PRO: PRO:TAC THE PROJECT MANAGEMENT PORTAL

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1 PRO: PRO:TC THE PROJECT MNGEMENT PORT

2 PRO: PROJECT TOOS bietet ösungen Standard Software PRO:TC ist das Ergebnis von mehr als 15 Jahren Erfahrung in den Bereichen Softwarenentwicklung, Planung und Projektsteuerung. Profitieren Sie von unserer kontinuierlichen nalyse zur Optimierung von rbeitsabläufen. Entwicklung Wir sind ein gefragter Partner, wenn es um die Entwicklung neuer nwendungen geht. Unsere Stärken liegen im Bereich der ufbereitung und Bereitstellung von Informationen, der bbildung von administrativen und technischen Prozessen in Workflowsystemen und in der Vernetzung von Kommunikation und Organisation. Projektleitung Unsere erfahrenen Projektleiter übernehmen die verantwortliche Projektleitung bei der Durchführung von Beratungs-, nalyse- und Migrationsprojekten. Wir bieten neben der Organisationsberatung und Konzepten, die komplette Umsetzung. Installation Unser Team bietet alle eistungen von der Konzeption über Einrichtung bis zur Installation und dministration von IBM otus Notes/Domino ösungen. Nutzen Sie die lange und vielschichtige Erfahrung unserer zertifizierten otus Professionals. Schulung Unsere Dozenten und Trainer sind bewährte Spezialisten mit langjähriger Erfahrung. Wir legen nicht nur Wert auf die theoretischen Grundlagen. Der Praxisbezug ist wichtig, um das neue Wissen sofort in Ihrem Unternehmen anwenden zu können. Support Unser Support-Team erreichen Sie täglich zu den üblichen Geschäftszeiten. Der praxiserprobte Multi evel Support ermöglicht eine zugeschnittene ösung, die wir kostenoptimal auf Ihre nforderungen zuschneiden kön-

3 PRO: TC THE PROJECT MNGEMENT SOFTWRE PROJECT TRCKING NYIS CONTRO Praxiserprobte Software Module PRO:TC ist eine umfassende ösung zum Single- und Multi-Projektmanagement. Erfolgreiches Projektmanagement erfordert ein effizientes Informations-Management. PRO:TC unterstützt gerade bei internationalen Projekten die Koordination und das Controlling dezentral organisierter Gruppen, von der Planung bis zur Baustelle. Modul Seite PRO:TC The Project Management Software PRO:COMPNY ieferanten-management PRO:BSE Baseline-Management PRO:IMIT Interface Management PRO:EVENT Ereignis-Management PRO:COST Kosten- und Änderungs-Management PRO:CIM Claim-Management PRO:CONTRCT Vertragsanalyse PRO:DOC Schriftwechsel, Fax, Mail, Dokumente PRO:IB Dokumentenablage PRO:SITE Baustellenberichte, Reporting PRO:TSK ufgaben PRO:REPORT uswertungen, nalysen PRO:TRNSFER Schnittstellen

4 PRO: TC Praxiserprobte Software Module PRO:TC Eine integrierte ösung PRO:TC ist eine Plattform, über die sich Einzelmodule anhand individueller betrieblicher nforderungen beliebig kombinieren lassen. Diese rchitektur ermöglicht jederzeit die Erweiterung und npassung an geänderte betriebliche nforderungen, wobei der zugrunde liegende Framework sicher stellt, dass das operative System nicht beeinträchtigt wird. In PRO:TC werden vielfache ufgaben und rbeitsabläufe abgebildet. Damit wird ein optimales Zusammenwirken unterschiedlicher Fachbereiche auch an dezentralen Standorten ermöglicht. Die standardisierten rbeitsabläufe führen zu einer intensiven Unterstützung der Controlling-Prozesse. PRO:TC leistet Einzelplatzlösung und Mehrplatzlösungen Mehrsprachigkeit: (Deutsch und Englisch Standard, weitere Sprachen optional) Einfache npassung an kundenspezifische Begriffe Integrierter unternehmensspezifischer Workflow zu Genehmigungsabläufen PRO:TC leistet Mehrprojekt- und Einzelprojekt-Management Umfangreiche online Hilfefunktionen Einfache npassung der Oberfläche an kundenspezifische Begriffe Verteilte Datenbanken für Stammhaus, Designoffices, Baustelle, etc. Rollenzugriff für nwender mit unterschiedlichen Berechtigungen On und Offline-Nutzung z.b. auf Notebook Maximale nzahl der User durch izenzmodel definiert Größe der Datenbank durch Plattenplatz begrenzt. PRO:TC unterstützt das Projektteam durch einen deutlich verringerten rbeitsaufwand bei allen Maßnahmen rund um das Projekt Management. Standardisierte bläufe, umfangreiche Checklisten, Online-Hilfen und vorformatierte Schreiben reduzieren den erforderlichen administrativen ufwand erheblich. Das Ergebnis ist eine optimale Vorhersage der Kostenerwartung in den Projekten.

