Der private Geschäftsbrief

Transkript

1 Ratgeber Melanie Goldmann Der private Geschäftsbrief Briefe richtig gestalten Gestaltung nach DI N 5008

2 DER PRIVATE GESCHÄFTSBRIEF BRIEFE RICHTIG GESTALTEN Inhalt Vorwort 5 Der erste Eindruck Mit Briefen für sich einnehmen 8 Bewusst formulieren Was ist bei offizieller Korrespondenz zu beachten? 10 Richtige Struktur Ziele formulieren Höflichkeit Stilsicher schreiben Checkliste: Welche Struktur für welchen Brief? 19 Wissenswertes zu s 20 Gestaltungsregeln Der wirkungsvolle Rahmen für Ihren Geschäftsbrief 22 Briefpapier und -umschläge Seitenränder Zeilenpositionen und -abstände Faltmarken Schriftarten, -größen und -stile Textgliederung Hervorhebungen Zeichen und Abkürzungen Zahlen Checkliste: Ist mein Brief korrekt und einwandfrei gestaltet? 47 Wissenswertes zu Briefumschlägen 48 6

3 INHALT Was gehört in einen privaten Geschäftsbrief? Wichtige Briefelemente 50 Absender Anschrift Datum Betreffzeile Anrede Briefeinstieg Briefschluss Grußformel Unterschrift Anlagen PS Checkliste: Habe ich alle formalen Elemente in meinem Brief berücksichtigt und richtig umgesetzt? 74 Wissenswertes zur Anrede 76 Der private Geschäftsbrief Situationen und Beispiele 78 Bankangelegenheiten Ämter und Behörden Krankenkasse Versicherungen Mietverhältnis Handel und Dienstleister Freizeit Checkliste: Habe ich alle wichtigen Briefelemente beachtet? 125 Wissenswertes zu Vereinsprotokollen 126 Infoteil 128 DIN-Normen geben Sicherheit 128 Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen 130 Häufig gestellte Fragen 133 Nützliche Adressen und Websites 136 Literaturtipps 138 Register 142 7

4 WAS GEHÖRT IN EINEN PRIVATEN GESCHÄFTSBRIEF? Zum Schluss ein freundlicher Gruß Bei der Grußformel ist zu beachten, dass sie nicht in den Schlusssatz integriert wird (also nicht: und verbleibe mit freundlichen Grüßen ). Die Grußformel wird durch eine Leerzeile vom übrigen Brieftext abgetrennt und beginnt an der Fluchtlinie. Außerdem wird sie nicht durch Satzzeichen abgeschlossen. Der Standardgruß und individuellere Varianten Mit freundlichen Grüßen oder Mit freundlichem Gruß ist die allgemein übliche Grußformel. Antiquiert wirken Formeln wie Hochachtungsvoll, Mit verbindlichen Grüßen oder Mit bester/n Empfehlung/en. Die Formeln Freundliche/n Grüße/Gruß, Einen schönen (guten) Tag oder Es grüßt Sie (herzlichst) sind angemessen für ein eher distanziertes Verhältnis zum Adressaten. Persönlicher wird die Grußformel, wenn Sie ein wünscht Ihnen oder sendet Ihnen anhängen. Individueller können Sie Ihren Gruß auch gestalten, wenn Sie Ihren Wohnort oder den Wohnort des Empfängers mit einbeziehen, etwa indem Sie schreiben Viele Grüße aus Hannover oder Mit herzlichen Grüßen aus (dem sonnigen) München. Das Gleiche gilt, wenn Sie einschätzen können, zu welchem Zeitpunkt der Empfänger Ihren Brief erhält. Dann können Sie etwa schreiben: Einen angenehmen (erfolgreichen, guten) Start in die Woche wünscht Ihnen oder Ein schönes (angenehmes) Wochenende wünscht Ihnen. Mit freundlichen Grüßen ist die allgemein übliche Grußvariante. Ver - altet ist dagegen Hochachtungsvoll. Kennen Sie den Empfänger persönlich, oder gab es vorangehende Kontakte, kann die Grußformel auch persönlicher aus - fallen. Die Unterschrift Ihr guter Name Die Anzahl der Leerzeilen, die Sie nach der Grußzeile für Ihre Unterschrift zur Verfügung haben, richtet sich laut DIN 5008 danach, wie viele Zeilen Sie dafür benö- 69

