Allgemeine Hinweise zur Datensicherung

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1 Allgemeine Hinweise zur Datensicherung 1. Allgemein Eine Datensicherung der Praxisdaten ist für die Datensicherheit in Ihrer Praxis unerlässlich! Nur so kann gewährleistet werden, dass die Verfügbarkeit Ihrer Praxissoftware, auch nach einem Serverdefekt oder sonstigen Datenverlusten, kurzfristig wiederhergestellt werden kann. Besonders in karteilos arbeitenden Praxen würde ein Datenverlust den normalen Praxisablauf erheblich gefährden oder sogar auf längere Zeit unmöglich machen. Die Durchführung einer Datensicherung und die vielleicht notwendige Rücksicherung erfordert ein gewisses Know-How. Wenn Sie sich unsicher sind, übertragen Sie die nachfolgend beschriebenen Aufgaben bitte Ihrem Systembetreuer. 2. Welche Daten müssen gesichert werden? Praxisverwaltung (kfo-win, stoma-win) Die Standardinstallation besteht aus zwei Verzeichnissen, für die Sie während der Installation ein beliebiges Laufwerk mit ausreichend Platz auswählen können. Aus diesem Grund werden nachfolgend nur die Verzeichnisnamen angegeben. Verzeichnis Praxis-Upgrade\Backup In diesem Ordner werden die täglichen Datensicherungen abgelegt, die der Praxis-Upgrade Administrator automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt erstellt. Die Sicherungen enthalten die Datenbanken und die zugehörigen Programme. Verzeichnis Praxis Dieser Ordner enthält in der Standardinstallation das Dokumentenverzeichnis mit Ihren Arztbriefen, die an die Patienten, Kassen oder auch Kostenträger versandt wurden. Das Verzeichnis kann sehr groß werden und muss separat gesichert werden. Diagnostik (fr-win, stoma-media) Die Standardinstallation befindet sich im Verzeichnis Praxis und besteht ihrerseits aus den Ordnern fr-win und videos (welches wiederum sehr groß werden kann). Für die vollständige Datensicherung reicht es, das gesamte Praxisverzeichnis zu sichern. 3. Datensicherung aus der Praxisverwaltung bzw. dem Praxis-Upgrade Administrator (kfo-win/stoma-win) Dabei handelt es sich um ein vollwertige Datensicherung der Datenbanken und der zugehörigen Programme. Da diese aber zunächst nur auf dem gleichen Datenträger, wie die eigentlichen Datenbanken gespeichert werden (Standardeinstellung) ist eine Ergänzung durch eine externe Datensicherung zwingend notwendig. Darüber hinaus müssen Sie das Dokumentenverzeichnis, welches die Dokumente aus der Kopplung zu Microsoft Word enthält extra sichern. Zuletzt geändert: am: 16. Oktober 2014 von: Jens-Peter Eibisch Seite 1

2 4. Datensicherung aus Diagnostikprogrammen (fr-win/stoma-media) Diese Programme stellen lediglich einen Datenexport zur Verfügung, der nur zu Servicezwecken oder praxisintern als Ergänzung zur externen Datensicherung gedacht ist. Beim Datenexport werden nicht alle Daten der Praxissoftware gesichert. So werden beispielsweise keine Dokumente (Arztbriefe etc.) und auch keine Bilder exportiert. Für die Rücksicherung, der exportierten Daten ist eine funktionierende Version der Praxisverwaltung (kfo-win/stoma-win) bzw. der Diagnostik (fr-win/stoma-media) zwingend erforderlich. 5. Externe Datensicherung Die Sicherung Ihrer Praxissoftware muss also auf externem Weg realisiert werden. Es gibt verschiedene Sicherungstechnologien (Band, CD, DVD, Festplatte). Welche zur Anwendung kommt, hängt in erster Linie von der Datenmenge ab, die gesichert werden muss. Kostengesichtspunkte sind erst in zweiter Hinsicht zu bewerten, da sich die Investition in eine zuverlässige Datensicherung immer lohnt. Datenverlust und Praxisausfall verursacht wesentlich höhere Kosten. 6. Zusätzliche Datensicherung (erhöhte Datensicherheit) Neben der eigentlichen Sicherung kann es sinnvoll sein, zusätzlich den Datenbestand in regelmäßigen Abständen auf eine Arbeitsstation zu duplizieren oder monatlich bzw. einmal im Quartal auf einem geeigneten Datenträger abzuspeichern und sicher abzulegen. - Ein zuviel an Datensicherheit kann es nicht geben! 7. Sicherungszyklen Es wird empfohlen, einen Sicherungszyklus von 10 Datensicherungen zu verwenden. Es werden 10 wiederbeschreibbare Medien verwendet, welche täglich gewechselt werden. Damit könnte im Notfall immer auf die Daten der letzten 10 Arbeitstage zurückgegriffen werden. Es sind aber auch andere Sicherungsstrategien möglich. Wichtig ist aber, dass die Daten für einen gewissen Zeitraum täglich auf einen anderen externen Datenträger gesichert werden. Achten Sie auch auf die sichere Verwahrung der Sicherungsmedien. Am besten diese verbleiben nicht in der Praxis. 8. Plattenspieglung/Raid5 Plattenspieglungen bzw. Raid5-Systeme stellen keine Datensicherung dar, sondern dienen nur der erhöhten Ausfallsicherheit von Festplatten am Server. 9. Welches Sicherungslaufwerk? - Welche Sicherungssoftware? Welches Sicherungslaufwerk, welche Sicherungssoftware bzw. Sicherungsmedien eingesetzt werden sollten, hängt wesentlich von der Menge, der zu sichernden Daten und des daraus resultierenden Verfahrens der Datensicherung ab. Ein weitgehend automatisiertes Sicherungsverfahren ist der manuellen Datensicherung vorzuziehen, da hierdurch Bedienfehler weitestgehend ausgeschlossen werden können. Computer konkret AG Seite 2

