Daten sammeln für den Datenschutz? Warum eine zentrale Registrierungsstelle für datenschutzrechtliche Erklärungen sinnvoll ist.

Transkript

1 Daten sammeln für den Datenschutz? Warum eine zentrale Registrierungsstelle für datenschutzrechtliche Erklärungen sinnvoll ist. Sprecher: Knut Hertel, Jörg Vogler

2 AGENDA 1. Kurze Vorstellung 2. Die Herausforderungen 3. Der Lösungsansatz 4. Demonstration der Software

3 Unsere Kernkompetenz: Softwareprodukte für DATENQUALITÄT & COMPLIANCE

4 TOLERANT TOLERANT Software Software» Mit gut gepflegten und richtigen Kundendaten sichern Sie Ihren Erfolg in Geschäftsprozessen und Entscheidungen. Dazu gehören auch datenschutzrechtliche Erklärungen. Wir bieten die dafür notwendigen Werkzeuge und Erfahrungen. «Seite 2

5 Leistungsübersicht TOLERANT TOLERANT Software Software PRODUKTE CONSULTING SERVICE TOLERANT Data Protect (Zentrale Registratur für datenschutz-rechtliche Erklärungen) TOLERANT Post (postalische Prüfung und Korrektur) TOLERANT Match (Dublettenerkennung und fehlertolerante Suchmaschine) TOLERANT Name (Namensvalidierung) TOLERANT PEP / Sanction (PEP- und Sanktionslistenprüfung) TOLERANT Bank (Bankdatenprüfung) TOLERANT Move (Umzugsprüfung) Integration der Produkte in Anwendungen und Standardprodukte (SAP, Siebel, SalesForce etc.) Integration fremder DQ Produkte DQ Beratung Schulung Datenversorgung mit Referenzdaten Wartung und Support Bestandsbereinigungen Customizing Support für fremde DQ- Produkte SEITE 3

6 Auszug aus unserer Kundenliste TOLERANT Software Seite 5

7 Die Herausforderung. TOLERANT Software

8 Ohne Einwilligung keine aktive Kundenansprache.

9 Kunden müssen zustimmen, dass ihre Daten gespeichert und genutzt werden, Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung Welche Daten Welcher Zweck Welche Kanäle Ich bin damit einverstanden, dass meine Kontaktdaten zur Information über Produkte und Dienstleistungen der TOLERANT Software GmbH & Co. KG gespeichert werden. Zusätzlich stimme ich der Kontaktaufnahme zu den genannten Zwecken über die oben angegebenen Kanäle zu. Ich bin mit der Kontaktaufnahme über folgende Kanäle einverstanden: per Telefon per per Post Widerspruchsrecht Wenn Sie dauerhaft nicht mehr von uns kontaktiert werden möchten, können Sie der Verwendung Ihrer Daten zur Information über Produkte und Dienstleistungen der TOLERANT Software GmbH & Co. KG widersprechen. Bitte senden Sie dazu eine Nachricht an oder an TOLERANT Software GmbH & Co. KG, Büchsenstr. 28, Stuttgart.

10 Vertragscharakter Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung = Stammdaten (Name + Adresse) + Version des Erklärungstextes + Willenserklärungen des Kunden

11 Kunden kommunizieren über viele Kanäle.

12 Wie können Sie Kunden über unterschiedliche Kanälen identifizieren?

13 und über unterschiedliche Organisationseinheiten.

14 Wie kann eine einheitliche Sicht über Organisationseinheiten erreicht werden, ohne die Hoheitsrechte der Partner zu verletzen?

15 Oft werden verschiedene IT-Systeme verwendet. CRM-System Web-Site Analytics (external) Call Center Sales Partner IT-Systems

16 Daher gibt es häufig mehrere Erhebungen einer Erklärung.

17 Es gilt die jeweils aktuellste Erklärung des Kunden.

18 Fragen im Kundenkontakt Welche datenschutzrechtlichen Erklärungen habe ich schon? Welche Erklärungen brauche ich noch? Was darf ich mit den Daten tun (oder nicht mehr tun)? Was habe ich mit den Daten wann und wo getan?

