White Paper. Office 365 oder: Wie viel Cloud darf es sein?

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1 White Paper Office 365 oder: Wie viel Cloud darf es sein? Eine Betrachtung von Software as a Service (SaaS) Office- Kollaborations- und Kommunikationslösungen als Wegbereiter der nächsten IT-Infrastrukturgeneration Axel Oppermann Senior Advisor phone: mobile: axel.oppermann@experton-group.com Juni 2011

2 Inhalt 1 EINLEITUNG 3 2 HINTERGRUND 7 3 SAAS OFFICE- KOMMUNIKATIONS- UND KOLLABORATIONSLÖSUNGEN IM ALLGEMEINEN UND OFFICE 365 IM SPEZIELLEN Anforderungen an SaaS Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen Anforderungen nach Unternehmensgrößen Anforderungen von Unternehmen mit 1 bis 24 Mitarbeitern Anforderungen von Unternehmen mit 25 bis 99 Mitarbeitern Anforderungen von Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern Office FAZIT 17 2

3 1 Einleitung Warum geht eine Firma pleite, während eine andere zum Marktführer in ihrer Branche wird? Diese Frage hat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasst sind und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nicht Unternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten. Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangen veränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung. Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere: die Globalisierung Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtung bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines in Echtzeit agierenden weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems. die Consumerization of IT und die damit verbundenen Anforderungen der Mitarbeiter. Viele Mitarbeiter, insbesondere Wissensarbeiter, möchten die im privaten Umfeld eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets auch in der Arbeitswelt nutzen. Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen die Gewohnheiten aus der privaten Web 2.0-Welt in die Unternehmen. der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten zugreifen zu können. Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen, sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten vor dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen effizient für sich nutzen. Dabei spielen Trends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Eine Möglichkeit den geänderten Anforderungen gerecht zu werden ist z.b. Cloud Computing und in Bezug auf Lizenzierung und Beschaffung von Applikationen Software as a Service, kurz SaaS. Cloud Computing ( Cloud ) ist im Kern eine Bereitstellungsvariante von IT, bei der bisher typischerweise unternehmensintern organisierte Aufgaben an einen externen Dienstleister vergeben 3

4 werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Anwenderunternehmen müssen Server und Softwarelösungen nicht selbst anschaffen, sondern mieten die nötigen Kapazitäten für Daten, Rechenleistung und Anwendungen bei professionellen Anbietern flexibel nach ihren tatsächlichen Bedürfnissen. Aus Investitionen werden somit variable Kosten. Dies kann Geld und Aufwand sparen und ermöglicht ferner eine gewisse Flexibilität. Hinzu kommt die Reduzierung der Personalkapazitäten durch den zu erwartenden geringeren Verwaltungsaufwand von Hard- und Software-Bereitstellung. Darüber hinaus lassen sich Personal- und kostenintensive Test- und Implementierungsphasen vermeiden. Bei SaaS handelt es sich vereinfacht um die Nutzung einer Applikation über das Internet. Dabei greifen Nutzer über ihren Browser auf Programme eines Dienstleisters zurück - die Software wird also nicht mehr vor Ort auf dem Rechner installiert. SaaS ist als Megatrend der letzten Jahre einzustufen, der bereits eine Vielzahl von klassischen Softwarebereichen erfasst hat. So werden Lösungen für , CRM oder HR- Management schon von tausenden von Unternehmen in Deutschland über dieses Nutzungsmodell genutzt. Dabei ist es schwer, den tatsächlichen Auslöser dieser Epoche zu identifizieren. Übertragen auf die aktuellen Entwicklungen am IT-Markt müsste die Frage lauten: War zuerst das Angebot an SaaS-basierten Kollaborations- und Produktivitätslösungen da, oder hat die Nachfrage nach einfachen und schlanken IT-Systemen dazu geführt, dass Anbieter wie IBM, Google oder Microsoft entsprechende Lösungen anbieten? Und richtet sich ein Anbieter wie Microsoft bewusst in Richtung Cloud Computing aus, oder fühlt er sich durch den Wettbewerb hierzu genötigt? 4

