Kontakte mit Politik und Verwaltung

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1 PBS-Referenz-Nr.: de Erlassen durch: Kommission für externe Kontakte [ ] Verantwortlich: Kommission für externe Kontakte Original in deutscher Sprache Kontakte mit Politik und Verwaltung Dieses Dokument ist ein Hilfsmittel für die Verantwortlichen für politische Themen in den Kantonalverbänden im Umgang mit Politik und Verwaltung. Es geht dabei um die Einflussnahme der Pfadi in politische Prozesse, welche die Tätigkeiten in der Pfadi kurz- oder langfristig beeinflussen können. Im ersten Teil wird aufgezeigt, wie die Pfadi ihre Interessen wahrnehmen und mit Politikerinnen und Politikern sowie der Verwaltung kommunizieren kann. Im zweiten Teil dieses Dokuments wird aufgezeigt, was bei der Planung und Durchführung Treffen mit Politikerinnen und Politikern des Kantonsparlaments zu beachten ist. Solche Anlässe haben sich als wirkungsvolles Gefäss für die Einflussnahme über einen längeren Zeitraum erwiesen. 1. Tipps und Tricks im Umgang mit der kantonalen Verwaltung und Politikerinnen und Politikern a) Interessen wahrnehmen Die Interessen der Pfadi können nur wahrgenommen werden, wenn die entsprechenden aktuellen Themen in der Politik/Verwaltung bekannt und die Pfadiverantwortlichen gut vernetzt sind. Die Vernetzung macht vor allem auf einer ähnlicher Ebene Sinn: Abteilung Gemeinde/Region Bezirk/Region Region Kantonalverband Kanton Pfadibewegung Schweiz nationale Themen Damit die Politikerinnen und Politiker einen Bezug zur Pfadi aufbauen können, können sie an Anlässe eingeladen werden (Pfadi-Schnuppertag, Jubiläum, Delegiertenversammlung, Patronatskomitee etc.). Dies ist nur sinnvoll, wenn die Themen, die Pfadi auch wirklich betreffen werden. Vernehmlassungen sind sehr zeitintensiv, daher sollte man die Prioritäten auf sehr pfadispezifische Themen legen. I. Es gibt verschiedene Chancen und Vorteile, welche die Einflussnahme der Pfadi auf politische Themen rechtfertigt: Die Pfadi erkennt Probleme frühzeitig (z.b. Waldnutzung wird eingeschränkt, höhere Abgaben auf den Übernachtungen in Pfadiheimen) und kann Einfluss nehmen Die Pfadi wird als wichtiger Stakeholder anerkannt und möglicherweise in einer frühen Phase einer Veränderung um Rat/Mitbestimmung angefragt II. Die Kantonsverwaltungen publizieren aktuelle Themen auf der Webseite oder in Newslettern. Diese Möglichkeiten sind zu nutzen, um nahe an den Themen zu sein. Am besten bestimmt ihr eine Person, die das politische Monitoring übernimmt. Das Monitoring der politischen Geschäfte im Kinder- und Jugendbereich des nationalen Parlaments wird durch die Schweizerische Arbeitsgemeinschaft für Jugendverbände (SAJV) getätigt und kann auf der Geschäftsstelle der PBS bezogen werden. Für die Prüfung der nationalen Themen ist die Kommission für externe Kontakte (KoExKo) zuständig. Geschäftsstelle PBS Speichergasse 31 CH 3011 Bern Tel. +41 (0) Fax +41 (0)