5 PRO: TC Praxiserprobte Software Module PRO:TC Technische Daten Jedes der in diesem Prospekt aufgeführten Module lässt sich als Einzellösung einsetzen oder im Zusammenspiel mit beliebigen anderen Modulen kombinieren. PRO:TC bildet die Plattform, die zum Datenaustausch und zur Kommunikation der Einzelmodule zum Einsatz kommt. Die Basiskonfiguration von PRO:TC enthält folgende Standardmodule: PRO:COMPNY: dressen für Firmen, Personen und Projekte PRO:IB: Vertrag, Richtlinie, larmplan, blage PRO:TSK ufgaben verwalten und verfolgen PRO:REPORT Erstellung von standardisierten uswertungen und Berichten PRO:TRNSFER Schnittstelle zum Daten Im/Export Empfohlene System Vorraussetzung Installation von otus Notes / Domino 6.x oder höher auf einer beliebigen OS-Plattform Für die Verwendung von best. MS Office Funktionen (Excel, Word) ist die entsprechende installierte MS-Office-pplikation auf dem Client erforderlich. Empfohlene Hardware Vorraussetzung Client:: Microsoft Windows 2000 Professional, Microsoft Windows XP Professional; Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 2005 Server: Microsoft Windows 2000 Server; Microsoft Windows 2000 dvanced Server, Microsoft Windows 2003 Server Standard Edition; Microsoft Windows 2003 Server Enterprise Edition; Microsoft Windows 2003 Server x64 Edition Speicher: Der erforderliche Speicherplatz hängt maßgeblich an der Zahl der Datensätze. Es wird ein freier Speicherplatz von ca. 1 GB pro größerem Projekt empfohlen. Empfohlenes Standardkonzept zur Umsetzung zum Festpreis npassungen, Installation auf Firmen Server und Test Projekt Manager Training 1 Training der Standard-nwender Projekt Manager Training 2 ufwand 2-4 Tage 1 Tag 0,5 Tage 0,5 Tage Termin Woche 0 Woche 1 Woche 1 Woche 4 Projekt Review 0,5 Tage Woche 8 5

6 PRO: COMPNY ieferanten Erfassen Verfolgen Managen ieferanten-management Das Modul PRO:COMPNY ist eine nwendung, die alle relevanten Daten im Zusammenhang mit einem uftragnehmer erfasst und einem Projektabwicklungsteam, in einer verteilten Umgebung, schnell und effizient zur Verfügung stellt. Richtige Entscheidungen basieren auf vollständigen Informationen. Gerade im nlagengeschäft wechseln die Mitarbeiter je nach bwicklungsstand. Vom Vertrieb geht es über das Planungsteam zum Versand, bis es an die Baustellenmannschaft übergeben wird. Diese Prozesse dauern im nlagenbau regelmäßig über 2-3 Jahre an. Ohne ein effizientes Informationstool wie PRO:COMPNY gehen viele Einzelinformationen verloren. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Basisdaten zu allen involvierten uftragnehmern Informationen zu allen nsprechpartnern Schneller und zentraler Zugriff auf Verträge der uftragnehmer Verfolgen der Vertragsanpassungen Managen der Einkaufsverbesserung Freigabe und Prüfung der Fristen bei Bankgarantien Freigabe und Prüfung von Rechnungen Verfolgen der individuellen Garantiezeiten uswertung der ieferantenperformance

