Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite 1

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Fanny Ritter
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1 Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite 1 1. General Information / Allgemeine Informationen Address Company name Firmenname Street Straße Post code, town PLZ; Stadt Country Land Telephone number Tel. Nr. Fax number Fax Nr. www - address www. List of all site(s) delivering products to Akras Flavours GmbH: Listen Sie alle Betriebsstätten die an uns Liefern auf. 2. Contact persons / Kontaktpersonen Function Funktion Site manager Geschäftsführer R&D/Technical contact Commercial contact Verkaufsleitung Production manager Produktionsleitung QA/QC manager *24 h Emergency contact * 24 h Notfallkontakt Name Direct Dial No. Direkte Telefon Nr. Fax No. *(Person who can be contacted outside working hours) *(Person welche auch außerhalb der Geschäftszeiten für Notfälle erreichbar ist) address

e-mail www - address www. List of all site(s) delivering products to Akras Flavours GmbH: Listen Sie alle Betriebsstätten die an uns Liefern auf. 2.

2 Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite 2 Quality and Food Safety Systems / Qualitäts- und Lebensmittelsicherheit Current Accreditation Status of Manufacturing Site Accreditierungsstatus der Produktionsstätte JA NEIN ISO 9001 ISO ISO BRC IFS HACCP Others: If you have a valid accreditation of IFS/BRC/ISO you have finished this questionnaire please submit a copy of certificate! Wenn sie eine gültige Zertifizierung nach IFS/BRC/ISO besitzen, brauchen sie den Fragebogen nicht weiter ausfüllen Senden sie uns bitte eine Kopie Ihres aktuellen Zertifikates Existing documented QS procedures and inspection instructions? Existieren QS Verfahrensanweisungen und Prüfanweisungen? Do you perform internal audits of all operations (Quality and HACCP)? Führen Sie interne Audits der Arbeitsprozesse durch (Qualität und HACCP)? Frequency/Frequenz : Do you have change control procedures in place for materials, processes and specifications? Betreiben Sie einen Änderungsdienst bezüglich Materialien, Prozesse und Spezifikationen? Do you have a written recall procedure / customer alert system in place? Haben Sie eine dokumentierte Rückholprozedur / Kundeninformationssystem implementiert? Please attach copy of certificates / Bitte senden Sie uns Ihre aktuellen Zertifikate HACCP Is a documented HACCP-system on site? Betreiben Sie ein dokumentiertes HACCP-System? Do you conduct the following points in your HACCP-system? 1. Raw materials, 2. Packaging, 3. Production lines, 4. Product development Werden die Folgenden Punkte in Ihrem HACCP System behandelt. 1. Rohstoffe, 2. Verpackung, 3. Produktionslinien, 4. Produktentwicklung Are there written cleaning / sanitation procedures on site? Arbeiten Sie mit dokumentierten Reinigungs- und Desinfektionsanleitungen? Is the efficiency of cleaning monitored? Wird die Effizienz der Reinigung kontrolliert? Please give details. / Bitte näher Beschreiben. Are cleaning agents stored and locked separately from the production area? Werden die Reinigungs- Desinfektionsmittel separate und versperrt außerhalb der Produktionsräume gelagert? Do you use different coloured cleaning tools for floor and production equipment? Verwenden Sie farblich zu unterscheidende Reinigungsgeräte für Produktions- Equipment und Schmutzbereiche? JA NEIN

3 Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite Pest control / Schädlingsbekämpfung Do you have a documented pest control system in place? Haben Sie ein dokumentiertes Schädlingsbekämpfungssystem im Betrieb? Is an external pest control company used? Beschäftigen Sie eine externe Schädlingsbekämpfungs- Firma? 3.4. Waste control /Abfallwirtschaft Is waste physical segregated from production area and storerooms? Wird der Abfall örtlich getrennt von den Produktions- und Lagerräumen gelagert? Do you waste separation on site (paper, plastics, metal, glas, etc.)? Wird eine Mülltrennung durchgeführt (Papier, Plastik, Metal, Glas, usw.)? 4. Factory and Equipment / Betriebsstätte und Gerätschaft Have you a general security system of the site? Betreiben Sie ein allgemeines Sicherheitssystem? Is the access to production and storage area physical restricted from outside? Sind Produktions- und Lagerräume nicht zugänglich für Betriebsfremde Personen? Do you use only hygienic equipment in production? Werden ausschließlich hygienische Betriebsmittel eingesetzt? Are raw materials stored in separate room? Werden Rohstoffe getrennt von Fertigwaren gelagert? Are packaging materials stored in separate room? Werden Verpackungen getrennt gelagert? 4.1 Personnel / Personal Trainings Do you introduce all new employees? Bekommen alle neuen Mitarbeiter eine Einschulung? Do you run at least once a year an introduction course for food safety and hygienic for the employees? Wird mind. einmal jährlich eine Hygiene und Sicherheitsschulung der Mitarbeiter durchgeführt? Do you keep individual training records? Werden die durchgeführten Schulungen dokumentiert? Personnel hygienic Does the company provide internal clothing, hair coverings, footwear? Wird den Mitarbeitern Arbeitskleidung, Kopfbedeckungen, Sicherheitsschuhe zur Verfügung gestellt? Do you have a special locker room for changing clothing? Haben Sie einen Umkleideraum für die Mitarbeiter zum Kleiderwechseln? Do you have a hygiene policy including jewellery? Gibt es eine Hygieneanweisungen welche dass Tragen von Schmuck behandelt? Are toilets adequately separated from production areas? Sind Toiletten getrennt von den Produktionsräumen? Is the whole site designated non-smoking? Ist im gesamten Betriebsbereich RAUCHEN verboten?