2 III. Allen grösseren Veränderungen geht eine Vernehmlassung voran (Meinung bei den Interessensgruppen einholen). Diese Entwürfe der Neuerungen gehen an die potenziell betroffenen und interessierten Kreise. Eine Teilnahme der Pfadi an diesem Prozess ist sinnvoll, wenn die Themen die Pfadi auch wirklich betreffen respektive betreffen werden. Gerade Vernehmlassungen sind sehr zeitintensiv. Daher sind die Prioritäten auf sehr pfadispezifische Themen zu legen. Es ist wichtig, dass die zuständigen Organe in der Verwaltung sensibilisiert sind, dass die Pfadi bei Themenbereichen wie Kinderrechte, Jugendrechte, Outdoor, Waldnutzung oder J+S als Vernehmlassungsempfängerin zu den entsprechenden Unterlagen gelangt. Sprecht mit eurer Kontaktperson in die Politik oder in die Verwaltung über Möglichkeiten, wie ihr am besten wahrgenommen werdet! Hier besteht die beste Möglichkeit in den Gesetzgebungsprozess Einfluss zu nehmen Es ist äusserst unprofessionell eine Vernehmlassung, zu der man eingeladen wurde zu ignorieren. Folgende Varianten sind stattdessen denkbar: o Variante 1: Antwortschreiben mit Verdankung und Vernehmlassungsantwort o Variante 2: Antwortschreiben mit Verdankung und Vernehmlassungsantwort zusammen mit anderen Interessensgruppen (Jugendorganisationen, etc.) o Variante 3: Antwortschreiben mit Verdankung und Verzicht auf eine Antwort Wer ist intern im Kantonalverband dafür zuständig und wer unterzeichnet Vernehmlassungsantworten? b) Kommunikation mit der Verwaltung Es ist von Vorteil, wenn eine längerfristig engagierte Person den Kontakt zu ausgewählten Stellen der Verwaltung (Subventionsfonds, Sportamt, etc.) pflegt. So ist es auch möglich, eine gute Beziehung aufzubauen und zu pflegen. Angestellte der Verwaltung sind sich gewohnt, innert nützlicher Frist Antworten auf Anfragen (Mail, Telefon, Brief) zu erhalten. Eine professionelle Einstellung mit fristgerechten Antworten lässt die Pfadi in einem guten Licht erscheinen. Viele dieser Personen sind über Jahre unsere Ansprechpartner. Es lohnt sich, diese Beziehungen umsichtig zu pflegen. c) Kommunikation mit Politikerinnen und Politikern Die Zusammenarbeit mit Politikerinnen und Politikern ist meistens unkompliziert. Der nötige Respekt und das Verständnis für Ihre Situation zu zeigen, ist dabei sehr hilfreich. Folgende Grundsätze: Politikerinnen und Politiker haben keine Zeit. Deshalb erledige alle administrativen Arbeiten selber. Versuche dich mündlich und schriftlich prägnant und kurz auszudrücken. Gib Politikerinnen und Politkern bei deinem Anliegen eine Möglichkeit sich zu profilieren. Folgende Möglichkeiten sind beliebt: o Themen einbringen mit denen sei einen Vorstoss einreichen können o Foto eines Anlasses machen und verbreiten (mit Zustimmung der fotografierten Personen) o Sich für die erhaltene Unterstützung bedanken Erkunde dich im Vorfeld, welche Politikerinnen und Politiker für deine Anliegen positiv eingestellt sind. Sie sind vielfach per nicht gut erreichbar rufe besser rasch an! Merkblatt: Kontakte mit Politik und Verwaltung 2/6

3 2. Checkliste für die Planung und Durchführung von Anlässen mit Politikerinnen und Politikern a) Erste Überlegungen Grundsätzliches Die ersten Überlegungen zielen auf den Sinn und Zweck solcher Anlässe respektive Kontakten mit Politikerinnen und Politikern allgemein. Es gibt verschiedene Gründe, weshalb Kontakte mit Politikerinnen und Politikern sinnvoll sein können. Was trifft auf euch zu? Konkrete Anliegen einbringen Themen einbringen, die sich durch den Einbezug von Politikerinnen und Politikern lösen könnten (kurzfristige Probleme lassen sich nicht lösen, wenn noch keine Kontakte vorhanden sind) Aufbau eines Netzwerkes in die Politik Die Pfadi ist parteipolitisch neutral, setzt sich aber für die Werte und Interessen der Pfadibewegung ein. Bekanntmachen