5 Egal was der tatsächliche Auslöser an sich war oder ist: Sowohl die Nachfrage nach SaaS- Angeboten, als auch die Bemühungen von Microsoft in diesem Markt mitzumischen sind von erheblichem Ausmaß. Der SaaS-Markt in Deutschland wächst von ca. 725 Millionen Euro im Jahr 2011 auf über 1,7 Milliarden Euro im Jahr Eine besonders starke Nachfrage herrscht hierbei in den Bereichen Kommunikations-, Kollaborations- und -Lösungen. Also Angebote, die die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter, bei gleichzeitiger Reduktion der IT-Infrastruktur im Unternehmen, adressieren. Dabei ist zu beobachten, dass nicht nur Großunternehmen oder der gehobene Mittelstand diese Form der Bereitstellung von Software nachfragen, sondern auch immer stärker auch kleine und mittelständisch geprägte Unternehmen. Insbesondere dieses Segment ist hierüber in der Lage, Technologien ohne große Investitionen in Server oder Know-how der Mitarbeiter einzusetzen, die bisher nur den Großen vorbehalten waren. Auch für Freiberufler besteht der Nutzen vor allem darin, ohne große Kosten ein konsistentes System zu nutzen. Die Leistungen werden gemietet und können unmittelbar genutzt werden. Lange Einführungszyklen können maßgeblich verkürzt werden. Der gehobene Mittelstand und Konzerne können flächendeckend oder auf Abteilungsebene SaaS- Lösungen einsetzen und so ihre Anforderungen an die IT extrem individuell decken. Zu diesen Lösungen zählt auch Office 365, die neuste SaaS-Office-Kollaborations- und Kommunikationslösung aus dem Hause Microsoft. Bei Office 365 können Unternehmen jeder Größe mit den aktuellen Serverversionen von Microsoft arbeiten, ohne diese selbst betreiben oder warten zu müssen. Darüber hinaus erhalten sie zusätzlich noch die notwendigen und benötigten Client- Anwendungen. Dabei umfasst das Angebot die aktuellen 2010er Produktgeneration von Office Web Apps, Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Hinzu kommt die Option Microsoft Office 2010 Professional Plus, die der Anwender als lokal zu installierende Client-Lösung zubuchen kann. Office 365 kann dabei als ein Konzept verstanden werden, dass die Anforderungen von Anwendern, Entwicklern und Administratoren umfassend erfüllen soll. Darüber hinaus verknüpft Microsoft mit Office 365 die On-premises-Lösungen mit der Service-Welt. Die Anwenderunternehmen erhoffen sich von SaaS-Lösungen eine vereinfachte Einführung von neuen Technologien und eine erleichterte Etablierung neuer Arbeitsplatzkonzepte. Dabei legen die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen besonderen Wert auf eine flexible Lizensierung. Auch wird ein besonders großer Nutzen in der Integration IT-ferner Mitarbeiter an die IT-Systeme gesehen. 5

