24. April 2015 Guido Hauller - Informatikbeauftragter Departement BKS - Kanton Aargau

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Office 365 in der kantonalen Bildungsverwaltung Kantonales Schulportal und aktuelle Entwicklungen im Bereich der kantonalen Institutionen der Sekundarstufe II 24. April 2015 Guido Hauller - Informatikbeauftragter Departement BKS - Kanton Aargau Inhaltsverzeichnis Vorstellung Departement Bildung, Kultur und Sport Kanton Aargau Ausgangslage und Entwicklung kantonales Schulportal Aktuelle Nutzung und Entwicklungen Datenschutzproblematik Aktuelle Situation in den kantonalen Schulen der Sekundarstufe II Ausblick zur Entwicklung und Nutzung von Public Clouds 2 1

2 Departement Bildung, Kultur und Sport Alle Aufgaben des Kantons, die mit der Grundausbildung, der Berufsausbildung, der Hochschulreife und Hochschulbildung zusammenhängen, sind dem Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS) zur Ausführung übertragen. Dasselbe gilt für die Aufgaben, die der Kanton in den Bereichen der Kulturförderung und des Erhalts der Kulturgüter, in der Sportförderung sowie in der ausserschulischen Kinder- und Jugendförderung erfüllt. 3 Schulabteilungen des BKS 4 2

3 Ausgangslage - Problemstellung Führungsinformationen müssen den Schulen und Kindergärten adressatengerecht und zielgerichtet zugänglich gemacht werden Primäre Ansprechpartner sind die aargauischen Volksschulen mit ihren Schulleitungen, Schulpflegen und Schulsekretariaten, sowie Lehrpersonen mit besonderen Funktionen (Stufenleitungen, Schulhausleitungen, Themenverantwortliche, etc.) Das Portal ist offen für alle Schulen Die Schulen sollen sich selbst verwalten können. Es steht ihnen frei, weitere Benutzer innerhalb ihrer Schule zu erfassen und einer der Benutzerrollen zu zuweisen Die Kommunikation ist interaktiv zu gestalten, d.h. strukturierte Informationsbereiche, interaktive Anwendungen und Collaborationsfunktionalitäten sind zu integrieren 5 Warum eine eigenständige Plattform? Entlastung des kantonalen Webauftritts von Themen für eine spezielle Benutzergruppe (Schulmitarbeitende) Kommunikationsplattform für die Volksschulen. Die kantonale Verwaltung agiert lediglich als Partner im Netzwerk der Schulen Angepasste Informationsstruktur in Koordination mit dem kantonalen Webauftritt. Ausrichtung der Plattform auf die schulrelevanten Informationen und Funktionen. Ausbau- und Anpassungsmöglichkeiten nach den Bedürfnissen im Schulumfeld Verfügbarkeit kann auf die Bedürfnisse der Schulen ausgerichtet werden Einfachere Integration von dezentralen Lösungen 6 3

4 Virtuelles Schulbüro 2005 bis 2013 PIM ( , Kalender, Adressbuch, Aufgaben) Umfragewerkzeug Stammdaten Stellenpublikation Stellenbörse Schulportfolio Feriendaten 7 Lösungskonzept Schulportal Aufteilung in öffentlicher Bereich geschlossener Bereich privater Bereich Layout einheitlich über alle Bereiche Anlehnung an Farbliche Abgrenzung 8 4

5 Lösungsauswahl Breit angelegte Evaluation von Portallösungen auf Open Source Basis, z.b. exo Portal GateIn, Liferay, Plone, XOOPS, ELGG, Mahara, Lovd by less, Around Me Fazit: Pilotinstallationen mit exo GateIn und zum Vergleich Sharepoint Resultat des Pilots: Betriebskosten bei Sharepoint geringer unter Berücksichtigung eines professionellen Supports Performance bei Sharepoint leicht besser bei gleichzeitigem Clientzugriff Integration der mehrheitlich eingesetzten Microsoft Produkte besser gewährleistet Akzeptanz bei den Benutzer durch den Einsatz des Marktleaders im Officebereich breiter 9 Lösungsansatz geschützter Bereich für Schulleitungen privater Bereich pro Benutzer öffentliche Informationen für Schulen geschützter Bereich für Schulmitglieder 10 5