der Pfadi im politischen Umfeld So können von den politischen Partnern Anliegen an die Pfadi getragen werden (Abklärungen in Sachfragen, Tipps über aktuelle Themen in der politischen Arbeit) im Gegenzug kann die Pfadi bei Politikerinnen und Politkern einfacher Anliegen und Themen einbringen. Erste Kontaktaufnahme Ein erster unverbindlicher Kontakt sollte mit einer Person hergestellt werden, die einen Bezug zur Pfadi hat und oder die man möglicherweise persönlich kennt. So kann die Fragestellung zusammen diskutiert werden. Habe keine Hemmungen auf die Politikerinnen und Politiker zuzugehen. Sie wollen abgeholt werden und möchten sich zu konkreten Themen einbringen. Durchführung eines einmaligen Anlasses oder Einrichten einer fixen Gruppe Es stellt sich dann auch die Frage, ob man einen einmaligen Anlass zu einen konkreten Thema oder eine fixe Gruppe organisieren will. Eine Gruppe sollte dann aus verschiedenen Parteien zusammengesetzt sein und Personen (in grossen Kantonen 15-20) beinhalten. Mögliche Vertreterinnen und Vertreter der Gruppe können zusammen mit der Bezugsperson bestimmt werden. Ideal für die Recherche ist auch die Konsultation des Registers der Interessenbindungen. Merkblatt: Kontakte mit Politik und Verwaltung 3/6

4 Tipps für Durchführung regelmässiger Anlässe Regelmässige Anlässe binden die Politikerinnen und Politiker an die Pfadi und die (teilweise wiederkehrenden) Themen. Für regelmässige Anlässe empfehlen wir eine relativ fixe Gruppe (aus allen Parteien), damit die grundlegenden Informationen nicht wiederholt werden müssen. Idealerweise haben diese Kontaktpersonen einen Pfadi-/Jugendverbandshintergrund oder zeigen ein aktives Interesse. Mehr als zwei Anlässe pro Jahr sind nicht zu empfehlen. Eine Ansprechperson unter den Politikerinnen und Politikern hält die Gruppe lose zusammen und animiert sie zur Teilnahme. Diese Person braucht allenfalls ein Briefing zu ihrer Funktion und zum jeweiligen Anlass. Bei der Organisation eines Anlasses sind folgende Punkte zu berücksichtigen: 1. Wahl des Themas Ein gut verständliches Thema für die Veranstaltung wählen, bei dem die Politikerinnen und Politiker sich in der Diskussion und im Nachgang einbringen können. Die Themenwahl kann aus aktuellen Bedürfnissen der Pfadi heraus oder in Absprache mit einer Person aus der Gruppe getroffen werden. Es sollte ein Thema sein, das aktuell ist und genügend Inhalt für eine Diskussion bietet In der Vergangenheit wurden auf kantonaler Eben beispielsweise nachfolgende Themen besprochen: o Anpassung Waldgesetz (Referat eines Försters über Waldnutzung im Sinne der Pfadi) o Präsentation der Biberstufe o Pfadiheime als Mehrwert für Tourismus und Wirtschaft o Verteilung des kantonalen Lotteriefonds 2. Zielpublikum Mitglieder des kantonalen Parlaments 3. Zeitpunkt Ist das Thema an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden? Ideal ist ein Termin in den Sessionszeiträumen. Bewährt haben sich Mittagsanlässe (in der Nähe der Sessionsitzungsräume) 4. Kombinieren des Anlasses mit Verpflegung Organisation Mittag- oder Abendessen b) Planung 1. Termin zusammen mit der zuständigen Stelle im Parlament festlegen und in den Ratskalender eintragen lassen (z.b. Staatskanzlei). Informiere dich, welche Zeiten sich eignen! 2. ReferentIn zum Thema verpflichten Eine interne oder externe Person (Kantonsförster, etc.) bestimmen und mit ihr Themen und zeitlichen Umfang absprechen. Der Referent braucht eine klare Themen- und Zeitvorgabe. Merkblatt: Kontakte mit Politik und Verwaltung 4/6