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7 2 Hintergrund Handelsunternehmen oder das produzierende Gewerbe kennen es nur zu gut: Falsche Lagerhaltung ist gleich in doppeltem Sinn teuer: Totes Kapital durch zu hohe Lagerbestände und entgangene Einnahmen bei zu niedrigen Warenbestand. Gleiches gilt auch für den Einsatz von IT. Mitarbeiter ohne ausreichende IT-Ausstattung können ihre Arbeitsaufgaben nur mit Abstrichen erfüllen. Auf der anderen Seite führt auch eine Überforderung der Mitarbeiter mit zu viel IT zu Verlusten besonders bei der Produktivität. Ein mobiler Mitarbeiter hat andere Anforderungen an ein -System als ein Gelegenheitsnutzer. Er verlangt große Mailboxen, mobiles Messaging und umfassenden Service. Der Gelegenheitsnutzer, also der Mitarbeiter der nicht den überwiegenden Teil seiner Arbeitstätigkeit am PC verbringt, ist mit einem Webmail-Zugang zufrieden und ausreichend ausgestattet. Aus diesem Grund ist es wichtig und richtig, die breite Masse an Mitarbeitern individuell nach ihren konkreten Bedarfen und nicht nach ihren Wünschen mit IT auszustatten. Erschwert wurde die bedarfsgerechte Ausstattung in der Vergangenheit oftmals durch interne o fehlende Kenntnisse über die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter, o veraltete Arbeitsplatzkonzepte, o fehlende Change-Managementprozesse externe o nicht praktikable oder bedarfsgerechte Produktbundlings und Lizenzbestimmungen Faktoren Insbesondere der Trend, einzelne Applikationen in einem Paket und zu einem Preis anzubieten erschwerte die bedarfsgerechte Ausstattung. Diese Absatzmodelle werden als Preisbündelung (bundle pricing) bezeichnet. Ein häufig angeführtes Beispiel in diesem Zusammenhang sind die sogenannten Sparmenüs der Fast-Food-Kette McDonald s, die verschiedene Produkte (ein Getränk, einen Hamburger, etc.) zu einem, gegenüber der Summe der üblichen Einzelpreise, um ca. 15% günstigeren Preis enthalten. Aber auch im Dienstleistungssektor ist diese Form der Preisdifferenzierung anzutreffen, so zum Beispiel bei Pauschalreisen, bei denen der Flug, die Unterbringung und ein Mietwagen in einem Paket angeboten werden. Auch Softwareanbieter, allen voran Microsoft, setzten seit Jahren auf dieses Instrument des Produkt- und Preismarketings. 7

8 Bestes Beispiel hierfür ist die Office Suite. So hat Microsoft bereits früh das Programm PowerPoint mit Word und Excel gebündelt und so erfolgreich am Markt etabliert. Gleiches gilt für OneNote (das Notizzettelprogramm ) oder InfoPath (Formularprogramm) in den Versionen 2003 und Microsoft hat die Charaktere des De-facto-Frontendstandards in der Vergangenheit konsequent dazu genutzt, die Office Produktsammlung Stück für Stück zu erweitern. Ein anderer großer Trend im Produktmarketing ist der Bereich Mass Customization also die kundenindividuelle Massenproduktion. Die Vorteile einer solchen Strategie liegen unter anderem in einer erhöhten Differenzierung zum Wettbewerb, indem Kunden ein individuell gestaltetes Produkt oder eine individuell abgestimmte Dienstleistung angeboten werden kann. Als Vorreiter sei hier wieder die Gastronomie als Beispiel herangezogen: Beim Restaurantsystem Subway können Kunden aus ca. 20 Grundzutaten theoretisch 11 Millionen unterschiedliche Produkte (Sandwiches) zusammenstellen. Ähnliche Beispiele gibt es in der Automobilindustrie oder bei Konsumgütern. Auch Bereitstellungsmodelle wie SaaS sind gerade für solche Modularisierungskonzepte prädestiniert. Die Serviceanbieter können ihre einzelnen Leistungen (Programme) quasi im Baukastenprinzip hoch standardisiert kombinieren und unterschiedlichen Anwendergruppen anbieten. Auch Microsoft geht mit Office 365 einen solchen Weg. So werden für unterschiedliche Kundengruppen und Szenarien unterschiedliche Lösungen sogenannte Servicepläne angeboten. Die Servicepläne richten sich an Unternehmen unterschiedlicher Mitarbeiteranzahl oder deren etablierte Arbeitsabläufe. Gleichfalls können einzelne Services, wie z.b. Exchange Online, auch losgelöst von weiteren Anwendungen bezogen werden. Anwender erhalten hierdurch die Möglichkeit noch individueller ihre Anforderungen zu gestalten. Mit diesem zusätzlichen Maß an Wahlfreiheit geht die Herausforderung einher, die Angebotsoptionen zu prüfen und dann eine, für den einzelnen Mitarbeiter, richtige und bedarfsgerechte Auswahl von Software zu treffen. Aktuelle Studien der Experton Group zeigen auf, dass, bei der Auswahl von Office-Lösungen, gerade hier für Unternehmensentscheider zahlreiche operative und strategische Herausforderungen liegen. Die IT-Entscheider wollen eine zukunftssichere Technologie einsetzen und gleichzeitig extrem flexibel für zukünftige Entscheidungen sein. Dabei stehen Planbarkeit und Flexibilität in keinem Widerspruch. Planbarkeit bezieht sich (wie die Aussage Zukunftssicherheit ) auf die Roadmap (Verfügbarkeiten und Weiterentwicklungen) der eingesetzten Lösung. Flexibilität auf die Möglichkeit, die eingesetzten Produkte zu wechseln. 8

