Diamant/3 IQ Forderungsmanagement

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1 Zahlungsrisiken effizient managen, Zinsverluste minimieren Zahlungsausfälle vermeiden: Diamant/3 IQ Forderungsmanagement Whitepaper

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3 Erfolgreiches Forderungsmanagement Wie sieht es mit dem Wert Ihres Aktiendepots per heute aus? Vermutlich können Sie sehr genau sagen, wie viel Prozent Gewinn oder Verlust Sie von gestern auf heute gemacht haben. Wie hoch sind die Forderungen Ihres Unternehmens gegenüber Dritten per heute? Und wie schätzen Sie die Ausfallrisiken dieser Forderungen ein? Vermutlich können Sie das längst nicht so genau beziffern. Ein Forderungsausfall von 3% kann durchaus den Normalfall darstellen, beträgt aber bei einem Forderungsbestand von 1 Million Euro beachtliche Euro. Der Anteil des Forderungsbestandes an der Bilanzsumme kann zwischen 25 % und 30 % liegen, in Einzelfällen sogar noch deutlich höher. Angesichts limitierter Kapitaldecken in mittelständischen Unternehmen können Sie diesen Sachverhalt nicht so einfach ignorieren. Ein weiterer Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden darf, ist das Risiko von Zinsverlusten. Nehmen wir an, Ihr Kunde begleicht eine Rechnung über Euro neun Tage nach Fälligkeit, dann liegt der Zinsverlust bei einer Verzinsung von 4% bei rund 50 Euro. Offenbar zunächst nicht viel, was eine Hochrechnung allerdings schnell widerlegt. Zinsverlust bei einem Zinssatz von 5,75% , , ,00 Forderungsbestand 2 Mio Forderungsbestand 4 Mio Forderungsbestand 8 Mio , , , , , , ,00 - Zahlung verspätet 10 Tage 15 Tage 20 Tage 25 Tage 30 Tage 35 Tage Dem Management kommt eine wesentliche Rolle zu Das Management der offenen Posten ist in diesen turbulenten wirtschaftlichen Phasen unabdingbar und sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Reagieren Sie auf Trends und frühe Signale rechtzeitig. Verkürzen Sie durch ein konsequentes Forderungsmanagement den Zahlungseingang und sichern Sie sich damit sowohl Rentabilität als auch Liquidität. 1

4 Schaffen Sie es durch eine zielgerichtete Softwareunterstützung, die durchschnittliche Zahlungsdauer Ihrer Kunden zu reduzieren, amortisieren sich die Investitionskosten in ein BI-gestütztes Forderungsmanagement innerhalb sehr kurzer Zeit. Sie erhalten eine Top-Down-Sicht auf Ihren Forderungsbestand und behalten so Ihre Ausfallrisiken im Griff. Umfassende Analysemöglichkeiten und Managementreports erlauben eine bisher nicht dagewesene Transparenz in Ihrem Forderungsmanagement. So werden Sie bei der Formulierung Ihrer Handlungsalternativen optimal unterstützt. Welche Kunden sind die schlechtesten Zahler? Welche Kunden sind am weitesten in Verzug? Welche Kunden befinden sich in oberen Mahnstufen? Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Kunden? Wie verteilen sich die offenen Posten auf die Fälligkeitsklassen? Diese Fragen haben Sie im Hinblick auf ein anforderungsgerechtes Controlling jeden Tag aufs Neue zu beantworten. Wir unterstützen Sie dabei mit unseren vordefinierten Analysen und Berichten. Nutzen Sie vor allem auch die Integration des Debitorenregisters Deutschland und fragen Sie kritisch nach der Zahlungsmoral Ihrer Kunden. Sie kann der erste Indikator einer dubiosen Forderung oder eines drohenden Forderungsausfalls sein. Nutzen Sie effektiv die Unterstützung der ereignisgesteuerten Berichterstattung. Lassen sich per vom System informieren, wenn Ihr Forderungsbestand eine bestimmte Risikoschwelle überschreitet. Management Reporting nach dem One Page Only -Prinzip Eine Kernanforderung an das Controlling ist die managementgerechte Informationsaufbereitung für anstehende Entscheidungsfindungen. Hierbei unterstützt Sie das One Page Only -Prinzip, das als A4-Druck oder als Bildschirmdarstellung verfügbar ist. Das Diamant/3 IQ Forderungs-Management kommt dieser Anforderung nach. Sie erhalten zu den relevanten Fragestellungen des Forderungsmanagements eine Top- Down-Auswertung, die Sie in das regelmäßige Reporting integrieren können. Aus der Analyse stehen entsprechende Drill-Down-Möglichkeiten für eine tiefergehende Analyse bereit. 2

