Juleica Online- Antragsverfahren. erklärt

Transkript

1 Juleica Online- Antragsverfahren Schritt-für-Schritt erklärt

2 Inhalt Allgemeines Präsentation: Antragstellung durch Jugendleiter/in Präsentation: Bestätigung Online-Antrag durch Ehrenamtsträger Präsentation: Bestätigung Online-Antrag durch Jugendamt Grundlage des Online-Antragverfahrens: Erfassung der Träger Präsentation: Bereich Selbstverwaltung Präsentation: Erfassen von Kommunalen Jugendämtern Präsentation: Erfassen von Freien Trägern Präsentation: Antragstellung durch Träger Präsentation: Antragsübernahme, wenn Träger nicht gefunden Präsentation: Löschen Benutzerkonto Jugendleiter/in Hilfen

3 Warum das Ganze? Hohe Unzufriedenheit Dauer des Antragsverfahrens Aussehen der Card Unterschiedliche Voraussetzungen in den Bundesländern zum Erhalt der Card Initiierung eines bundesweiten Projektes durch den DBJR Beschluss durch die Arbeitsgemeinschaft der Obersten Jugend- und Familienbehörden (AGJF) Beschluss Jugend- und Familienministerkonferenz (JFMK) Beschluss Konferenz der Landesjugendringe Beschluss Hauptausschuss Deutscher Bundesjugendring

4 So läuft es bisher Seit 01. April letzten Jahres läuft das Verfahren in Berlin und Niedersachsen Seit Sommer 2009 bundesweit online möglich Seit kein Papierverfahren mehr (außer NRW) Zum Stichtag 01. April 2010 wurden bereits Juleica s mit dem neuen Verfahren gedruckt und versendet Durchschnittliche Bearbeitungszeit unter 14 Tagen In allen Bundesländern wurden Landeszentralstellen für Juleica für Fragen zum Online-Verfahren eingerichtet Im Rahmen eines Projektes Landeszentralstelle für Juleica in NRW beim LJR (Corinna Spanke) In NRW endete das Papierverfahren am diesen Jahres

5 Weg des Antragsverfahrens Jugendleiter/in Ehrenamtsträge r öff. Träger 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt Ehrenamtsträge r Jugendleiter/in öff. Träger Jugendleiter- in Druckerei altern. Adresse 4. Schritt

6 Beantragung der Juleica Voraussetzungen: Von jedem PC mit Internetzugang digitales Passfoto -Adresse

7 Präsentation Antragstellung durch Jugendleiter/in

8 1. Schritt

9 Hinweise beachten! Hinweise beachten! Benötigt wird - -Adresse -digitales Passfoto

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11 Name richtig schreiben! (kann nicht verändert werden)

12 Mit -Adresse und zugesandtem Passwort einloggen

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14 Hier einfach die Felder mit den persönlichen Daten ausfüllen!

15 Hinweise zum Foto Das hochgeladene Foto muss: Das Gesicht der Antragstellerin/des Antragstellers zeigen Im Hochkantformat mit dem ungefähren Verhältnis 18 x 20,5 mm (b x h) bzw. 220 x 250 Pixel vorliegen mindestens 150 kb und darf max. 2 MB groß sein im Format JPG vorliegen Das Foto darf nicht: im Querformat sein ein Ganzkörper-Foto sein mehrere Personen zeigen nur einen Teil der gesamten Bildfläche einnehmen

16 Gute Fotos: Quelle: alle Bilder von unter CC-Lizenz, Namensnennung jeweils unter dem Bild Schlechte Fotos Quelle: alle Bilder von unter CC-Lizenz, Namensnennung jeweils unter dem Bild

17 Hinweise zum Foto Um das Foto auf die richtige Größe für das Online- Antragsverfahren zu beschneiden, gibt es im Internet zahlreiche kostenlose Tools eine Empfehlung: Mehr dazu:

18 1. Auswahl des Trägers: 1. Bundesland Nordrhein-Westfalen auswählen 2. Landkreis Minden auswählen Auswahl des Trägers: Unter Gefundene Träger erscheinen jeweils die Verbände/Träger zu der ausgewählten Ebene (z.b. Kreisverbände wenn Landkreis ausgewählt) 2.