7 PRO: COMPNY ieferanten Erfassen Verfolgen Managen ieferanten-management Pro-aktiv statt reaktiv Jede Firma besitzt ein Profil-Dokument, das die wesentlichen Daten wie Name, Kreditorennummer, nschrift, Kontaktdaten, etc. enthält. Diese Firmen-Profile lassen sich jederzeit einzeln erstellen oder auch aus bestehenden Datenbanken (SP, Oracle, Excel,..) automatisiert übertragen. Für diese erfassten Unternehmen bietet PRO:COMPNY eine umfangreiche Palette an sinnvollen Werkzeugen zum ieferantenmanagement Erfassen, Erstellen und Verwalten von Verträgen rbeitsabläufe zu Bestellungen inklusive Genehmigungsprozess Zusätzliche Beauftragung von eistungen z.b. auf der Baustelle Verfolgen der eistungsnachweise bei ufmaßarbeiten Prüfung und Freigabe von Rechnungen Prüfung und Freigabe von Bankgarantien Damage Flag System (Schadensabwicklung an usrüstungen nderer) Dokumentation von mangelhafter eistungserfüllung des uftragnehmers Systematik zu Mängelrügen und Selbstvornahmen Dokumentation von bweichungen bei der Werksfertigung Erfassen und Verfolgen von ieferantenverzügen Dokumentation und Verfolgung von Mängeln und Mehrkosten zur Claimerstellung ieferantenbewertung Neben dem aktiven ieferantenmanagement bietet PRO:COMPNY eine effiziente uswertung der Performance der ieferanten. Die quantitative und kommerzielle uswertung von Störungen und Ereignissen während der Projektabwicklung, ergibt eine fundierte ieferantenbewertung. Einkaufsverbesserung Zum Zeitpunkt der Start-Kalkulation stehen die wenigsten uftragnehmer des Generalunternehmers fest. Damit sind die Kosten auch nur eine Schätzung und unterliegen Schwankungen. Die Kostenerwartung erfolgt bei großen Projekten in Form von Kostenschätzungen für die Teilkomponenten. Erst im aufe der detaillierten Planung werden die verbindlichen ufträge erteilt. Durch vielfache Änderungen zwischen dem Zeitpunkt des ngebotes und dem endgültigen uftrag ändern sich aber auch die geschätzten Kosten zum Einkaufspreis. Das Modul Einkaufsverbesserung organisiert die jeweilige Verfolgung der Bestellungen und definiert Vorgaben an den Einkauf. 7

8 PRO: BSE Baseline Definieren Verfolgen Controllen Baseline-Management Große und komplexe Projekte erfordern ein Controllingsystem, das die eistung und die Kosten kontinuierlich verfolgt. Das Gesamtprojekt wird dazu in rbeitspakete aufgeteilt, die über klar definierte Schnittstellen verfügen. Diese minimale vertragliche eistung ist die Baseline. Die Grundlage der rbeitspakete (Baseline) bildet die uftragskalkulation des Projektes. Für die Strukturierung eines Projektes in PRO:BSE empfiehlt sich ein Projektstrukturplan, der diese ktivitäten verknüpft. PRO:BSE ermöglicht mit Hilfe der rbeitspakete die eistungsverfolgung hinsichtlich Mengen und Terminen. uswirkungen auf Kosten durch Änderungen und Störungen werden mit Hilfe von verknüpften Kontierungs-Elementen erfasst und berichtet. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Eindeutige Definition der iefergrenze eistungsvorgabe für jeden Mitarbeiter individuelle erkennbar Kontinuierliche Fortschrittsverfolgung Prognose der Kostenerwartung durch ufwandsabschätzung Integration in das Modul für Claim-Management Frühzeitiges Erkennen von bweichungen bweichungen lassen sich frühzeitig erkennen