19 Sie müssen bei Bedarf die des Kunden Zustimmung nachweisen können.

20 Denn Kunden dürfen Auskünfte verlangen.

21 Mustertext: gemäß 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fordere ich Sie auf, mir folgende Auskünfte zu erteilen: - Über welche gespeicherten Daten zu meiner Person verfügen Sie und woher haben Sie diese Daten? - An welche Empfänger oder sonstige Stellen werden diese Daten weitergegeben? - Zu welchem Zweck erfolgt diese Speicherung? Ich setze Ihnen zur Erfüllung meiner Forderungen eine Frist bis zum [Datum (14 Tage später)]. Sollten Sie dieses Schreiben ignorieren, werde ich mich an den zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten wenden. Außerdem behalte ich mir weitere rechtliche Schritte einschließlich der Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen vor. (Quelle: Bundesverband der Verbraucherzentrale)

22 Kunden dürfen der Verwendung der Daten widersprechen.

23 Mustertext: Ich widerspreche gemäß 28 Absatz 4 BDSG der Nutzung und Übermittlung meiner Daten für Zwecke der Werbung oder der Markt- oder Meinungsforschung. Sie sind daher verpflichtet, die Daten unverzüglich für diese Zwecke zu sperren. (Quelle: Bundesverband der Verbraucherzentrale)

24 Kunden dürfen die Löschung der Daten verlangen.

25 Mustertext: ich bitte um Löschung folgender zu Unrecht bei Ihnen gespeicherten Daten: (Genaue Bezeichnung der zu löschenden Daten) Die Speicherung der zu meiner Person gehörenden Daten ist aus folgendem Grund rechtswidrig: (Wählen Sie den zutreffenden Grund aus:) - Die Datenspeicherung erfolgt ohne gesetzliche Ermächtigung. Ich habe Ihnen keine wirksame Einwilligung zur Speicherung erteilt. - Es handelt sich um sensible Daten, die nicht der Wahrheit entsprechen. Bitte verständigen Sie auch die Stellen, denen Sie die Daten zur Speicherung übermittelt haben, von der Löschung und bestätigen mir dies durch Zusendung einer Kopie. Ich bitte um Bestätigung der Löschung bis zum (Frist von zwei Wochen). Sollten Sie sich nicht zu einer Löschung oder nur zu einer Sperrung in der Lage sehen, bitte ich um kurze Begründung und um Angabe der gesetzlichen Grundlage, auf die Sie Ihre Entscheidung stützen. (Quelle: Verbraucherzentrale NRW) - Die Daten sind für den für die Speicherung vereinbarten Zweck nicht mehr erforderlich, da...

26 Kunden beschweren sich. TOLERANT Software

27 Aus der Praxis: Sie senden mir regelmäßig per Ihre Werbeschreiben. Wir hatten vorher keinerlei Kontakt zu Ihrem Unternehmen. Nach ständiger Rechtsprechung stellt die Werbung mittels oder Fax eine unzulässige Belästigung im Sinne von 823, 1004 BGB dar, da Sie die Aufmerksamkeit des Betroffenen über Gebühren hinaus in Anspruch nimmt und zu einer unzumutbaren Belastung des Privatbereichs führt, und zwar auch dann, wenn sie zur Aufnahme eines erstmaligen geschäftlichen Kontaktes dient. Wir fordern Sie daher auf, jegliche Werbung per an zu unterlassen und uns binnen 10 Tagen hier eingehend eine Unterlassungserklärung abzugeben, es bei Meidung einer Vertragsstrafe von EUR 5.000,00 für jeden Fall der Zuwiderhandlung es zu unterlassen, im geschäftlichen Verkehr an uns zur Aufnahme eines erstmaligen Kontaktes unaufgefordert Werbeschreiben per zu übersenden. Zudem werden Sie aufgefordert, gem. 34 BDSG Auskunft darüber zu geben, a) welche Daten zu unserer Person bei Ihrem Unternehmen gespeichert sind, auch soweit sie sich auf Herkunft und Empfänger beziehen, b) welcher Zweck mit der Speicherung dieser Daten verfolgt wird und c) an welche Personen oder Stellen diese Daten regelmäßig übermittelt werden. Wir erwarten diese Auskunft ebenfalls binnen 10 Tagen. Sollten wir nach Ablauf der Frist die Unterlassungserklärung nicht in Händen haben, werden wir unverzüglich gerichtliche Schritte einleiten.