19 Auswahl des Trägers: 3. Stadt Minden auswählen, wo der Träger, für den ich ehrenamtlich tätig bin, seinen Sitz hat 3. Korrekten Träger auswählen (markieren) und zum nächsten Schritt Oder: Falls Träger nicht gefunden: Eintragen der -Adresse Jugendamt Stadt Minden

20 Hinweise zu Auswahl des Trägers Was ist wenn? - Die Antragstellerin/der Antragsteller bei einem Kreisverband oder bei der Kreisjugendpflege tätig. Welcher Träger ist auszuwählen? In diesem Fall darf aus der Liste kein Ort auswählt werden. Wenn der Landkreis gewählt ist, werden alle kreisweiten Träger angezeigt. Diese tauchen nicht mehr in der Liste auf, wenn ein Ort ausgewählt wurde. Entsprechendes gilt, wenn die Antragstellerin/der Antragsteller bei einem landesweit tätigen Träger ehrenamtlich tätig ist. Dann darf auch kein Landkreis ausgewählt werden. In dem Feld gefundene Träger werden alle erfassten Träger der ausgewählten Region angezeigt. - Wenn der Träger nicht in der Auswahlliste gefunden wird, gibt es verschiedene Gründe: Vielleicht ist die einzelne Ortsgruppe noch nicht im System erfasst sondern nur der Kreisverband? Dann kann dieser ausgewählt werden! Es empfiehlt sich aber beim Träger/Kreisverband nachzufragen. Hat die Organisation vielleicht einen anderen "offiziellen" Namen? Es empfiehlt sich ebenfalls beim Träger nachzufragen. -Es wurde aus Versehen der falsche Träger ausgewählt. Muss der Antrag neu gestellt werden? Wenn ein falscher Träger ausgewählt wurde, wird sich dieser Träger i.d.r. melden, weil er die Antragstellerin/den Antragsteller nicht kennt. Der Träger muss den Antrag endgültig ablehnen. Damit hat man die Möglichkeit einen neuen Antrag zu stellen und den richtigen Träger auszuwählen.

21 Wenn der Träger nicht in der Auswahlliste gefunden wird, gibt es die Option es konnte kein Träger gefunden werden und es muss die - Adresse der Person angeben werden, die voraussichtlich beim Träger für die Bearbeitung des Antrages zuständig ist. Was ist wenn? Der Träger wurde im System nicht gefunden und hat deshalb eine -Adresse angegeben. Jetzt tut sich aber nichts. Was ist zu tun? Wahrscheinlich wurde die -Adresse einer Person angegeben, die selber keinen Zugang zum System hat. Bitte nochmals mit dieser Person in Verbindung setzen und bitten, die mit dem Übernahmecode an die richtige Person weiterzuleiten. Wenn nicht klar ist, wer beim Träger zuständig ist, dann bitte beim Träger nachfragen oder an das zuständige Jugendamt oder an die Landeszentralstelle wenden. Tipp: Die Option es konnte kein Träger gefunden werden hat sich in der bisherigen Praxis nicht als sehr wirkungsvoll erwiesen. Eine nicht gerade geringe Anzahl von Anträgen gelangen nicht zu dem zuständigen Empfänger und schwirren eine zu lange Zeit im System herum. Daher sollte in jedem Fall die Trägerfrage vor Absendung des Antrages geklärt werden. Das spart viel Zeit und die Juleica kann schneller ausgeliefert werden.

22 Freiwillige statistische Angaben Die Beantwortung ist freiwillig und die Antworten werden anonym durch die Uni Dortmund ausgewertet. Sonst sieht niemand diese Antworten!

23 Zustimmung zu: 1.) Datenschutz 2.) Selbstverpflichtung

24 Angaben im Überblick Bitte noch einmal alle Daten kontrollieren. Falls noch ein Fehler auffällt, kann man noch einmal zu den vorherigen Schritten zurück blättern. Anschließend auf Antrag stellen klicken

25 Was ist wenn..? Der Online-Antrag wurde falsch ausgefüllt und abgeschickt. Der laufende fehlerhafte Antrag kann weder bearbeitet noch gelöscht werden, um einen neuen mit den richtigen Daten zu erstellen. Was ist zu tun?! Wenn der Antrag abgeschickt ist, kann die Antragstellerin/der Antragsteller keine Änderungen vornehmen. Dann ist der Träger am Zug, der ausgewählt wurde. Das ist wie bei einem Brief: Wenn er abgeschickt wurde, kann man nichts mehr ändern. Am besten nimmt man Kontakt zu dem freien Träger auf, den man ausgewählt hat und bittet ihn, den Antrag abzulehnen, dann kann die Antragstellerin/der Antragsteller den Antrag wieder bearbeiten bzw. einen neuen stellen

