Facility Management. Leseprobe. Modul Prof. Dr. Ing. Jörn Krimmling

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1 Modul 6200 Prof. Dr. Ing. Jörn Krimmling Leseprobe

2 Prof. Dr. Ing. Jörn Krimmling Modul 6200

3 Impressum DAM.Deutsche Akademie für Management GmbH Margaretenstraße Berlin Tel. 030/ Fax. 030/ Verfasser: Prof. Dr.-Ing. Jörn Krimmling ist seit 2015 Professor für Technisches Gebäudemanagement an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Dresden. Zuvor vertrat er seit 2001 die gleichnamige Professur an der Hochschule Zittau/Görlitz. In seiner vorausgehenden beruflichen Praxis beschäftigte er sich mit der Planung energie- und gebäudetechnischer Anlagen und mit konzeptionellen Fragen des gesamten s. Gemeinsam mit seinen Kollegen beriet und berät er Unternehmen und Institutionen der öffentlichen Hand in Fragen der Optimierung des Betriebs von Gebäuden und deren technischer Anlagen. In verschiedenen Forschungsprojekten an der Hochschule beschäftigte er sich ebenso mit Fragen der Optimierung technischer Anlagen in Gebäuden sowie mit Fragen der Wirtschaftlichkeit und Energieeffizienz. Seit 2013 ist er zudem Sachverständiger für Nachhaltiges Bauen. Er ist Autor mehrerer Fachbücher: Facility Management (4. Aufl. 2014), Atlas Gebäudetechnik (2. Aufl. 2014), Energieeffiziente Nahwärmesysteme (2011), Energieeffiziente Gebäude (3. Aufl. 2010) und Erneuerbare Energien (2009). 1. Version Oktober DAM. Deutsche Akademie für Management GmbH, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Der gesamte Inhalt des vorliegenden Studienbriefs (Texte, Bilder, Grafiken, Design usw.) und jede Auswahl davon unterliegt dem Urheberrecht und anderen Gesetzen zum Schutze geistigen Eigentums der DAM. Deutsche Akademie für Management GmbH oder anderer Eigentümer. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung des Eigentümers unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Zuwiderhandlungen werden zivil- und strafrechtlich verfolgt. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Text berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz- Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Sämtliche verwendete Handelsmarken oder Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Die DAM. Deutsche Akademie für Management GmbH und ihre Autoren haben höchste Sorgfalt bei der Erstellung des vorliegenden Studienbriefs angewandt. Dennoch übernehmen sie keinerlei Verantwortung oder Haftung für Richtigkeit oder Vollständigkeit, eventuelle Fehler oder Versäumnisse innerhalb des Studienbriefs. Die Inhalte und Materialien werden unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung zur Verfügung gestellt. Insbesondere erfolgt die Anwendung von im Studienbrief dargestellten Erkenntnissen auf Gefahr des Teilnehmenden. Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Studienbrief bei Personenbezeichnungen stets die männliche Form verwendet. Damit werden Frauen wie Männer gleichermaßen angesprochen. Printed in Germany. By MKM 2

4 Inhaltsverzeichnis Symbolverzeichnis 4 Abkürzungsverzeichnis 5 Einleitung 7 1 Grundlagen und Entstehung Was ist? Definitionen Überblick Normen und Richtlinien 12 2 Strukturen im FM Wozu sind Strukturen gut? Operativer und strategischer Bereich des s Kernprozess und Unterstützungsprozesse Der Lebenszyklus von Gebäuden Einordnung des FM in Unternehmensstrukturen 21 3 Prozesse im FM Was ist ein Prozess? Besonderheiten von Gebäudemanagementprozessen 27 4 Die grundlegenden Gebäudemanagementprozesse Was sind grundlegende Gebäudemanagementprozesse? Bereitstellung von Flächen Instandhaltung Energieversorgung Reinigung 44 5 Methodische Instrumente für die Prozesssteuerung Wie steuere ich Prozesse? Controlling Benchmarking Managementsysteme IT-Unterstützung im FM (CAFM) 56 6 Betriebswirtschaftliche Aspekte Wie wird FM wirklich effizient? Kosten- und Leistungsrechnung Prozesskostenrechnung Lebenszykluskostenanalyse und Investitionsbewertung 63 Inhaltsverzeichnis 3

