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1 asyoffer Dokumentation Android Apps - 1 -

2 Herausgeber: vh software tools Volker Hülsmann e.k. Waldenburger Weg Barsbüttel Kontakt: Copyright: Alle Texte und Grafiken sowie jegliche sonstige Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. Die Inhalte dürfen nicht dupliziert, kopiert oder auf eine andere Weise vervielfältigt und veröffentlicht werden, ohne vorher die ausdrückliche und schriftliche Einverständniserklärung des Urhebers einzuholen. Rückmeldung: Wir freuen uns über Ihre Vorschläge zur Verbesserung dieser Hilfe. Bitte schreiben Sie uns eine an folgende Adresse: - 2 -

3 A. Dokumentation Die vorliegende Dokumentation von asyoffer soll den Einstieg und das professionelle Arbeiten mit dem Programm erleichtern. Die Hilfe ist folgendermaßen aufgebaut: 1. Methodik Es werden die wichtigsten Themen zum Verständnis vom Programmhandling gegeben. 2. Funktionsbeschreibung Dieser Bereich beinhaltet eine Beschreibung aller verfügbaren Funktionen von asyoffer. Diese werden ohne themenübergreifenden Bezug einzeln erläutert. B. Methodik asyoffer ist ein Programm zur Kalkulation von Angeboten und Aufträgen. Die Hauptmerkmale liegen in der einfachen und intuitiven Bedienung. B.1 Programmstart Nach erfolgreichem Start von asyoffer werden automatisch die dazugehörige Datenbank und alle erforderlichen Einstellungen geladen. Es sind keine weiteren Schritte notwendig. B.2 Funktionsübersicht Mit der Software asyoffer können auf schnelle und komfortable Weise Angebote, Lieferscheine oder Aufträge erstellt werden

4 B.2.1 Aufbau Der Aufbau von asyoffer besteht aus der Statusleiste und der Produktauswahl. Statusleiste Produktauswahl - 4 -

5 B.2.2 Statusleiste Auf der Statusleiste sind verschiedene Icons angeordnet. Die Bedeutung der einzelnen Icons finden Sie im Kapitel C Funktionsbeschreibung. B.2.3 Produktauswahl Auf der Produktauswahl sind verschiedene Icons angeordnet. Die Bedeutung der einzelnen Icons finden Sie im Kapitel C.5. C. Funktionsbeschreibung C.1 _Löschen Das aktuelle Angebot/Auftrag wird komplett gelöscht. C.2 _Einkauf Die gewählten Artikel aus der Produktauswahl werden in der Einkaufsliste angezeigt. C.3 _Einstellung Firmenname = Firmennamen eingeben Angebotkopf = Text für Angebotkopf Angebotfuß = Text für Angebotfuß Auftragkopf = Text für Auftragkopf Auftragfuß = Text für Auftragfuß Lieferscheinkopf = Text für Lieferscheinkopf - 5 -

6 Lieferscheinfuß = Text für Lieferscheinfuß Skonto = Text für Skonto in CC = weitere Empfänger festlegen Dropbox = Update der Daten (siehe auch Kapitel H) Support = an den Support senden Weitere Produkte Hilfe = Ruft die Hilfe auf C.4 Mehrwertsteuer an/aus Es kann mit oder ohne Mehrwertsteuer gearbeitet werden. D.h. die Preise im Einkaufskorb werden entsprechend dargestellt. C.5 Produktauswahl Auf der Produktauswahl befinden sich verschiedene Icons. Die Bedeutung der Icons wie folgt: Es wird eine Kategorie geöffnet. Es wird eine Kategorie geschlossen. Es wird ein Produkt ausgewählt. Ein gewähltes Produkt wird abgewählt. Ein hinterlegtes PDF Dokument wird aufgerufen

7 D. Einkaufsliste Die Einkaufsliste besteht aus der Statusleiste und den gewählten Artikeln in einer Tabelle. Statusleiste Tabelle - 7 -

8 D.1. Statusleiste Auf der Statusleiste sind verschiedene Icons angeordnet. Die Bedeutung der einzelnen Icons finden Sie im Kapitel E Funktionsbeschreibung. E. Funktionsbeschreibung E.1 _Kalkulation Ein Menü wird geöffnet: - 8 -

9 Es kann Skonto, Rabatt oder ein Festpreis gewählt werden. Angebote können gespeichert werden. E.2 _Unterschrift - 9 -

10 Das Angebot/Auftrag oder der Lieferschein kann digital signiert werden. E.3 _ Das Angebot/Auftrag oder der Lieferschein wird per verschickt werden.. Kehrt zur Produktauswahl zurück F. Tabelle Durch Anwahl eines Datensatz in der Tabelle kann die Anzahl geändert werden. Ebenfalls kann der gewählte Datensatz gelöscht werden. G. Datenabgleich

