Georg Kraus / Reinhold Westermann. Projektmanagement mit System

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1 Georg Kraus / Reinhold Westermann Projektmanagement mit System

2 Georg Kraus Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Organisation, Methoden, Steuerung 4., überarbeitete und erweiterte Auflage

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. 1. Auflage Auflage Auflage : 5 Nachdrucke 4. Auflage 2010 Alle Rechte vorbehalten Gabler Verlag Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2010 Lektorat: Ulrike M. Vetter Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Satz: Fromm Mediadesign, Selters/Ts. Druck und buchbinderische Verarbeitung: Ten Brink, Meppel Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in the Netherlands ISBN

4 Vorwort In fast allen Unternehmen werden Projekte durchgeführt. Projektleiter sind dabei Manager auf Zeit, an die sehr hohe Anforderungen gestellt werden, denn ihre Aufgaben sind immer neu und komplex. Eine besondere Schwierigkeit liegt zudem darin, dass die Projektleiter in der Regel nur einen,,zusammengewürfelten Haufen von Mitarbeitern zur Verfügung haben, die aus verschiedenen Bereichen kommen, unterschiedliche Interessen verfolgen (,,Politik betreiben), meistens wenig Zeit für die Projektaufgaben erübrigen können und noch nicht als Team,,funktionieren. Außerdem sind Projekte oft,,ungeliebte Kinder der Linienorganisation und werden auch so behandelt. Schwierigkeiten im zwischenmenschlichen Bereich mit allen bekannten Politik- und Machtfragen sind somit vorgezeichnet. Unsere umfangreichen Erfahrungen und Erkenntnisse aus vielen Trainings- und Projektberatungssituationen in Groß- und Mittelbetrieben sind in dieses Buch eingeflossen, und es ist so angelegt, dass alle Projektbeteiligten, Auftraggeber, Projektleiter, Teammitglieder, Führungskräfte aus der Linie und Mitarbeiter aus der Linie, ihr Wissen vertiefen und Handlungsstrategien daraus ableiten können. Projektleiter und Teammitglieder suchen vielfach Orientierungshilfen, um komplexe und wenig bekannte Aufgabenstellungen transparenter zu machen und besser zu beherrschen. Gefragt sind Vorwort 5

5 außerdem Techniken, die es ermöglichen, Projekte sicher und erfolgreich zu managen. Doch was bleibt zu tun, wenn bei noch so perfekter Planung und Steuerung Projekte nicht zum gewünschten Erfolg führen? In diesem Buch: geben wir methodische Hilfen für die Projektdefinition, beschreiben also Wege, wie man von globalen und unkonkreten Vorgaben zu konkreten Projektaufträgen kommt, stellen Methoden zur Projektplanung und -steuerung vor, gehen der Frage nach, was im Vorfeld organisatorisch getan werden kann, um den Projekterfolg weitestgehend zu sichern, und zeigen, wie sich Politik- und Machtfragen und zwischenmenschliche Beziehungen auf den Projekterfolg auswirken. Projektmanagement wird zwar von fast allen Unternehmen als wichtige Organisations- und Managementform genannt, ist aber meistens nicht mit dem notwendigen Stellenwert verankert. Die vielen Unbekannten, mit denen man beim Projektmanagement konfrontiert wird, sind sicher ein Grund dafür, dass viele Manager diesem Thema oft unsicher begegnen. Wir hoffen, dem Leser mit diesem Buch Berührungsängste gegenüber dem Projektmanagement nehmen zu können und die Projektbeteiligten in ihrer Professionalität zu unterstützen. Wir freuen uns sehr, das sich unser Buch mittlerweile zum Standardwerk entwickelt hat. Das Feedback zu den bisherigen Auflagen hat uns dazu angeregt, die 4. Auflage um die beiden wichtigen Themen Projektcontrolling (Kapitel 4) und Multiprojektmanagement (Kapitel 8) zu ergänzen. Darüber hinaus wurden einige Korrekturen und Aktualisierungen vorgenommen. Leserzuschriften erreichen uns unter Georg Kraus Reinhold Westermann 6 Vorwort