5 7 Nachhaltigkeit und FM Nachhaltigkeit ein Megatrend in der Immobilienwirtschaft? Das Prinzip der Nachhaltigkeit Nachhaltige Gebäude Nachhaltiges Nutzen und Betreiben 75 8 Fazit 78 Literaturverzeichnis 84 Stichwortverzeichnis 85 Symbolverzeichnis Beispiel Definition Kontrollfrage Merksatz Studienziele Übungsaufgabe Zusammenfassung 4

6 Abkürzungsverzeichnis a A AVA B BGF BMUB BMVBS BNB pro Jahr Investitionszahlung Ausschreibung/Vergabe/Abrechnung Barwert Bruttogrundfläche Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen BREEAM Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology CAD CAFM CREM DGNB F FM GEFMA Computer Aided Design Computer Aided Corporate Real Estate Management Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen Flächeneffizienz German Association; Deutsche Gesellschaft für gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. GM I IFMA IS IT K LEED N NF NGF Gebäudemanagement Inspektion Internationale Gesellschaft für Instandsetzung Informationstechnologie Kosten Leadership in Energy and Environmental Design Nutzbarkeit Nutzfläche Nettogrundfläche RealFM Berufsverband der Facility und Real Estate Manager e. V. V VDI VF W Z Verbrauch Verein Deutscher Ingenieure Verfügbarkeit Wartung Zahlungsbetrag Abkürzungsverzeichnis 5

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8 Einleitung ist eine vergleichsweise junge Managementdisziplin. Ihr Gegenstand ist die Steuerung der Gesamtheit von Prozessen im Lebenszyklus von Gebäuden bzw. betrieblicher Infrastrukturanlagen. Gebildet hat sie sich insbesondere vor dem Hintergrund des sich dynamisch entwickelnden Marktes für Facility-Management-Dienstleistungen, dessen jährliches Volumen in Deutschland auf etwa 50 bis 60 Milliarden Euro geschätzt wird. Der Nutzen von besteht vor allem darin, dass die klassischen Bewirtschaftungsleistungen für Gebäude viel effizienter und zielorientierter erbracht werden. Dadurch erhält man einerseits optimierte Bewirtschaftungsleistungen, andererseits aber auch qualitativ hochwertigere Produkte. Doch stellt sich durch das überhaupt erst die Frage, was eigentlich die Produkte von Facility-Management-Prozessen sind darauf wird in diesem Studienbrief detailliert eingegangen. Für die mittlerweile hoch spezialisierten Dienstleistungen im werden vor allem technische Fachleute gesucht, aber gleichermaßen generalistisch denkende und handelnde Manager mit praktischem Gefühl für Gebäude und Anlagen. Der vorliegende Studienbrief versteht sich als erster Einstieg in diese neue Welt des s. Der Einstieg soll erleichtert werden durch eine Vielzahl praktischer Beispiele, deren Format zwar auf eine dem Zweck entsprechende Form verkleinert wurde, die aber genau die praktisch relevanten Sachverhalte abbilden. Oft wird man in der Praxis und Fachliteratur mit vielfältigen Auffassungen zu einzelnen Themen des s konfrontiert werden. Ein über längere Zeit gefestigter Lehrkanon wie in anderen etablierten Fachgebieten hat sich noch nicht vollständig herausgebildet, sodass es durchaus vorkommen kann, dass es zu einem Sachverhalt unterschiedliche Aussagen gibt, ohne genau zwischen richtig und falsch abgrenzen zu können. Mit dem vorliegenden Lehrbrief wird deshalb vor allem versucht, ein in sich geschlossenes und stimmiges System des s darzustellen. Der Autor ist sich bewusst, dass die Praxis oft sehr heterogen und dynamisch ist und sich nicht ausnahmslos an theoretische Systemvorgaben hält. Jedoch benötigt der Lernende bei seinen ersten Schritten vor allem Orientierung und Wegweisung, die ihm hier gegeben werden sollen. Ausgehend von Definitionen des s und der Erläuterung von Strukturen konzentriert sich der vorliegende Studienbrief auf den Prozess als die wesentliche Struktur- und Managementkomponente. Dargestellt wird der Prozessansatz im allgemein bzw. speziell im Gebäudemanagement. Darauf aufbauend werden die Methoden der Prozessteuerung sowie betriebswirtschaftliche Aspekte erörtert. Der Studien- Einleitung 7

