BLSVdigital - Kurzanleitung So gelingt der Wechsel einfach und schnell

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1 BLSVdigital - Kurzanleitung So gelingt der Wechsel einfach und schnell Ab April 2020 beginnen wir mit dem Wechsel vom bisherigen BLSV-Cockpit zu BLSVdigital unserem neuen und noch besseren Online-Portal zur Pflege Ihrer Vereins- und Mitgliederdaten. Um Ihnen den Wechsel so einfach wie möglich zu machen, haben wir hier für Sie die wichtigsten Schritte kurz und knapp als Anleitung zusammengestellt. Inhaltsverzeichnis 1. Wechsel vom Cockpit zu BLSVdigital Registrierungsprozess Finale Anmeldung Erklärung der Oberfläche Nachmeldungen Besetzung von Ämtern und deren Rechte und Rollen Probleme beim Login

2 1. Wechsel vom Cockpit zu BLSVdigital Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt unter mit Ihren Zugangsdaten ein. Danach klicken Sie bitte auf den Button Vereinsdaten. 2

3 Bitte öffnen Sie nun den Bereich Funktionäre speziell müssen die drei Funktionäre Vorsitzender, Schatzmeister und Stellvertreter genauer betrachtet werden. Hinterlegen Sie, falls noch nicht geschehen, bei mindestens einem der drei Funktionäre eine gültige Mail-Adresse. Bitte beachten Sie dabei, dass pro Funktionär eine unterschiedliche Mail-Adresse hinterlegt werden muss. Jetzt können Sie wieder auf die Startseite des Cockpits wechseln in dem Sie den Button zurück zum Cockpit klicken. Der Button Wechsel zu BLSVdigital ist nun für Sie aktiviert: Mit einem Klick auf Jetzt Wechseln beginnen Sie den Wechselvorgang. 3

4 Bitte beachten Sie das Hinweisfenster, welches sich im Anschluss öffnet und lesen Sie sich die Hinweise aufmerksam durch. Mit einem erneuten Klick auf Jetzt Wechseln wird der Wechsel angestoßen und Ihre Vereins- und Mitglederdaten werden zu BLSVdigital transferiert. Nach dem Klicken auf Jetzt Wechseln wird das alte Cockpit für Sie deaktiviert. Die Pflege Ihrer Mitgliederdaten können Sie danach ausschließlich im neuen Cockpit BLSVdigital durchführen. Sobald Sie den Wechsel initiiert haben erscheint ein weiteres Hinweisfeld. Bitte beachten Sie auch diese Hinweise genau. Da beim Wechsel zu BLSVdigital viele Daten übertragen werden müssen, kann es einige Zeit dauern, bis Sie die zur Registrierung erhalten. 4

5 2. Registrierungsprozess Nachdem Sie den Wechsel bestätigt haben, wird an die hinterlegte Mail-Adresse des Vorsitzenden, des Stellvertreters und des Schatzmeisters ein Aktivierungslink versendet. Mit einem Klick auf Registrieren kann der persönliche Zugang eingerichtet werden. Durch einen Klick auf Registrieren öffnet sich BLSVdigital und Sie können sich Ihr persönliches Konto erstellen. Klicken Sie sich dabei einfach durch die einzelnen Anmeldepunkte. 5

6 Erstellen Sie nun bitte Ihr persönliches Passwort. Bitte beachten Sie, dass alle anderen persönlichen Daten identisch sind mit denen, wie sie bereits im Verein im alten Cockpit hinterlegt waren. Im Anschluss klicken Sie bitte auf BLSVdigital-Konto erstellen. Ihr Konto ist nun erstellt. Mit einem Klick auf Weiter ist die Kontoaktivierung abgeschlossen und Sie landen dann direkt im Vereinsbereich und können sich ab sofort in BLSVdigital anmelden. 6

7 3. Finale Anmeldung Nun können Sie sich mit der Eingabe Ihrer persönlichen Zugangsdaten bei BLSVdigital einloggen. Nach erfolgter Anmeldung sind nur noch drei Schritte durchzuführen, bis Sie die Anwendung vollumfänglich nutzen können. 7

8 Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und klicken Sie Kontodaten bestätigen. ( -Adresse kann hier nicht geändert werden, da sie Bestandteil ihrer Benutzeranmeldung ist) Tragen Sie im letzten Schritt Ihre Adressdaten ein, um den Anmeldeprozess abzuschließen. Mit einem Klick auf Kontaktdaten bestätigen sind Sie final angemeldet und können BLSVdigital vollumfänglich nutzen. 8

9 4. Erklärung der Oberfläche Sie beginnen im sog. Sportler-Bereich. Hier können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten. Um zur Vereinsverwaltung zu gelangen klicken Sie auf den Pfeil neben dem Vereinsnamen. Gehen Sie auf Verein, um zur Vereinsverwaltung zu wechseln. 9

