Servicelines. Gerade in einer Firma, deren Kunden Deutsche, Franzosen oder Skandinavier sind, während die Supplier aus England, Irland oder Wales kommen, ist es interessant zu sehen, wie die Zahlungsflüsse auf den verschiedenen Konten zusammentreffen, im System verbucht werden, von verschiedenen Steuern erfasst werden etc. Konkret laufen auf dem Barclaykonto in London alle Rechnungen von Hotels, Entrances, Guides in GBP auf, auf dem Sparkassenkonto in Landshut alle Kundenrechnungen in Euro. Auch in Dublin haben wir ein Konto für alle Irlandrechnungen in Euro. Da auf dem einen Bankkonto nur Geld abgezogen, auf dem anderen aufgezahlt wird, führt Hotels and more, wie schon erwähnt, Devisentermingeschäfte durch, um die Preise, die wir anbieten, auch absichern zu können. Im Accounts lernte ich, wie man Rechnungen auf die Konten entsprechend dem Kontenrahmen verbucht. Das System Tourplan hilft bei der Einbuchung von direkt zuordnenbaren Leistungsträgerrechnungen (Einzelkosten), geht es um Overheads (Gemeinkosten) muss man anhand des Kontenrahmens das passende Konto auswählen, die Umsatzsteuer wird natürlich gesondert gebucht (European Vat Account). Auch Ausgaben wie Travel Expenses müssen von Hand zugeordnet werden, beispielsweise auf das Directors Loan Account (private expenses) oder Thomas Kumpan 4. Evaluation des Ausbildungsbeitrages - Seite 10

12 Kosten für Übernachtungen und Flüge. Fälligkeiten von Rechnungen überwachte ich mit dem Aged Creditors Report, der alle überfälligen Zahlungen anzeigt. Innerhalb des Accounting departments wird spezialisiert: Jeder hat Verantwortung für einen bestimmten Bereich. Dadurch wird auch gewährleistet, dass die Ansprechpartner immer die gleichen sind und die Leistungsträger wissen, mit wem sie sprechen müssen. Trotzdem gibt es für jeden Mitarbeiter eine Person, die sie im Krankheits- oder Urlaubsfall vertreten könnte, sich also auch mit der Materie auskennt. Man ist verantwortlich für seinen Bereich, kann aber ohne weiteres, wenn man interessiert ist, auch andere Abteilungen kennen lernen. Es werden, um ein Beispiel zu nennen, Trainings angeboten. Manche sind grundlegend, die man besuchen muss (Telefontrainings, Softwareeinweisungen etc.), an anderen kann man aus Interesse teilnehmen (HR Training, Firmenkennzahlen und Managementreport). Wenn man nicht aus dem Tourismussektor kommt, erhält man durch Trainings- und Informations-veranstaltungen einen guten Einblick in die Branche, vor allem natürlich in den UK-Markt. Auch über die Mitbewerber, wie die Firma aufgebaut ist, auf welchen Messen sie sich in der Öffentlichkeit präsentiert und über die Unternehmensziele wird man umfassend informiert. Man kann wochenweise andere Abteilungen und Teams kennen lernen, wenn im eigenen Bereich nicht übermäßig viel zu tun ist (was allerdings in der Hauptsaison eher nicht der Fall sein wird). Da ich auch Aufgaben aus der strategischen Planung übernahm (forecasts für die verschiedenen Teams auf ein halbes Jahr) konnte ich das Management beim Entscheidungsfindungsprozess unterstützen. Einblick in die Finanzierung bzw. den Kapitalbedarf bekam ich durch persönliche Gespräche mit der Managing Directorin über die Devisentermingeschäfte und die Creditor- bzw. Debitorenbilanzen sowie der aktuellen Cash-Flows. Mir hat die Arbeit sehr viel Spaß gemacht, weil sie trotz der Spezialisierung im Accounts department überaus abwechslungsreich ist. Ich habe viel Verantwortung erhalten, meinen eigenen Aufgabenbereich, in dem nur ich zuständig war, und Einblicke in die Arbeit der anderen Accountsangestellten sowie der verschiedenen Teams. Praktikanten werden explizit genauso behandelt wie Festangestellte, was die Motivation und die Einsatzbereitschaft entsprechend auf hohem Niveau hält. Thomas Kumpan 4. Evaluation des Ausbildungsbeitrages - Seite 11

13 5. E M P F E H L U N G E N A N N A C H F O L G E N D E S T U D I E R E N D E Ich empfehle, sich sofort während des Bewerbungsgespräches zu erkundigen, ob die Möglichkeit besteht, alle Unternehmensbereiche kennen zu lernen. Die Firma ist erfreut über das Engagement des Praktikanten, und man selbst bekommt auch ein besseres Bild vom Ganzen und wie die einzelnen Abteilungen miteinander arbeiten. Was geschieht eigentlich dort? Was passiert, wenn ich die Rechnungen den Touroperatoren gegeben habe, weil sie nicht mit den Buchungen übereinstimmen? Für Festangestellte wird ein Accessment Center durchgeführt, bei Internships ist man dazu übergegangen, ein Telefoninterview durchzuführen. Ist man ausgewählt worden, erhält man eine umfassende Liste mit Internet- und Telefonadressen für (für Londoner Verhältnisse) günstiges Wohnen. Auch besteht die Möglichkeit, in den ersten Wochen bei einer Gastfamilie unterzukommen (die Kosten werden vom ersten Gehalt abgezogen), um sich in Ruhe einen ersten Eindruck vom Wohnungsmarkt zu verschaffen. Es ist dennoch empfehlenswert, Bafög zu beantragen oder ein Stipendium, Lebenshaltungskosten sind in London mit die höchsten der Welt. Da das Durchschnittsalter der Angestellten relativ jung ist, hat man eine hervorragende Informationsquelle, nicht nur im Bereich Wohnen, sondern auch wenn es um Ausgehen, Shoppen oder Sightseeing geht. Es ist ratsam, möglichst früh an einer Informationsreise (Famtrip) teilzunehmen, einem Besuch bei einem unserer Supplier, beispielsweise einem Hotel. Man kann sich so selbst ein Bild machen, wie unsere Kunden wohnen und mit den Hotelmanagern interessante Diskussionen führen, was gerade dann von Vorteil ist, wenn man nicht aus der Tourismusbranche kommt. Alles in allem kann ich dieses Internship nur weiter empfehlen. Thomas Kumpan 5. Empfehlungen an nachfolgende Studierende - Seite 12

14 A N H A N G A 1 Thomas Kumpan Anhang A1 - Seite 13

15 Thomas Kumpan Anhang A1 - Seite 14

16 A N H A N G A 2 Kontaktdaten des Praxissemesterbetreuers Yvonne Weber HR & Admin Manager 3 Jardine House The Harrovian Business Village Bessborough Road Harrow, Middx. HA1 3EX Great Britain Telefonnummer: 0044 (0) Telefaxnummer: 0044 (0) Adresse: yvonne.weber@hotels-more.com Thomas Kumpan Anhang A2 - Seite 15

17 Kontaktdaten des Unternehmens Hotels and more Ltd. 3 Jardine House The Harrovian Business Village Bessborough Road Harrow, Middx. HA1 3EX Great Britain A N H A N G A 3 Telefonnummer: 0044 (0) Telefaxnummer: 0044 (0) Adresse: info@hotels-more.com Webseite: Thomas Kumpan Anhang A3 - Seite 16