9 brief schließt mit einem Ausblick zum Nachhaltigen Bauen, weil dieses Thema einerseits sehr eng mit dem verknüpft ist und andererseits ein wichtiger Trend in der Immobilienwirtschaft ist. Mit dem vorliegenden Studienbrief werden folgende Lernziele verfolgt: Studienziele: Vermittlung der Grundbegriffe des s; Veranschaulichung von Strukturen im (Kernprozess/Unterstützungsprozess, Lebenszyklusphasen, strategischer und operativer Bereich); Darstellung des Prozess- und Produktansatzes für das Gebäudemanagement als wesentliches innovatives Moment im ; Beschreibung der praktisch wichtigsten Gebäudemanagement-Prozesse (Flächenbereitstellung, Instandhaltung, Energieversorgung, Reinigung); Erlernen einfacher praktisch relevanter Methoden zur Steuerung von Prozessen; Begreifen der Grundansätze für die Gestaltung von Gebäuden aus Sicht der Bewirtschaftung. Da dem ein ausgeprägt interdisziplinärer fachlicher Ansatz zugrunde liegt, sollte sich das ergänzende Selbststudium je nach Erfahrung und fachlicher Präferenz neben den zusammenfassenden Darstellungen des s vor allem auf spezielle Themengebiete konzentrieren. Erfahrungsgemäß empfehlen sich folgende: Grundlagen der Betriebswirtschaft Überblick über die Gebäudetechnik Gebäudetypologien, Bautechnik Nachhaltiges Bauen Die nachfolgenden Werke sollen als Anregung für das ergänzende Studium verstanden werden. Selbstverständlich können die Vorschläge durch eine eigene Auswahl ersetzt und/ oder erweitert werden. Zusammenfassende Darstellungen Krimmling, J. (2013):. Strukturen und methodische Instrumente. 4. Aufl., Fraunhofer IRB-Verlag, Stuttgart. GEFMA (2004): Grundlagen. Entwurf GEFMA (2004): Leistungsspektrum. Entwurf DIN (2000): Gebäudemanagement. Begriffe und Leistungen. 2000/08. 8

10 Grundlagen der Betriebswirtschaft Wöhe, G.; Döring, U (2013): Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. 25. überarbeitete Aufl., Vahlen, München. Überblick über die Gebäudetechnik Krimmling, J. et al. (2014): Atlas Gebäudetechnik. 2. Auf., Rudolf Müller Verlag, Köln. Pistol, W. et al. (2013): Handbuch der Gebäudetechnik Planungsgrundlagen und Beispiele. Bd. 1 und Aufl. (bzw. neueste), Werner-Verlag, Düsseldorf. Recknagel, Hermann; Schramek, Ernst-Rudolf; Sprenger, Eberhard (2012): Taschenbuch für Heizung + Klimatechnik 2013/ Aufl. (bzw. neueste) Deutscher Industrieverlag, München. Gebäudetypologie, Bautechnik Neufert, E. (2016): Bauentwurfslehre. Grundlagen, Normen, Vorschriften. 41. Aufl. (bzw. neueste), Springer Fachmedien, Wiesbaden. Nachhaltiges Bauen Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (Hrsg.) (2014). Leitfaden Nachhaltiges Bauen, Stand Berlin. Abrufbar unter Ein Großteil des praxisrelevanten Wissens findet man mehr noch als in anderen Fachdisziplinen in Normen und Richtlinien. Hier sind vor allem die GEFMA-Richtlinien zu empfehlen. In Kapitel 1.3 wird ein Überblick über die wichtigsten Richtlinien gegeben. Deren Studium wird ebenfalls empfohlen. Abschließend werden folgende Fachzeitschriften empfohlen: Der Facility Manager, FORUM Zeitschriften und Spezialmedien GmbH, Merching., Bauverlag, Gütersloh. Einleitung 9