10 Nun sind Sie im Hauptmenü der Vereinsverwaltung. Sie sehen ein Entwicklungsdiagramm Ihrer Mitgliederzahlen. Gehen Sie auf Mitglieder um zu Ihrer Mitgliederverwaltung zu gelangen. Hier werden nun alle aktuell gemeldeten Mitglieder beim BLSV angezeigt. Mit den im rot umrandeten Bereich haben Sie folgende Funktionen: Lupe ( ) Suchen Sie hier nach einem bestimmten Mitglied, Punkte ( ) Hier können Sie Mitglieder per Excel-Upload hochladen, Filter ( ) Filtern Sie hier Ihre Mitglieder nach bestimmten Kriterien, +Mitglied ( ) Fügen Sie hier Mitglieder manuell hinzu. 10

11 Klicken Sie auf Mitglied, um dessen Daten zu verwalten. Außerdem können Sie hier für das ausgewählte Mitglied Sparten hinzufügen oder dessen Zuordnung ebenso beenden. Klicken Sie dazu entweder auf Zuordnung zur Sportart beenden oder Neue Sportart zuweisen. Außerdem können Sie mit Klick auf Mitgliedschaft kündigen, ein Mitglied auch mit dem Austrittsdatum zum Jahresende versehen. 11

12 Wenn Sie im Hauptmenü auf Verband klicken, können Sie alle verbandsbetreffenden Themen einsehen und bearbeiten. TSV Beispiel So können Sie hier Ihre Bestandserhebung übertragen, Ihre bayernsport-abos, sowie Ihre Ehrenamtsversicherungen verwalten. Außerdem gelangen Sie in diesem Bereich zur Kategorie Nachmeldungen. 12

13 Im Bereich Bestandserhebung haben Sie Zugriff auf alle betreffenden Daten Ihrer Bestandserhebung. Sie sehen, ob (Status) und wann (eingereicht am) Sie die Bestandserhebung des Vereins übertragen haben. Klicken Sie auf die entsprechende BE, um dessen Daten aufzurufen. (Übersicht ab BE 2021!) Unter den bayersport-abos sehen Sie alle aktuellen und bereits gekündigten Abonnements. Durch einen Klick auf Bearbeiten können Sie die Zustelldaten ändern. Klicken Sie auf Kündigen um das ausgewählte Abo zum Jahresende zu beenden. (Bitte AGB und Kündigungsfrist beachten!) 13

14 Unter dem Reiter Ehrenamtsversicherungen sehen Sie eine Übersicht der aktuellen bzw. zum Jahresende gekündigten Ehrenamtsversicherungen. Sie können durch Auswahl des Bearbeitungsbuttons die ausgewählte Versicherung zum Jahresende kündigen. Darüber hinaus können Sie unter Versicherung abschließen eine weitere Ehrenamtsversicherung abschließen, sowie unter Gesamtvertrag kündigen alle bestehenden Versicherungen kündigen. (Beachten Sie auch hier die Kündigungsfrist!) 14

15 5. Nachmeldungen Melden Sie entweder über die Mitgliederverwaltung wie auf Seite 10 beschrieben nach, oder wählen Sie unter Nachmeldungen die entsprechende Vorgehensweise aus, wie Sie Ihre Mitglieder nachmelden wollen. Gehen Sie unter Historie ansehen, um alle im Jahr getätigten Nachmeldungen anzusehen. 15

16 In der Historie sehen Sie nach Datum sortiert Ihre getätigten Nachmeldungen. (Sortiert nach Neuzugängen, Austritten und Änderungen.) Öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem gewünschten Datum eine komplette Übersicht aller Mitglieder, die an diesem Tag ein- oder ausgetreten sind, oder bei denen sich etwas geändert hat. In der Tabelle zeigt Ihnen dies die Spalte Status. 16

17 6. Besetzung von Ämtern und deren Rechte und Rollen Sie haben außerdem die Möglichkeit die Funktionen Ihres Vereins im System zu besetzen. Die Personen, welche dann hinterlegt sind, können Sie direkt über BLSVdigital einladen. Gehen Sie hierfür zunächst im Hauptmenü unter Vereinsmanagement > Struktur. Hier sehen Sie dann eine Auflistung der aktuellen Ämter. Durch Klick auf die drei Punkte ( ) können Sie beim entsprechenden Amt eine neue Person zuweisen (falls das Amt noch nicht besetzt ist). Falls das Amt bereits besetzt ist, können Sie die die Daten der dort hinterlegten Person editieren. Wenn Sie jemanden zu BLSVdigital einladen wollen, stellen Sie sicher, dass für die Person, die Sie einladen möchten, eine gültige Mailadresse hinterlegt ist. Durch den Button Einladungslink verschicken starten Sie den Einlade Prozess. Außerdem können Sie dort direkt eine andere Person zuweisen oder das Amt zunächst unbesetzt lassen durch Klick auf Zuständigkeit entziehen. 17