9 PRO: BSE Baseline Definieren Verfolgen Controllen Baseline vertragliche Mindestlieferung Eine Änderung ist die bweichung von einer geplanten Referenz. Im nlagenbau hat sich für diese Referenz (Basis-Planung) der Begriff Baseline (Grundlinie) etabliert. Der Begriff beschreibt die nach dem Vertrag zu liefernde Mindestleistung und definiert ieferumfang Termine Qualität Kosten (Funktion, Größe, Beschaffenheit) (Vertragstermine) (Material, Methode, Form) (Vertragspreis, Einheitspreise) Die Baseline beginnt mit dem Inkrafttreten des Vertrages und endet erst mit der Vollendung des Vertrages. Jede Ü- berschreitung von dieser definierten Grenzlinie bedeutet eine bweichung von der Baseline. Naturgemäß ist die Erwartungshaltung zwischen nbieter und uftragnehmer unterschiedlich. Nur wenn die Baseline eindeutig definiert wurde, lässt sich eine kostenoptimale bwicklung realisieren. Vertraglicher Interpretations Spielraum Basiskosten einer Installation gemäß ow Cost Konzept Kosten Zielhorizont des Kunden Zielhorizont des nbieters Definition der Baseline Die Definition der Baseline ist das formale Ende der Projektplanung. b diesem Zeitpunkt kann mit der Projektausführung begonnen werden. Nach dem anfänglich oft iterativen Planungsprozess, wird die Baseline eingefroren. Änderungen dieser Vorgaben werden in einem Konfigurationsmanagement für das Baseline-Management nachvollzogen. Controlling der Baseline Um ein Controlling-System für ein Projekt zu etablieren, muss es wie ein geschlossenes System aufgebaut werden. Dies wird dadurch erreicht, dass eine Baseline für Umfang, Kosten und Termine definiert wird. Ist ein Projekt einmal in diesen drei Dimensionen definiert, kann es gemessen, überwacht und kontrolliert werden. Ein Projekt, das nicht über eine derartige Festlegung verfügt, kann nicht als geschlossenes System gemessen und gemanagt werden. Es ist somit nicht kontrollierbar. Identifikation von bweichungen PRO:BSE unterstützt das Projektteam bei der Verfolgung des Fortschritts. Störungen und Änderungen werden gezielt erfasst. Negative Störungen lassen sich so frühzeitig korrigieren. Extern verantwortliche Gründe werden eindeutig dokumentiert und bilden somit eine optimale Basis, um Claim-Forderungen zu unterstützen. 9

10 PRO: IMIT Schnittstellen Erfassen Verfolgen Managen Schnittstellen-Management Die Mehrzahl der Störungen in einem Projekt basieren auf Fehlern im Bereich von Schnittstellen. Schnittstellen bestehen aus Informationen, technischen Dokumenten und sonstigen eistungen / ieferungen zwischen internen und externen Parteien. Das Ziel des Schnittstellen-Managements ist sicher zu stellen, dass alle rbeitspakete einer Prozesskette terminlich richtig verknüpft sind. Eine mangelnde Koordination der Schnittstellen führt zu einer erheblichen Beeinträchtigung der Projektbzw. Unternehmensziele. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Eindeutige Definition aller Schnittstellen nach Termin und eistungsumfang Sinnvolle Skalierung und Verdichtung der Informationen Defizite im Mikro-Management lassen sich frühzeitig erkennen Korrektive Maßnahmen können frühzeitig erfolgen Der Status, wer, was, wem schuldet lässt sich jederzeit per Knopfdruck beantworten Verzüge werden sofort erkannt Die Systematik gilt sowohl für interne als auch für externe Schnittstellen.

11 PRO: IMIT Schnittstellen Erfassen Verfolgen Managen Kommunikation im Projekt Um ein komplexes Projekt abzuwickeln, wird der Gesamtauftrag in Unterprojekte aufgeteilt. Diese Unterprojekte werden zur Bearbeitung wiederum an die Mitarbeiter übergeben. Diese rbeitspakete befinden sich also in einem vernetzten System aus Gruppen, die Informationen erstellen (Sendern) und Gruppen, die diese Informationen benötigen (Empfängern). Vermeiden von Claims Nur wenn die Basisdaten rechtzeitig beim Empfänger vorliegen, kann dieser seine eistungen fristgerecht erfüllen. Störungen führen zu Claims und Gegenclaims. PRO:IMIT ermöglicht die Störungen von vornherein zu vermeiden und dokumentiert die Umstände. Dokumentation von Mehraufwand Verspätete oder fehlerhafte Vorgaben führen zu erheblichen zusätzlichen ufwendungen. Dieser zusätzliche ufwand lässt sich schnell und effizient erfassen. Die Dokumentation dient dann als Nachweis um Claimforderungen zu unterstützen. Einfache Regelmäßige uswertung Intelligente Filter zeigen dem Projektteam schnell an, welche Informationen von wem verzögert geliefert werden. Das integrierte System zu den Mahnschreiben, bildet eine optimale Grundlage um schnell und effizient die eigenen nsprüche zu dokumentieren. 11

