Produktivere Prozesse durch professionellen PDF-Einsatz

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1 White Paper Produktivere Prozesse durch professionellen PDF-Einsatz Wie digitale Dokumente Unternehmensprozesse unterstützen Die wichtigsten Anforderungen an digitale Dokumente Was Anwender von einer PDF-Plattform erwarten können Document Imaging Solutions

2 Inhalt Digitale Dokumente Basis elektronischer Geschäftsprozesse...3 Neue Trends: Integration und Zusammenarbeit...4 Die alten Herausforderungen bleiben...4 Kurz erklärt: Was ist ein PDF?...5 PDF ein Standard für alle Fälle?...5 Ungenutztes Potenzial...6 Gesucht: Die wirtschaftliche Gesamtlösung...6 Mehr Funktionalität bei weniger Kosten...6 Was Ihre PDF-Lösung können sollte...7 Effizienter arbeiten...8 Sicherheit und Compliance im Griff...9 Professionelle PDF-Lösung in der Praxis...10 Nutzen Sie jetzt das volle Potenzial von PDF-Dokumenten!...11 Systemanforderungen

3 Digitale Dokumente Basis elektronischer Geschäftsprozesse Digitale Dokumente bestimmen zunehmend den Büroalltag. Angebote und Aufträge, Bewerbungen und Broschüren werden ebenso selbstverständlich als elektronische Dateien erstellt und übermittelt wie Zertifikate und Zeugnisse sowie eine Vielzahl weiterer Objekte zur Informationsvermittlung. Die äußere Form digitaler oder elektronischer Dokumente ist prinzipiell frei und ergibt sich im Wesentlichen aus der Art der Informationen, die es transportieren soll. In den Kategorien Text, Bild, Audio und Video hat sich daher eine Vielzahl von Formaten etabliert, mit denen sich Inhalte abhängig vom jeweiligen Einsatzzweck optimal darstellen und verarbeiten lassen. Problematisch wird die Vielfalt der Formate jedoch spätestens dann, wenn Inhalten zwischen Anwendungen ausgetauscht werden sollen. Die dazu nötige Konvertierung führt in den meisten Fällen zu Verlusten von Informationen, insbesondere solchen, die zur korrekten Darstellung des Inhalts erforderlich sind. Ein Umstand, der bei Geschäftsdokumenten wie Rechnungen ernste Folgen haben kann. Abhilfe schafft hier das PDF-Format. Eine Untersuchung der Association for Information and Image Management (AIIM) 1 zeigt, dass heute etwa ein Drittel aller Rechnungen als PDF-Anlagen eingehen. Einer anderen Studie 2 zufolge nutzten bereits 2009 rund 90 Prozent der Unternehmen PDF zum Archivieren von Dokumenten. Welche Formate werden in Ihrem Unternehmen für langfristige Speicherung und zur Erstellung von Inhalten benutzt Papier PDF (gescannt von Papier) Native Online-Dateien (z.b. MS Office Dateien) PDF (Ausgabe aus Online-Dateien) Bilder HTML formatierter Inhalt Digitale Fotos XML formatierter Inhalt Film/Kartei Digital Video Digital Audio andere Digitaler Geruch(olfaktorisch) 1% Digitale Berührung 1% 18% 60% 53% 47% 43% 34% 30% 100% 90% 90% 89% 87% 82% Nach Erkennt nissen des Branchenver bandes Association for Information and Image Management (AIIM) setzen rund 90 Pro zent der Unternehmen PDF zur Archivierung von Doku menten ein. 1 AIIM Industry Watch The Paper Free Office dream or reality März Content Creation and Delivery The On-Ramps and Off-Ramps of ECM, AIIM

4 Neue Trends: Integration und Zusammenarbeit Ein zentraler Trend, der die Anforderungen an digitale Dokumente bestimmt, ist die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Die Bereitstellung von Produktinformationen und -spezifikationen für alle Beteiligten in der Lieferkette in der Automobilindustrie ist eines von vielen Beispielen. Gleichzeitig macht sich die Notwendigkeit der Integration von strukturierten und unstrukturierten Informationen verstärkt auch im normalen Büroalltag bemerkbar. Hintergrund ist unter anderem die wachsende Bedeutung der Visualisierung von Informationen. Die alten Herausforderungen