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1 E-INVOICING Erforderliche Maßnahme: Anmeldung bei OB10 März 2013 Sehr geehrte Damen und Herren, Wir bei Unilever haben eine strategische Entscheidung getroffen und möchten allen unseren Lieferanten empfehlen, auf elektronische Rechnungsstellung umzustellen. Unilever Europe erhält jeden Monat tausende elektronische Rechnungen von hunderten Lieferanten über OB10. Der klare Vorteil liegt in einer schnelleren und effektiveren Rechnungsbearbeitung für die Lieferanten wie für Unilever. Bisher hat Unilever mehr als eine Million Rechnungen über OB10 erhalten, was zu folgenden klaren Vorteilen für unsere Lieferanten geführt hat: Bessere termingerechte Zahlungen an Sie als Lieferant von Unilever Keine verlorengegangenen Rechnungen mehr, die möglicherwiese erneut versandt werden müssten Durch -Versand keine Verzögerung mehr wie bei Papierrechnungen Weniger Rechnungsfehler und besserer automatischer Abgleich dank der verbesserten Rechnungsqualität Schnelleres Feedback von OB10/IBM bei Problemen mit Rechnungen Erhöhte Effizienz dank geringerer manueller Bearbeitung von Rechnungen Sichtbarkeit der Rechnung innerhalb des Zahlungssystems von Unilever auf dem OB10-Portal Wir empfehlen Ihnen dringend, diese Gelegenheit zu nutzen, um unsere Zusammenarbeit weiter zu verbessern. In den Anhängen zu diesem Schreiben finden Sie die verfügbaren Optionen, um Rechnungen über OB10 an Unilever zu senden. Bei dieser Gelegenheit möchten wir Sie auch an unseren Betriebsstandard No PO No Pay (ohne Bestellung keine Bezahlung) erinnern. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine Bestellung (Purchase Order, PO) erhalten haben, bevor Sie Waren oder Dienstleistungen an Unilever liefern. In den Rechnungen müssen die Bestellungen aufgeführt werden, was auch die Zahlungsabwicklung erleichtert. Zeitplan für weitere Schritte: In nächsten 5 Tage OB10 wird Kontakt zu Ihnen aufnehmen, um Ihnen den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung sowie die vorhandenen Möglichkeiten zu erklären, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Wenn Sie sich für das Webformular entscheiden, können Sie sich sofort anmelden und beginnen, elektronische Rechnungen zu versenden.

2 30. April 2013 Bitte teilen Sie OB10 Ihre bevorzugte Option für e-invoicing mit Wenn Sie sich für die integrierte Lösung entscheiden, wird OB10 Sie kontaktieren, um die Integration in Ihr System zu ermöglichen. 30. Mai 2013 Sie können Unilever ab sofort elektronische Rechnungen übermitteln. Für weitere Informationen besuchen sie bitte und klicken sie hier Wenn Sie mit Unilever über diese Neuerung in unserer Zusammenarbeit sprechen möchten oder wenn Sie ein Problem mit den genannten Fristen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Unilever Procurement Manager. Mit freundlichen Grüßen, Javier Iglesias, Leiter Procurement Operations Alan Cane Leiter Purchase-to-Pay-Operations