12 PRO: EVENT Änderungen Erkennen Verfolgen Managen Ereignis-Management PRO:EVENT erfasst alle Störungen, Änderungen und sonstigen Vorfälle. Ob ein Vorfall zu Mehrkosten, einem Terminverzug einem Claim, oder einer Change Order führt, stellt sich meist erst im aufe der Zeit heraus. ll diesen Ereignissen ist jedoch gemeinsam, dass weitere Dokumente erstellt oder erfasst werden. Dabei kann es sich um eingehende oder ausgehende Briefe, Mails, Photos oder sonstige Dokumente handeln. Das Modul PRO:EVENT funktioniert wie ein Ordner, in dem alle dazu gehörigen Unterlagen strukturiert erfasst werden. nwender In Betrieb setzung Montage Beschaffung Verschiffung Fertigung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Eindeutige Trennung zwischen technischer Problemlösung und kommerzieller Bearbeitung Transparenz bleibt für alle Fachbereiche erhalten Eindeutige und vollständige Dokumentation zu jedem Vorgang Klare Zuordnung der Zuständigkeit in der Bearbeitung Konflikt zwischen technischer und Claim-ösung wird nicht auf der rbeitsebene ausgetragen Informationen zu Claims geht auch bei verzögerter Bearbeitung nicht verloren

13 PRO: EVENT Änderungen Erkennen Verfolgen Managen ktion statt Reaktion Jede Änderung wird durch ein Ereignis ausgelöst. Ein Ereignis kann sowohl ein Telefonat, ein Brief, geänderte Randbedingungen oder ein beliebiger anderer Vorgang sein. Je früher eine bweichung erkannt wird, desto größer ist die Chance, negative uswirkungen auf das Projektergebnis zu verhindern. Das effektive Managen von Änderungen ist das Geheimnis des Projekterfolgs. Der Ereignis-Bericht wird grundsätzlich als Basis für das weitere Vorgehen erstellt. Er bildet somit den Sammler für alles, was diesen Vorgang betrifft. Der Hintergrund liegt darin, dass zu dem Zeitpunkt, zu dem das Ereignis eintritt, nicht bekannt ist, wie sich der Vorgang weiterentwickelt. Da das Ereignis allerdings erfasst wurde und die weiteren Schritte zu diesem Ereignis dokumentiert werden, wird automatisch eine schlüssige Dokumentation zu dem Vorgang erstellt. Änderungen durch den Verkäufer Force Majeur Gesetzesänderungen Terminverzüge bweichung vom Vertrag Änderungen durch den Käufer Verzugsmeldung Mängelrüge Ereignis Bericht Claim-Management rbeiten nur mit Change Order Erfassen von Mehrkosten, Nachweisen, etc. Cost Management Nachverhandlung lternative Technologie Transfer von eistungen Quality Management Root Cause nalyse Massnahmen zur Prozessoptimierung Änderungswünsche des Kunden und Vertragsabweichungen haben maßgeblichen Einfluss auf das Projektergebnis. Risiken und Chancen sind weitere Faktoren, die das Ergebnis beeinflussen. PRO:EVENT bietet durchgängige ösungen von der Identifikation, über das Management bis zur Durchsetzung. PRO:EVENT unterstützt das Projektteam durch einen deutlich verringerten rbeitsaufwand bei allen Maßnahmen rund um die Projektabwicklung. Standardisierte bläufe, umfangreiche Checklisten, Online-Hilfen und vorformatierte Schreiben reduzieren den ufwand erheblich. 13