5 Das Diamant/3 IQ Forderungsmanagement auf einen Blick Das Schaubild stellt einmal den technischen Zusammenhang unserer Komponenten für Diamant/3 IQ dar. Der Stellenwert eines Forderungscontrollings beziehungsweise eines Forderungs-Managements unterstreicht die Notwendigkeit, gerade in mittelständischen Unternehmen eine BI-Unterstützung dediziert für dieses Themengebiet anzubieten. Neben den bekannten Cubes für das Bilanz- und Finanzcontrolling ergänzen wir die Palette um einen weiteren Cube für das Forderungs-Management. Aus Sicht des ganzheitlichen Controllings ist es nach wie vor empfehlenswert, weitere OLAP Strukturen aufzubauen und in das Diamant-Datenmodell zu integrieren. Sie erhalten im Diamant/3 IQ Forderungsmanagement eine fundierte Übersicht zu den folgenden Themenbereichen: Management der Risiken Fälligkeitsanalyse Geschäftsfelder und Geschäftseinheiten XYZ-Risikoanalyse Analyse nach Mahnstufen und Rechtsfällen Analyse der Zahlungsmoral anhand des Debitorenregisters (DRD) der Creditreform Ihre Vorteile: Die Teilaspekte unterstützen Sie optimal zur Ableitung von Handlungsalternativen und Entscheidungen für Ihr Forderungsmanagement. Reagieren Sie frühzeitig und analysieren Sie den möglichen Forderungsausfall in hohen Mahnstufen. Das Ausfallrisiko einer Forderung korreliert positiv mit der Mahnstufe, in der sich der Kunde befindet. 3

6 Der Datenabgleich mit der Creditreform lässt Sie herausfinden, wie es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden im Vergleich zu anderen Lieferanten steht. Die XYZ-Risikoanalyse gibt Ihnen Aufschluss über die Verteilung hoher Risikowerte. Dies können die höchsten Mahnstufen sein, die höchsten offenen Posten oder der größte Zahlungsverzug. Die Flexibilität ist gegeben Sie können entscheiden. Werten Sie insbesondere alle Analysen zusätzlich über Geschäftseinheiten und Geschäftsfelder aus, um zum Beispiel den Forderungsbestand je Geschäftseinheit zu managen und eventuell drohende Liquiditätsverluste aufzuzeigen. Sofern Sie Ihre Geschäftseinheiten separat bilanzieren, sollten Sie auf ein dediziertes Forderungsmanagement nicht verzichten. Vordefinierte Analysen und Berichte Damit Sie sofort mit Ihrem Forderungsmanagement starten können, liefern wir Ihnen einen Fundus an vordefinierten Analysen und Printberichten aus, die Sie schnell und einfach auf Ihre Belange anpassen können. Damit ersparen Sie sich Zeit und Mühe. Sie müssen keine Analysen von Grund auf neu gestalten. Selbstverständlich können Sie aber auch wie bisher eigene Analysen und Berichte für Ihre tägliche Arbeit erstellen und nutzen. One Page Only Das Forderungs-Cockpit Der ideale Einstieg in die Analyse und das Reporting wird durch das Forderungs- Cockpit nach dem One-Page-Only -Prinzip geboten. Auf einem Blick verschafft dieses Cockpit einen hinreichenden Überblick über die augenblickliche Forderungslage Ihres Unternehmens. 4