9 Ferner wird die bedarfsgerechte Ausstattung der Anwender in den Fokus der Kaufentscheidung gerückt. Die Unternehmen sind es oftmals überdrüssig, alle Mitarbeiter mit einem vollumfänglichen Office-Portfolio auszustatten. Es wird in Zukunft vielmehr darum gehen, für jede Rolle im Unternehmen, das richtige Set an Produkten bereitzustellen. So reicht für manche Anwender ein webbasierter Zugriff auf Kalender oder Dokumente, während andere Nutzer auf die umfassenden Funktionalitäten eines Fat-Client angewiesen sind. 9

10 3 SaaS Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Allgemeinen und Office 365 im Speziellen Software-as-a-Service (SaaS) entwickelt sich für viele Unternehmen zur größten und wichtigsten Alternative gegenüber Software, die auf dem eigenen Servern oder Client-Rechner laufen. Eine vertiefende Analyse zum Nutzungsverhalten bei SaaS zeigt, dass Unternehmen heute am häufigsten Collaboration und -Dienste über diesen Bezugsweg nutzen. Weitere relevante Bereiche sind IT-Sicherheitslösungen, ERP, CRM und BI-Tools. Laut Anwenderplanungen werden zukünftig insbesondere die Bereiche CRM und Business Intelligence deutliche Zuwächse verzeichnen können. 3.1 Anforderungen an SaaS Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen Grundsätzliche Bestandteile einer SaaS Office- Kommunikations- und Kollaborationslösung sind integrierte und interoperable Services. Hierzu zählen Komponenten klassischer Office Anwendungen o Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationslösungen Kommunikationswerkzeuge o -Lösungen o Komponenten wie Voice over IP (VoIP), Instant Messaging (IM-)Clients, Computer Telephony Integration (CTI,), Audio/Video Conferencing und Unified Messaging Kollaborationslösungen o Lösungen, die für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern auf Basis von, auf einer direkte Kommunikation zwischen den Benutzern und einem zentralen Zugriff auf Dokumente, Kontaktdaten, Termine, Ressourcen etc., ausgelegt sind. Anwender und IT-Entscheider in Unternehmen aller Größenklassen haben klare Anforderungen und Vorgaben an SaaS-Lösungen im Allgemeinen und SaaS Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Besonderen. Hierzu zählen insbesondere umfassende Funktionalitäten 10