11 Die Daten (Bilder *.jpg, Prospekte *.pdf, Datenbank = Berater.csv) können automatisch über das Internet synchronisiert werden. Alternativ können die Daten auch via USB Kabel kopiert werden. Die Vorgehensweise wird im Abschnitt H beschrieben. G.1 Firma Es kann optional eine Druckvorlage hinterlegt werden. Erzeugen Sie eine Vorlage (z.b. aus Ihrem Briefbogen) im folgenden Format: Seite 1: Abmessungen 1241 Breite * 1754 Höhe (Pixel) = DINA4, Name = Seite1.png optional Seite 2: Abmessungen 1241 Breite *1754 Höhe (Pixel) = DINA4, Name = Seite2.png Existieren die Vorlagen im entsprechenden Ordner werden alle Schriftstücke (Angebot/Auftrag/Lieferschein) auf diesen Vorlagen erstellt. Die Vorlage(n) werden im Ordner storage/sdcard0/easyoffer/firma abgelegt. G.2 Bilder Für eine optimale Darstellung der Produktbilder in der Einkaufsliste stellen Sie bitte folgendes Format ein: Abmessungen 90 Breite * 60 Höhe (Pixel), Hintergrund weiß oder transparent (Format = *.jpg) Die Bilder werden im Ordner storage/sdcard0/easyoffer/jpg abgelegt. G.3 Prospekte/Produktinformation Zu jedem Datensatz kann ein PDF Dokument hinterlegt werden. Format: Standard (*.pdf), Dateigröße maximal 3MB Die Dokumente werden im Ordner storage/sdcard0/easyoffer/pdf abgelegt

12 G.4 Datenbank Die Datenbank ist wie folgt aufgebaut: ID;1;2;3;4;5;Foto;Pdf;Produkt;Kurztext;Preis ID = Artikelnummer (eindeutig, darf nur einmal vergeben werden). 1-5 = Kategorie (dient der Einteilung in Gruppen, z.b. Audi, BMW, VW) Foto = In der Spalte Foto kann ein Dateiname ohne Extension eingetragen werden. Ist in der Spalte Foto nichts eingetragen wird geprüft ob ein entsprechendes Bild mit der Artikelnummer (ID) existiert. Pdf = In der Spalte Pdf kann ein Dateiname ohne Extension eingetragen werden. Ist in der Spalte Pdf nichts eingetragen wird geprüft ob ein entsprechendes Dokument mit der Artikelnummer (ID) existiert. Produkt = Produktname (z.b. A4 Avant) Kurztext = Beschreibung (z.b PS Diesel) Preis = Preis ohne Mehrwertsteuer Zum Aufbau der Datenbank empfehlen wir eine Tabellenkalkulation. Speichern Sie Ihre Datenbank als csv, getrennt durch Semikolon mit dem Dateinamen Berater.csv ab. Das Format der Textdatei ist zwingend ANSI. Die Datei Berater.csv wird im Ordner storage/sdcard0/easyoffer/firma abgelegt. Eine Musterdatenbank (Berater.xlsx) finden Sie im Ordner: storage/sdcard0/easyoffer/firma/berater.xlsx Die Musterdatenbank können Sie an Ihre Gegebenheiten anpassen

13 H. Datenabgleich Auf Ihrem Endgerät werden beim Start von asyoffer folgende Ordner angelegt: storage/sdcard0/easyoffer storage/sdcard0/easyoffer/firma storage/sdcard0/easyoffer/jpg storage/sdcard0/easyoffer/pdf H.1 Datenabgleich manuell Kopieren Sie Ihre eigenen Dateien in folgende Ordner storage/sdcard0/easyoffer/firma Berater.csv (Format ANSI, Aufbau /Struktur --> Abschnitt G.4) optional : Seite1.png, ggf. Seite2.png (Format --> Abschnitt G.1) ggf. AGB.pdf (wird in der als Anhang mitgeschickt) storage/sdcard0/easyoffer/jpg optional Produktbilder (*.jpg Format --> Abschnitt G.2) storage/sdcard0/easyoffer/pdf optional Prospekte (*.pdf)

14 H.2 Datenabgleich Dropbox Für Ihren Datenabgleich benötigen Sie Speicherplatz der von allen Geräten genutzt werden kann. Richten Sie sich unter der Adresse ein entsprechendes Laufwerk ein. Das Einrichten ist ganz einfach. Sie benötigen einen Hauptordner EasyOffer und drei untergeordnete Ordner: Hauptordner = Easyoffer Unterordner Firma jpg pdf Kopieren Sie Ihre lokalen Dateien in folgende Ordner:

15 Dropbox/EasyOffer/Firma Berater.csv (Format ANSI, Aufbau /Struktur --> Abschnitt G.4) optional : Seite1.png, ggf. Seite2.png (Format --> Abschnitt G.1) ggf. AGB.pdf (wird in der als Anhang mitgeschickt) Dropbox/EasyOffer/jpg optional Produktbilder (*.jpg Format --> Abschnitt G.2) Dropbox/EasyOffer/pdf optional Prospekte (*.pdf) Kopieren Sie die Dateien via Upload in die entsprechenden Ordner. Die Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der Dropbox Hilfe. Installieren Sie auf Ihrem Android Endgerät die Dropbox App: Ihr Gerät ist jetzt vorbereitet. Unter asyoffer Einstellungen Dropbox können Sie Ihre Daten jederzeit synchronisieren

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