7 Die Top 10 (oder wahlweise die TOP x) der schlechtesten Debitoren werden Ihnen aufgezeigt. Jeweils ausgerichtet auf die Größen offener Rechnungsbetrag, Rechnungsbeträge in kritischen Fälligkeitsklassen, Beträge in hohen Mahnstufen, überfällige Tage, schlechteste Zahlungsmoral und Mahnquote. Farbagenten signalisieren Ihnen auf einen Blick, an welchen Stellen Risiko droht, ohne dass Sie das Zahlenmaterial genauer analysieren müssen. Sie sind mit einer nie dagewesenen Transparenz in Ihrem Forderungs-Management versorgt. Über die Grafiken gelangen Sie in die weiteren Teilbereiche des Forderungs-Managements. Analysieren Sie die Fälligkeitsstruktur genauer oder verschaffen Sie sich einen Überblick über die Risikoverteilung der offenen Posten. Eine ideale Analyse, die in Ihrem wöchentlichen Reporting nicht fehlen darf. Damit Sie noch effizienter auf negative Veränderungen reagieren können, unterstützt Sie die ereignisgesteuerte Berichterstattung. Legen Sie zum Beispiel eine Bedingung auf das Analyseobjekt Fälligkeitsklassen und formulieren Sie eine Regel, die Ihnen eine zusendet, wenn die kritische Forderungsklasse >=61 Tage 1 einen Betrag von Euro erreicht. 1 Die Analyse richtet sich nach den Forderungsklassen, so wie sie von Ihnen im Rechnungswesen konfiguriert wurden. 5

8 In dem Reiter Zeitplan legen Sie fest, in welchem Turnus eine Überprüfung der Kriterien stattfinden soll. Ein Benachrichtigungsagent sollte gerade auf kritische Größen, wie Rechtsfälle und kritische Forderungsklassen eingerichtet werden. Am besten täglich, mindestens aber wöchentlich. 6

9 Dashboard Das Dashboard gibt Ihnen schnell und auf einen Blick erkennbar die Top 10 der höchsten offenen Posten je Fälligkeitsklasse an. Eine hervorragende Analyse, die jeden Morgen prägnant den aktuellen Stand der Dinge widerspiegelt. In wenigen Klicks lässt sich diese Analyse auf Ihre individuell verwendeten Forderungsklassen anpassen. Der Klick auf eine Säule einer Grafik, zum Beispiel die im Diagramm oben links, liefert ihnen einen Drilldown in die Beleganzeige. Von dort aus kommen Sie via weiteren Drilldown auf die Beleganzeige des Rechnungswesens und können operativ tätig werden. Das Dashboard eignet sich hervorragend als Managementbericht, der in Ihr regelmäßiges Reporting aufgenommen werden sollte. Erkennen Sie frühzeitig drohende dubiose und risikobehaftete Forderungen. Drilldown 7

10 Sie entdecken eine kritische Größe und benötigen die Information, welche Belege sich dahinter verbergen? Kein Problem! Die Drilldown-Funktion leitet Sie auf eine Analyse, welche die Belege zu den offenen Posten darstellt. Von dort aus geht es per Drilldown direkt auf die entsprechende OP-Anzeige des Rechnungswesens. Ohne Medienbruch arbeiten Sie direkt am OP weiter, erfassen eine OP-Notiz, holen weitere Informationen ein oder erfassen eine Wiedervorlage. Fälligkeitsübersicht Die Fälligkeitsübersicht stellt eine interaktive Erweiterung der im Rechnungswesen vorhandenen Fälligkeitsübersicht dar. Sämtliche Debitoren werden mit den Anteilen Ihrer OPs in die Fälligkeitsklassen einsortiert. Ampeln beziehungsweise farbige Pfeile liefern Ihnen weitere nützliche Analysefunktionen. Die Tortendiagramme geben die Aufteilung der Anteile von überfälligen und fristgerechten offenen Posten wieder. Die Verteilung der überfälligen offenen Posten auf die Forderungsklassen ist dem unteren Tortendiagramm zu entnehmen. Je größer das rote Tortenstück ist, desto höher sollten Sie Ihr Forderungsausfallrisiko bewerten und/oder Handlungsalternativen ableiten. Anteil der überfälligen OPs am Gesamtbestand der OPs Verteilung der überfälligen offenen Posten auf die Fälligkeitsklassen. Das rote Tortenstück signalisiert die höchste Fälligkeitsklasse 8