11 in den Bereichen Unified Messaging und Kollaboration. Durch die Nutzung von SaaS entfallen zum Großteil die Bereitstellung und das Management von Server-Hardware und TK-Infrastrukturen. Oftmals läuft ein Teil der Sprachkommunikation zwar weiterhin über die bestehende Telekommunikationsinfrastruktur. Die Bereitstellung durch den Serviceanbieter und Verknüpfung mit Geschäftsanwendungen über interoperable Implementierungsmodelle erleichtern die Einführung allerdings nachhaltig. Diese Vorteile gelten sowohl für Großunternehmen mit einer Vielzahl von Niederlassungen, als auch für kleine Unternehmen, die eine interne oder externe Interaktion vorantreiben wollen. Insbesondere Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern legen bei der Einführung großen Wert auf Service- und Support-Leistungen von spezialisierten Dienstleistern. Gesucht wird vor allem Rat und Tat bei der Planung und Einführungsphase. Gleichzeitig legen diese Unternehmen besonderen Wert auf kurze und flexible Vertragslaufzeiten. Die Entscheider achten besonders stark auf geringe (externe) Kosten bei der Einführung von SaaS-Office-Lösungen. 11

12 Bei allen Unternehmen sind besonders Pay per user-modelle gefragt. Hierbei wird auf Basis des einzelnen Anwenders ein definiertes Leistungspaket (Service) bezogen und auf Basis einer regelmäßigen (z.b. monatlichen) Rate bezahlt. Hierdurch sind Aufwände und Nutzen dem einzelnen Anwender direkt zurechenbar. Auch kann durch eine flexible Gestaltung der Verträge kurzfristig auf sich ändernde Anforderungen der Nutzer reagiert werden. Entscheider stehen vor der Einführung einer SaaS-Lösung vor der Herausforderung, die Versprechen der Anwender kritisch zu würdigen. Die größte Herausforderung wird über alle Unternehmensgrößen hinweg bei der tatsächlichen Kosteneinsparung sowie der Kostenkontrolle und Transparenz, während der Vertragslaufzeit, gesehen. Hingegen sehen die IT-Verantwortlichen weniger Schwierigkeiten bei dem Management der Vertragslaufzeiten und Einhaltung der definierten Service Level (SLA). 12

13 Sie sind oftmals überzeugt, dass die Serviceanbieter ihre definierten Standards nachhaltig einhalten können. Die Experton Group empfiehlt Entscheidern in Unternehmen aller Größenklassen vor Vertragsabschluss die individuellen Anforderungen hinsichtlich Flexibilität, Serviceleistungen und Verfügbarkeit zu definieren und mit den Leistungen der Anbieter zu vergleichen. Hierbei gilt es insbesondere unterschiedliche Angebote und Servicepläne zu vergleichen Anforderungen nach Unternehmensgrößen Die durchgeführten Untersuchungen zeigen auf, dass sich die Anforderungen in den unterschiedlichen Unternehmensgrößenklassen teilweise deutlich unterscheiden. Dies hängt einerseits von der individuellen IT-Reife und den Einsatzgraden von IT-Lösungen in den Unternehmen ab. Auf der anderen Seite sind die Anforderungen auch stark an die Organisationsstruktur des eigenen Unternehmens geknüpft. So haben Unternehmen mit ausreichend eigenen IT-Ressourcen andere Anforderungen, als Unternehmen deren IT Know-how eher rudimentär aufgestellt ist. Nachfolgend werden zentrale Erkenntnisse kurz skizziert 13