3 Bei Datenmengen größer 5 GB (typisch für Praxen, die digitale Röntgengeräte und die zugehörige Diagnostiksoftware betreiben nach ca. 2-3 Jahren Datenerfassung) scheiden CD, DVD, USB- Stick, ZIP-Laufwerk, MO-Laufwerk... als Sicherungsmöglichkeiten aus. Hier bleibt nur noch die Sicherung auf Bänder oder Wechselplatten (Wechselfestplatte, USB-Festplatte). Unerfahrene Windowsnutzer sollten in jedem Fall eine automatisierte Bandsicherung vorzuziehen. In Neupraxen ist es möglich, anfänglich mit einem "kleineren" Sicherungslaufwerken zu beginnen und später, wenn dieses nicht mehr ausreicht, auf "größere" Datensicherungsmedien umzustellen. 10. Welche Sicherungssoftware? Für automatisierte Datensicherungen ist immer eine entsprechende Sicherungssoftware erforderlich. Hiermit lässt sich einstellen, was wann und wie oft gesichert werden soll. Ob und welche Software erforderlich ist, ist vom verwendeten Sicherungslaufwerk abhängig. Bei einigen Laufwerken (Bandlaufwerke, REV, teilweise auch bei externen Festplatten) wird die Sicherungssoftware gleich mitgeliefert. 11. Die Bandsicherung Bandlaufwerke können nur über spezielle Sicherungsprogramme angesprochen werden. In der meist mit dem Bandlaufwerk gelieferten Software können Sicherungsaufträge voreingestellt werden, so dass die Sicherung weitgehend automatisiert ablaufen kann. Die erforderlichen Sicherungsaufträge sollten gemeinsam mit dem jeweiligen Systembetreuer definiert bzw. geplant werden. Hierbei sollte auch eine testweise Rücksicherung durch den Systembetreuer in ein zu erstellendes Sicherungsverzeichnis nicht vergessen werden. Die Wartung der Bandsicherung seitens der Praxis bezieht sich nicht nur auf den täglichen Bänderwechsel, auch die Überprüfung des Sicherungsprotokolls dürfen Sie keinesfalls vergessen. Angezeigte Fehler sollten umgehend vom Systembetreuer überprüft und wenn möglich beseitigt werden. 12. Daten Brennen auf CD oder DVD Sicherungen auf CD, DVD erfolgen immer über mitgelieferte Brennprogramme (z. B. Nero). Hier ist nur eine teilautomatisierte Sicherung (Sicherungsscript mit Angabe der zu sichernden Daten) möglich. Das Sicherungsscript sollte mit Hilfe Ihres Systembetreuers erstellt werden. Welche Daten einbezogen werden müssen, ist weiter unten aufgeführt. Achtung! Ab und an kann eine Anpassung des Sicherungsscriptes erforderlich sein (z. B. Bei Änderung der Verzeichnisstrukturen. Zuletzt geändert: am: 16. Oktober 2014 von: Jens-Peter Eibisch Seite 3