5 DER PRIVATE GESCHÄFTSBRIEF BRIEFE RICHTIG GESTALTEN tigen. Für die meisten Unterschriftgrößen genügt es, wenn die Unterschrift nach drei Leerzeilen folgt. Auch der Unterschriftenblock befindet sich, im Gegensatz zu früher, heutzutage nur noch links an der Fluchtlinie. Die PC-schriftliche Wiederholung der handschriftlichen Unterschrift ist nicht nötig, sollte jedoch aus Empfängerfreundlichkeit so gehandhabt werden. Leserfreundlich die PC-Unterschrift Grundsätzlich ist es möglich, nur handschriftlich zu unterschreiben. Sie sollten jedoch der Leserlichkeit wegen Vor- und Zunamen PC-schriftlich vermerken und innerhalb der drei Leerzeilen darüber handschriftlich unterschreiben. Die PC-Unterschrift sollte dabei weder in Klammern noch zwischen Bindestrichen stehen. Dabei sollten Sie Ihren Vornamen auch nicht abkürzen, sondern ausschreiben. So weiß der Empfänger, wie er Sie anreden muss, und der Brief erhält eine persönliche Note. Die handschriftliche Unterschrift kann hingegen auch nur aus dem Nachnamen bestehen. Eventuelle Titel stehen, wenn Sie möchten, vor Experten-Tipp Die Beweiskraft von -Unterschriften Im Gegensatz zu einem mit einer eigenhändigen Unterschrift versehenen Brief hat eine vor Gericht keine Beweiskraft. Da die eigenhändige Unterschrift fehlt, sollten rechtlich relevante Mitteilungen nicht per , sondern besser per Einschreiben, eventuell mit Rückschein, versendet werden. Auch Vereinsaustritte, Abmeldungen und Stornierungen machen per häufiger Probleme als auf dem Postweg. Zwar gibt es auch die Möglichkeit der digitalen Signatur, eines codierten Zahlenschlüssels, der von einer Zertifizierungsstelle vergeben wird und eine Identifizierung von Unterschriften sicherstellt, jedoch ist dieses Verfahren für den Privatgebrauch eher unnötig. 70

6 WAS GEHÖRT IN EINEN PRIVATEN GESCHÄFTSBRIEF? Die handschriftliche Unterschrift sollte nie fehlen. Wird sie vergessen, wirkt der Brief auf den ersten Blick wie ein Massenanschreiben. der PC-Unterschrift, in der handschriftlichen Unterschrift tauchen diese jedoch nicht auf. Die handschriftliche Unterschrift Handschriftlich sollten Sie mit einem blauen Kugelschreiber oder Füller unterschreiben, damit der Empfänger erkennen kann, dass es sich nicht um eine Kopie handelt und Sie tatsächlich persönlich unterschrieben haben. Da die eigenhändige Unterschrift zeigt, dass Sie den Inhalt des Briefes als gültig und verbindlich anerkennen, sollte die Unterschrift folgenden Kriterien genügen: Die Unterschrift sollte zu erkennen sein (mindestens drei lesbare Buchstaben), einen individuellen Wiedererkennungswert aufweisen, sie darf nicht abgekürzt werden und muss in Ver - bindung mit dem Brieftext stehen. Es ist daher nicht zulässig, Gruß und Unterschrift auf ein einzelnes Blatt unabhängig vom restlichen Brieftext zu setzen, auch wenn die Seiten nummeriert sind. Sorgen Sie also in solch einem kritischen Fall dafür, dass Sie die Schlussworte auf die anschließende Seite hinüber verlängern oder den wesentlichen Inhalt des Briefes in einem Schlusssatz auf der nächsten Seite zusammenfassen. Auch wenn die Unterschrift keine rechtliche Um rechtsgültig zu sein, muss die handschriftliche Unterschrift eine Verbindung zum restlichen Brieftext haben und darf nicht isoliert auf der nächsten Briefseite stehen. 71