bleiben Unabhängig von ihrem konkreten Inhalt und Zweck müssen digitale Dokumente ebenso wie herkömmliche Dokumente in Papierform jedoch folgende grundlegenden Anforderungen 3 erfüllen: 1. Verfügbarkeit: Dokumente müssen auffindbar und die darin enthaltene Information muss für den Leser oder Betrachter erschließbar sein. 2. echtheit: Der Nutzen eines Dokumentes hängt in den meisten Fällen wesentlich davon ab, dass es einem Verfasser einer Person oder Institution zugeordnet werden kann. Auch die Unversehrtheit und Verbindlichkeit des Dokumentes gehören zur Echtheit im weiteren Sinne. Nur so lässt sich die Glaubwürdigkeit beurteilen. 3. Zugriffssteuerung: Bei vielen Dokumenten ist die Nutzung an Bedingungen (Zahlung eines Kaufpreises oder Nutzungsentgelts oder Zugehörigkeit zu einem bestimmten Benutzerkreis) geknüpft. Ob diese erfüllt sind, ist möglichst automatisiert vom System zu prüfen. 4. Informationssicherheit: Im Zeitalter von und Social Media ist der Schutz von vertraulichen Informationen eine der Kernanforderungen an digitale Dokumente, vergleichbar dem Briefgeheimnis. 3 Rolf Oppliger, Digitale Dokumente Alte und neue Herausforderungen, jusletter.weblaw.ch/article/de/_3416 4

5 Kurz erklärt 4 : Was ist ein PDF? Die Dateiendung.PDF kennzeichnet das Portable Document Format. Dieses plattformunabhängige Dateiformat wurde 1993 veröffentlicht. Mit dem PDF verfügen Anwender über die Möglichkeit, elektronische Dokumente unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform mithilfe eines geeigneten PDF-Readers originalgetreu wiederzugeben. Sowohl die Anzeige am Bildschirm als auch der Ausdruck auf Papier erfolgen immer in der vom Autor bestimmten Form. Die typischen Konvertierungsprobleme wie zum Beispiel veränderter Seitenumbruch oder falsche Schriftarten beim Austausch eines Dokuments zwischen verschiedenen Programmen, entfallen. Neben Text, Bildern und Grafik kann eine PDF-Datei auch Hilfen zur Navigation innerhalb des Dokumentes enthalten. Dazu gehören zum Beispiel anklickbare Inhaltsverzeichnisse und miniaturisierte Seitenvorschauen. Für bestimmte Einsatzbereiche existieren spezielle Versionen wie PDF/X für die Übermittlung von Druckvorlagen und PDF/A (mit weiteren Unterformaten) für die Langzeitarchivierung. Obwohl das Portable Document Format erst seit 2008 als offener Standard verfügbar ist, hat es bereits seit langem sämtliche Bereiche der digitalen Welt erobert. Dennoch bleiben in den Unternehmen immer noch viele kreative Potenziale von PDFs ebenso ungenutzt wie die Möglichkeit eines wirtschaftlicheren Umgangs mit PDF. PDF ein Standard für alle Fälle? PDF wird heute in allen Fachbereichen von Unternehmen genutzt: Der Vertrieb erstellt Angebote als PDF, das Marketing verfasst Broschüren, die Entwicklungsabteilung legt Zeichnungen und Formeln an, in der Produktion kommen Stücklisten und Auftragsformulare zum Einsatz. Die Buchhaltung nutzt PDFs für den Rechnungsworkflow, der Versand erzeugt Lieferscheine und Packzettel und das Qualitätsmanagement nutzt Checklisten und Formulare auf PDF-Basis für seine Prozesse sowie Zertifikate zur Dokumentation. Vielfach wird dabei mit einer Kombination aus Office-Anwendungen gearbeitet, die auch PDFs erzeugen können, und kostenlosen Viewern wie dem Acrobat Reader, die das Betrachten der Dateien ermöglichen. 4 Nach: Wikipedia, die Wiedergabe erfolgt unter der Lizenz Creative Commons Attribution/Share Alike 5

