Georg Kraus/Reinhold Westermann Projektmanagement mit System

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1 Georg Kraus/Reinhold Westermann Projektmanagement mit System

2 Georg Kraus/Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Organisation Methoden Steuerung SPRINGER FACHMEDIEN WIESBADEN GMBH

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Kraus, Georg: Projektmanagement mit System : Organisation, Methoden, Steuerung I Georg Kraus; Reinhold Westermann. -2. erw. Aufl. ISBN ISBN (ebook) DOI / NE: Westermann, Reinhold: Springer Fachmedien Wiesbaden 1997 Ursprünglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1997 Softcover reprint of the hardcover 1st edition 1997 Lektorat: Ulrike M. Vetter Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfaltigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Höchste inhaltliche und technische Qualität unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bücher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: Sehrimpf und Partner, Wiesbaden Satz: FROMM MediaDesign GmbH, Selters/Ts. ISBN

4 Vorwort Projektmanagement ist heute mehr als nur ein Modebegriff. In fast allen Unternehmen werden Projekte durchgeführt. Projektleiter sind dabei Manager auf Zeit, an die sehr hohe Anforderungen gestellt werden, denn ihre Aufgaben sind immer neu und komplex. Eine besondere Schwierigkeit liegt zudem darin, daß die Projektleiter in der Regel nur einen,,zusammengewürfelten Haufen" von Mitarbeitern zur Verfügung haben, die aus verschiedenen Bereichen kommen, unterschiedliche Interessen verfolgen (,,Politik" betreiben), meistens wenig Zeit für die Projektaufgaben erübrigen können und noch nicht als Team,,funktionieren". Ein weiteres Problem liegt darin, daß Projekte meistens "ungeliebte Kinder" der Linienorganisation sind und auch so behandelt werden. Schwierigkeiten im zwischenmenschlichen Bereich mit allen bekannten Politik- und Machtfragen sind somit vorgezeichnet. Die Erfahrungen, die wir in Trainings- und Projektberatungssituationen in Groß- und Mittelbetrieben sammeln konnten, haben uns veranlaßt, das gesamte Spektrum des Projektmanagements zu beleuchten und unsere Erkenntnisse beim Bearbeiten von Projekten niederzuschreiben. Dabei ist dieses Buch so angelegt, daß alle Projektbeteiligten, - Auftraggeber, - Projektleiter, - Teammitglieder, - Führungskräfte aus der Linie und - Mitarbeiter aus der Linie, ihr Wissen vertiefen und Handlungsstrategien daraus ableiten können. Vorwort 5

5 Projektleiter und Teammitglieder suchen vielfach Orientierungshilfen, um komplexe und wenig bekannte Aufgabenstellungen transparenter machen zu können und um sie besser zu beherrschen. Des weiteren möchten sie Techniken kennenlernen, die es ermöglichen, Projekte sicher und erfolgreich zu managen. In diesem Zusammenhang taucht häufig ein dritter Problemkomplex auf, hinter dem die Frage steht: Was können wir tun, wenn bei noch so perfekter Planung und Steuerung Projekte nicht zum gewünschten Erfolg führen? Mit diesem Buch wollen wir: ~ methodische Hilfen für die Projektdefinition geben, also Wege beschreiben, wie man von globalen und unkonkreten Vorgaben zu konkreten Projektaufträgen kommt, ~ Methoden zur Projektplanung und -Steuerung vorstellen, ~ der Frage nachgehen, was im Vorfeld organisatorisch getan werden kann, um den Projekterfolg weitestgehend zu sichern, ~ aufzeigen, wie sich Politik- und Machtfragen und zwischenmenschliche Beziehungen auf den Projekterfolg auswirken. Projektmanagement wird zwar von fast allen Unternehmen als wichtige Organisations- und Managementform genannt, ist aber meistens nicht mit dem notwendigen Stellenwert verankert. Die vielen Unbekannten, mit denen man beim Projektmanagement leben muß, sind sicher ein Grund dafür, daß viele Manager diesem Thema sehr unsicher begegnen. Wir hoffen, dem Leser mit diesem Buch Berührungsängste gegenüber dem Projektmanagement nehmen zu können und die Projektbeteiligten in ihrer Professionalität zu unterstützen. GEORGKRAUS REINHOLD WESTERMANN 6 Vorwort

6 I nha ltsverzei c hnis Vorwort 5 1. Proiektmanagement 11 Was ist ein,,projekt"? 11 Welche Projekttypen gibt es? 14 Was ist Projektmanagement? 15 Woher kommen die einzelnen Projektbeteiligten? 17 Was ist kennzeichnend für "PM"? 18 Ganzheitliche Projektbetrachtung 20 Wieso braucht man Projektmanagement? Proiektorganisation 25 Permanente und temporäre Projektorganisation 27 Aufbauorganisation 28 PM-Modelle in der Aufbauorganisation 30 Der Handlungsrahmen 32 Möglichkeiten zur Gestaltung des Handlungsrahmens 33 Reines Projektmanagement 39 Matrix-Projektmanagement 40 Einfluß-Projektmanagement 43 Projektauftrag 44 Der Weg zum Projektauftrag 44 Der Projektleiter als Auftragnehmer 45 Bestandteile des Projektauftrags 47 Projektauftrag und Projektrisiken 51 Ablauforganisation 53 Das Phasenmodell 53 Der Meilenstein als Motivationsinstrument 54 Der Meilenstein als Orientierungshilfe 56 Inhaltsverzeichnis 7

7 Der Meilenstein als Führungsinstrument 58 Standardphasen und projektindividuelle Phasen 59 Projektstart und Projektende Methoden des Projektmanagements 63 Wie komme ich aus der Wolke? 63 Planungsmethode "Systemische Projektplanung" 65 Situationserfassung 67 Problemanalyse 70 Projektauftragsmatrix 77 Realisierungsplanung 85 Projektstrukturplan 87 Terminplanung 93 Kostenplanung Abwicklung und Steuerung 123 Aufgabenverteilung 123 Allgemeines 123 IM V-Matrix 124 Aktionsplan 125 Projektsteuerung/Projektcontrolling 126 Allgemeines 126 Arten der Projektkontrollen 129 Projekttrendanalysen 131 Änderungsmitteilungen 133 Dokumentation Der Mensch im Projekt 137 Unternehmenskultur und Projektarbeit 138 Auswirkungen von Projektarbeit auf die Unternehmenskultur 139 Projektarbeit versus Linienarbeit 140 Der Beteiligungsaspekt 142 Das Projektteam 144 Das Projektteam und die Organisation 146 Das Team als Motivationsansatz Inhaltsverzeichnis

8 Interaktionen in Projektteams 151 Der Projektleiter Rollen und Anforderungsprofil eines Projektleiters 155 Der Projektleiter als Bestandteil des Teams 165 Personalpolitische Aspekte 166 Personalauswahl und -entwicklung 167 Qualifizierung 168 Vergütung/ Anreize Praxisprobleme bei der Projektarbeit 173 Vorphase 173 Kontraktgestaltung 175 Anlagen, Bau- und Produktprojekte 175 Organisationsentwicklungsprojekte 177 Zusammensetzung des Projektteams 177 Planung von Projekten 179 Projektsteuerung/Koordination 181 Information 182 Veränderungen der Projektziele/des Projektauftrags 183 Budget/Ressourcen 184 ProjektabschlußJEn tlastung von Projektleiter und Team Projekte ohne Projektmanagement Was kann Projektarbeit hemmen? 195 Faz~ 199 Nachwort 201 Literatur 202 Stichwortverzeichnis 203 Die Autoren 207 Inhaltsverzeichnis 9