5 3. Nötige Personen von Pfadiseite her organisieren. Je nach Zuständigkeiten können folgende Personen sinnvoll sein: Präsidium, Kantonsleitung, Mediensprechende, Ressortleitung Kommunikation, kantonal verantwortliche Person für Politisches Achtung: Das Verhältnis an Personen aus Pfadi und Politik sollte ausgeglichen sein. 4. Briefing mit den Pfadipersonen. Abgleichen der Inhalte. Personen, welche nicht sehr Referatserprobt sind, kann man mit einem Probelauf auf die richtige Bahn bringen. 5. Raum für den Anlass reservieren. Eine kurze Anreise vom Parlamentsgebäude ist sinnvoll, falls möglich zu Fuss. 6. Die Einladung an die Zielgruppe aus Politik / Parlament zustellen. Die Einladung auf die Zeiten des Sessionsprogramms anpassen. Beginn Minuten nach Sitzungsende je nach Örtlichkeit sollten ausreichend sein. 7. Essen und Getränke organisieren. Bewährt haben sich kleine Sandwiches auf Platten. So kann man essen und sprechen. Alkohol ist nicht nötig. Kaffee und ein Dessert (auch kleine Häppchen) sind stets willkommen (nicht knausrig wirken, aber auch nicht übertreiben) 8. Eine Woche vor dem Anlass nochmals Anlass erinnern solche Anmeldungen sind eine kurzfristige Sache. Versuche, dass ein Parlamentarier die Verantwortung für den Anlass trägt. Somit kann er Mund-Propaganda betreiben. c) Durchführung 1. Bekleidung für teilnehmende Pfadis: Pfadihemd oder mindestens Foulard (kann auch Hemd/Jackett und Foulard sein) 2. frühzeitig am Anlassort sein. Es kann sein, dass die Sessionssitzung früher zu Ende ist. Verspätungen sind häufiger 3. Pfadis verpflegen sich vorher/nachher. Es ist unschön, wenn die Pfadis sich gierig auf das Essenstürzen 4. Politikerinnen und Politiker persönlich (wenn möglich mit Namen) begrüssen und ev. ein paar Worte wechseln. Nicht erschrecken, wenn plötzlich wildfremde Personen auftauchen, sie sind allenfalls von einem Mitglied der Parlamentariergruppe eingeladen worden. 5. Vorstellung der Protagonisten auf Pfadiseite (Pfadiname, Funktion). Keine lange Vorstellung der Politikerinnen und Politiker, ausser es ist ein längerer Workshop geplant. Verwendung von Namensschildern kann je nach Anzahl Teilnehmende hilfreich sein 6. Schnörkellose Durchführung, kurze Themeneinführung und anschliessender Diskussionsteil / offener Teil (Ziel: eine gute Stimmung schaffen). Am Schluss danken und das Engagement verdanken. Wichtig: Einen Appell oder einen Wunsch an die Politikerinnen und Politiker richten, so wissen sie, wie sie konkrete unterstützen können. Für spätere Kontakte notieren, wer sich besonders engagiert hat. 7. In der Kürze liegt die Würze. Meisten müssen sie gleich an eine nächste Sitzung / Anlass. 8. Fotos sollten nur mit Einwilligung der Politikerinnen und Politiker gemacht und veröffentlicht werden. Merkblatt: Kontakte mit Politik und Verwaltung 5/6

6 d) Nachbearbeitung 1. Liste mit den Teilnehmenden aktualisieren (Interessen, Mailadresse, Kontakt innerhalb des KV) 2. Eventuell per Mail nochmals Danke sagen sowie weiterführende Informationen zum Thema zustellen und Information / Fotos auf Website/Social Media stellen. 3. Versprochene Unterlagen oder Infos versenden resp. Termine für Nachbearbeitung einhalten Merkblatt: Kontakte mit Politik und Verwaltung 6/6