Trends und Risiken der mobilen Kommunikation. Überall Büro

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1 Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Überall Büro Das Arbeiten ist mobil geworden moderne Kommunikationssysteme wie Blackberry oder iphone erlauben den Aufbau von ortsunabhängigen Business-Communities. Die Technologie der Web-Konferenz verbindet Mobility und Collaboration, so dass Ressourcen und Prozesse überall genutzt werden können. Mobiles Arbeiten gab es natürlich schon immer. Allerdings war es auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt: Lokführer, Piloten, Kapitäne und fahrende Sänger hatten mobile Arbeitsplätze, andere konnten allenfalls Akten mit nach Hause nehmen. Wer später mit Computern zu tun hatte, war erst recht immobil: Auch wenn es kein Mainframe war, einen stabilen Tisch setzte der Desktop-PC mindestens voraus. Laptops und Notebooks kann man zwar herumtragen und über VPN sogar mit der Unternehmens-IT verbinden, aber nicht immer steht eine passende Arbeitsumgebung zur Verfügung. Und häufig muss man auch auf das große Gepäck eines Notebooks verzichten. Mittlerweile haben sich Mobiltelefone als universelles Kommunikations- und Arbeitsmittels etabliert und die ehemals engen Grenzen des mobilen Arbeitens gesprengt. Die letzten Generationen der Mobiltelefontechnik sind schon so leistungsfähig, dass sie eine ganze Klasse von eigentlich noch recht neuen mobilen IT-Systemen wieder vom Markt verdrängt haben: PDAs, die vor einigen Jahren wichtige Office- Funktionen auf kleinstem Raum zur Verfügung stellten. Sie waren auf Grund ihrer kompakten Abmessungen und des geringen Gewichts zwar prädestiniert für mobiles Arbeiten, Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 1

2 boten aber keinen Anschluss an Telefonie und Web. Sie werden nun durch Systeme ersetzt, die genau diese fehlenden Kommunikationsmöglichkeiten bieten. Einen großen Schritt nach vorne hat dabei Apple mit dem iphone geleistet, weil dieses Smart Phone Leistungsfähigkeit, Kommunikation und die für den mobilen Einsatz besonders wichtige intuitive Bedienung in fast idealer Weise kombiniert. Erst diese neuen mobilen Universalwerkzeuge verleihen den Arbeitsprozessen jene Mobilität, die sie in einer global vernetzten Wirtschaft benötigen; wobei sich interessanterweise in vielen Fällen nicht die Arbeitswelt, sondern der Unterhaltungssektor als die technologisch treibende Kraft erwiesen hat. Die Geräte bauen dabei auf Trends auf, die über das herkömmliche Telefonieren weit hinausreichen: System-Integration: Die Geräte vereinen Funktionen bisher separater Systeme, zum Beispiel Handy, PDA, MP3-Player, Navigationssystem und zum Teil sogar mobile PCs. Prozess-Integration: Die Geräte lassen sich als Werkzeuge für die Integration von Arbeitsprozessen verwenden; sie können auch als Clients für Enterprise-Applikationen eingesetzt werden. Infrastruktur: Die technische Infrastruktur kann heute nahezu alle Bandbreitenwünsche erfüllen; mit UMTS ist überall ein schneller Zugang zum Web möglich, so dass in bestimmten Regionen die mobile Kommunikation sogar der stationären Infrastruktur überlegen ist. Informations-Integration: Nach der Integration von Daten- und Sprachkommunikation, können mobile Systeme nun auch problemlos Videos verarbeiten und damit in vollem Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 2

3 Umfang an der Medien-Kommunikation teilnehmen; das Web-Conferencing wie erstmals von Cisco WebEx angeboten ermöglicht dabei auch die Integration von Dokumenten in die Kommunikation. Web-Integration: Mobile Geräte müssen sich nicht mehr auf das (passive) Browsen auf Web-Seiten beschränken, sie können Web-Applikationen nutzen und so beispielsweise ohne Einschränkungen an Social-Media-Projekten mitarbeiten. Kosten: Die Preismodelle orientieren sich mittlerweile an den neuen Nutzungs- und Arbeitsgewohnheiten, beispielsweise durch Flatrates, die nun auch alle genutzten Funktionen abdecken. Konvergenz: Private und berufliche Nutzung sind oft nicht mehr unterscheidbar, die entsprechenden Anwendungen werden in der Regel auf dem selben Gerät genutzt und überschneiden sich. Mobilität für Business-Communities Mit den neuen Smart Phones können mobile Mitarbeiter ohne Aufwand und ohne spezielle Infrastruktur außerhalb herkömmlicher Büroumgebungen die für sie wichtigen IT- Ressourcen nutzen und sich direkt in die Arbeitsprozesse einschalten, und zwar nicht nur an festen Plätzen sondern auch "in Bewegung". Dies gilt mittlerweile nicht mehr nur für klassische Office-Funktionen oder den Einsatz als Client von Enterprise-Applikationen. Unternehmen können mit modernen Mobilsystemen virtuelle Business-Communities auf- und ausbauen, deren Teilnehmer sich dann nicht nur an jedem Ort, sondern auch wirklich ganz unabhängig von bestimmten Orten Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 3