14 PRO: COST Kostenerwartung Erfassen Verfolgen Managen Kosten-Management Kein Projekt wird so abgewickelt, wie es geplant wurde. Änderungen sind an der Tagesordnung. Wenn diese Änderungen nicht professionell behandelt werden, führt dies zu unkontrollierten Mehrkosten, die oft erst zum Projektende erkannt werden. Unabhängig ob Claim oder nicht, werden in PRO:COST alle Mehrkosten zentral erfasst. Eine ufteilung in die Kategorien Claim, Change Order und Interne Kosten erfolgt erst nach der Erfassung und unterliegt dann einem Genehmigungsverfahren. PRO-COST bietet somit die Möglichkeit, Kostenerwartungen verschiedener Szenarien kontinuierlich zu analysieren und somit frühzeitig kompetente Entscheidungen für das Projekt zu treffen. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale uswirkungen und Tendenzen zur Projektsteuerung werden in sinnvoller Größenordnung und Genauigkeit angezeigt Chancen und Risiken werden aktiv verfolgt Integriertes Tool zum Risikomanagement Praxisorientierte ösung zu Genehmigungsprozessen im Zusammenhang mit technischren und kommerziellen Änderungen PRO-COST ist im Bereich betriebliche Statistik und Planung angesiedelt Realistische Kostenprognose hinsichtlich Cost to Complete unter Berücksichtigung von Erwartungen, wie durchgesetzte Claims, Chancen und Risiken.

15 PRO: COST Kostenerwartung Erfassen Verfolgen Managen Änderungsmanagement Kosten-Prognose Die Kostenerwartung in einem Projekt ist ein theoretischer, zukünftiger Wert, der unter Einbeziehung aller Chancen, Risiken, Claims, Change Ordern, Fehlern und sonstiger Ereignisse die Kosten beschreibt, die nach vollständiger bwicklung eines Projektes entstanden sein werden. ntrag Kosten Jede Änderung wird erfasst. Variation Report Variation Report Cost De- Genehmigung Die mit der Änderung verbundenen uswirkungen wie Kosten und Termine werden dokumentiert und analysiert. Erst dann erfolgt eine evtl. Genehmigung Kompetente Entscheidungen werden auf Basis eines gesamthaften Bildes getroffen. Variation Report uf Basis des Variation Reports wird untersucht, ob eine Forderung an ndere möglich ist. Das Ergebnis führt entweder zu einem Claim Claim Change Order Quality Cost einer Change Order oder einer Qualitätskostenanalyse. Management ist Entscheiden. Um eine richtige Entscheidung zu treffen, ist es wichtig, die richtigen Informationen zu besitzen. Gerade im Bereich der Kosten, werden viele Entscheidungen aufgrund von unvollständigen Informationen getroffen, da die Informationsbeschaffung in einer verteilten Welt schwierig ist. PRO:COST erfasst über den Variation Report alle Kosten, die von der ursprünglichen Planung abweichen. m nfang von zusätzlichen Kosten steht eine Änderung oder Fehler. Diese zusätzlichen Kosten werden parallel von allen betroffenen bteilungen erfasst und angemeldet. Ziel ist es, vor der Durchführung einer Änderung eine möglichst genaue bschätzung der zu erwartenden Kosten zu erhalten. Diese Kostenabschätzung dient dann zur Entscheidungsfindung durch das Projektmanagement Team, ob diese Änderung durchgeführt wird. PRO:COST unterstützt den Genehmigungsprozess durch den integrierten Workflow. 15

16 PRO: CIM Claims Erkennen Verfolgen Managen Claim-Management PRO:CIM organisiert sowohl die Bearbeitung von Change Ordern als auch die Verfolgung von Claims. Change Ordern sollten grundsätzlich immer vor der usführung der Änderung gestellt werden. Es gilt das Prinzip ngebot und nnahme. Bei einem Claim ist die Störung bereits eingetreten, bzw. die Änderung bereits durchgeführt worden, so dass Kosten entstanden sind. PRO:CIM unterstützt die Mitarbeiter bei der ufbereitung und Präsentation der Forderungen nach einem langfristig bewährten, standardisierten Konzept.. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Erfassung aller existierenden gegenseitigen Forderungen mit allen Parteien Bewertung der Claim-Potenziale Standardisierte Erstellung der Claims Übersicht aller Claims im Projekt bschätzung von Kosten und Durchsetzungs-Potenzialen Claim ssessment zur bwehr von eingehenden Claims Checklisten zur einfachen Kostenerfassung utomatisierte Erstellung von Claim-Schreiben in Word

