Rahmenbedingungen für den Leihverkehrsverbund Rheinland-Pfalz mit seinem VBRPexpress-Service ab 2000

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1 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz, Expertengruppe Leihverkehr Jürgen Seefeldt Virtuelle Bibliothek Rheinland-Pfalz Leihverkehrsverbund Rheinland-Pfalz VBRPexpress Neufassung vom Rahmenbedingungen für den Leihverkehrsverbund Rheinland-Pfalz mit seinem VBRPexpress-Service ab Allgemeines und Grundsätzliches 2. Zulassungsbedingungen 3. Kosten und Gebühren 4. Bestellweg, Geschäftsgang und Formulare 5. Beginn und Dauer der Pilotphase 6. Sonstiges 1. Allgemeines Der Virtuelle Katalog Rheinland-Pfalz (VKRP) steht als Teil der Virtuellen Bibliothek Rheinland- Pfalz (VBRP) im Internet allen Bürgerinnen und Bürgern des Landes rund um die Uhr zur Verfügung. Er weist schrittweise alle öffentlich zugänglichen Bücher und Medien aller Büchereien und Bibliotheken unterschiedlichster Träger in Rheinland-Pfalz nach. Mit dem neuen Online-Leihverkehr VBRPexpress wird dem Bürger die Möglichkeit geboten, gewünschte Bücher und andere Medien direkt aus dem VKRP zu bestellen von zu Hause, vom Arbeitsplatz oder von einer Bibliothek aus. Diese neue Dienstleistung der Bibliotheken in Rheinland-Pfalz ist ein zusätzlicher Service zur Verbesserung der Literatur- und Informationsversorgung im Land. Er ersetzt in keiner Weise den weiter dringend erforderlichen flächendeckenden Auf- und Ausbau von Öffentlichen Bibliotheken in den Städten und Gemeinden. Der Grundbedarf der Bevölkerung nach Literatur und anderen Medien kann nicht per Fernleihe abgedeckt werden, sondern muss vor Ort durch personell und sachlich gut ausgestattete Büchereien und Bibliotheken erfolgen. Nach dem Subsidiaritätsprinzip will der Service versuchen, schwächere und bibliotheksmäßig unterentwickelte Regionen ohne ausreichende Literatur- und Informationsversorgung zu unterstützen, indem größere und leistungsfähige Bibliotheken Ausgleichsfunktionen wahrnehmen. Das Land Rheinland-Pfalz sollte allerdings in Anerkennung der zusätzlichen überörtlichen Leistungen der gebenden Bibliotheken (vor allem der Öffentlichen Bibliotheken der Kommunen) gesonderte Aufbau-Fördermittel zur Verfügung stellen. Hierzu gibt es Bemühungen seitens des DBV-Landesverbandes. VBRPexpress, der neue Online-Leihverkehr der Bibliotheken in Rheinland-Pfalz, ist in erster Linie ein Dokumentlieferdienst für rückgabepflichtige Bücher sowie audiovisuelle und digitale Medien. Für Kopien aus Zeitschriften und Sammelwerken (Aufsätze, Berichte etc.) sind andere Leihverkehrswege (SUBITO, JASON etc.) zu nutzen. Neben diesem neuen rheinland-pfälzischen Online-Dienst bleiben alle bisher verwendeten konventionellen und elektronischen Fernleih-Verfahren nutzbar. Den teilnehmenden Büchereien und Bibliotheken bleibt es grundsätzlich überlassen festzulegen, welche verschiedenartigen Wege und Arten einer Beschaffung über den Leihverkehr abhängig von der jeweiligen Zulassung sie nutzen wollen und welches Angebot sie dem anfragenden Bibliotheksbenutzer vorrangig anbieten.