3 Häufig gestellte Fragen Welche Erwartungen hat Unilever bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung (e-invoicing) an die Lieferanten? Die elektronische Rechnungsstellung ist die von Unilever bevorzugte und empfohlene Methode zur Einleitung des Zahlungsprozesses. Wir erwarten und empfehlen all unseren Lieferanten dringend, sich für e-invoicing anzumelden, um die Zahlungsabwicklung der Rechnungen zu optimieren. Nur bei triftigen Gründen, die vom Supply Manager genehmigt werden müssen, werden wir uns mit einer Nichtteilnahme am e-invoicing einverstanden erklären. Wird die elektronische Rechnungsstellung zu einer termingerechten Zahlung auf mein Konto beitragen? Die Verwendung des OB10-Service gewährleistet eine termingerechte Zahlung und führt zu einer Zeitersparnis bei der Eingabe der Rechnungen in unser System. Gleichzeitig können mögliche Fehler oder fehlende Angaben bei Rechnungsdaten schneller behoben bzw. ergänzt werden. Zudem können keine Rechnungen mehr auf dem Postweg verloren gehen. Sind mit diesem Service Gebühren verbunden? Ja, für die integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung ist ein Jahresbeitrag zu zahlen; außerdem fällt eine Übermittlungsgebühr für jede Rechnung bzw. Gutschrift an, die über das OB10-Netzwerk bearbeitet wird. Die Übermittlungsgebühr wird unabhängig von Zeilenanzahl oder Wert der Rechnungen festgesetzt, sie nimmt jedoch degressiv ab, je mehr elektronische Rechnungen Sie über das Netzwerk senden. Übernimmt Unilever die Gebühren? Unilever übernimmt weder die Kosten für Ihre Papierrechnungen (Ausdruck, Porto etc.) noch die Gebühren für e-invoicing. Benchmark-Studien haben gezeigt, dass sich die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung als kostengünstige Alternative bei der Rechnungsverwaltung erweist. OB10 wird Sie dabei unterstützen, die für Ihr Unternehmen je nach Größe und Komplexität sowie Umfang und Häufigkeit der zu erwartenden Rechnungen kostengünstigste Möglichkeit zu wählen. Was beinhaltet der Mitgliedsbeitrag für die integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung? Dieser Beitrag beinhaltet die Kosten, die für OB10 zur Einrichtung Ihres Kontos im Netzwerk anfallen, sowie die allgemeinen Wartungskosten für das Netzwerk. Dieser Jahresbeitrag ist unabhängig von der Anzahl Ihrer Kunden, die Sie über das Netzwerk bedienen, und der von Ihnen versandten Rechnungen. Ich sende bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden. Kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an Unilever senden? Nein, denn aus der Sicht von OB10 sind EDI und XML lediglich Datenformate. Daher können Sie Daten über dieses bevorzugte Format an OB10 senden. Unilever kann keine elektronischen Rechnungen direkt von den Lieferanten annehmen (auch wenn diese Lieferanten bereits Daten über andere Lieferantenintegrationsprogramme wie e4us austauschen). Ich kann meinen Kunden bereits Rechnungen über das Internet zukommen lassen, wobei sie die Rechnungen im Internet in einem Bildformat ansehen können. Kann ich dies als Alternative zu OB10 benutzen? Nein, denn durch das OB10-Netzwerk wird gewährleistet, dass die von Ihnen übermittelten Daten in das Zahlungsbearbeitungssystem von Unilever (DCIW) geladen werden können und ggf. zu einem Wareneingangsdatensatz passen. Die Bereitstellung einer Abbildung der Rechnung für Unilever bzw. die Option, die Daten in einem festen Format herunterzuladen, erfüllen diese Voraussetzung nicht. Ist es erforderlich, eine Software zu installieren? Nein, die einzige erforderliche Software sind digitale Zertifikate, die der Service zur Authentifizierung von Benutzern verwendet (eines für jeden Computer, über den Sie auf

4 das Netzwerk zugreifen möchten). Sie können einen Standard-Internetbrowser verwenden, um elektronische Dateien hochzuladen, die Sie mit Ihrem vorhandenen Buchhaltungssystem erstellt haben. Ihre Kunden verwenden den Browser, um ausstehende Rechnungen zu erfassen. Falls erforderlich, kann OB10 eine optionale Software zur vollständigen Automatisierung des Zustellungsprozesses zur Verfügung stellen. Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann? Sie können auf die sichere Website von OB10 zugreifen und mithilfe des webbasierten Rechnungsgenerators (Invoice Generator, IG) online Rechnungen erstellen. Dazu ist keine Software erforderlich. Sie benötigen nur eine Internetverbindung und einen Standardbrowser. Kann ich über OB10 elektronische Rechnungen an alle meine Kunden versenden? Ja. Nach Ihrer Anmeldung können Sie über OB10 elektronische Rechnungen an alle Ihre Kunden senden, die im OB10-Netzwerk registriert sind. Wird Unilever Zahlungen über OB10 leisten? Nein. OB10 ist keine Plattform für Zahlungen. Unilever wird seine Zahlungen auf die gleiche Weise leisten wie bisher. Muss ich einen Vertrag mit OB10 abschließen? Ja, als Datenlieferant müssen Sie einen speziellen Vertrag mit OB10 abschließen. Als webbasierter IG-Lieferant müssen Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren. Welche Vertragslaufzeit wird angeboten und was passiert, wenn Sie Ihre Lieferungen an Unilever während dieser Zeit einstellen? OB10 bietet standardmäßig eine dreijährige Vertragslaufzeit an. Es kann jedoch auch ein Vertrag mit einer Laufzeit von nur einem Jahr abgeschlossen werden. Sollte Ihre Geschäftsbeziehung zu Unilever enden, können Sie Ihren Vertrag mit OB10 jederzeit kündigen. Wenn Sie keine Rechnungen mehr übermitteln, fällt auch keine Übermittlungsgebühr mehr an. Ebenso wird ab dem Zeitpunkt der Kündigung kein weiterer Mitgliedsbeitrag mehr in Rechnung gestellt. Ich plane eine Umstellung meines Fakturierungsprogramms in näherer Zukunft. Kann ich bis dahin warten? Unser erklärtes Ziel ist die Anmeldung aller unserer Lieferanten und Rechnungsstellung so bald wie möglich, idealerweise innerhalb von 3 bis 6 Monaten nach Beginn der Übergangszeit. Das OB10-Netzwerk akzeptiert jegliche eingehenden Datenformate (siehe auch Desktop-Option), daher können Sie sich sofort im Netzwerk anmelden und Ihre Rechnungen senden. Sie müssen OB10 lediglich das neue Datenformat mitteilen und die entsprechenden Änderungen werden in Ihrem Profil vorgenommen, ohne dass die Übermittlung elektronischer Rechnungen unterbrochen werden muss. Kann OB10 mit technischem Personal zusammenarbeiten, das kein Englisch spricht? Falls Sie sprachliche Hilfe benötigen, um Ihr Kundenkonto einzurichten, rufen Sie bitte die Nummer +44(0) /7430 an und bitten Sie um Unterstützung in den folgenden Sprachen: Französisch, Deutsch, Niederländisch und Spanisch. Darüber hinaus hat OB10 auch lokale Kundendienstnummern in folgenden Ländern: Frankreich Deutschland Niederlande Spanien Irland Schweden Finnland Dänemark