28 Wie können Sie den Willen der Kunden in allen Prozessen mit Kundenkontakt berücksichtigen?

29 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Unsere Erkenntnis Ein Unternehmensbereich oder System hat selten die vollständige Hoheit über alle Kundenkontakte. Die Historisierung der Stammdaten und der datenschutzrechtlichen Erklärungen ist oft unzureichend für vollständige Auskünfte. Datenschutzrechtliche Erklärungen sind in den Systemen und Prozessen oft nur ein Randthema und müssen stärker in den Mittelpunkt gerückt werden.

30 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software TOLERANT Data Protect» Eine zentrale Registrierstelle für datenschutzrechtliche Erklärungen und Widersprüche «

31 Mit TOLERANT Data Protect verwalten Sie TOLERANT Software datenschutzrechtliche Erklärungen richtig:

32 In TOLERANT Data Protect werden auch TOLERANT Software Widersprüche dokumentiert:

33 Mit TOLERANT Data Protect können Sie TOLERANT Software Kundenanfragen fristgerecht bearbeiten:

34 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Wichtige Eigenschaften: 1. Fehlertolerante, schnelle Suche findet relevante Kunden 2. Alle datenschutzrechtlichen Erklärungen und deren Stamm- und Kontextdaten werden hinterlegt 3. Alle Änderungen werden vollständig historisiert 4. Quellbezug zu allen liefernden Systemen liegt vor 5. Erklärungstexte werden versioniert 6. Abfragbar aus allen Prozessen, die Kundendaten nutzen 7. Rechte steuern Sichten und Funktionen 8. Über Schnittstellen in Systeme integrierbar

35 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Welche Daten werden gespeichert? Kundenstammdaten Namen, Adressen, Telefonnummern, -Adressen, Quellbezug Datenschutzrechtliche Erklärungen Datum, Erfasser (Anwender, Organisation) Prozessbezug, Flag für mündliche Erhebung, Zustimmung/Ablehnung Erklärung, Kanalfreigaben, Zweckfreigaben Versionsbezug Erklärungsversionen Sprache, Texte, Kanallisten, Reichweite, Zweckfreigabe Organisationen Systeme Anwender Änderungshistorie Abfragehistorie Widerspruch/Dialogverbot Typ (Kategorie, Gruppe), Start, Ende, Erfasser

36 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Einbettung in die Systemlandschaft: CRM-System Web-Site Analytics (external) Sales Partner Call Center IT-Systems Shared Service Layer webservice deep link batch Data Quality TOLERANT Data Protect Fulfillment. Services Services Web-GUI Datenschutz/Compliance

37 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Demo der Anwendung.

38 Der Lösungsansatz. TOLERANT Software Voraussetzungen 1. Die Texte der datenschutzrechtlichen Erklärung sind juristisch geprüft und gültig. 2. Die Verantwortung für Datenschutzthemen ist organisatorisch klar geregelt. 3. Die Prozesse zur Einholung und Nutzung von datenschutzrechtlichen Erklärungen sind sauber definiert und die Mitarbeiter entsprechend geschult. 4. Die relevanten Systeme wurden für eine Integration vorbereitet (Anzeige Status-Quo, Weiterleitung zur Erfassung, Berücksichtigung bei Kundenkontakt-Selektionen). 5. Hohe Qualität der Kundendaten in allen beteiligten Systemen.

39 Die Vorteile TOLERANT Software

40 An einer Stelle kann sehr schnell der aktuell gültige Status eines Kunden basierend auf allen datenschutzrechtlichen Einwilligungen oder Sperren abgefragt werden.

41 Der Einwilligungen oder Widersprüche können in der Kommunikation und Datenverwendung umfassend berücksichtigt werden.

42 Mitarbeiter im Kundenkontakt sehen sofort, ob noch Handlungsbedarf besteht. Kunden werden nur befragt, wenn es notwendig ist.

43 Der vollständige Kontext der Erfassung von datenschutzrechtlichen Erklärungen (Zeitpunkt, Mitarbeiter, Prozess, Organisation) wird protokolliert. Kundenanfragen können so schnell und präzise beantwortet werden.

44 Wir danken für Ihr Interesse.