4 agieren können. Die Community-Mitglieder können sich also nicht nur in den Büros von auswärtigen Niederlassungen befinden, sondern überall, denn die Geräte sind sehr leicht und kompakt. Da die Zusammenarbeit über die Sprach-Kommunikation hinausgeht und beispielsweise das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Präsentationen usw. umfasst, können Unternehmen auch in mobilen Communities auf Web- Konferenzen zurückgreifen. Dabei unterstützt Cisco WebEx mit seinem Meeting Center diverse Smart Phones, von Blackberry bis Nokia, seit Anfang des Jahres ist beispielsweise auch ein nativer Client für den Apple iphone verfügbar. Mitarbeiter von Unternehmen können sich via iphone oder Blackberry an beliebigen Orten in Web-Konferenzen einwählen und hier beispielsweise Informationen austauschen, Dokumente gemeinsam bearbeiten oder sich sogar direkt in die Desktops von Konferenzteilnehmern einklinken. Damit ist eine Remote- Steuerung von IT-Systemen auch von unterwegs möglich, was zum Beispiel für mobile Systembetreuer wichtig ist. Zusätzlich lässt sich eine Audio-Verbindung auf dem selben Smart Phone herstellen; außerdem können Meeting-Teilnehmer jederzeit während einer Sitzung von ihrem iphone zu einem stationären Systemen wechseln. Der Einsatz von IT-Systemen außerhalb von Unternehmen stellt natürlich erhöhte Anforderungen an die Sicherheit. Das beginnt beim Verhalten der Nutzer, denn der Großraumwagen des ICE ist nun mal keine passende Umgebung für vertrauliche Gespräche. Was die Technik betrifft, so gibt es bereits hohe Standards, bei Cisco WebEx etwa laufen Web-Meetings im Rahmen seiner Infrastruktur Collaboration Cloud auf mobilen Systemen genauso sicher wie auf stationären: Die Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 4

5 Identifizierung der Benutzer wird mit SSL verschlüsselt und das Account-Profil wird im iphone verschlüsselt gespeichert. Die Inhalte der Meetings werden zu keiner Zeit auf dem iphone, weder im Flash- noch im Cache-Speicher, aber auch nicht auf den Systemen der WebEx-Infrastruktur abgelegt. Offene Fragen Die Möglichkeiten der mobilen Workforce in der Unternehmenskommunikation sind bisher noch keineswegs ausgeschöpft, auch wenn die Geräte mittlerweile vertraut sind, die entsprechenden Arbeitsprozesse müssen sich noch einschleifen. Für neue Technologien keineswegs ungewöhnlich ist, dass auf der anderen Seite auch eine Reihe von grundsätzlichen Fragen noch nicht zu Ende erörtert worden sind. Dazu zählen unter anderem: Kosten: Die Provider unterstützen das mobile Arbeiten, weil sie sich davon zusätzlichen Umsatz versprechen; allerdings sind die Preismodelle oft nur unzureichend auf die Möglichkeiten der neuen mobilen Systeme zugeschnitten; so kann beispielsweise der Web-Zugriff trotz Flatrate beim Auslandseinsatz extrem teuer werden. Als Folge sind Unternehmen beim Einsatz dieser System generell zurückhaltend und beschränken deren Einsatz auf wenige Mitarbeiter. Sicherheit: Trotz aller Beteuerungen seitens der Hersteller misstrauen viele Unternehmen der Sicherheit von Systemen, die nicht ständig in ihrem unmittelbaren Zugriff stehen. Angesichts der ständigen Datenpannen ist dies nicht verwunderlich; hier müssen die Hersteller noch einige Überzeugungsarbeit leisten. Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 5

6 Governance und Compliance: Die mobilen Systeme sind oft nicht ausreichend in die etablierten Verfahren zur Sicherstellung Governance und Compliance eingebunden. Work-Life-Balance: Durch die Konvergenz der Systeme und die ständige Verfügbarkeit verwischen die Grenzen zwischen Arbeitswelt und Privatsphäre; mancher mobile Mitarbeiter muss zwar nicht mehr immer im Büro sein, dafür ist das Büro aber immer bei ihm, so dass die Privatsphäre ihre ausgleichende Funktion verliert. Trotzdem ist offensichtlich, dass die neuen Kommunikationsanwendungen ganz neue Perspektiven für mobile Mitarbeiter eröffnen war der mobile Mitarbeiter früher unterwegs von den Arbeitsmitteln und Kommunikationsstrukturen seines Unternehmen immer auch ein wenig abgeschnitten, so ergänzen sich heute Mobility und Collaboration. Autor: Peer Stemmler ist Country Manager Germany bei Cisco WebEx in Düsseldorf Zeichen bei durchschnittlich 55 Zeichen pro Zeile Trends und Risiken der mobilen Kommunikation Seite 6

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