5 Ich reiche derzeit Konsignationsrechnungen ein. Wird dies auch noch elektronisch über OB10 möglich sein? Ja, sofern der standardmäßige Konsignationsprozess von Unilever in Europa befolgt wird. Genaue Einzelheiten erfahren Sie beim Implementation Manager oder Support Desk von OB10. Ich übermittle derzeit als Teil meines Geschäftsprozesses Rechnungen in Eigenfakturierung an Unilever. Wird dies auch noch elektronisch über OB10 möglich sein? Nein, die Eigenfakturierung wird von den OB10-Einstellungen für Unilever OB10 noch nicht unterstützt. Wo finde ich weitere Informationen über die Dienstleistungen von OB10? Für weitere Informationen besuchen Sie bitte:

6 1 / 4 e-invoicing und Ihre Optionen Melden Sie sich bei OB10 an und nutzen Sie folgende Vorteile: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen: keine verloren gegangenen Rechnungen auf dem Postweg mehr Pünktliche Zahlungen: Ihre Kunden können Ihre Rechnungen schneller bearbeiten Keine Verzögerung: Rechnungen können nur mit vollständigen Angaben eingereicht werden; keine falsche Zustellung oder manuelle Nachbearbeitung mehr Sichere Online-Verbindung: Versenden Sie Ihre Rechnungen einfach ohne zusätzliche Soft- oder Hardware Zugriff und Berichte rund um die Uhr: Profitieren Sie von einer höheren Transparenz der Bearbeitungsabläufe und einer besseren Cash-Flow-Verwaltung Steuerkonformität: Garantierte Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben Einfacher und kostensparender Rechnungsversand jederzeit Es gibt zwei primäre Methoden für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über OB10. Entweder senden Sie Ihre Datendatei mit Hilfe unserer integrierten Lösung direkt an Ihren Kunden oder Sie erstellen Rechnungen online, indem Sie auf unserem OB10 Portal das Webformular verwenden. Nachstehend wird erklärt, wie e-invoicing funktioniert und welche Optionen Sie haben. Übersicht_Optionen_EU_DE, 05/12 Copyright 2012 OB10. OB10 und das OB10-Logo sind eingetragene Marken von OB10 und gesetzlich geschützt.

7 2 / 4 So funktioniert OB10 Lieferant Käufer Indem wir Rechnungen auf Dubletten kontrollieren und sicherstellen, dass sie die von Ihrem Kunden geforderten Angaben enthalten, stellen wir eine automatische, durchgängige Rechnungsbearbeitung sicher und ermöglichen so eine zügige Zahlung. Über das OB10-Portal haben Sie auch Zugang zum OB10-Archiv und zu verschiedenen Reporting-Funktionen. Bitte lesen Sie sich dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich entscheiden, ob die integrierte Lösung oder die Einreichung per Webformular über das OB10 Portal die beste Option für Ihr Unternehmen ist. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Diese Option ist geeignet für Organisationen, die eine große Menge an Rechnungen versenden. Bei der integrierten Lösung handelt es sich um ein vollautomatisiertes Verfahren, bei dem die Rechnung direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation extrahiert und direkt an das Finanzsystem Ihres Kunden versandt wird. Dies bedeutet: Wir verarbeiten Daten in praktisch jedem Format und kümmern uns um die Datenumwandlung gemäß Kundenvorgaben Keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig Sie können eine konsolidierte Datendatei für all Ihre Rechnungen versenden Sobald Sie im Netzwerk angemeldet sind, können Sie mit jedem Ihrer Geschäftspartner kommunizieren, welche das Netzwerk heute oder in Zukunft nutzen werden an andere Kunden senden Übersicht_Optionen_EU_DE, 05/12 Copyright 2012 OB10. OB10 und das OB10-Logo sind eingetragene Marken von OB10 und gesetzlich geschützt.