6 Ungenutztes Potenzial Dieses Vorgehen hat jedoch in der Praxis gleich mehrere Nachteile. Denn zum einen werden für viele Dokumente Informationen benötigt, die aus unterschiedlichen Quellen mit verschiedenen Dateiformaten zusammengetragen werden müssen. Im Falle einer Angebotserstellung gehören dazu in der Regel Texte, die als Word-Dateien vorliegen, Preisinformationen aus dem Buchhaltungsprogramm oder aus Excel-Dateien Fotodateien und möglicherweise auch Grafiken oder Fotos von einem Bilderserver. Werden diese Informationen weil eine professionelle PDF-Lösung fehlt zunächst in der Textverarbeitung oder einem Präsentationsprogramm zusammengeführt und dann als PDF ab gespeichert, kostet das nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch die Fehlerquote bei der Konvertierung. Die Folge sind oft fehlende Bildelemente, verunglückte Formatierungen oder gar gänzlich unlesbare Dateien, die schlimmstenfalls den Kunden so verärgern, dass er sich einen anderen Lieferanten sucht. Günstigstenfalls fällt der Fehler bereits vor dem Versand auf und führt häufig dazu, dass der komplette Ablauf von vorn beginnt. Denn Änderungen direkt in der PDF-Datei sind mit dem Reader nicht möglich. In jedem Fall leiden die Produktivität der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Kunden. So bleibt das Potenzial der PDF-Technologie weitgehend ungenutzt. Gesucht: Die wirtschaftliche Gesamtlösung Geschäftsanwender suchen in der Praxis immer öfter nach leicht bedienbaren und sicheren Lösungen zum Erstellen, Konvertieren, Bearbeiten, Zusammenstellen und Verteilen von PDF-Dokumenten. Tatsächlich ist am Markt bereits eine ganze Reihe unterschiedlicher Tools für einzelne der genannten Funktionen verfügbar teilweise auch als kostenloser Online-Service. Für den professionellen Anwender sind diese Angebote in der Regel jedoch nicht geeignet. Wer möchte beispielsweise Dokumente konvertieren lassen, ohne genau zu wissen, wo und von wem die Daten verarbeitet werden? Schon aus datenschutzrechtlichen Gründen verbietet sich dieses Vorgehen bei geschäftsrelevanten Dokumenten. Andererseits ist der Kauf von professioneller Software für die PDF-Bearbeitung teilweise mit hohen Kosten verbunden, die in keinem Verhältnis zum Leistungsumfang und zum wirtschaftlichen Nutzen des Produktes stehen. Zumal die Anforderungen an eine Enterprise-Lösung für das PDF- Management auch kollaborative Funktionen beinhalten, die noch nicht zum Standard von PDF-Tools gehören. Mehr Funktionalität bei weniger Kosten Mit dem PDF Converter Enterprise 8 setzt der Software-Hersteller Nuance neue Standards im Bereich der Produktivitätsverbesserungen durch PDF-Einsatz. Das Flaggschiff der PDF Converter Produktfamilie versetzt Anwender in die Lage, hundertprozentig standardkonforme PDF-Dateien zu erstellen, konvertieren, anzeigen und zu bearbeiten. Darüber hinaus liefert die Enterprise-Lösung Unterstützung für die dokumentbasierte Zusammenarbeit im Team. Damit erfüllt die Software die Anforderungen von Unternehmen aller Größenordnungen. Neben den Funktionen von PDF Converter Professional erhalten Anwender Optionen für die Netzwerkinstallation und Anbindung an viele DMS- und ECM- Systeme. Für den Einsatz in der Rechtsbranche und in staatlichen Institutionen bietet die Lösung außerdem exklusive Funktionen zur Erfüllung von Anforderungen hinsichtlich PDF/A-Konformität für die Langzeitarchivierung und Dokumentensicherheit. Damit das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt, stehen Unternehmen je nach Art und Größe maßgeschneiderte Lizenzprogramme zur Verfügung. 6