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27 Zuordnung der Träger Der/die Antragsteller/in wählt die Organisation aus, bei der er/sie ehrenamtlich tätig ist Jedem Träger, für den Jugendleiter/innen tätig sind (Feld 8 Papierantrag), ist im System genau ein Träger zugeordnet, der als 2. Genehmigungsstufe fungiert (Feld 9 - Papierantrag) Dies ist das jeweilige Jugendamt, welches für den ausgewählten Träger zuständig ist

28 Präsentation Bestätigung Online-Antrag Ehrenamtsträger

29 2. Schritt Mit -Adresse und zugesandtem Passwort einloggen

30 Hinweise zum Login Es funktioniert das Login nicht - woran kann das liegen? Bitte prüfen, ob im Browser Cookies zugelassen sind! Das geht so: Unter Firefox 3 muss unter "Extras > Einstellungen > Datenschutz" der Haken bei "Cookies von Drittanbietern akzeptieren" gesetzt sein. Beim Internet Explorer ist die Einstellung unter "Extras > Internetoptionen > Datenschutz> Erweitert > Cookies von Drittanbietern" zu finden und muss auf "annehmen" eingestellt sein ODER der Haken muss bei "Automatische Cookiebehandlung aufheben" entfernt werden Die mit dem Passwort ist nicht mehr vorhanden. Was jetzt? Auf kann durch einen Klick auf "Wenn Du dein Passwort vergessen hast, kannst Du ein neues anfordern." und die Eingabe der -Adresse jederzeit ein neues Passwort angefordert werden.

31 Grundsätzliche Empfehlungen - Wenn möglich, den Browser Mozilla Firefox verwenden - Die Datenbank/das Antragssystem über aufrufen - Bei Unklarheiten/Fragen siehe die FAQ s (häufigsten Fragen mit Antworten) auf

32 Passwort anfordern/vergessen Hier -Adresse eingeben und auf Passwort anfordern klicken

33 Startseite der Juleica-Datenbank

34 Übersicht aller Anträge in Bearbeitung Um Antrag zu genehmigen, auf anzeigen klicken

35 Möglichkeit, Juleica- Gültigkeitszeitraum zu begrenzen Möglichkeit, altern. Lieferadresse anzugeben, ansonsten erfolgt Versand direkt an Jugendleiter/in Bild kann ausgetauscht oder ergänzt werden Nach Änderungen unbedingt auf Änderungen speichern klicken! Zunächst Antrag überprüfen, wenn ok, dann Antrag genehmigen klicken!

36 Wenn ok, dann mit OK bestätigen

37 Dem Ehrenamts-Träger obliegt die Prüfung ob der/die Jugendleiter/in für ihn ehrenamtlich tätig ist oder sein wird, eine den Richtlinien entsprechende Ausbildung oder Fortbildung vor Neuausstellung der Juleica absolviert hat, über die erforderlichen Kenntnisse in Erster-Hilfe verfügt, die persönlichen Angaben des Antragstellers/der Antragstellerin korrekt sind, ob die eingereichten Fotos den Anforderungen für das Online-Antragsverfahren genügen (siehe Wie werden Qualifikations/Erste-Hilfe-Nachweise übermittelt? Das System sieht keine Möglichkeit vor, Nachweise upzuloaden, die dann von den Trägern eingesehen werden könnten Sind alle o.g. Angaben korrekt und geprüft bzw. wurden die notwendigen Änderungen vorgenommen, kann der Antrag vom Ehrenamtsträger genehmigt werden. Nach der Freischaltung durch den Ehrenamtsträger wird dann der öffentliche Träger informiert, nach dessen Freischaltung und Druckfreigabe erfolgt der Druck der Juleica

38 Bestätigungsmeldung

39 Wenn Antrag fehlerhaft (z.b. Adresse fehlerhaft, Foto fehlt), dann vorläufig ablehnen klicken!

40 Hier Info an Jugendleiter/in schreiben, was am Antrag fehlerhaft ist Antrag vorläufig ablehnen klicken, um Antrag zurück an Jugendleiter/in zu versenden

41 Wenn Antrag vollständig abgelehnt (z.b. Träger falsch, Name d. JL falsch) werden soll, dann endgültig ablehnen klicken!