8 3 / 4 Kosten für die integrierte Lösung Jahresgebühr * Transaktionskosten pro Rechnung 1 20 Rechnungen pro Monat 1, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0,44 Mehr als 2000 Rechnungen pro Monat 0,32 * Für die Einrichtung einer Verbindung zu Kunden wird eine zusätzliche Gebühr erhoben. Die Jahresgebühr deckt die Einrichtung und Instandhaltung Ihres Kontos für ein einziges steuerpflichtiges Unternehmen ab. Für Rechnungssteller, die Rechnungen an verschiedene steuerpflichtige Gesellschaften ausstellen, können zusätzliche Kosten anfallen. Die Höhe dieser Kosten hängt unter anderem von der Anzahl der verschiedenen Formate und der Anzahl unterschiedlicher Anbindungen ab. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner bei OB10. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis in Rechnung gestellt. Erste Schritte bei der integrierten Lösung Wenn Ihr Kunde Sie dazu einlädt, sich bei OB10 anzumelden, unterstützt einer unserer Experten Sie bei der Registrierung. 2. Webformular: Versand elektronischer Rechnungen über das OB10 Portal Das OB10 Webformular ist für Unternehmen gedacht, die pro Kunde jährlich nur wenige Rechnungen versenden. Das Portal bietet Ihnen eine sichere Verbindung an und gewährleistet einen Rechnungsversand an Ihre Kunden innerhalb weniger Stunden. So können diese Ihre Rechnung schnell verarbeiten und bezahlen. Kosten für die Nutzung des Webformulars Für den elektronischen Rechnungsversand mit Hilfe des Webformulars gibt es mehrere Preisoptionen. Bei der Anmeldung erhalten alle neuen Lieferanten automatisch zwölf kostenlose Transaktionen. Sollten Sie diese zwölf kostenlosen Transaktionen nach Ihrer einjährigen Mitgliedschaft noch nicht genutzt haben, so stocken wir Ihr Konto wieder auf zwölf Transaktionen auf, die Sie innerhalb der folgenden zwölf Monate verbrauchen können. Wenn Sie innerhalb der Einjahresfrist alle zwölf Gratis-Transaktionen aufbrauchen und zusätzliche benötigen, so müssen Sie Ihr erstes Transaktionspaket kaufen (Minimum: 25 Rechnungen). Anschließend haben Sie keinen Zugang zur kostenfreien Rechnungsoption mehr. Übersicht_Optionen_EU_DE, 05/12 Copyright 2012 OB10. OB10 und das OB10-Logo sind eingetragene Marken von OB10 und gesetzlich geschützt.

9 4 / 4 Rechnungsblöcke Preisstruktur Webformular** Anzahl der Transaktionen 1 12 Kostenlos* , , ,00 * Die ersten zwölf kostenlosen Transaktionen werden automatisch zur Verfügung gestellt. Dieses Transaktionspaket ist für zwölf Monate gültig und wird am Ende des ersten Jahres aufgestockt. Wenn im Laufe des Jahres mehr als zwölf Transaktionen getätigt werden sollten, so müssen Sie mindestens 25 Transaktionen kaufen. Ab Ihrem ersten Kauf von Transaktionen haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Option kostenloser Rechnungen. ** Zahlungsoptionen: Sie können über PayPal oder Kreditkarte zahlen. Wir akzeptieren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo und American Express. Bei Zahlung auf Rechnungsbasis müssen mindestens 125 Transaktionen erworben werden. Zusätzlich fällt eine Verwaltungsgebühr von 15 % an. Erste Schritte um das Webformular zu verwenden Im Rahmen der Einladung zu Ihrer Teilnahme am OB10 Netzwerk erhalten Sie eine E- Mail mit einer Anleitung, wie Sie sich anmelden können. Sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten per . Anschließend können Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg über OB10 versenden. Weitere Informationen über OB10, den elektronischen Rechnungsversand und Ihre verfügbaren Optionen finden Sie unter Oder schicken Sie uns eine E- Mail an Übersicht_Optionen_EU_DE, 05/12 Copyright 2012 OB10. OB10 und das OB10-Logo sind eingetragene Marken von OB10 und gesetzlich geschützt.

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