7 Was Ihre PDF-Lösung können sollte Komfortabel konvertieren Das Abtippen von kompletten PDF-Dokumenten, weil der Benutzer die Datei nicht in das gewünschte Zielformat umwandeln kann, gehört zu den größten Zeitfressern im Umgang mit PDF. Benutzer des Nuance PDF Converter Enterprise 8 konvertieren PDF- und XPS-Dateien in fertig formatierte und bearbeitbare Dateien der Formate Corel WordPerfect oder Microsoft Office Word, Excel und PowerPoint 5. Dabei lassen sich unter anderem alle Seiten eines PDF-Dokuments in einem einzigen Excel-Arbeitsblatt zusammenführen. Auch das Hinzufügen von Lesezeichen und das Übernehmen von Hyperlinks werden unterstützt. Selbst Layoutelemente wie Spalten, Tabellen, Diagramme und Grafiken bleiben beim Konvertieren erhalten 6. Konvertierte Dokumente sind komplett bearbeitbar, inklusive Textfluss und Fließspalten. Die effiziente Nutzung und weitere Verarbeitung von Inhalten wird durch die Bereitstellung von editierbarem Text, echten Tabellen und Originalgrafiken aus PDF-Dokumenten unterstützt. So lassen sich Tabellen und Arbeitsblätter in uneingeschränkt bearbeitbare Excel- Dateien umwandeln, ohne lästiges Kopieren und Neuformatieren. PDF Converter Enterprise 8 unterstützt eine Vielzahl an Dateiformaten. Online erfolgreich zusammenarbeiten im Team Die standortunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten gewinnt in mobilen Geschäftsprozessen rapide an Bedeutung. Mit dem PDF Converter Enterprise 8 können Anwender ihre in der Cloud gespeicherten Dokumente konvertieren, speichern und abrufen mit direktem Zugriff auf PaperPort Anywhere, Box, Google Text & Tabellen, Windows Live SkyDrive, Office 365, Evernote und Dropbox. So sind die Dokumente via Internet auch mit mobilen Endgeräten weltweit jederzeit verfügbar. Außerdem lassen sich PDF-Dateien mit dem PDF Create-Druckertreiber oder dem PDF Create- Assistenten direkt auf den PaperPort-Desktop übertragen. Microsoft SharePoint hat sich als de-facto-standard für Web-basierte Zusammenarbeit etabliert. Anwender von PDF Converter 8 können ihre PDF-Dateien direkt aus SharePoint öffnen, konvertieren und wieder im SharePoint-Netzwerk speichern. So wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten unterstützt und beschleunigt. 5 Das PPTX-Format wird für die Konvertierung in PowerPoint unterstützt. 6 Die tatsächlich erzielten Konvertierungsergebnisse hängen von der Quelldatei ab. 7

8 Heterogene Dateiformate werden den Alltag am Büroarbeitsplatz auch weiterhin bestimmen. Damit die Zusammenarbeit dadurch nicht behindert wird, ermöglichen Plattformen wie PDF Converter die Arbeit mit Dateien unterschiedlicher Quellformate. Per Drag & Drop lassen sich Seiten entfernen oder neu anordnen: Einfach Seiten aus dem Quelldokument (z. B. Microsoft Word, Excel, Power Point, Corel WordPerfect, JPG, BMP, TIF oder XPS) anzeigen, gewünschte Seiten auswählen und dann in das Zieldokument einfügen. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist die Online-Kontrolle der Arbeitsergebnisse von großer Bedeutung. Voraussetzung dafür sind Dokumente, die auf jedem Bildschirm wie gedruckt aussehen. Kreative Profis kombinieren Dateien beliebiger Formate und sogar ganze Ordner zu beeindruckenden PDF-Portfolios mit attraktivem Deckblatt, die sich mit jedem gängigen PDF-Anzeigeprogramm öffnen lassen. Fotos, Grafiken, Videos, Audiodateien oder 3D-Zeichnungen verstärken die Textbotschaften und steigern die nicht nur die Attraktivität der PDF-Dokumente, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter. MS Office Integration Informationsprozesse in Unternehmen müssen schneller und stabiler werden. Voraussetzung dafür ist ein steigender Automatisierungsgrad, den viele Firmen unter anderem durch den Einsatz elektronischer Formulare bei der Erfassung von Informationen erreichen. PDF Converter 8 verwendet die intelligente und innovative Technologie Logical Form Recognition (LFR), die statische PDF-Formulare in bearbeitbare Dokumente für Microsoft Word umwandelt. Auch die Vorschau von PDF-Anhängen in MS Outlook, ohne sie öffnen zu müssen, beschleunigt die Informationsverarbeitung. Die Unterstützung von Microsoft Application Virtualization ermöglicht Netzwerkzugriff auf Anwendungen, ohne dass diese lokal installiert