42 Hier Info an Antragsteller/in schreiben, warum Antrag abgelehnt wird Antrag endgültig ablehnen klicken, um Antrag zurück an Antragsteller/in zu versenden

43 Gründe für eine vorläufige Ablehnung Was ist wenn? -der Online-Antrag falsch ausgefüllt wurde (Adresse, Geburtsdatum). Die Antragstellerin/ der Antragsteller kann dann den Antrag wieder bearbeiten! Als Träger kann man keine Fehler im Antrag korrigieren -das Bild nicht den Erfordernissen entspricht. Die Antragstellerin/ der Antragsteller kann dann den ein neues Bild hochladen. Alternative: Der Träger verfügt über ein Bild und tauscht es aus Gründe für eine endgültige Ablehnung Was ist wenn? -Bei der Registrierung wurde der Name der Antragstellerin/des Antragstellers falsch geschrieben. Der Name kann nachträglich nicht geändert werden. Wenn der Fehler erst auffällt, wenn der Antrag schon abgeschickt ist, aber die Träger dem Antrag noch nicht zugestimmt haben, kann die Antragstellerin/der Antragsteller den Träger bitten, den Antrag endgültig abzulehnen. Dann hat Antragstellerin/der Antragsteller ab dem nächsten Tag die Möglichkeit, den Account zu löschen und sich neu zu registrieren und dabei den Namen richtig zu schreiben -Es wurde aus Versehen der falsche Träger ausgewählt. Wenn ein falscher Träger ausgewählt wurde, muss der Antrag endgültig abgelehnt werden. Dann hat die/der Antragsteller-in die Möglichkeit einen neuen Antrag zu stellen und den richtigen Träger auszuwählen.

44 3. Schritt Zur Genehmigung beim zuständigen Jugendamt

45 Präsentation Bestätigung Online-Antrag Jugendamt

46 3. Schritt Mit -Adresse und zugesandtem Passwort einloggen

47 Startseite der Juleica-Datenbank

48 Übersicht aller zu bearbeitenden Anträge Um Antrag zu genehmigen, auf anzeigen klicken Genehmigung analog der 1. Genehmigungsstufe

49 Möglichkeit, Juleica- Gültigkeitszeitraum zu begrenzen Möglichkeit, altern. Lieferadresse anzugeben, ansonsten erfolgt Versand direkt an Jugendleiter/in Bild kann ausgetauscht oder ergänzt werden Nach Änderungen unbedingt auf Änderungen speichern klicken! Zunächst Antrag überprüfen, wenn ok, dann Antrag genehmigen klicken!

50 Wenn ok, dann mit OK bestätigen

51 Auf Druckfreigabe klicken!

52 !Wichtig! Druckfreigabe muss erteilt werden, sonst keine Daten für Druckerei abrufbar Empfehlung: Direkt im Anschluss der Genehmigung erteilen Hier Häkchen setzen 4. Schritt Druckfreigabe erteilen klicken Falls hier nicht der korrekte Rechnungsempfänger steht, bitte Häkchen bei Alternativer Rechnungsempfänger setzen und diesen eintragen!nicht vergessen! Bitte diesen Empfänger informieren!

53 Genehmigung u. Druckfreigabe durch Jugendamt erteilt, warten auf Druck und Versand

54 Hinweis:!Erst wenn Antrag im Archiv ist, kann ggf. ein neuer Antrag gestellt werden! Archivierung erfolgt über Nacht Wenn Juleica gedruckt und versendet dann findet sich der Antrag im Archiv, ebenso die endgültig abgelehnten Anträge

55 Hinweise zur Druckerei/Rechnungsprüfung Wann erfolgt die Rechnungsstellung? Wie oft ruft die Druckerei die Daten ab? Die Druckerei ruft die Daten für den Druck der Juleica s wöchentlich ab. Wie viel kostet die Juleica im neuen Onlineantragsverfahren? Die Juleica kostet 2,90 EUR inkl. Porto, die frühere einmalige Pauschale in Höhe von 10 EUR entfällt im neuen Verfahren. TIPP: Aus diesem Grund können Sie sogleich nach Bestätigung/Genehmigung des Antrages hierfür auch die Druckfreigabe erteilen, damit die Jugendleiter/innen zügig Ihre Juleica erhalten. Die Rechnungsstellung erfolgt einmal monatlich durch die Druckerei, gleich wie oft eine Druckfreigabe erteilt wurde. Wie kann ich die Rechnung überprüfen? Auf der Rechnung sind die Abrufdaten sowie die Anzahl der gedruckten Juleica s vermerkt. Wenn Sie unter Juleica-Anträge und Anträge im Archiv im Status gedruckt und versendet und das jeweilige Abrufdatum eintragen und dann auf ok klicken, erhalten Sie die Liste/Anzahl der Anträge, welche mit der Anzahl auf der Rechnung übereinstimmen sollte (siehe nächste Folie).