2 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund Der neue Online-Dienst verschickt keine Medien an den Besteller zu Hause; der Versand von Medien erfolgt ausschließlich an eine andere Öffentliche oder eine Wissenschaftliche Bibliothek in Rheinland-Pfalz, in der der Besteller bzw. die Bestellerin das gewünschte Medium abholen muss. Bestellungen von außerhalb des Landes Rheinland-Pfalz oder ein Versand in andere Bundesländer sind nicht zulässig. VBRPexpress ergänzt die vorhandenen Beschaffungswege und bietet den Bürgerinnen und Bürgern eine Reihe von Vorteilen: 1. Die Belieferung von Büchern/Medien erfolgt in vielen Fällen rascher als über konventionelle Wege, da das Ziel gesteckt wird, den Online-Bestellwunsch innerhalb einer Woche zu bearbeiten (Serviceverbesserung: beschleunigte Belieferung) 2. Die in sehr unterschiedlicher Dichte im Lande vorhandenen Bibliotheksbestände können von allen Interessierten gleichermaßen genutzt werden (derzeitiger Buchnachweis: 4,5 Mio. Medieneinheiten, darunter 1 Mio. ME aus Öffentlichen Bibliotheken; Angebotserweiterung) 3. Durch den Netzzugang und die Online-Bestellmöglichkeit auch von zu Hause aus ist es möglich, auch den Bürgerinnen und Bürgern im ländlichen Raum Zugang zu Informationsangeboten zu eröffnen, die in städtischen Zentren seit vielen Jahrzehnten üblich sind (Chancengleichheit) 4. Der neue Dienst ist einfach zu handhaben, da er übersichtlich strukturiert ist und die einzelnen Abwicklungsschritte durch gute Erläuterungen und eine vorgegebene Benutzerführung am Bildschirm erleichtert werden (leichte Bedienung) Für gebende und nehmende Bibliotheken ergeben sich aufgrund der neuen Dienstleistung folgende positiven Aspekte: 1. Serviceverbesserung und Kundenorientierung: Steigerung der Attraktivität der teilnehmenden Bibliotheken 2. Imageverbesserung: Nutzung des Dienstes für eine positive Werbung (Presse, Verwaltung, Träger) 3. Steigerung der Benutzerzahlen: Erschließen von neuen und wichtigen Kundenkreisen (Selbständige, Firmen, Schulen, Fortbildungseinrichtungen) Der Online-Dienst wird auf der Grundlage einheitlicher Regeln und der freiwilligen Teilnahme von Bibliotheken zunächst für eine Pilotphase von 24 Monaten getestet. Alle hier getroffenen Regelungen gelten zunächst ausschließlich für die 24-monatige Pilotphase. Die Pilotphase soll als Experimentierfeld genutzt werden, um in der Praxis handhabbare und wirtschaftlich vertretbare Lösungen zum Nutzen des Bürgers und Nutzer finden zu können. Wissenschaftliche und Öffentliche Bibliotheken prüfen dabei auch, ob durch den neuen Lieferdienst keine Nachteile bei der Literaturversorgung der bisherigen Klientel entstehen. Nach einer ersten Einschätzung ist zu erwarten, dass zum überwiegenden Teil die Bestellwünsche durch die Wissenschaftlichen Bibliotheken (Landesbibliotheken, Universitätsbibliotheken) abgedeckt werden. Eine Online-Bestellung ist für den Besteller grundsätzlich entgeltpflichtig; auch die Höhe der Gebühr muss in allen teilnehmenden Bibliotheken möglichst einheitlich sein, Ausnahmen sind bei besonderen Dienstleistungen gestattet. 2. Zulassungsbedingungen Jede Öffentliche oder Wissenschaftliche Bibliothek in Rheinland-Pfalz kann an der Pilotphase teilnehmen, wenn sie folgende Kriterien erfüllt: 1. Schriftliche Einverständniserklärung der Bibliotheksleitung (Benutzeranmeldung); die Leiterinnen und Leiter der Öffentlichen Bibliotheken können bei Bedarf Rücksprache mit dem