14 3.1.2 Anforderungen von Unternehmen mit 1 bis 24 Mitarbeitern In Unternehmen dieser Größenklasse entscheiden überwiegend die Geschäftsführer über die Beschaffung von SaaS-Lösungen. Dezidierte IT-Mitarbeiter gibt es in der Regel nicht. Oftmals organisieren IT-affine Mitarbeiter aus ihrem Tagesgeschäft die PC- und Netzwerkbetreuung mit. Bei der Entscheidung für einen Anbieter setzen knappe 19 Prozent der Unternehmen auf externe Dienstleister bei der Auswahl eines Services. Dies sind oftmals alteingesessene IT-Händler oder lokale Systemhäuser zu denen eine gewachsene Beziehung besteht. Die größte Herausforderung sehen Unternehmen dieser Größenklasse in der Kostenkontrolle und Transparenz während der Vertragslaufzeit und den tatsächlichen Einsparungsmöglichkeiten. Größte Vorteile durch SaaS-Office-Lösungen werden insbesondere in einer schnellen und sicheren Einführung von -Funktionalitäten (inkl. Archivierung), Kollaborationsportalen und integrierten Kommunikationslösungen mit Konferenzfunktionalitäten gesehen Anforderungen von Unternehmen mit 25 bis 99 Mitarbeitern Entscheider in diesen Unternehmen erwarten von SaaS-Office-Lösungen besonders die schnelle und vereinfachte Einführung von neuen Technologien. Sie wollen ohne große Vorabinvestitionen und unübersichtliche Lizenzierungsmodelle direkt einen Nutzen aus den Anwendungen ziehen. Dabei liegt auf der Anbindung IT-ferner Mitarbeiter genauso das Augenmerk wie die Verbesserung der internen Arbeitsabläufe und die Organisation der Prozesse. Ein großer Nutzen wird mit dem einheitlichen Zugriff auf Daten, egal von welchem Ort oder über welches Gerät gesehen. Hierzu zählt auch das Teilen von Dokumenten (und Informationen) über Unternehmensgrenzen hinweg exemplarisch in einem Unternehmensverbund oder innerhalb der Liefer- und Leistungskette. Die Herausforderungen liegen in der Bewertung von Kosten-Nutzen-Aspekten sowie insbesondere in der Verfügbarkeit und Einhaltung der abonnierten Services Anforderungen von Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern wollen durch die Einführung von SaaS-Office-Lösungen insbesondere auf die wachsenden Anforderungen durch die eigenen Mitarbeiter, Partner und Kunden reagieren. Ziel ist es, einen schlanken und schnellen Arbeitsablauf zu ermöglichen, in welchem die Erreichbarkeit der Mitarbeiter genauso im Fokus steht, wie der Zugriff auf Dokumente und Informationen. IT-Entscheider wollen durch flexiblere Lizenz- und Beschaffungsmodelle auch IT-ferne Mitarbeiter (exemplarisch aus der Produktion) an die Organisationsprozesse heranführen. Dabei soll die Ausstattung aller Mitarbeiter über bedarfsgerechte Servicepläne und Produktmodule 14

15 erfolgen. Verantwortliche in diesem Segment erhoffen sich besonders eine beschleunigte Einführung neuer Arbeitsplatzkonzepte (z.b. Heimarbeitsmodelle) und eine nachhaltige Prozessoptimierung. Sie stellen besonders hohe Anforderungen an umfassende Unified Messagingund Kollaborationsfunktionalitäten. Als kritische Erfolgsfaktoren werden das Einhalten der Service Level und eine vertraglich zugesicherte Flexibilität gesehen. Gleichfalls wird eine interoperable und nahtlose Integration der neuen Services in die Altsysteme als erfolgskritisch bewertet, 3.2 Office 365 Viele Unternehmen legen aktuell den Grundstein für die nächste IT-Infrastrukturgeneration in ihren Unternehmen. Ein probates Mittel für eine flexible und modulare Versorgung der Mitarbeiter mit IT ist Office 365. Bei diesem Service werden die gewünschten Leistungen bei Microsoft gemietet und können nach einer Registrierung respektive Einrichtung unmittelbar genutzt werden. Hierdurch werden unter anderem lange Einführungszyklen maßgeblich verkürzt. Mittelständische Unternehmen und Konzerne können Office 365 flächendeckend oder auf Abteilungsebene einsetzen und so ihre Anforderungen an IT extrem individuell decken. Dabei werden die Services pro Nutzer bestellt und monatlich abgerechnet. Hierzu bietet Microsoft unterschiedliche Servicepläne an. Einen preisgünstigen Einstieg ermöglichen die Pläne für sogenannte Kiosk- Arbeiter. Also Mitarbeiter, die an wenig IT-intensive Arbeitsplätze eingesetzt werden und nur rudimentäre -Lösungen oder Zugriff auf Unternehmensinformationen benötigen. Microsoft bietet hier 2 Optionen (K1 und K2). Während sich der Serviceplan K1 auf Exchange und Sharepoint-Funktionen beschränkt, enthält K2 zusätzlich noch Office Web Apps zum Editieren von Dokumenten. Der Serviceplan für Einsteiger heißt P und richtet sich als Einstiegspaket an kleine und mittlere Unternehmen (SMB) mit bis zu 50 Benutzern. Der Preis dafür beträgt etwa 5 Euro pro Monat und Anwender. Enthalten sind Office Web Apps, Exchange, Lync sowie Community- Support. Für Anspruchsvolle sowie ambitionierte Anwender und für große Unternehmen sind die E-Pläne vorgesehen. 15