56 Auswählen des Status gedruckt und versendet und Eingabe des Abrufdatums (siehe Rechnung) Rechnungsprüfung Ergebnisliste/Anzahl aller gedruckten Juleica s abgleichen mit angegebener Anzahl auf Rechnung

57 Grundlage des Online- Antragverfahrens: Erfassung der Träger

58 Wie kommen die Träger in die Datenbank? Jugendämter der Landkreise und kreisfreien Städte Werden durch die Landeszentralstelle erfasst Landesweite freie Träger (Landes-Jugendverbände) Werden durch die Landeszentralstelle erfasst Freie Träger (Kreisverbände der Landesverbände) Werden durch die Landesverbände erfasst Freie Träger ohne Landesverbände (z. B. Jugendzentrum) Werden durch Jugendämter vor Ort erfasst

59 Warum sollen die Untergliederungen erfasst werden? Der ausgewählte Träger erscheint auf der Juleica Jugendleiter/innen haben es leichter, ihren Träger zu finden Zuordnung der Datensätze zum zuständigen Jugendamt

60 Benutzer und Administratoren Träger Organisationen, i. d. R. keine Personen Benutzer nur Bearbeitung von Anträgen Administratoren Bearbeitung von Anträgen Anlegen von Benutzern ggf. Anlegen von Untergliederungen

61 Wie kommen die Träger in die Datenbank? Landesweite freie Träger (Landes- Jugendverbände) Erfassung in einer Tabelle, die in die Datenbank eingespeist wird vom DBJR mit Informationen: - Internetadresse: - Benutzername: -Adresse - Passwort: Dies muss aus Datenschutzgründen nach Freischaltung / Erfassung über Passwort vergessen selbst generiert werden

62 Wie kommen die Träger in die Datenbank? Öffentliche Träger (Jugendämter) Erfassung in einer Tabelle, die in die Datenbank eingespeist wird vom DBJR mit Informationen - Internetadresse: - Benutzername: -Adresse - Passwort: Dies muss aus Datenschutzgründen nach Freischaltung / Erfassung über Passwort vergessen selbst generiert werden

63 Wie kommen die Träger in die Datenbank? Untergliederungen der freien Träger (z.b. Kreis-Jugendverbände) Die Landesebene legt jeweils ihre Untergliederungen an Und vergibt ggf. die Rechte für die Antragsbearbeitung an die Kreis-/Ortsebene Der jeweilige Verband informiert die Untergliederungen über die Erfassung und die zukünftigen Aufgaben Auch später jederzeit möglich, Untergliederungen anzulegen

64 Wie kommen die Träger in die Datenbank? Freie Träger ohne Verbandsstruktur (z.b. Jugendzentrum) Die Jugendämter legen jeweils die Träger/Organisationen ihres Landkreises an, welche über keinen Landesverband verfügen Und vergibt ggf. die Rechte für die Antragsbearbeitung an diese Das Jugendamt informiert die Organisationen über die Erfassung und die zukünftigen Aufgaben Auch später jederzeit möglich, diese Organisationen anzulegen

65 Präsentation Bereich Selbstverwaltung

66 Mit -Adresse und Passwort einloggen

67 Startseite der Juleica-Datenbank

68 Übersicht der Daten meines Trägers voreingestellte Rechnungsadresse

69 Hier kann Rechnungsadresse erfasst werden

70 Hinweise zur Rechnungsadresse Was ist wenn.? - Im Trägerprofil ist bereits eine Rechnungsadresse eingetragen, die nicht mehr verändert werden kann. Dies hängt mit der programmierten Vererbung zusammen, d.h. wenn ein Träger auf höherer Ebene (im System), also z.b. die Kreisebene eine Rechnungsadresse bei sich im Profil einträgt, wird diese an alle Träger im Landkreis vererbt, somit an alle Träger, die die gleichen ersten fünf Stellen des Gemeindeschlüssels (GKZ) haben. Tipp: Entweder Sie setzen sich in Kontakt mit dem betreffenden Träger (z.b. Kreisjugendamt) und bitten Ihn, die Rechnungsadresse bei sich im Profil herauszunehmen (Änderungen speichern nicht vergessen). Oder: Sie tragen bei der jeweiligen Druckfreigabe unter Alternative Rechnungsadresse die für Ihren Träger korrekte Rechnungsadresse ein.