17 PRO: CIM Claims Erkennen Verfolgen Managen FIREW statt Feuerwehr Claims und Change Ordern erst dann zu bearbeiten, wenn ein aktueller Vorgang existiert, schöpft nicht das volle Potenzial aus. Durch frühzeitiges Erkennen und Managen aller möglichen Vorgänge lässt sich das Ergebnis der Projekte nachhaltig verbessern. PRO:CIM unterstützt die Prozesse zur Erstellung und Durchsetzung von Claims und Change Ordern. Claims Retrospektiv Schadensersatz Contract Management Strategische Vertragsinterpretation Change Order Präventiv Kosten vermeiden Kosten sind entstanden. Ziel ist Schadensersatz. Diese Vorgänge sind meist strittig, so dass oft nur ein Teil kompensiert wird. Selbst wenn der Vertrag eindeutig erscheint, lohnt sich die Diskussion um die minimale nforderung, um Verhandlungsmasse für Gegenforderungen aufzubauen. Erst das Geld, dann die Änderung. Diese Vorgänge sind meist eichter umsetzbar. Kosten + Profit werden ersetzt. Vertraglicher Interpretations Spielraum Basiskosten einer Installation gemäß ow Cost Konzept Kosten Zielhorizont des Kunden Zielhorizont des nbieters Dokumentation Vertragsanalyse Kostenerwartung PRO:CIM unterstützt die bläufe: Claims: Dokumentation und Beweissicherung, Mängelrügen etc. um Schadensersatz durchsetzen zu können. Systematische und standardisierte Bearbeitung führt zu durchgängigen Prozessen. Change Order: Erstellen und Verfolgen der Change Ordern, so dass die Umsetzung erst erfolgt, wenn die Änderung technisch und kommerziell akzeptiert wurde. Strategische Vertragsinterpretation: Die Möglichkeiten des Vertrages sind den Mitarbeitern bekannt. Interpretationen werden zugunsten des eigenen Projektes umgesetzt. 17

18 PRO: CONTRCT Verträge nalysieren Bewerten Managen Vertrags-Management Ziel von PRO:CONTRCT ist die Identifikation von offenen Positionen und Risiken im Vertrag. Erfolgreiche Unternehmen stellen sicher, dass Risiken und Chancen aus einem Vertrag bereits im Vorfeld erfasst und bewertet werden. Dadurch lassen sich frühzeitig Maßnahmen einleiten, um Risiken zu minimieren und Chancen durchzusetzen. PRO:CONTRCT bietet eine erfolgreiche und praxisorientierte Möglichkeit, diese nalyse im Vorfeld durchzuführen. us der Untersuchung der KO Kriterien, Risiken und Chancen ergibt sich ein ausgewogenes Bild des Vertrages. nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Über fundierter Checklisten lassen sich die wesentlichen Chancen und Risiken des Vertrages herausarbeiten Das erarbeitete Know-how steht dem Projektteam direkt zur Verfügung Neue Erkenntnisse lassen sich sehr einfach in den Checklisten von PRO:CONTRCT erfassen, so dass dieses Know-how sofort in neuen Projekten zur Verfügung steht uswertungen bieten klare Vorgaben um z.b.: KO-Punkte zu identifizieren und zu eliminieren

19 PRO: CONTRCT Verträge nalysieren Bewerten Managen Vertragsanalyse Bei jedem Vertrag geht der Kunde an die Grenze seiner Zahlungsbereitschaft und der uftragnehmer an die Grenze seiner eistungsbereitschaft. Bei dieser Gratwanderung regeln Verträge die Zuordnung, der mit der Vertragserfüllung verbundenen Chancen und Risiken. Verträge sind eine Gratwanderung zwischen eistungsbereitschaft und Zahlungsbereitschaft. Risiken Chancen Fallen ücken KO Kriterien Kalkulierte Risiken bedeuten unternehmerische Chancen und damit zusätzlichen Profit. Das Modul Vertragsanalyse dient dazu, Schwächen des Vertrages möglichst vor der Unterschrift zu identifizieren. Gemäß einer Checkliste wird geprüft, ob und wie ein Sachverhalt im Vertrag geregelt wird. Es geht nicht um die Vermeidung von allen erkannten Risiken, sondern um ein sinnvolles Managen und Entwickeln von Gegenstrategien für erkannte Risiken. Ein juristisches Studium sollte keine Vorbedingung sein, um einen Vertrag zu verstehen. Ein Vertrag sollte von den Mitarbeitern richtig verstanden werden, Wie sonst, kann der Vertrag erfüllt werden? 19