16 Diese kommen in vier unterschiedlichen Varianten daher und bieten Telefon-, Web und - Support und Single-Sign-On. Eine Integration von mobilen Geräten inklusive Smartphones mit unterschiedlichen Betriebssystemen (Blackberry OS, ios, etc,) und optional zubuchbaren, teils kostenlosen Services (z.b. BlackBerry Enterprise Cloud Service) stiften zusätzlichen Mehrwert. Auch die erweiterten SharePoint-Funktionalitäten steigern den Nutzen nachhaltig. Mit dem Umstieg auf die vierte Generation von SharePoint erhalten Office 365 Anwender, neben einer verbesserten Bedienbarkeit, eine stärke Integration in Office sowie stark aufgewertete Workflow-Fähigkeiten, die einen schnellen Einstieg in das Business Process Management ermöglichen. Besonders großes Augenmerk wird hierbei von Microsoft, Anwendern und ISVs auf die sogenannten Sandbox-Solutions gelegt. Hierdurch soll unter anderem sichergestellt werden, dass bei Problemen mit neuen Komponenten nicht das gesamte SharePoint ausfällt. Neben allen technischen Fortschritten und einer echten Alternative gegenüber dem Eigenbetrieb, wird auch eine organisatorische Herausforderung gelöst: Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen wird der ortsungebundene Zugang zu Dokumenten und Informationen stark erleichtert. 16

17 Ein entscheidender und für den Anwender wesentlicher Unterschied zu den Angeboten von Google & Co. ist die nahtlose Kombination der Onlineservices mit den etablierten (on premise) Clientlösungen. So bietet Microsoft in dezidierten Serviceplänen die Client-Lösung Office Professional Plus für die lokale Installation an. Dies ist insbesondere für Anwender mit gehobenen Ansprüchen von entscheidendem Vorteil. Sie können die vollumfänglichen Funktionalitäten der onpremises Version auf dem Fat Client nutzen. Dies ist ein kleiner, aber feiner und essentieller Unterschied im Portfolio von Microsoft. 4 Fazit Immer mehr Entscheider und IT-Verantwortliche in Anwenderunternehmen richten ihre IT auf die nächste Infrastrukturgeneration aus. So beschäftigen sich bereits ein Fünftel aller Unternehmen und nahezu 50% der Anwender mit mehr als 500 Mitarbeitern aktiv mit dem Thema Cloud Computing. Ähnliche Werte sind für die Themen Virtualisierung oder neue Client-Konzepte zu ermitteln. Ein zentraler Bestandteil hierbei ist natürlich auch Software im Allgemeinen und Office-Lösungen im Besonderen. Unternehmen geben, je nach Branche und Größe, zwischen 20 und knapp 40 Prozent ihres IT-Budgets für Software aus. Ein erheblicher Brocken sind hierbei auch Office-, Kollaborationsund Kommunikationslösungen. Hierbei wurde in der Vergangenheit oftmals nach dem Gießkannenprinzip vorgegangen: Die Anwendungen wurden losgelöst von den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter flächendeckend verteilt. Dies führte allerdings dazu, dass viele Mitarbeiter Software vorfanden die sie nicht benötigten und auch nicht bedienen konnten. Anderen Anwendern hingegen fehlten wichtige Produkte. Frustration, schlechte Qualität und Mangelleistungen waren oftmals die Folge. Neue Beschaffungs- und Bereitstellungsmodelle sollen hier Abhilfe schaffen. Die nächste IT-Generation soll bedarfsgerechter, schneller und flexibler sein. Bezogen auf Office-Systeme lassen sich vereinfacht drei Bereitstellungsformen identifizieren: Onpremise-Szenarien (Betrieb der Infrastruktur im Unternehmen), Hybrid-Modelle (Kombination aus Eigenbetrieb und Betrieb bei einem externen Dienstleister) und Cloud-Only-Konzepte (ausschließlicher Betrieb bei einem Dienstleister). Die Frage, die sich nicht nur die IT-Leitung in diesem Zusammenhang stellen muss, lautet: Wie viel Cloud darf oder muss es sein? Die Zielsetzungen, die mit dem Einsatz von SaaS-basierten Produktivitätslösungen in Verbindung gebracht werden, sind die Senkung der IT-Kosten, verbesserte Flexibilität und Agilität sowie die 17

