i2s WIKI Stand Einführung und Erfahrungen

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1 i2s WIKI Stand Einführung und Erfahrungen Projekt StratEWiss 27. September 2011 Gefördert durch StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 1

2 Wissen bei i2s Ergebnis Analysephase ( Workshop -Phase) Mitarbeiterzahl und Struktur wächst, bei jedem Wachstumsschritt entstehen wieder neue Kommunikationsverluste (Die Familie wird zu groß für die Kaffeeecke) und damit Fehler = Kosten Wissen / Information ist in an verschiedenen Orten gespeichert, oder in Köpfen, dadurch nicht immer verfügbar oder sehr schwer auffindbar Zielstellungen: Kommunikation und Abläufe definieren, verständlich darstellen, effizienter machen (Wissen um das Wie und Wer ) Informationen aus den Köpfen bringen und strukturieren (Wissen um das Wo, Was, und Warum ) Informationen und Daten auffindbar gestalten, aus Daten Wissen machen Datamining StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 2

3 Datenlandkarte Wissen wo? Datenlandkarte i2s, welche Informationen an welcher Stelle im Unternehmen, durch wen und mit welcher Software keine doppelte Datenhaltung 3 Säulen : Datenbanken: Kommerzielle Software (PPS, CRM, CAD, CAQ); interne firmeneigene Datenbank SQLbasiert Dokumentensystem (QM-System, Revisionsverfolgung) WIKI, für unstrukturierte Information StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 3

4 WIKI Planung der Annährung Wahrnehmung: Alle reden von Wiki (Hawaiisch für schnell ), aber für den DAU (verantwortlicher Leiter) nicht so richtig greifbar Notwendigkeit aus Analyseworkshops überzeugend dargestellt Annäherungsschritte (moderiert durch Projektleiter): 1) Erwartungen an Wiki formulieren (schriftlich!), Abgrenzung der Erwartung zu anderen Systemen (was soll das, und was nicht!) 2) Interessiertes Personal finden ( Nerds, die ggf. privat schon damit arbeiten, und mind. einen interessierten Laien), Bilden eines engen Kreises der Eingeweihten 3) Auswahl Software, Erste Installation in geschütztem Bereich 4) Spielphase der Eingeweihten Anpassung Erscheinungsbild, Strukturierung, Regeln erarbeiten; ersten (firmenspezifischen) Inhalt generieren 5) Start Einführung StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 4

5 WIKI 1) Erwartungen???? Interaktive Sammlung von Wissen, das bisher nicht dokumentiert wurde (Ideen, Arbeitsweisen, Kniffe), dafür einfache und intuitive Bedienung wichtig Bessere Information und Einbindung in Unternehmensgeschehen: z.b. Was gibt s Neues bei i2s? Was machen eigentlich die Anderen? Arbeitsabläufe verbessern, durch Dokumentation von realen Arbeitsabläufen (wie mache ich das?), durch Zusammenführung verschiedener Informationen, konstruktive Diskussionen (Ideen, Abläufe Mach es doch besser so! ) auf breiterer Basis erleichtern Kein Ersatz für existierende Informationssysteme - Dokumentensystem und Datenbanken! StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 5

6 WIKI 2) Eingeweihte??? Abteilungsleiter Interessierter Laie Projektleiter Nerd Systemprogrammierer Macht den ganzen Tag nichts anderes Praktikant Software Macht den ganzen Tag nichts anderes Referentin Personal Interessierter Laie Entwicklungsingenieur Elektronik Zielgruppenvertreter, Laie Entwicklungsingenieur Elektronik Zielgruppenvertreter, Laie StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 6

7 WIKI - 3) Software (siehe auch Mögliche Lösungen kostenfrei (Beispiele) Media Wiki (Basis für Wikipedia) TikiWiki DokuWiki Mögliche Lösungen kostenpflichtig / kommerziell erhältlich (Beispiele) Confluence (Wiki und Collaboration System) Sharepoint (Wiki als Teil) Entscheidung für MediaWiki, da - Kostenfrei und relativ weit verbreitet, viele Erweiterungen ( Extensions ) - MySQL und PHP-basiert Ressourcen zur Anpassung im Unternehmen vorhanden, passt in i2s Datenlandschaft - keine weiteren Funktionalitäten (wie z.b. alle kommerziellen Systeme) StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 7

8 WIKI 4) Spielphase / Struktur? Struktur, über Festlegung von Kategorien: Einstellen erster Inhalte: Abläufe (Versandfreigabe, Reklamationskosten, Notfälle, KVP) Internes (Telefonliste aktuell, Übersicht Kostenstellen / Kostenträger) Nachrichtenticker bestimmter Fachseiten Übersichten (Produktbezeichnungen i2s) Anleitungen / Nachschlagen / Hilfe (Bedienungsanleitung Tools, Wiki-FAQ) Wunschseite für Feed-Back an Administrator StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 8