71 Hier Passwort ändern!

72 Um weitere Benutzer/innen Um weitere Benutzer/innen für meinen Träger anzulegen, hier klicken

73 Passwort wird automatisch versandt

74 Präsentation Erfassung der komm. Jugendämter

75 Ansicht für Kreisjugendämter Um kommunale Jugendämter neu anzulegen, hier klicken!

76 Verknüpfung zur GKZ-Suchmaske Um Träger anzulegen, wird Gemeindeschlüssel (GKZ) benötigt: - Für die Kreisebene: Nur die ersten 5 Stellen der GKZ - Für die Ortsebene: Alle 8 Stellen der GKZ

77 Suchmaske für GKZ-Suche

78 Hier wichtig: Wenn die - Kreisebene angelegt werden soll, nur die ersten 5 Stellen der GKZ kopieren u. einfügen! - Bei Ortsebene alle 8 Stellen!

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80 Bitte beim vollständigen Namen nicht mehr als 45 Zeichen einfügen, da sonst zu lang Bitte alle Felder ausfüllen, die mit einem * belegt sind. Der/Die Administrator/in erhält eine automatische mit den Zugangsdaten. Bitte unbedingt vorher informieren! Benennung eines neuen Administrators für den Träger Nur die Kurzform steht auf der Juleica! Wichtig! Bei Kombinierter Träger ein Häkchen setzen! Ansonsten hat das Jugendamt keine Möglichkeit, selbst Juleica-Anträge zu stellen.

81 Übersicht aller Öffentlicher Träger in Ihrem GKZ-Bereich Um weitere Benutzer zum jeweiligen Öffentl. Träger zu erfassen, auf Benutzer klicken

82 Um weitere Benutzer/innen für diesen Träger anzulegen, hier klicken

83 Passwort wird automatisch versandt

84 Um Benutzer/innen zu bearbeiten (z.b. Admin-Status zu geben), auf bearbeiten klicken

85 Um Admin-Status zu geben, hier ein Häkchen setzen und Änderungen speichern!

86 Möglichkeit, Rechte zu vergeben oder zu sperren

87 Möglichkeit, Daten zu verändern!wichtig! Immer Änderungen speichern klicken!

88 Präsentation Erfassung der Freien Träger

89 !Wichtig!!Freie Träger nicht unter Untergeordnete Träger anlegen, da sie dann als öffentl. Träger angelegt werden! Ansicht für Kreisjugendämter Um Freie Träger neu anzulegen, hier klicken!

90 Verknüpfung zur GKZ-Suchmaske Um Träger anzulegen, wird Gemeindeschlüssel (GKZ) benötigt: - Für die Kreisebene: Nur die ersten 5 Stellen der GKZ - Für die Ortsebene: Alle 8 Stellen der GKZ

91 Hier wichtig: Wenn die - Kreisebene angelegt werden soll, nur die ersten 5 Stellen der GKZ kopieren u. einfügen! - Bei Ortsebene alle 8 Stellen!

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93 Bitte beim vollständigen Namen nicht mehr als 45 Zeichen einfügen, da sonst zu lang Nur die Kurzform steht auf der Juleica! Bitte Kategorie des Trägers auswählen (stat. Zuordnung) Benennung eines neuen Administrators für den Träger Bitte alle Felder ausfüllen, die mit einem * belegt sind. Der/Die Administrator/in erhält eine automatische mit den Zugangsdaten. Bitte unbedingt vorher informieren!

94 Hinweise zu Neuen Träger anlegen Hier legen Sie einen untergeordneten Träger (Untergliederung) an. Gemeindekennziffer (GKZ) Geben Sie hier zuerst die GKZ des neu anzulegenden Trägers an. Das Eingabefeld ist hilfestellend bereits mit der GKZ Ihrer Organisation vorbelegt. Zur Erfassung der korrekten GKZ für den neu anzulegenden Träger nutzen Sie bitte den Link "GKZ suchen". Nach Angabe einer korrekten GKZ werden Sie zur Eingabemaske für die Erfassung des Trägers weitergeleitet. Übergeordneter Träger Dem neu zu erfassenden Träger muss ein übergeordneter Träger zugewiesen werden. Bitte wählen Sie den zuständigen, übergeordneten Träger hier aus. Steht hier nur die Option "Kein übergeordneter Träger vorhanden (Dummy)" zur Auswahl, so wählen Sie diese bitte! Hinweis: Die Angabe eines übergeordneten Trägers ist nur notwendig, wenn mind. 1 Träger oder die Option 'Kein übergeordneter Träger vorhanden (Dummy)' in der Liste zur Auswahl steht. Name (vollständig) Vollständiger Name der Organisation Name (Kurzform) Kurzbezeichnung der Organisation, max. 30 Zeichen Wichtig: Die Kurzbezeichnung wird auf der Juleica angezeigt!