4 13. Daten kopieren mittels der Kopierfunktionen von Windows Sicherungen auf USB-Stick, ZIP-Laufwerke, MO-Laufwerke, Wechselfestplatte, USB-Festplatte oder ähnliche Wechselmedien werden meist über die Kopierfunktionen von Windows realisiert. Dieses erfolgt manuell oder über zu erstellende "Befehlsstapeldateien". Dabei werden Grundkenntnisse im Umgang mit Windows vorausgesetzt. Eine falsche Mausbewegung kann hier schon wichtige Daten verschieben oder sogar löschen. Eine entsprechende Befehlsstapeldatei erstellen Sie bitte mit Hilfe Ihres Systembetreuers. Welche Daten einbezogen werden müssen, wird weiter unten aufgeführt. 14. Lebensdauer von Sicherungsmedien Sicherungsmedien unterliegen einer hohen mechanischen Beanspruchung und funktionieren daher nur für einen begrenzten Zeitraum sicher. Die durchschnittliche Lebensdauer der Medien kann sehr unterschiedlich sein. Ein Austausch der Sicherungsmedien sollte regelmäßig erfolgen. Dabei sollten die Angaben des Herstellers bzw. Hardwarebetreuers beachtet werden. 15. REV eine preiswerte Alternative zum Bandlaufwerk? Eine preiswerte Alternative stellt ein spezielles Sicherungslaufwerke der Fa. Iomega dar. Dieses externe Sicherungsgerät, mit dem problemlos größere Datenmengen gesichert werden können, ist das Iomega REV 35GB/90GB USB 2.0 Backup Kit. Im Preis sind 5 Wechselmedien und die Sicherungssoftware Iomega Automatic Backup Pro enthalten. Dieses Laufwerk gibt es aber auch in einer Einbauversion, für verschiedene Schnittstellen und als Autoloader. 16. Verwendung externer Festplatten In den letzten Jahren haben sich externe Festplatten (angeschlossen über den USB oder e-sata Anschluss Ihres Servers) ebenfalls zu einer preiswerten Alternative entwickelt. Richtig eingesetzt können diese Festplatten die Sicherung mit Bandlaufwerken durchaus ersetzen. Vorteile sind wie bereits angesprochen der Preis, die Sicherungsgeschwindigkeit und die verfügbaren Kapazitäten. Auch liefern viele Hersteller bereits Sicherungssoftware zur automatischen Durchführung des Backups mit. Beachten Sie dennoch, dass auch bei dieser Sicherungstechnologie alle Aussagen zur Backupstrategie weiterhin gültig sind. Um wirkliche Sicherheit herzustellen müssen Sie also auch hier mit mehreren Festplatten arbeiten, diese ständig prüfen und auch rechtzeitig ausmustern. 17. Überprüfung der gesicherten Daten Eine besondere Schwierigkeit stellt die Überprüfung der gesicherten Daten dar. Wird eine Sicherungssoftware verwendet, kann das während der Sicherung automatisch erstellte Sicherungsprotokoll überprüft werden. Hier angezeigte Fehler müssen unbedingt mit dem zuständigen Systembetreuer abgeklärt werden. Computer konkret AG Seite 4

5 Erfolgt die Sicherung während noch mit den Daten gearbeitet wird (z. B. an einer anderen Arbeitsstation), ist die gesamte Sicherung nutzlos. Geöffnete Datenbanken können meist nicht mit gesichert werden! Auch bei Sicherungen die über Brennprogramme bzw. die Kopierfunktionen von Windows erstellt wurden, ist die Überprüfung der Sicherung nicht ohne weiteres möglich. Um Fehler bei der Datensicherung zu vermeiden, sollten die optionalen Vergleichs-Funktionen des Sicherungsprogramms verwendet werden. Für PC-Spezialisten kann auch ein direkter Vergleich der gesicherten Verzeichnisse mittels Dateimanager Gewissheit verschaffen. Für ungeübte PC-Anwender wird empfohlen, die Datensicherung regelmäßig von Ihrem Systembetreuer überprüfen zu lassen. Weiterhin wird empfohlen, die Sicherungen gelegentlich (mindestens drei bis vier mal im Jahr) auf einem autonomen System wiederherzustellen und zu prüfen, ob diese inhaltlich mit dem Originalsystem übereinstimmen. Damit beugen Sie inhaltlichen Fehlern vor, die das Protokoll Ihrer Sicherungssoftware nicht erkennen kann und damit auch nicht anzeigt. 18. Rücksicherung Eine Rücksicherung gesicherter Daten auf die Originalbereiche sollte möglichst durch den Systembetreuer und nur nach Rücksprache mit der technischen Hotline der Computer konkret AG (Tel.: /32) erfolgen. Bei der Rücksicherung werden die aktuellen Datenbanken überschrieben! Alle Eingaben, die nach der letzten vollständigen Datensicherung erfolgt sind, sind verloren und müssen neu erfasst werden. 19. Datensicherungsinhalt (Datensicherung kfo-win, stoma-win, fr-win, stoma-media) Wir empfehlen dringend, den kompletten Ordner PRAXIS sowie den Ordner Praxis-Upgrade/ Backup auf Ihrem Server, inklusive aller Unterverzeichnisse zu sichern. Die folgendes Tabelle beschreibt dessen Inhalt: STOMAWIN DOKUMENT FRWIN VIDEOS PRAXIS-UPGRADE/ BACKUP Programme und Daten von kfo-win bzw. stoma-win abgespeicherte Patientenbriefe und -bilder von kfo-win bzw. stoma-win Programme und Daten von fr-win bzw. stoma-media Bilder von fr-win bzw. stoma-media Dieser Ordner enthält die täglichen Sicherungen der Datenbanken der SQL-Version. Weitere Verzeichnisse, die eigene Dateien bzw. andere Programme und Daten enthalten, je nach Art der verwendeten Software! Sind praxisspezifische Verzeichnisse vorhanden oder wird ein digitales Röntgensystem in der Praxis eingesetzt, dürfen auch diese Daten in der Datensicherung nicht unberücksichtigt bleiben. Zuletzt geändert: am: 16. Oktober 2014 von: Jens-Peter Eibisch Seite 5

6 Computer konkret AG Seite 6

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