20 PRO: DOC Information Verfassen Verfolgen blegen Finden Projektkommunikation PRO:DOC ermöglicht die komfortable Erstellung, blage, Koordinierung und Verfolgung von eingehenden und ausgehenden Briefen, Faxen, Mails, Besprechungsberichten sowie die blage von beliebigen Unterlagen. PRO:DOC ist ein Management-System für Projektinformation, Korrespondenz, Zeichnungen und Zeichnungsverteilung. Es unterstützt und organisiert die Projektablage / rchivierung, Zeichnungskontrolle und stellt Regeln und Methoden für die Organisation der Informationen eines Projektes zur Verfügung nwender In Betrieb setzung Montage Verschiffung Fertigung Beschaffung Design Vertrieb Zugriff Firmenleitung Projektmanager Claimmanager Projekt-Controlling Projektmanagement Team Projektmitarbeiter Sonstige = eser = utor Merkmale Verkürzt die ufwende für die Projektorganisation (Projekt-Handbuch, Spielregeln) Erlaubt strukturiertes blegen und Finden der abgelegten Dokumente Korrespondenz gemäß ISO Verkürzt die uswertungs- und Suchzeiten erheblich Unterstützt effizientes und pro-aktives Claim-Management Dokumentation von der uftragabwicklung bis zum Customer Service Vereinheitlicht und standardisiert die Projekt Management Methodik in einer globalen Organisation

21 PRO: DOC Information Verfassen Verfolgen blegen Finden Kommunikation im Projekt Wozu werden Briefe, Mails, Faxe etc. in einem Projekt geschrieben? Sie stellen Positionen sicher, vereinbaren iefergrenzen, weisen auf Missstände hin, reagieren auf nfragen etc. Der Sinn liegt maßgeblich darin, im Streitfall diese bstimmungen oder auch vertragskonforme Vorgehensweise beweisen zu können. nhand der Dokumentation versucht z.b. ein Claimmanager diese Vorgänge zu identifizieren. PRO:DOC ist konsequent auf ein optimiertes Contract und Claim-Konzept ausgerichtet. Schriftverkehr Mails / Memos Faxe ktionen/ufgaben Briefe Berichte Technische Dokumentation Dokumentenliste Dokumenten-Erfassung Revisions-Verwaltung Dokumentenverteilung blage Dokumentation Organigramme Besprechungsberichte Terminpläne Weisungen Berichte Die durchgängige Weitergabe von Information vom Start bis zum Ende des Projektes ist immer wieder als unterbrochener Prozess erlebt worden. Gerade im nlagengeschäft wechseln die Mitarbeiter je nach bwicklungsstand. Vom Vertrieb geht es über das Planungsteam zum Versand, bis es an das Team auf der Baustelle übergeben wird. Bei derartigen Prozessen, die im nlagenbau über 2-3 Jahre andauern, gehen viele Informationen verloren, oder sind nur mit viel ufwand zu finden. Unterschiedliche Gruppen reichen sich das Projekt weiter. Jede Gruppe hat eigene Ziele und eigene Schwerpunkte. Ein Tool, das nur die Bedürfnisse einer Gruppe berücksichtigt, wird von den Mitarbeitern der anderen Gruppen ignoriert. Durch intensive nalyse der Tätigkeiten der Mitarbeiter im Workflow wurden diese besonderen Randbedingungen untersucht. Dies ist ein großer Vorteil von PRO:DOC, da durch die kzeptanz der Mitarbeiter auch eine Nutzung und damit ein Mehrwert durch den Einsatz des Tools erzielt wird. Nur wenn die Mitarbeiter für sich einen Mehrwert im Einsatz eines Tools erkennen, werden sie es auch konsequent nutzen. 21