95 Hinweise zu Neuen Träger anlegen Alias-Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen, Abkürzung oder häufig gebräuchlichen Kurzbegriff einer Organisation. Dieser Begriff steht stellvertretend für die Langbezeichnung der Organisation, welche häufig sehr lang und schwer zu merken ist. Beispiel: DLRG- Jugend steht für Jugend der Deutschen-Lebens-Rettungs-Gesellschaft e.v. Mit Hilfe der Aliase soll die Identifizierung der Organisation für die Jugendleiter/innen beim Antragsverfahren vereinfacht werden. Daher folgende Bitte: Beim Erfassen der Organisation/Träger mögliche Aliase in die dafür vorgesehen Felder einpflegen! Adresse/Kontakt Adress- und Kontaktdaten der Organisation Wichtig: An die hier angegebene -Adresse gehen alle s, die im Rahmen der Antragsbearbeitung an die Organisation versendet werden. Kategorie Kategorie der Organisation Rechnungsanschrift Für alle Druckaufträge gültige Rechnungsanschrift. Wurde für Ihre oder eine übergeordnete Organisation bereits eine Rechnungsanschrift angegeben, so wird diese hier angezeigt und ist nicht mehr änderbar. Ist keine Rechnungsanschrift vorgegeben, so können Sie diese hier erfassen.

96 Übersicht aller Freier Träger In Ihrem GKZ-Bereich Die Daten der Freien Träger, die über die Verbände erfasst wurden, können lediglich angezeigt werden. Die Daten der Freien Träger, die Sie selbst angelegt haben, können Sie auch verändern, z.b. Benutzer oder Rechte Um weitere Benutzer zum jeweiligen Freien Träger zu erfassen, auf Benutzer klicken

97 Um weitere Benutzer/innen für diesen Träger anzulegen, hier klicken

98 Passwort wird automatisch versandt

99 Um Benutzer/innen zu bearbeiten (z.b. Admin-Status zu geben), auf bearbeiten klicken

100 Um Admin-Status zu geben, hier ein Häkchen setzen und Änderungen speichern!

101 Möglichkeit, Rechte zu vergeben oder zu sperren

102 Möglichkeit, Daten zu verändern!wichtig! Immer Änderungen speichern klicken! Sie können nur die Daten von den Trägern verändern, die Sie selbst eingetragen haben, alle anderen können nur angezeigt werden.

103 Sonstiges Antragstellung durch Träger

104 Eingabe Daten des/der Jugendleiter/in wenn mehrere Anträge gestellt werden, hier klicken Wenn Jugendleiter/in bei meinem Träger tätig, dann klicken wenn nur 1 Antrag gestellt wird,

105 Hier klicken, um Antrag zu versenden Im nächsten Schritt erhält Jugendleiter/in zwei s (siehe übernächste Folie)

106 Hier klicken, um Hier klicken, um Übersichtstabelle der eben eingegebenen Anträge zu erhalten

107 s an Jugendleiter/in Betreff: Juleica-Onlineantrag: Du bist am Zug! (Zugangsdaten) 2. Betreff: Juleica: Ihr Juleica-Antrag zur Pruefung (Benachrichtigung über Antrag)

108 Hinweise zum Gruppenantrag Was ist wenn.? -Der Antrag ist im Status Gruppenantrag begonnen, kann aber nicht bearbeitet werden Sobald ein Gruppenantrag erfasst wird, erhält der/die Jugendleiter/in die erste E- Mail mit den Zugangsdaten, aber so lange der Antrag nicht vom Träger abgeschlossen wird, kann der/die Jugendleiter/in den Antrag nicht bearbeiten. Auch der Träger kann den Antrag nicht mehr verändern. Der Träger muss ihn absenden, siehe dazu nächste Folie -Der Antrag ist im Status Eingabe begonnen schon in der 3. Stufe Hier ist der Antrag noch bei dem/der Jugendleiter/in. Er/ Sie muss den Antrag im System mittels der zugesandten Zugangsdaten (1. ) aufrufen und versenden, damit der Antrag wieder zur Genehmigung beim Ehrenamtsträger erscheint. Tipp: Zunächst die -Adresse überprüfen, ob diese korrekt geschrieben ist und wenn ja, evtl. den/die Jugendleiter/in nochmal kontaktieren. Wenn die falsch geschrieben ist, bitte den Antrag nochmal stellen und den falschen Antrag der Landeszentralstelle melden, damit er gelöscht werden kann.