11 1 Grundlagen und Entstehung In diesem Kapitel soll verdeutlicht werden,... Studienziele: worum es beim geht; wie man es definieren kann; welche Bedeutung der Zusammenhang zwischen Gebäudebewirtschaftung und -gestaltung speziell im besitzt. 1.1 Was ist? Eine wörtliche Analyse des Begriffes führt zu Facility (Mehrzahl: Facilities), = Einrichtung(en) und Management (bzw. Tätigkeit: managen) = Steuerung (to control a business), also die Steuerung von Einrichtungen. Der Begriff 1 wird seit Beginn der 1970er-Jahre in den USA verwendet, in Deutschland hat er sich Mitte der 1990er-Jahre etabliert. Während es in Amerika hauptsächlich um die Frage ging, inwiefern durch eine Verbesserung von Unterstützungsprozessen die Arbeitsproduktivität im Kernprozess (auf die Begriffe Unterstützungsprozess und Kernprozess wird in Kapitel 2.2 eingegangen) verbessert werden kann, 2 stand bei der Herausbildung von in Deutschland der Kostensenkungsaspekt bei den Unterstützungsprozessen im Fokus. Schwerpunkt des (im Folgenden mit FM abgekürzt) ist, wie Bewirtschaftungsprozesse von Gebäuden optimiert werden können. Daraus ergibt sich zwangsläufig auch die Frage, wie Gebäude beschaffen sein müssen, damit deren Bewirtschaftungsprozesse effizient durchgeführt werden können. FM umfasst demzufolge zwei Schwerpunktbereiche (vgl. ausführlich Kapitel 2.2): Steuerung der Gesamtheit von Bewirtschaftungsprozessen von Gebäuden (dieser Komplex wird als Gebäudemanagement bezeichnet) und Gestaltung von Gebäuden aus Sicht der Nutzung und des Gebäudemanagements. Gerade dieser letztgenannte Schwerpunktbereich steht für den innovativen Ansatz des FM, indem man heute viel dezidierter die Fragen stellt, wie Gebäude aus Sicht der Gebäudereinigung, der Energieversorgung, der Instandhaltung usw. beschaffen sein sollten. Praktisch bedeutet das, dass schon in 1 2 Logisch wäre eigentlich die Verwendung der Mehrzahl, was zu Facilities Management führen würde. Etabliert hat sich im deutschen Sprachraum aber der auf der Einzahl basierende Begriff, weshalb hier durchgängig von gesprochen wird. Vgl. Kahlen, H. 2001, S. 30 ff. 10

12 frühen Planungsphasen, also schon in der Vor- und Entwurfsplanung, Aspekte des Gebäudemanagements berücksichtigt werden. Dieser lebenszyklusorientierte Ansatz des FM führt, wie wir im Kapitel 7 abschließend sehen werden, in Konsequenz zum Gestaltungsansatz des Nachhaltigen Bauens. Aber auch das Gebäudemanagement steht mit der heute zunehmend praktizierten Prozessorientierung für den innovativen Ansatz des FM. Durch die Organisation in Form von Prozessen erreicht man einen starke Ergebnisfokussierung der Gebäudebewirtschaftung, das heißt: Im Mittelpunkt steht immer die Frage, welche Nutzungsqualität erreicht werden soll und welche Leistungen dafür erforderlich sind. Nur dadurch können Synergien zwischen den einzelnen Gewerken genutzt werden. In letzter Konsequenz können durch die Einführung einer Prozesskostenrechnung die Bewirtschaftungsleistungen in hohem Maße verursachergerecht zugeordnet werden. Dies ist die Voraussetzung für eine kostenoptimale Gebäudebewirtschaftung. 1.2 Definitionen Verbunden mit seiner Entstehungsgeschichte gibt es vielfältige Definitionen des s, deren Analyse aber eher ein Thema für Historiker sein dürfte. In der grundlegenden Richtlinie GEFMA (siehe Kapitel 1.3) der Deutschen Gesellschaft für wird folgende heute allgemein übliche, wenn auch sprachlich etwas spröde Definition gegeben. Definition: (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung aller kostenrelevanter Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Zu den Facilities zählen: Gebäude technische Anlagen Ausstattungen und Geräte Betriebs- und Arbeitsmittel (z. B. Energie) Hard- und Software 1 Grundlagen und Entstehung 11