11 XYZ-Dashboard Mit der absatzmarktorientierten ABC-Analyse klassifizieren Sie Kunden oder Produkte in starke, weniger starke und schwache Elemente. Betrachten Sie aber auch die Kehrseite der Medaille. Im Rahmen des Forderungscontrollings müssen Sie Auskunft darüber geben können, wie breit das Ausfallrisiko ist oder wie breit die Außenstände auf die Debitoren verteilt sind. Z-Debitoren haben demnach relativ zu anderen Debitoren den höchsten Außenstand. Der Vorteil dieser Analyse ist, dass Sie frei durch die Fälligkeitsart navigieren können. Setzen Sie die Analyse also in den Kontext der gesamten offenen Posten: einer bestimmten Fälligkeitsklasse, des Rechnungsbetrages oder auch des OP-Saldos der Debitoren. Die Lorenzkurve, hier oben rechts zu sehen, gibt die Risikoverteilung der jeweiligen ausgewählten Fälligkeitsart auf die Debitoren grafisch wieder. In diesem Beispiel ist erkennbar, dass 50 % der offenen Posten auf einen einzigen Debitor verteilt sind. Dieses hoch zu bewertende Risiko ist sofort und auf einen Blick ersichtlich. Ein Ausfall dieses offenen Postens wäre höchst kritisch. Daher ist es unumgänglich weitere Analysen, zum Beispiel über die Mahnstufen oder aber die DRD-Zahlungsmoralhistorie zu erstellen. Bereiten Sie anstehende Entscheidungen optimal vor, indem Sie Handlungsempfehlungen anhand dieser Analysen formulieren. 9

12 Mahnquotenanalyse Wie sieht es mit Mahnungen aus? Gibt es Debitoren, die kurz vor dem Rechtsfall stehen? Gibt es offene Posten, die überfällig sind, aber noch nicht gemahnt wurden? Gibt es gehäuft offene Posten, die wiederholt nicht in Mahnvorschläge aufgenommen wurden? Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie effizient Sie Ihr Mahnwesen gestalten. Die Mahnquotenanalyse gibt Ihnen genau darüber die nötigen Informationen und eignet sich hervorragend für einen automatischen Berichtagenten im Rahmen der ereignisgesteuerten Berichterstattung. Lassen Sie sich eine Notification-Mail zusenden, wenn zum Beispiel die Anzahl der OPs einer bestimmten Mahnstufe eine von Ihnen definierte Grenze erreicht hat oder ein bestimmter Forderungswert überschritten wurde. Warnsignal Nicht gemahnte, aber mahnfähige OP. In der Kreuztabelle erkennen Sie, in welcher Mahnstufe sich welcher Debitor mit welchem Betrag befindet. Die Verteilung auf die einzelnen Mahnstufen ist im ersten Tortendiagramm dargestellt. Sehr auffällig ist, dass 94 % der offenen Posten ungemahnt sind. In gemeinsamer Interpretation mit der zweiten Torte, die angibt, welche OPs mahnfähig, nicht gemahnt sind, ist ein kritischer Wert festzustellen. Hier haben wir eine Schwachstelle im Forderungsmanagement identifizieren können. 10

13 Printreports Sind Analysen und Berichte bereits heute Teil Ihres regelmäßigen Reportings? Beim Forderungs-Management sind sämtliche Analysen für Sie für und den Ausdruck als A4-Printreports vorbereitet. Damit ist eine Eingliederung in Ihr Reporting gewährleistet. Ohne große Probleme passen Sie vorhandene Berichte an oder erstellen völlig neue Berichte. Debitorenregister Deutschland Die aufbereiteten Daten, die Sie mit dem DRD der Creditreform erhalten, lassen sich gewinnbringend in Ihre Analysen des Forderungsmanagements einbauen. Wie kann man sich das vorstellen? Der erste wichtige Faktor ist der Unterschied zwischen der Zahlungsmoral, die der Kunde auf dem Markt innehat und der Zahlungsmoral in Bezug auf Ihre Geschäftsbeziehung. Verhält er sich Ihnen gegenüber anders? Aufschluss gibt die DRD-Topliste. In Anlehnung an die bekannte ABC-Analyse werden Ihre Kunden nicht entsprechend des Umsatzvolumens, sondern entsprechend ihrer Zahlungsmoral klassifiziert. Das gibt Ihnen wichtige Informationen im Umgang mit Ihren Kunden und unterstützt Sie im Rahmen des Customer Relationship Management. Die Arnsberg GmbH aus Essen zum Beispiel hat bei uns im Vergleich zum Markt eine deutlich schlechtere Zahlungsmoral. Bei Filterung auf diesen Kunden sehen Sie in der Zahlungsmoralhistorie einen leicht fallenden Trend bezogen auf die externe Zahlungsmoral und einen deutlich steigenden bezüglich seiner Zahlungsmoral uns gegenüber. Mit anderen Worten reizt dieser Kunde unsere Lieferantenkredite aus. 11