Waste control /Abfallwirtschaft Is waste physical segregated from production area and storerooms? Wird der Abfall örtlich getrennt von den Produktions- und Lagerräumen gelagert?

4 Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite Visitors Are all visitors, including external technical personnel, checked and provide with correct clothing (remove jewellery)? Werden alle Besucher, auch externes Technisches Personal, geprüft und mit korrekter Kleidung ausgestatte? (Schmuck ablegen) Get al visitors a hygienic and safety advice? Erhalten alle Besucher eine Hygiene- und Sicherheitsunterweisung? 4.3 Process and quality control Process issues Do you frequently control the production water? Wird das Produktionswasser regelmäßig geprüft? Do you work with the First in - First out principle? Arbeiten Sie mit dem First in - First out Prinzip? Is there a designated area for non-conforming products on site? Haben Sie ein gekennzeichnetes Sperrlager? Foreign body s Do you have a glass and wood policy? Haben Sie eine Glas- und Holz- Verfahrensanweisung implementiert? Have you a documented procedure to ensure that no foreign body s are in the products delivered to Akras Flavours GmbH. Können Sie akras Flavour AG garantieren dass die Produkte dies sie liefern frei sind von Fremdkörpern? Specifications Are packaging materials specified and certified to there application? Sind Verpackungsmaterialien spezifiziert und zertifiziert für ihren Verwendungszweck? Do you provide a certificate of analysis for all batches of end products? Können Sie ein Analysenzertifikat für alle Produkte und Chargen bereitstellen? Laboratory Do you have an on-site laboratory? Betreiben Sie ein betriebseigenes Labor? Are the analytical methods validated? Sind Ihre analytischen Methoden validiert? Are all analytical instruments calibrated and documented? Sind alle analytischen Instrumente kalibriert und dokumentiert?

Erhalten alle Besucher eine Hygiene- und Sicherheitsunterweisung? 4.3 Process and quality control Process issues Do you frequently control the production water?

5 Akras - Supplier Self Audit Questionnaire Seite Traceability and complaints / Rückverfolgbarkeit und Reklamationen Traceability / Rückverfolgbarkeit Are finished products and raw materials fully traceable? Sind alle Produkte auch Rohstoffe vollständig rückverfolgbar? Do you make tracing tests: Führen Sie Rückverfolgbarkeitstests durch? Frequency: Customer complaints / Kundenreklamationen Do you have a written procedure to handle customer complaints? Haben Sie eine dokumentierte Verfahrensanweisung wie mit Kundenreklamationen umgegangen wird? Is a complaint analysis carried out at periodic intervals? Wird periodische eine Kundenreklamationsanalyse durchgeführt? Frequency: Do you have a written product recall procedure? Haben Sie eine dokumentierte Verfahrensanweisung für ein Produkt- Rückrufverfahren? 4.5 Distribution, Warehousing and transport / Vertrieb, Lagerung und Transport Are receiving and despatching areas protected from outside and hygienic? Sind die Wareneingangs und Dispositionsbereiche nach außen gesichert und hygienisch? Do you have a written transport and hygienic agreement with your contractors? Haben Sie eine dokumentiertes Transport- und Hygieneabkommen mit Ihren Vertragspartnern? Are transport vehicles inspected on hygienic and food safety items before loading? Werden die Transportfahrzeuge inspiziert auf Hygiene und Lebensmittelsicherheit bevor sie beladen werden? Do you use off-site/external warehouses for storage? Verwenden Sie externe Warenlager? Are the off-site/external warehouses covered by a hygienic and pest control programme? Verfügen die externen Warenlager über ein Hygiene- und Schädlingsbekämpfungs- Konzept? Location and date Firm stamp Signature

Sind alle Produkte auch Rohstoffe vollständig rückverfolgbar? Do you make tracing tests: Führen Sie Rückverfolgbarkeitstests durch?

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