6 Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 1. Projektmanagement 11 Was ist ein,,projekt? 11 Welche Projekttypen gibt es? 14 Was ist Projektmanagement? 15 Woher kommen die einzelnen Projektbeteiligten? 17 Was ist kennzeichnend für,,pm? 18 Ganzheitliche Projektbetrachtung 20 Wieso braucht man Projektmanagement? Projektorganisation 25 Permanente und temporäre Projektorganisation 27 Aufbauorganisation 28 PM-Modelle in der Aufbauorganisation 30 Der Handlungsrahmen 32 Möglichkeiten zur Gestaltung des Handlungsrahmens 33 Reines Projektmanagement 39 Matrix-Projektmanagement 40 Einfluss-Projektmanagement 43 Projektauftrag 44 Der Weg zum Projektauftrag 44 Der Projektleiter als Auftragnehmer 45 Bestandteile des Projektauftrags 47 Projektauftrag und Projektrisiken 51 Ablauforganisation 53 Das Phasenmodell 53 Der Meilenstein als Motivationsinstrument 54 Inhaltsverzeichnis 7

7 Der Meilenstein als Orientierungshilfe 57 Der Meilenstein als Führungsinstrument 57 Standardphasen und projektindividuelle Phasen 60 Projektstart und Projektende Methoden des Projektmanagements 63 Wie komme ich aus der Wolke? 63 Planungsmethode,,Systemische Projektplanung 65 Situationserfassung 67 Problemanalyse 70 Projektauftragsmatrix 77 Realisierungsplanung 85 Projektstrukturplan 87 Terminplanung 93 Kostenplanung Projektcontrolling 121 Prozess-/Konzeptcontrolling 122 Durchsetzungscontrolling 124 Prämissencontrolling 125 Ergebniscontrolling Abwicklung und Steuerung 127 Aufgabenverteilung 127 Allgemeines 127 IMV-Matrix 128 Aktionsplan 129 Projektsteuerung 130 Allgemeines 130 Arten der Projektkontrollen 133 Projekttrendanalysen 135 Berichtswesen 137 Dokumentation Inhaltsverzeichnis

8 6. Der Mensch im Projekt 145 Unternehmenskultur und Projektarbeit 146 Auswirkungen von Projektarbeit auf die Unternehmenskultur 147 Projektarbeit versus Linienarbeit 148 Der Beteiligungsaspekt 150 Das Projektteam 152 Das Projektteam und die Organisation 154 Das Team als Motivationsansatz 156 Interaktionen in Projektteams 159 Der Projektleiter 162 Rollen und Anforderungsprofil eines Projektleiters 163 Der Projektleiter als Bestandteil des Teams 173 Personalpolitische Aspekte 174 Personalauswahl und -entwicklung 175 Qualifikation 176 Vergütung/Anreize Praxisprobleme bei der Projektarbeit 179 Vorphase 179 Kontraktgestaltung 181 Anlagen, Bau- und Produktprojekte 181 Organisationsentwicklungsprojekte 183 Zusammensetzung des Projektteams 183 Planung von Projekten 185 Projektsteuerung/Koordination 187 Information 188 Veränderung der Projektziele/des Projektauftrags 189 Budget/Ressourcen 189 Projektabschluss/Entlastung von Projektleiter und Team 190 Inhaltsverzeichnis 9

9 8. Multiprojektmanagement 191 Spielregeln im Multiprojektmanagement 193 Handlungsrahmen im Multiprojektmanagement 194 Handlungsrahmen für den Multiprojektmanager 195 Tools und Methoden Projekte ohne Projektmanagement 201 Projektmanagement versus Prozessmanagement 204 Methoden und Instrumente Was kann Projektarbeit hemmen? Checklisten für den Projektleiter und ein Beispielprojekt _ 213 Checkliste zum Projektstart 213 Checkliste für den Projektleiter 214 Beispielprojekt,,Tag der offenen Tür Projektauftrag,,Tag der offenen Tür Projektorganisation Projektstrukturplan Meilensteinplan 221 Fazit 223 Nachwort 225 Literatur 227 Stichwortverzeichnis 229 Die Autoren Inhaltsverzeichnis