7 DER PRIVATE GESCHÄFTSBRIEF BRIEFE RICHTIG GESTALTEN Relevanz hat, ist es einfach schöner, wenn auf einer Seite mehrere Zeilen abgedruckt sind. Überlegen Sie sich in einem solchen Fall auch, ob Sie nicht die Zeilenabstände 1,5-zeilig einrichten oder die Seitenränder leicht vergrößern (siehe Seite 23 f.). Mit diesen Tricks strecken Sie Ihren Text noch ein wenig. In einigen Fällen, etwa bei Kündigungen, Bürgschaften, Gewährung einer Leibrente, Schuld - anerkenntnis und -versprechen, müssen Sie eigenhändig unterschreiben, damit der Brief rechtsgültig ist. Wann ist eine eigenhändige Unterschrift erforderlich? In einigen Fällen ist eine eigenhändige Unterschrift vonnöten, nämlich dann, wenn der Brief eine rechtliche Relevanz hat. Die Unterschrift soll zeigen, dass der Brief auch wirklich von Ihnen stammt. Die eigenhändige Unterschrift ist beispielsweise erforderlich bei Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ( 623 BGB) Übernahme einer Bürgschaft ( 766 BGB) Schuldversprechen ( 780 BGB) Schuldanerkenntnis ( 781 BGB) verbindlicher Gewährung einer Leibrente ( 761 BGB). Beigefügt finden Sie die Anlagen Wenn Sie ein Anschreiben verfassen, um andere Dokumente und Unterlagen zu verschicken, ist im Brief auf diese Anlagen hinzuweisen. Der Anlagenvermerk folgt der PC-schriftlichen Unterschrift mit einer Leerzeile Abstand an der Fluchtlinie und kann durch Fettschrift als einzig zulässige Hervorhebung betont werden. Sollten Sie ausschließlich handschriftlich unterschreiben, sind zwischen Grußzeile und Anlagenvermerk drei Leerzeilen Abstand zu lassen. Bei Platzmangel ist es auch möglich, den Anlagenvermerk in der Höhe der Grußformel in 125,7 Millimeter Abstand von der linken Blattkante zu setzen. Unter dem Wort Anlage(n) können Sie jeweils in eigenen Zeilen die Anlagen einzeln auflisten. Dies gibt 72

8 WAS GEHÖRT IN EINEN PRIVATEN GESCHÄFTSBRIEF? dem Empfänger eine Übersicht über die beigefügten Unterlagen. Sie können auch darauf verzichten und nur Anlage(n) schreiben, ohne diese einzeln aufzu - listen. Der Anlagenvermerk wird immer ohne Doppelpunkt geschrieben. Legen Sie mehrere Dokumente gleicher Art bei, sollten Sie diese mit Zahlenangaben folgendermaßen zusammenfassen: Anlagen 1 Einkommensteuer-Mantelbogen 2 Anlagen N 4 Werbungskostenbelege oder: 7 Anlagen Wenn Sie nur eine einzelne Unterlage beilegen, entfällt die Zahlenangabe. Keine reine Nebensache das PS Das PS ist ein besonderes Mittel, um auf etwas Wichtiges, das über den Briefinhalt hinausgeht, aufmerksam zu machen. Das PS wird mit mindestens einer Leerzeile Abstand von der letzten Zeile des Briefes abgesetzt. PS ist die Abkürzung für den lateinischen Ausdruck post scriptum, was so viel wie nach dem Geschriebenen bedeutet. Die Abkürzung PS wird ohne Abkürzungspunkte geschrieben und kann hervorgehoben werden. Der so angehängte Text sollte nicht länger als zwei Zeilen sein. Im PS können z. B. kurze Informationen, die Sie besonders hervorheben wollen, übermittelt werden. Ein Beispiel wäre etwa: Meine Adresse lautet ab dem 1. Dezember Wenn ein Brief dazu dient, andere Dokumente zu verschi - cken, sind diese Anlagen am Brief - schluss kenntlich zu machen. Überlegen Sie gut, welche und wie viele Dokumente Sie dem Brief beilegen wollen. 73