3 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund Bibliotheksträger halten. In der Einverständniserklärung werden die in diesem Regelwerk aufgestellten Grundsätze und Bedingungen akzeptiert. 2. Bibliotheken in Rheinland-Pfalz können sowohl nur aktiv (d.h. als gebende Lieferbibliothek) als auch nur passiv (d.h. als nehmende Vermittlerbibliothek) teilnehmen. Angestrebtes Ziel ist es aber, dass im Sinne des Gegenseitigkeitsprinzips eine Vielzahl von Teilnehmerbibliotheken zum Ende der Pilotphase sich aktiv und passiv am Online-Dienst beteiligen sollte. Ein aktives Liefern von Medien ist nur möglich, wenn die Bestände digital im Virtuellen Katalog Rheinland-Pfalz (VKRP) nachgewiesen sind; dies sollte innerhalb der Pilotphase bei möglichst vielen Bibliotheken angestrebt werden. Gebende Bibliotheken, aus denen ein bestelltes Medium verschickt wird, werden künftig Lieferbibliotheken genannt; nehmende Bibliotheken, die ein bestelltes Buch/Medium erhalten und es zur Weitergabe an einen Kunden bzw. Benutzer weiterleiten, werden als Vermittlerbibliotheken bezeichnet. 3. Die Bibliothek hat mindestens vier (4) Stunden pro Woche geöffnet, die sich auf mindestens 2 Tage verteilen. Anzustreben sind auch Öffnungszeiten für Berufstätige außerhalb der normalen Bürozeiten. Ohne ausreichende Öffnungszeiten ist eine rasche, fristgerechte Buch/Medien-Ausgabe an einen Besteller nicht durchführbar. Ferner muss in der Bibliothek ein Telefon vorhanden sein; als wichtig wird auch ein Faxgerät angesehen. 4. Zur passiven Teilnahme am Online-Leihverkehr (d.h. als Vermittlerbibliothek ) ist zunächst EDV, eine Bibliothekssoftware oder ein Internetzugang nicht erforderlich, gleichwohl aber wünschenswert. Hierbei ist zu beachten, dass ohne die digitale Erfassung und den maschinenlesbaren Nachweis des Buchbestandes im VKRP jedoch keine aktive Teilnahme möglich sein kann. Damit ein Benutzer auch in der örtlichen Bibliothek die Möglichkeit hat, im VKRP zu recherchieren und Online-Bestellungen in Auftrag zu geben, empfiehlt sich möglichst bald in jeder Bibliothek ein Internet-PC mit -Funktion. Nur mittels PC lassen sich auch elektronische Anfragen und Informationsrecherchen elektronisch erledigen, was der Serviceverbesserung zugutekommt. 5. Die Bibliothek erhebt für den neuen Online-Dienst ein landesweit einheitliches Nutzungsentgelt, das der Besteller bei Abholung des bestellten Buchs/Mediums zu zahlen hat. Nach Rückgabe des Mediums sendet die Vermittlerbibliothek das Medium/Buch an die Lieferbibliothek zurück. Eine Verrechnung zwischen Lieferbibliothek und Vermittlerbibliothek (d.h. Porto- und Versandkosten) findet innerhalb der 24monatigen Pilotphase nicht statt. 6. Die Leihfrist beträgt i.d.r. 4 Wochen, sie kann auf 2 Wochen verkürzt werden. Das Rückgabedatum wird von der Lieferbibliothek vorgegeben und über die Vermittlerbibliothek dem Besteller bzw. der Bestellerin mitgeteilt. Bestellungen gelten nicht als Vorbestellungen. 7. Jede Lieferbibliothek sollte grundsätzlich bereit sein, alle im Bestand vorhandenen Bücher/Medien zu versenden. Beschränkungen aufgrund des Kaufpreises oder des Anschaffungsjahres gibt es nicht, d.h. auch Bücher/Medien unter 20.- DM und aktuelle Bücher aus dem laufenden Jahr sind grundsätzlich versendbar. Die Lieferbibliothek kann jedoch Einschränkungen definieren und Auflagen erteilen, z.b. das Nichtverleihen gekennzeichneter Präsenzbestände, das Nichtverleihen von Büchern aus der Lehrbuchsammlung oder von häufig benutzten Titeln, aber auch die ausschließliche Präsenzbenutzung bestimmter Bücher in der Vermittlerbibliothek bzw. verkürzte Ausleihen bei Videos, CDs, CD-ROMs etc. 8. Insgesamt gilt die Prämisse, dass Ausleih- und Vorbestellwünsche örtlicher Bibliotheksbenutzer Vorrang haben vor den Bestellungen im neuen Online-Dienst. Ob bei Öffentlichen Bibliotheken in kommunaler Trägerschaft alle Kriterien tatsächlich erfüllt sind bzw. werden können, entscheidet im Bedarfsfall die zuständige Staatliche Büchereistelle; bei kirchlichen Öffentlichen Bibliotheken die zuständige kirchliche Fachstelle. 3. Kosten und Gebühren