18 Qualitätssteigerung der IT. Gleichfalls sollen bisher IT-ferne Mitarbeiter in die IT-basierten Arbeitsprozesse integriert werden. Dabei ist das Thema Senkung der IT-Kosten allerdings differenziert zu betrachten. Vielen IT-Entscheidern ist klar, dass es durch den Einsatz von Office 365 (oder ähnlichen Produkten) nicht zu einer nachhaltigen Kostensenkung kommt. Konkretes Ziel ist es vielmehr hohe Investitionskosten in kontinuierliche und berechenbare operative Kosten zu transferieren. Gleichfalls soll eine, an die individuellen Workloads der Mitarbeiter angepasste, bedarfsgerechte Bereitstellung von Lösungen erfolgen. Microsoft bietet mit Office 365 ein Konzept, welches die Anforderungen von Anwendern, Entwicklern und Administratoren umfassend erfüllen soll. Dabei braucht ein Vergleich, hinsichtlich der Preise oder Funktionalitäten, mit einer IBM oder den Businessangeboten von Google, keineswegs gescheut zu werden. Microsoft schafft mit Office 365 die Verknüpfung der On-premise mit der Service-Welt und das optimierte User Interface, die vereinfachte Bedienung und zusätzliche Funktionalitäten bringen erheblichen Nutzen Neben konsistenten Produkten hat Microsoft gegenüber anderen Anbietern wie Google darüber hinaus noch den Vorteil der Kundenbindung im Markt auf seiner Seite. Diese Kundenbindung äußert sich in zwei Facetten. Erstens über das Thema Gebundenheit, zweitens über Verbundenheit (Loyalität bzw. Vertrauen). Die Gebundenheit ist im Kern über drei Dimensionen entstanden. Hierzu zählen die vertragliche Bindung über Volumenverträge, die tiefe Integration der Microsoft-Lösungen in die IT sowie die Beziehung zu den Anwendern. Die Verbundenheit wird getrieben über die jahrelangen Erfahrungen der Anwender im Allgemeinen und der IT-Entscheider im Besonderen. So verbirgt sich hinter der Marke Microsoft Office einerseits eine allgemeine Zufriedenheit der Anwender und auf der anderen Seite ein Leistungsversprechen von Microsoft. Den Anwendern wird ein breites Spektrum unterschiedlicher cloud-basierter Kollaborationslösungen geboten. Herausforderung wird es sein, das individuell beste Konzept auszuwählen. Neben den aktuellen Produkteigenschaften zählt hierzu insbesondere die Interoperabilität zu bestehenden Systemen, eine klar definierte Roadmap und ein transparentes Lizenzmodell. 18