sein müssen. Die tiefgreifende Integration mit MS Office unterstützt darüber hinaus den zeitsparenden Import und Export von Dateien und ermöglicht dem Anwender die Nutzung der umfassenden Funktionalität moderner Bürosoftware. Effizienter arbeiten Funktionen für eine effizientere Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten bilden den Kern jeder PDF- Lösung und stellen auch die Highlights des PDF Converter Enterprise 8 dar: So bietet die Software ein neues Register zur erweiterten Bearbeitung, in dem PDF-Dateien konvertiert und als komplett bearbeitbares Dokument angezeigt werden. Das ermöglicht die komfortable Bearbeitung ohne vorherigen Wechsel in das Textverarbeitungsprogramm. Dank verbesserter Integration in gängige Dokumenten-Management-Systeme (DMS) kann der Benutzer in einem rationalisierten Prozess Dokumente zur Konvertierung und Bearbeitung ein- und auschecken. Für den Zugriff auf DMS stehen das Menü Speichern unter sowie Befehle im Internet Explorer und innerhalb von PDF-Portfolios zur Verfügung. In Version 8 werden auch die Systeme Documentum und Xerox DocuShare unterstützt. Die verbesserte Stempelerstellung erleichtert das Anbringen von Signaturen und Stempeln und Erstellen zusätzlicher eigener Stempel: Rechtsklick auf einen ausgewählten Bereich genügt. Außerdem können Stempel mit einem Befehl auf allen Seiten eines Dokuments angebracht werden. Notizen ohne Tastatur eingeben mit Dragon Notes Den innovativen Charakter des PDF Converter unterstreicht die Möglichkeit zur Dokumentbearbeitung ohne Tastatur. Das geht viel schneller und einfacher als durch Tippen. Mit einem Standardmikrofon und dem integrierten Tool Dragon Notes lassen sich Textnotizen mündlich eingeben. Weniger spektakulär, aber ebenso zeitsparend wirkt die Funktion Datei verkleinern zur Reduzierung des Speicherbedarfs vorhandener PDF-Dokumente. Dabei besteht die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig in 8

9 Stapelverarbeitung zu verkleinern. Und zum automatisierten Konvertieren von mehreren Dateien im Batchverfahren ziehen Anwender einfach alle benötigten Dateien mit der Maus in PDF Converter 8 und starten per Klick die Konvertierung der Dateien in einem Durchgang. Notizen lassen sich entweder eintippen oder über das inte grierte Tool Dragon Notes auch bequem diktieren. Formulare automatisiert bearbeiten Formulare von Hand ausfüllen ist eine zeitraubende Angelegenheit, die sich die Anwender von PDF Converter künftig sparen können. Die Funktion FormTyper wandelt statische Formulare automatisch in bearbeitbare PDF-Formulare, die ausgefüllt, gespeichert und per versendet werden können. Auch bei einer Nutzung von Formularen über 500 Mal fallen keine weiteren Lizenzgebühren an. Formularwerkzeuge unterstützen außerdem das Erstellen eigener Formulare. Die Daten aus ausgefüllten Formularen lassen sich sortieren, durchsuchen und in gängigen Kalkulationsprogrammen analysieren unter anderem in den Formaten XFDF, XML, TXT und CSV. Clevere Suchfunktionen Ein entscheidender Produktivitätsfaktor für jeden Wissensarbeiter ist das schnelle Auffinden von Informationen. Die Suche über alle Elemente eines Dokuments, inklusive Lesezeichen und Kommentare, spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Suchfunktion Looks Like Search verwendet anstelle des exakten Suchbegriffs einen alphanumerischen Mustervergleich und sorgt dafür, dass Inhalte wie Telefonnummern, -Adressen und Kreditkartennummern auf Anhieb gefunden werden. Suchergebnisse lassen sich zur leichteren Bearbeitung in der PDF-Datei automatisch hervorheben, durch- oder unterstreichen. Sicherheit und Compliance im Griff Digital Rights Management ist einer der aktuell wichtigsten Trends im Umgang mit digitalen Dokumenten. PDF Converter Enterprise 8 bietet daher die Integration mit FileOpen. PDF-Dateien, bei denen diese Sicherheitsfunktion aktiviert ist, können nicht kopiert, gespeichert, gedruckt, durchsucht oder anderweitig weiterverwendet werden. Für mehr Sicherheit in den Geschäftsprozessen können Benutzer PDF Converter Enterprise 8 auch den Zugriff auf bestimmte Ordner einschränken. 9