4 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund Die Lieferung bzw. Abholung eines bestellten Mediums kostet pro Medium im neuen Online- Dienst landeseinheitlich 5.- DM. Der Besteller bzw. die Bestellerin erhält in der Recherche- und Bestellmaske des VKRP den Hinweis, dass eine Bestellung stets ein Entgelt in dieser Höhe verursacht, welches bei der Abholung in der Vermittlerbibliothek zu bezahlen ist. Mit der Bestellung akzeptiert jede/r Bürger/in automatisch, dass die Abholung des Mediums entgeltpflichtig ist. Die Besteller werden am Bildschirm darauf hingewiesen, dass i.d.r. nur ein schriftlich angemeldeter Bibliotheksbenutzer ein Anrecht auf Dienstleistungen der örtlichen Bibliothek hat, d.h. ein/e Besteller/in sich spätestens bei Abholung des Buchs/Mediums auf Grundlage der örtlichen Benutzungsordnung anmelden muss. Ist die Anmeldung eines Benutzers in der betreffenden örtlichen Vermittlerbibliothek kostenlos, entstehen dem neuen Büchereikunden darüber hinaus keine weiteren Kosten. Aus dem aufklappbaren, alphabetisch geordneten Bibliotheksprofil innerhalb der Recherche- und Bestellmaske sind durch Anklicken des Fensters Teilnehmende Bibliotheken (Pulldown-Menü) alle ortsbezogenen Informationen ersichtlich, wie z.b. Anschrift, Telefon- und Fax-Nummer, E- Mail- und Internet-Adresse, Öffnungszeiten, Gebührenarten und höhe, Hinweise zur Bestandsgröße, Ansprechpartner. Ggf. kann in der Gebührensatzung der Bibliothek verankert werden, dass eine kurzfristige Ausleihe von Medien durch kostengünstigere Kurzzeitausweise (z.b. für 3 oder 6 Monate oder für eine einmalige Entleihung) möglich ist. Grundsätzlich steht am Ende der Bestellmaske folgender wichtiger Hinweis: «ACHTUNG: Neben dem Entgelt, das Sie bei Abholung des gewünschten Buchs/Mediums zu entrichten haben, können in einzelnen Öffentlichen Bibliotheken zusätzliche Benutzungsgebühren (Anmeldegebühren, Jahresgebühren u.a.) entstehen, die zur allgemeinen Nutzung der jeweiligen örtlichen Bibliothek berechtigen. Bitte informieren Sie sich in der Rubrik «Teilnehmende Bibliotheken».» 4. Bestellweg, Geschäftsgang und Formulare Die vorwiegend elektronisch gestützte Kommunikation zwischen Besteller/in und Lieferbibliothek sowie zwischen Lieferbibliothek und Vermittlerbibliothek und umgekehrt erfolgt über eine -Reply-Funktion auf der VKRP-Maske. Es wurde ein einheitliches, mehrfach nutzbares Formular entwickelt, das als Bestellmaske nach dem Aufruf «Bestellung erwünscht» erscheint. Folgende Verfahrensschritte werden vorgeschlagen: 1. Ein/e Bürger/in recherchiert zunächst im Virtuellen Katalog ein bestimmtes, von ihm/ihr gesuchtes Buch/Medium und betätigt den Suchauftrag. In der folgenden Trefferliste werden alle Bestandsnachweise eines Titels in den im VBRP verfügbaren Bibliotheksdatenbanken angezeigt. Der/die Besteller/in legt dann per Klick auf den Button >Bestellung erwünscht< fest, aus welcher Bibliothek ein betreffendes Buch/Medium geliefert werden soll. Die Buchdaten werden automatisch auf eine sich öffnende Bestellmaske übertragen 2. der Bestellmaske markiert der/die Besteller/in die für ihn/sie nächstgelegene Vermittlerbibliothek, die über ein Pulldown-Menü herausgesucht werden kann. 3. Ferner enthält die Bestellmaske ein Adressfeld für den/die Besteller/in: Hier ist die Anschrift der bestellenden Person einzugeben, wobei bestimmte Pflichtfelder wie z.b. -Adresse, unbedingt anzugeben sind. Die Bestellmaske kann nur geschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. 4. Der/die Besteller/in erhält nach Betätigen des Bestellauftrages per Klick eine automatische Kopie seiner Bestellung mit - Titelangabe des bestellten Buches/Mediums