6 Schulportal: 11 Technische Herausforderungen Webseite mit dezentraler Verwaltung der Inhalte Die Schulen müssen ebenfalls Informationen publizieren können wobei berücksichtigt wird, wer diese Information sehen darf. Zentrale Benutzerverwaltung Die Schulen sind autonom bei der Pflege der Nutzerkonten Single Sign on Hohe Automatisierung Automatische Lizenzzuweisung 12 6

7 Technisches Lösungskonzept Rechencenter Glattbrugg IOZ AG Microsoft Cloud Private Cloud? Webseite - Stammdaten - Stellenpublikation - Stellenbörse - Schulportfolio - Feriendaten Zentrale Benutzerverwaltung Public Cloud Kalender Adressbuch Aufgaben Umfragen 13 Aktueller Stand der Einführung Juli 2012 März 2015 zukünftig Go-Live Schulportal als öffentlich zugängliche Informationsplattform inkl. Selbstverwaltung der Schulen geschützte Informationsbereiche Anbindung Office 365 Stellenverwaltung für Schulen und Lehrpersonen Integration Multifaktor Authentisierung mit Microsoft Azure Start Pilot ALSA "Administration Lehrpersonen Kanton Aargau" via Identity Federation zwischen dem Schulportal und dem kantonalen Netz Weitere Funktionalitäten gemäss stetiger Bedarfsanalyse und Budget zb Secure Storage für besonders schützenswerte Daten Vorlagen für Projekte und Teams Newsletter 14 7

8 Nutzung des Schulportals 277 Organisationseinheiten im System erfasst ca Benutzer registriert (geplant ca. 13'000 Benutzer) ca. 550 Shared Mailboxes (2-3 pro Schule) eingerichtet Pflege der Kontakt- u. Feriendaten Ausschreibung offener Stellen (Schule) Online-Bewerbungen (Lehrpersonen) Zugriff auf geschützte Informationen Individuelle Nutzung von Office Datenschutzproblematik Kantonale Informationen sind auf der dedizierten Sharepoint-Plattform (Informationsbereich) entsprechend den Vorgaben des Datenschutzes zugänglich abgelegt Die Nutzung von Office 365 ist individuell wählbar und nicht zwingend vorgeschrieben Eine Vertragsergänzung mit Microsoft zur datenschutzkonformen Nutzung von Office 365 im Schulbereich wurde abgeschlossen. Diese Vertragsergänzungen entbinden die Anwender nicht im Einzelfall zu entscheiden, ob die Daten in die Cloud gespeichert werden dürfen oder nicht. Ein zu bestätigender Disclaimer zu Beginn der Nutzung weist auf die vorhandene Problematik hin Die Einhaltung des Datenschutzes obliegt dem Endbenutzer Die Nutzung von weiteren Cloud-Services, zb Multi Faktor Authentisierung mit Azure, wird jeweils vorgängig rechtlich geprüft. 16 8

9 Aktuelle Situation in den kantonalen Schulen Nutzung sehr unterschiedlich Einsatz von Public Cloud (Office 365) noch in den Anfängen. Alternativen wurden auf Grund der Kosten nicht weiter verfolgt Aktuelle Nutzung mehrheitlich für Mail (Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und Verwaltungsangestellte) Teilweise Nutzung von OneDrive, Sharepoint und Lync Datenschutzdiskussionen haben stattgefunden Akzeptanz mehrheitlich gut nach Abschluss der Vertragsergänzungen mit Microsoft gemäss Privatim Kontinuierliche Ablösung bestehender Online-Services wie BSCW oder Lernplattformen. Teilweise auch Co-Existenz Freie, resp. private Nutzung von bestehenden Public Clouds wie DropBox oder BOX.NET, etc. 17 Ausblick > Die Nutzung von Public Cloud im Schulbereich wird laufend zunehmen > Der Fokus muss auf die Verwaltung entsprechend "sicherer" Services gelegt werden > Die private Nutzung wird sich vermischen mit der geschäftlichen, schulischen Nutzung > Die Sensibilisierung für den Datenschutz muss laufend verbessert werden. Der Datenschutz beginnt beim Anwender und kann längerfristig nicht nur mit technischen Massnahmen gewährleistet werden. > Die Akzeptanz von neuen Lösungen kann nur erreicht werden, wenn die Nutzung niederschwellig und überall gewährleistet werden kann, zb ortsungebunden, auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets, Notebooks, etc. > Die Kostenentwicklung für den Betrieb von eigenen Lösungen spricht längerfristig für den Einsatz von flexiblen, sicheren Public Clouds 18 9

10 Fragen und Anmerkungen