10 Geprüfte Konformität mit PDF/A Die Einhaltung der PDF/A-Konformitätsanforderungen ist in PDF Converter Enterprise 8 gewährleistet. Erfüllt eine PDF/A-Datei die Konformitätskriterien nicht, wird der Anwender benachrichtigt und kann korrigierend eingreifen. Die PDF/A-Konformitätsprüfung kann PDF-Dateien auf Übereinstimmung mit PDF/A-1a, -1b, -2a, -2b und PDF/A-2u untersuchen. Die Software prüft automatisch, ob Dokumente konform zum Standard PDF/A erstellt wurden und benachrichtigt den Anwender, falls das nicht der Fall ist. Verbesserte Dokumentensicherheit Bestimmen Sie mit Kennwörtern, 128- oder 256-Bit-AES-Verschlüsselung sowie Zugriffssteuerung, wer Ihre PDF-Dateien ansehen, drucken und ändern darf. Mit der automatisierten Schwärzung lassen sich vertrauliche Daten sicher entfernen, sodass Sie Ihre Dokumente ohne Datenschutzverletzung an andere weiterleiten können. Zur Authentifizierung der Dokumentinhaber stehen Selbstsignierung, Microsoft Crypto oder digitale Signaturen von Drittanbietern zur Verfügung. Oder schützen Sie Ihr Dokument durch Verschmelzen aller Elemente in einer Ebene: Signaturen, Stempel, Hervorhebungen, Anmerkungen, Formularfelder mit Inhalt und Grafiken. Besonders nützlich ist dies, wenn Sie für Archivierung oder elektronische Ablage bestimmte Dokumente vor Änderungen schützen möchten. Auch die automatische Prüfung der Standardkonformität bei der Erstellung von PDF/A erhöht die Dokumentensicherheit. Professionelle PDF-Lösung in der Praxis Das Bayerische Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat sich aus verschiedenen Gründen für die PDF-Lösungen von Nuance entschieden. Zum einen können Originaldokumente als PDF-Datei im Anhang einer versendet oder auf einem Server zum Download bereitgestellt werden. Dadurch wird der Papierversand erheblich reduziert. Ein weiterer Grund ist die Möglichkeit 10

11 die PDF-Dokumente mit einem Passwort zu schützen und verschiedene Sicherheitsstufen zu aktivieren. Die Mitarbeiter der Justiz haben somit die Kontrolle, wer welche Datei betrachten oder welches Dokument vom Empfänger ausgedruckt werden darf oder nicht. Diese Sicherheit ist bei Dokumenten der Justiz besonders wichtig. Außerdem kann der Absender mit dem Programm auch eine Signatur erstellen, damit der Empfänger weiß, dass das Dokument tatsächlich vom Ministerium geschickt worden ist. Nicht zuletzt hat sich das Ministerium aufgrund des guten Preis-/Leistungsverhältnisses für die PDF-Lösung von Nuance entschieden. Die Qualität der erstellten PDF-Dokumente ist sehr gut, das Format der Formulare oder Dokumente wird übernommen. Vor allem im Geschäftsstellenbereich innerhalb der Behörde wird die PDF-Lösung eingesetzt. Die Mitarbeiter versenden an Gerichte, Staatsanwaltschaften und externe Stellen Dokumente, Formulare und Texte. Deshalb ist es wichtig, dass die Dokumente als PDF geschützt und gesichert sind. Das Ministerium setzt auf standardisierte Software für das IT-Service-Management, um die Komplexität im Betrieb zu reduzieren. Die Standard- beziehungsweise Out-of-the- Box-Softwarelösung PDF-Converter Professional von Nuance konnte somit erfolgreich eingesetzt werden. Die PDF-Lösung von Nuance hat ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis und hat uns gleich in der Pilotphase sehr gut gefallen. Die Software ist sehr intuitiv und mit wenigen Klicks kann die PDF-Datei erstellt werden. Die Qualität