5 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund Adresse des Bestellers - Adresse und weiteren Informationen zur Vermittlerbibliothek, in das Buch abzuholen ist a) Die Lieferbibliothek, bei der der Bestellwunsch im -Briefkasten eingeht, druckt die E- Mail als Bestellformular aus (ggf. zweifach, sofern ein Leihschein gebraucht wird) und prüft das Vorhandensein des gewünschten Buchs/Mediums im Bestand bzw. Magazin. Ist das Buch/Medium vorhanden und versendbar, wird die Leihdauer auf dem Bestellformular festgelegt und das Medium zusammen mit dem Formular (als Lieferschein) an die eingetragene Vermittlerbibliothek i.d.r. auf dem Postweg verschickt. Das ggf. ausgedruckte 2. Exemplar des Bestellformulars wird bei konventioneller Verbuchung als Leihschein und zur Ausleihkontrolle zurückbehalten. b) Informiert wird der/die Besteller/in von der Lieferbibliothek mittels nur dann, wenn der Bestellwunsch nicht erfüllt werden kann unter Angabe des Verhinderungsgrunds. Dies soll innerhalb von 24 Stunden nach Bestelleingang erfolgen. Falls der Besteller keine eigene -Adresse hat, kann die Nachricht auch an die -Adresse der Vermittlerbibliothek erfolgen. c) Das Buch/Medium kommt mit Lieferschein (Adresse des Bestellers) bei der Vermittlerbibliothek an. Der/die Besteller/in wird von dort aus per Postkarte, Fax, oder per Telefonanruf informiert, dass das bestellte Medium innerhalb der Leihfrist abgeholt werden kann. Den Lieferschein kann die ausliefernde Bibliothek bei konventioneller Verbuchung als Leihschein sowie als Rücksendenachweis verwenden. Bei EDV-gestützter Verbuchung erfolgt eine Ausleihe wie bei anderen Fernleihfällen auch. Verlängerungen der Leihfrist sowie Vorbestellungen sind grundsätzlich nicht möglich. Bei Leihfristüberschreitung gilt die ortsübliche Mahnroutine mit evtl. anfallenden Säumnis- und Mahngebühren. Bringt der Benutzer das Buch/Medium zurück, schickt die Vermittlerbibliothek es auf dem Postweg an die Lieferbibliothek zurück. Die Beigabe eines Lieferscheins ist nicht nötig; allerdings sollte ein vorgedruckter Zettel mit der Aufschrift «VBRPexpress» und dem Stempel der absendenden Bibliothek beigefügt werden. Der Besteller erhält auf Wunsch eine Rückgabequittung. Rechtliche Bindung und Haftungsfragen: a) Der/die Besteller/in akzeptiert beim Abschicken der Online-Bestellung, dass er/sie bei Abholung des Buchs/Mediums ein Entgelt entrichten wird. Holt der/die Besteller/in das Buch/Medium innerhalb der Leihfrist nicht ab, wird es mit einem Vermerkzettel «Buch nicht abgeholt» an die Lieferbibliothek zurückgeschickt. (Im Wiederholungsfall sollte die Vermittlerbibliothek Name und Anschrift dieser Personen vermerken und über die DBV-Koordinierungsstelle allen Lieferbibliotheken zur Kenntnis geben. Ggf. wird es notwendig sein, eine schwarze Liste solcher Personen zu führen, die offenkundig Missbrauch treiben wollen zu führen, um einen weiteren Versand an diese Besteller zu unterbinden). b) Bei Verlust oder Beschädigung eines bestellten Mediums gilt eine Teilung der Haftungsfrage: 1. Der/die Besteller/in haftet nach dem Absenden seines Bestellauftrages für Verlust und Beschädigung des Mediums verschuldensunabhängig bis zur Rückgabe des Mediums an die Vermittlerbibliothek. 2. Nach Rückgabe des Buchs/Mediums haftet verschuldensunabhängig die Vermittlerbibliothek. 3. Für die Einhaltung der Bestimmungen des Urheberrechts ist jede/r Besteller/in selbst verantwortlich. 5. Beginn und Dauer der Pilotphase Die Planungen sind darauf ausgerichtet, die Pilotphase zum Testen des neuen Online-Dienstes VBRPexpress zum 1. März 2000 beginnen zu lassen.