13 Unter Services versteht man die erforderlichen Dienstleistungen, wie beispielsweise: Ver- und Entsorgung Reinigung Instandhaltung Planungs- und Beratungsleistungen In der europäischen Norm DIN EN wird unter FM Folgendes verstanden. Definition: Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistung, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen. Beide Definitionen beschreiben die Konstellation zwischen dem Kernprozess (Hauptaktivitäten) der Organisation und den als spezifizierten Unterstützungsprozessen. Gleichermaßen betonen beide Definitionen den Effektivitätsansatz des FM, wobei die GEFMA-Definition zusätzlich auf die Optimierung aller kostenrelevanter Vorgänge hinweist. 1.3 Überblick Normen und Richtlinien Den aktuellen Stand des Wissens im FM findet man vor allem in Richtlinien und Normen dokumentiert. Die 1989 gegründete Deutsche Gesellschaft für (GEFMA, siehe betreibt eine intensive Richtlinienarbeit im gesamten Bereich des FM. Die Richtlinienausschüsse der GEFMA setzen sich aus Vertretern von FM-Firmen, FM-Beratern und Forschern auf dem Gebiet des FM zusammen, wodurch eine ideale Verbindung von Praxis und Theorie erreicht wird. Die Richtlinien der GEFMA enthalten genau das, was am Markt praktiziert bzw. benötigt wird. Das Richtlinienwerk ist in neun Gruppen unterteilt: GEFMA 100 ff: Begriffe und Leistungsbilder GEFMA 200 ff: Kosten, Kostenrechnung, Kostengliederung GEFMA 300 ff: Recht im FM GEFMA 400 ff: CAFM: Computerunterstützung im FM GEFMA 500 ff: Ausschreibung, Vertragsgestaltung GEFMA 600 ff: Aus- und Weiterbildung GEFMA 700 ff: Qualität im FM GEFMA 800 ff: Branchenspezifische Themen GEFMA 900 ff: Verzeichnisse, Studien, Marktübersichten 12

14 Hervorzuheben sind: die GEFMA 100-1,2 in der neben den Definitionen eine lebenszyklusorientierte Prozessstruktur für das gesamte FM dargestellt wird, auf deren Basis Leistungsbeschreibungen erstellt werden können; die GEFMA 190, die sich mit dem praktisch sehr wichtigen Thema der Betreiberverantwortung befasst sowie die GEFMA 300, die umfassend alle Rechtsfragen im FM-Lebenszyklus behandelt. In der GEFMA 500-Gruppe findet man Muster- Leistungsverzeichnisse und -verträge; die GEFMA 600 beschreibt sehr anschaulich das Berufsbild des Facility Managers und geht auf mögliche Einsatzfelder ein. Auch im DIN-System findet man Normen mit Bezug zum FM: DIN DIN 277 DIN DIN DIN Kosten im Hochbau (wichtig wegen der Gebäudestruktur) Grundflächen und Rauminhalte von Bauwerken im Hochbau Teil 1: Begriffe, Ermittlungsgrundlagen Teil 2: Gliederung der Netto-Grundfläche Teil 3: Mengen und Bezugseinheiten Teil 1: Begriffe Teil 2: Leitfaden für FM-Vereinbarungen Teil 3: Leitfaden für Qualität im FM Teil 4: Taxonomie, Klassifikation und Strukturen im FM Teil 5: Leitfaden für FM-Prozesse Teil 6: Flächenbemessung im FM Teil 7: Leistungs-Benchmarking Nutzungskosten im Hochbau Gebäudemanagement. Begriffe und Leistungen. Eine sehr spezielle Norm, die DIN Reinigungsdienstleistungen in Schulen, beschreibt zum Beispiel die Anforderungen, die bei der Reinigung von Schulgebäuden zu beachten sind, und wie man bei Ausschreibung und Vergabe vorgehen sollte. Die heir geschilderte Herangehensweise kann sehr gut sinngemäß auf andere Gebäude übertragen werden. Auch vom Verein Deutscher Ingenieure (VDI) wird ein Richtlinienwerk herausgegeben, in dem man ebenfalls für das wichtige Dokumente findet: VDI VDI 6022 VDI 6023 VDI 6025 Wirtschaftlichkeit gebäudetechnischer Anlagen. Grundlagen und Kostenberechnung. Raumlufttechnik, Raumluftqualität. Hygiene-Anforderungen Hygiene in Trinkwasserinstallationen Betriebswirtschaftliche Berechnungen für Investitionsgüter und Anlagen 1 Grundlagen und Entstehung 13

15 Darüber hinaus sind die Publikationen der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. (gif), des RealFM e.v. (Berufsverband der Facility und Real Estate Manager) sowie der Internationalen Gesellschaft für Facility Management (IFMA) zu beachten. Kontrollfragen: 1.1 Was wird gemäß europäischer Norm DIN EN unter verstanden? 1.2 Lesen Sie die Norm DIN Gebäudemanagement. Begriffe und Leistungen und stellen Sie die Grundstruktur des Gebäudemanagements grafisch dar. 14