14 Dieser Zustand ist in jedem Fall zu beobachten. Wenn das OP-Volumen nach den ersten Mahnläufen nicht abnimmt und einen signifikanten Wert erreicht, muss reagiert werden. In weiteren Analysen ist es sinnvoll, den Zahlungsverzug eines Debitors auf Belegebene mit seiner internen und externen Zahlungsmoral zu vergleichen, um frühzeitig auf Abweichungen reagieren zu können. Bitte beachten Sie, dass wir die Integration der DRD-Daten nur entsprechend der Unterstützung dieser Schnittstelle durch die Creditreform e.v. bereitstellen können. Anpassungen für die individuelle Nutzung Damit Sie die vordefinierten Analysen für Ihre Daten nutzen können, sind einige kleinere Anpassungen notwendig. Im Wesentlichen sind diese auf die individuelle Ausgestaltung der Fälligkeitsklassen beschränkt. Forderungsdashboard: Es kommt darauf an, wie viele und welche Fälligkeitsklassen Sie im Tagesgeschäft nutzen. Sie müssen einmal in den Einstellungen der lokalen Kriterien die Fälligkeitsklassen anpassen. Dies tun Sie, indem Sie das Objekt markieren und in den lokalen Kriterien die entsprechende Fälligkeitsklasse auswählen. Vielleicht kommen Sie insgesamt mit weniger Balkendiagrammen aus, eventuell müssen Sie noch weitere dazu nehmen, wenn Sie das vollständige Spektrum abdecken wollen. In der Fälligkeitsübersicht ist das untere Tortendiagramm nach der gleichen Logik aufgebaut. Auch hier sind Ihre individuellen Fälligkeitsklassen anzugeben. Auf dem Cockpit werten wir standardmäßig die TOP 10 aus. Selbstverständlich können Sie dies individuell anpassen, in dem Sie z. B. die TOP 20 oder TOP 30 auswerten. Je nach Anzahl der Debitoren, die Sie im System führen, macht allerdings eine Beschränkung auf die schlechtesten Debitoren Sinn, um sich a) auf kritische Werte zu fokussieren und b) die Übersicht zu behalten. Ampelfarben und Schwellenwerte: Die Ampelfarben diverser Analysen richten sich nach individuellen Schwellenwerten. Diese Schwellenwerte sind im Rahmen der Einführung unter Umständen anzupassen. Zusammenfassung Mit dem Modul Forderungsmanagement erhalten Sie: ein One-Page-Only -Cockpit für höchstmögliche Transparenz eine optimale Entscheidungsunterstützung im Forderungsmanagement Entscheidungsunterstützung durch Agenten Analysen über die Zahlungsmoral Ihrer Kunden interaktive Fälligkeits- und Risikoanalysen 12

15 Impressum Alle Rechte bei: Diamant Software GmbH & Co. KG. Bielefeld Ohne besondere schriftliche Genehmigung der Diamant Software GmbH & Co. KG dürfen keine Teile dieser Dokumentation verarbeitet, vervielfältigt oder an Dritte verbreitet werden. Disclaimer Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zum Erstellzeitpunkt aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Diamant Software haftet nicht für inhaltliche oder drucktechnische Fehler in diesem Dokument. Die Beschreibungen in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Bitte beachten Sie die aktuell geltenden Systemvoraussetzungen. Stand: 07/

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