6 DBV-Landesverband Rheinland-Pfalz - Rahmenrichtlinien für den neuen Leihverkehrsverbund Bis zum werden durch die Geschäftsstelle des DBV-Landesverbandes Rheinland- Pfalz alle in Frage kommenden Öffentlichen und Wissenschaftlichen Bibliotheken vom angeschrieben und unter Beigabe dieses Leihverkehrsregelwerks befragt, ob sie an der Pilotphase teilnehmen wollen. Bibliotheken melden sich danach unter Verwendung eines Formblattes und Antwortbogens schriftlich beim DBV-Landesverband als koordinierende Stelle an und erklären als «Benutzer» ihre Bereitschaft, diese Regeln zu akzeptieren und das gewählte Verfahren einzuhalten. Weitere Bibliotheken können jederzeit im Turnus von ca. 2 Monaten aufgenommen werden. Die DBV-Expertengruppe «Leihverkehr» trifft sich bei Bedarf weiterhin als koordinierendes Gremium auf Einladung des DBV-Vorstands. Hier werden Verbesserungsvorschläge diskutiert und sinnvolle Veränderungen am Ablauf des neuen Online-Dienstes vorgenommen. 6. Sonstiges Statistik 1. Teilnehmende Bibliotheken - vor allem Vermittlerbibliotheken - können auf freiwilliger Basis eine Kosten-Nutzen-Berechnung vornehmen, in der Zeitbedarf pro Leihverkehrsfall [in Minuten] sowie Sach- und Portokosten pro Monat [in DM] erfasst werden sollten. Die Daten sollten zum Ende des ersten und des zweiten Jahres der DBV-Geschäftsstelle übermittelt werden; sie werden dort zur internen Beratung zusammengestellt. 2. Alle teilnehmenden Bibliotheken führen eine Statistik, in der monatlich / halbjährlich / jährlich die Zahlen für gebende und vermittelte Bücher/Medien-Lieferungen vermerkt werden. Dazu gibt es einen (mitgelieferten) Erhebungsbogen. Die Daten sind im ersten Jahr vierteljährlich, im 2. Jahr halbjährlich an den DBV-Landesverband zu senden. 3. Diese Statistik bildet ggf. auch die Grundlage für besondere Landeszuschüsse, falls es - wie z.zt. beantragt zu einer Sonderförderung seitens des Landes kommen sollte. Andere Leihverkehrsmodalitäten Die beiden Landesbibliotheken in Rheinland-Pfalz praktizieren über den geplanten Online-Dienst hinaus bereits andere Direktversandarten und Dokumentlieferdienste: a) gegen Gebühr an einen Besteller zu Hause (beide LB) b) kostenlos an eine bestellende Öffentliche Bibliothek per Remote-OPAC bzw. WWW-OPAC direkt über das Lokalsystem (LB Koblenz). Es muss die weitere Prämisse gelten, dass dieser neue Online-Dienst ein Zusatzangebot ist, welches das bereits bestehende Fernleihverfahren nicht ersetzt oder verdrängen will. Die weitere Zukunft wird zeigen, welche Fernleihverfahren sich auf dem Markt durchsetzen können und welche ggf. aufgegeben werden. Gez. Jürgen Seefeldt