109 Im Status Gruppenantrag begonnen haben die Jugendleiter/innen bereits die 1. Mail erhalten, können den Antrag aber noch nicht bearbeiten, da er noch nicht versendet wurde.

110 Hier klicken, um die Anträge zu öffnen

111 Hier oder hier klicken, um Antrag zu versenden Im nächsten Schritt erhält Jugendleiter/in nur noch eine (Betreff: Juleica: Ihr Juleica-Antrag zur Pruefung)

112 Sonstiges Antragsübernahme wenn Träger nicht gefunden

113 Wie und wann muss ein Antrag übernommen werden? Antragsteller/in wählt im Antragsverfahren Träger nicht gefunden aus und trägt -Adresse des zuständigen Öffentlichen / Kombinierten Trägers (Jugendamt) ein. Öffentlicher / Kombinierter Träger erhält mit Bitte um Übernahme des Antrages inkl. Übernahmecode Prüfung, ob Antrag zu einem freien Träger gehört, den der / die Antragssteller/in im System übersehen hat, dann die E- Mail an den zuständigen Träger senden die Untergliederung des freien Trägers ggf. noch nicht erfasst wurde, dann ebenfalls die an den zuständigen Träger senden, damit Untergliederung erfasst wird Oder - der/die Antragsteller/in ist beim Jugendamt ehrenamtlich tätig, dann Übernahme des Antrages analog den folgenden Schritten - der / die Antragssteller/in ist bei einem kleinen örtlichen freien Träger ehrenamtlich tätig, der nur sehr wenige Juleica s beantragt, dann folgen Sie bitte den beschriebenen Schritten zur manuellen Erfassung einer Trägerbezeichnung auf der Juleica:

114 Hier die per zugesandte Antragsnummer eintragen

115 Hier den per zugesandten Übernahmecode eintragen

116 Wenn ok, dann mit OK bestätigen Im nächsten Schritt kann der Antrag normal genehmigt werden

117 hier Trägerbezeichnung einfügen! Manuelle Erfassung der Trägerbezeichnung bei Trägern mit wenigen Juleica s!wichtig! Antragsteller/in muss des Jugendamtes bei Träger nicht gefunden eintragen!

118 Änderungen speichern anklicken!

119 Im nächsten Schritt kann der Antrag dann normal genehmigt werden. Die manuell eingefügte Trägerbezeichnung erscheint dann auf der gedruckten Juleica Wichtig: Der Träger wird nicht in der Datenbank als Träger erfasst!

120 Sonstiges Löschen Benutzerkonto Jugendleiter/in

121 Wann kann /sollte das Benutzerkonto gelöscht werden? Antragsteller/in hat Name, Vorname bei Registrierung falsch geschrieben Träger hat Antrag für Juleica gestellt, Jugendleiter/in möchte aber keine Juleica Diese Löschung kann nur der/die Antragsteller/in selbst vornehmen

122 1. Schritt ggf. vorhandenen Antrag löschen (nur mgl., wenn noch nicht versandt) Um Antrag zu löschen Antrag löschen klicken Um Antrag fortzusetzen Antrag fortsetzen klicken

123 2. Schritt Benutzerkonto löschen (nur möglich, wenn kein offener Antrag vorhanden) Um Benutzerkonto zu löschen Benutzerkonto jetzt löschen klicken Nach erfolgreicher Löschung des Benutzerkontos ist erneute Registrierung mit gleicher -Adresse möglich

124 Wenn Antrag bereits zur Genehmigung vorliegt und der Name falsch geschrieben ist Dann 1.) Antrag endgültig ablehnen 2.) Nach 1 Tag ist Antrag im Archiv und nun 3.) Kann Benutzerkonto durch Jugendleiter/in gelöscht werden (siehe Schritt 2, Benutzerkonto löschen)

125 Datenschutz Die Daten stehen zur Verfügung Freien Träger Ggf. zuständigem Öffentlichen Träger Landeszentralstelle Nutzung nur im engen Zusammenhang mit der Juleica Weitergabe an Dritte nicht zulässig Außerdem: Speicherung der Daten für Neu-Antrag Statistische Daten werden neutralisiert ausgewertet

126 Hilfestellungen FAQ s: Landesjugendring NRW e.v. Landeskoordinierungsstelle Juleica Tel.: 02131/ Fax: 02131/

127 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Marianne Trede-Beck Dipl. Sozialpädagogin Freiberufliche Trainerin Konzepte Schulungen Juleica online Tel