und die Schnelligkeit der Konvertierung war ausschlaggebend, kommentiert eine Mitarbeiterin ihre Erfahrung mit der Software. Für Nuance spricht die langjährige Erfahrung im Bereich PDF-Lösungen. Nutzen Sie jetzt das volle Potenzial von PDF-Dokumenten! PDF ist nicht gleich PDF. Wer das universell einsetzbare Dateiformat wirtschaftlich nutzen will, braucht eine professionelle Plattform, die das ganze Potenzial der Technologie verfügbar macht: Erstellung hundertprozentig standardkonformer PDF- Dateien aus unterschiedlichsten Quellformaten, Komfortables und detailgetreues Konvertieren von PDF-Dateien in alle wichtigen Zielformate, Dokumente bearbeiten wie mit einer Textverarbeitung, Automatisiertes Management von Formularen, Digital Rights Management, Verwaltung von PDF-Dokumenten in der Cloud, Erstellen von Textnotizen mit integrierter Spracherkennung. Die Bandbreite der PDF-Anwendungsszenarien ist groß. Deutliche wirtschaftliche Vorteile haben das PDF-Format zu einem festen Bestandteil vieler Abläufe in Unternehmen gemacht. Und durch aktuelle Entwicklungen wie Cloud Computing und Social Enterprise ergeben sich immer neue Einsatzgebiete mit neuen Chancen und Herausforderungen. Grund genug also, jetzt die Vorteile einer professionelle PDF-Lösungen im eigenen Unternehmen zu testen. Lernen Sie PDF Converter Enterprise 8 jetzt kostenlos und unverbindlich in der 30-Tage-Testversion kennen. 11

12 Systemanforderungen Computer mit einem Intel Pentium 4 oder mindestens gleichwertigem Prozessor Unterstützte Betriebssysteme: Windows 7 32-Bit- oder 64-Bit-Edition mit Service Pack 1 Windows XP 32-Bit-Edition mit Service Pack 3 Windows Vista 32-Bit- oder 64-Bit-Edition mit Service Pack 2 Windows 2008 Server (Citrix, Active Directory) Microsoft Internet Explorer 8 oder höher 512 MB Arbeitsspeicher (RAM), 1 GB empfohlen 700 MB freier Festplattenspeicher für Anwendungsdateien, zusätzlicher Festplattenspeicher für temporäre Installationsdateien erforderlich Für die Produktregistrierung und -aktivierung, für Dragon Notes und zum Abrufen von Online- Aktualisierungen muss eine Verbindung zum Internet bestehen. Microsoft.NET Framework 4.0 muss installiert sein DVD-Laufwerk für die Installation Geräuschunterdrückendes Headset mit Mikrofon für Dragon Notes (nicht enthalten) Hinweis: Leistung und Geschwindigkeit können gesteigert werden, wenn Ihr Computer die Mindestanforderungen an Prozessor, Arbeitsspeicher und verfügbaren Speicherplatz übersteigt. Über Nuance Nuance ist ein führender Anbieter von Sprach- und Bildbearbeitungslösungen. Wir entwickeln und produzieren intuitive Technologien und intelligente Lösungen, die Menschen den Alltag und ihre Arbeit erleichtern. Wir stellen Tools bereit, die die Vermittlung von Informationen und die Zusammenarbeit fördern und es Menschen ermöglichen, produktiver und kreativer zu arbeiten. Wir geben unseren Kunden nicht nur Kontrolle über ihre Informationen. Wir geben ihnen neue Gestaltungsmöglichkeiten für ihr Leben. Von Sprachtechnologien, die Firmen erstklassigen Kundenservice ermöglichen, über Healthcare-Lösungen, bei denen sich Ärzte auf die Versorgung der Patienten statt die Dokumentation konzentrieren können, bis zu Bildgebungstechnologien, die Papierdokumente in durchsuchbare elektronische Dateien verwandeln unser Hauptaugenmerk gilt stets der Entwicklung von Lösungen, bei denen der Mensch das Sagen hat. Mehr Informationen unter Copyright Nuance, the Nuance logo, ecopy, PaperPort, and ShareScan are trademarks of Nuance Communications, Inc. or its affiliates in the United States and/or other countries. All other brand and product names are trademarks or registered trademarks of their respective companies. Der Autor Uwe Küll ist freier Journalist in München. 12