18 Wenn Sie eine Person zu BLSVdigital einladen wollen, erhält diese an die hinterlegte Mailadresse folgende Mail inkl. Link zur Aktivierung des Kontos. Max, TSV Beispiel Können Sie das Feld Einladungslink verschicken nicht anklicken, wie im Screenshot dargestellt, dann ist vermutlich keine Mailadresse bei der ausgewählten Person hinterlegt. Um eine Mailadresse zu hinterlegen gehen Sie unter Person editieren. Für weitere Funktionäre, welche Sie eingeladen haben, gilt im Basismodul BLSVdigital ein vordefiniertes und nicht änderbares Rollen- und Rechtekonzept. Eine Aufstellung davon, welche Funktionen bzw. Ämter ein Verein anlegen und nutzen kann, sowie welche Rechte sich hinter den jeweiligen Rollen verbergen, finden auf den folgenden Seiten. 18

19 Funktion im Verein Technische Rollen (Rechte) 1. Vorsitzender (BLSV: Vorsitzender) Mitgliederverwalter Vereinsmanager BLSV-BE-Verantwortlicher BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Finanzverantwortlicher Vereinsbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinspauschalenbeantrager 2. Vorsitzender (BLSV: Stellvertreter) Mitgliederverwalter Vereinsmanager BLSV-BE-Verantwortlicher BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Finanzverantwortlicher Vereinsbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinspauschalenbeantrager Kassenwart (BLSV: Schatzmeister) Mitgliederverwalter Vereinsmanager BLSV-BE-Verantwortlicher BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Finanzverantwortlicher Vereinsbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinspauschalenbeantrager Geschäftsführer 1 Mitgliederverwalter Vereinsmanager BLSV-BE-Verantwortlicher BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Finanzverantwortlicher Vereinsbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinspauschalenbeantrager Geschäftsführer 2 Mitgliederverwalter Vereinsmanager BLSV-BE-Verantwortlicher BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Finanzverantwortlicher Vereinsbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinspauschalenbeantrager Mitarbeiter 1 Mitgliederverwaltung Mitgliederverwalter Vereinsbetrachter Mitarbeiter 2 Mitgliederverwaltung Mitgliederverwalter Vereinsbetrachter Ehrenamtsbeauftragter Mitgliederbetrachter Verbandsehrungsbeantrager Vereinsbetrachter Ansprechpartner 1 Bau BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Vereinsbetrachter Ansprechpartner 2 Bau BLSV-Sportstättenbaubeaftragter Vereinsbetrachter Jugendwart (BLSV: Jugendleiter) keine Frauenvertreter keine Seniorenbeauftragter keine Sportabzeichenbeauftragter keine Jugendsprecher keine 19

20 Technische Rolle Beschreibung Mitgliederverwalter - Mitglieder einsehen - Mitglieder editieren - Mitglieder neu eingeben und kündigen - Sportarten zuweisen Hinweis: Nur User mit der Rolle Mitgliederverwalter kann die Mitglieder des Vereins verwalten BLSV-BE-Verantwortlicher - Vertritt Verein gegenüber BLSV (insbesondere: BE) Vereinsmanager - Verwaltung von Stammdaten und Funktionäre Finanzverantwortlicher - Änderung Vereinsbeiträge - Änderung Bayernsport-Abos - Änderung v. Funktionären bei Ehrenamtsversicherung BLSV-Sportstättenbaubeaftragter - Antragsstellung Sportstättenbau (+weiterer Prozess) Mitgliederbetrachter - Lesen von Mitgliederdaten Verbandsehrungsbeantrager - Beantragung von Verbands-Ehrungen Vereinsbetrachter - Betrachtung vom Cockpit Vereinspauschalenbeantrager - Beantragung der Vereinspauschale 20

21 7. Probleme beim Login Ihre Zugangsdaten sind ungültig oder nicht mehr auffindbar? Kein Problem hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sich innerhalb weniger Schritte wieder anmelden können. Unter den Button Anmelden können Sie auf Passwort vergessen? klicken. Nach dem Klick öffnet sich folgende Seite. Geben Sie dort Ihre Mailadresse, mit der Sie in BLSVdigital angemeldet sind, ein und klicken Sie anschließend auf Absenden. 21

22 Anschließend erhalten Sie eine Mail. Wenn Sie nun auf Passwort ändern gehen, können Sie ein neues Passwort erstellen und sich danach mit diesen wieder bei BLSVdigital anmelden. 22