9 WIKI 4) Spielphase / Struktur? Aufstellen, Aufschreiben und Publizieren von Regeln: Was kommt rein? (Alles was bisher nicht im Dokumentensystem oder einer Datenbank zu finden ist) Abläufe; Verweise auf Informationen, Dokumente, Verzeichnisse und Bilder; Ideen; Erkenntnisse; Kniffe (Wie geht s. / Wie geht s nicht); Was darf nicht rein! (Alles mit einer Nummer, bzw. was eine Revision bekommen kann) Dokumente, Zeichnungen; Anweisungen; Vorlagen; Berichte; Wer darf was? Lesen kann und soll jeder. Schreiben darf (und soll) auch jeder, aber nach Anmeldung und Schulung! dazu werden persönliche Login-Daten ausgegeben (mit Klarnamen) StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 9

10 WIKI 4) Spielphase / Struktur Gestaltung Startseite soll firmeninterne Browser Startseite werden: Übersichtlich und Wartungsfreundlich, Logo als einziger Eyecatcher Hitlisten, Neue Artikel, Rangliste wechselt, immer wieder neu Weiter unten : Firmennews (Verschmelzung mit Intranet )? Schnell- Infoleiste und Suchfeld Hauptkategorien Externe RSS-feeds zu firmenbezogenen Themen (wechselt) StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 10

11 WIKI 5) Einführung Stand Heute: Voraussetzungen geschaffen, erste Inhalte eingestellt, zusätzliche Köder Inhalte (Telephonliste, KTR / KST Liste, Notfalllisten, ) eingestellt. Nutzungsverhalten getestet und Regeln definiert Wiki-Projekt und Einführungsplan vor Management (allen Abteilungsleitern und GF) vorgestellt und buy-in erhalten Wiki-Projekt, Regeln (grob) und Einführung vor Belegschaftsversammlung vorgestellt Schulungen für breite Basis (alle Mitarbeiter außer vorerst direktem Fertigungspersonal) in Durchführung, erste Veranstaltung durchgeführt PRAXISTEST Warten auf Inhalte StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 11

12 Fazit WIKI Einführung bedarf Vorbereitung (Projekt und Zeit-Budget) Stellung im Wissensmanagementsystem der Firma muss definiert werden, sonst kommt es zu Dopplungen / Unklarheiten Krieg der Tools Buntes team für Testphase und Einführung ist Schlüsselfaktor (auch für den Spaß ), Wiki nur von nerds und Fachleuten aufgebaut wird nicht akzeptiert Projektleitung sollte außerhalb IT-Gruppe angesiedelt werden Klare Kommunikation von Regeln (möglichst wenige, einfache) Schulung(en), WIKI- Gärtner für Inhalte festlegen, ständig ansprechbaren Administrator für Rückfragen und Verbesserungen festlegen Weniger ist mehr Langer Atem und ständiger gegenseitiger Antrieb ist notwendig, Software allein ist das Wenigste StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 12

13 Ausblick Suchen und Finden Wie finde ich Informationen aktuell? Für jedes System getrennt, d.h. Wiki2s Dokumentensystem Datenbanken Wiki-Suche Dokumentensystemfilter spezifische Oberflächen (KHK, i2s-tools, CRM, Guardus, SQL/Excel) Wie finde ich Informationen in Zukunft? EINE i2s Metasuchmaschine (ähnlich Google) StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 13

14 Ausblick Suchen und Finden Stand - Recherche: Die gute Nachricht. Es gibt sie, die Metasuchmaschinen für Firmennetzwerke Aber: Eigentlich nur kommerzielle Systeme sinnvoll einsetzbar (Indexierung; Suche in Files, Verzeichnissen, Datenbanken, Bildern,.pdf-Dokumenten; integrierte OCR-Funktion); Problem: Kommen alle mit nicht nutzbaren Zusatzfunktionen Beispiele für Systeme: Mirakel, Intrafind, Intergator, Semantec, Coveo Kosten: Abhängig von Index-Objekten ab ca. 7k (100k Objekte) bis 150k i2s hat zur Zeit ca. 1,5 Mio. zu indizierende Objekte noch ohne Datenbanken Anfrage und kommerzielle Entscheidung zwischen 3 4 Systemen Einführung bis E Dezember geplant StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Intelligente Sensorsysteme Dresden GmbH Zur Wetterwarte 50, Haus Dresden Tel.: Fax: info@i2s-sensors.de Gefördert durch StratEWiss Präsentation Wiki 27 Sept 2011 AxS 15