Aufgabe Datum Was hat diese Frist zu bedeuten?

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1 Sehr geehrter Lieferant, GSK stellt auf elektronische Rechnungsstellung um Im Zuge der Strategie von GSK, Effizienz und Service für Kunden und Lieferanten kontinuierlich zu verbessern, stellen wir zurzeit auf elektronische Rechnungsstellung um. In Großbritannien und den USA erhalten wir bereits 90 % unserer Rechnungen auf elektronischem Wege. In Europa und Asien haben wir dazu kürzlich erfolgreiche Kampagnen durchgeführt. Im Moment stellen wir alle verbleibenden Papierrechnungen und -Rechnungen auf die elektronische Rechnungsstellung von Tungsten Network um. Da Sie als Lieferant für GSK tätig sind, haben wir Sie in unser Einführungsprogramm für die elektronische Rechnungsstellung aufgenommen. GSK ist eine Partnerschaft mit Tungsten Network (auf Basis der elektronischen Rechnungsstellung von OB10) eingegangen, um Ihnen die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung zu erleichtern. Sie müssen daher ab dem 22. Juli 2015 alle Ihre Rechnungen an GSK auf elektronischem Wege über Tungsten Network übermitteln. Diese Änderungen gelten für alle Lieferanten von GSK-Unternehmen, die hier aufgeführt sind. Lieferanten können zwischen zwei Serviceoptionen wählen: Die Integrierte Lösung ermöglicht eine bequeme, automatisierte Abwicklung über die vorhandenen Buchhaltungssysteme. Das Webformular ist wiederum ein sicheres Online-Portal, das einen schnellen und einfachen Zugriff auf Rechnungen gewährt. Um weitere Informationen zu diesen beiden Serviceoptionen zu erhalten, werfen Sie einen Blick auf die FAQs im hinteren Teil dieser Mitteilung. Um vor Ablauf der Frist am 22. Juli alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, machen Sie sich bitte mit folgenden wichtigen Meilensteinen und den an Sie gestellten Erwartungen vertraut: Aufgabe Datum Was hat diese Frist zu bedeuten? Anmeldefrist Go-Live-Datum Mittwoch, den 10. Juni 2015 So bald wie möglich Kampagnenstart Mittwoch, den 22. Juli 2015 Lieferanten, die sich für die Integrierte Lösung entscheiden, sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Tungsten Network vor Ablauf dieser Frist unterzeichnet haben, um die Einrichtung vor Ende der Kampagnenfrist abzuschließen. Lieferanten, die sich für das Webformular entscheiden, sollten sich vor Ablauf der Frist online angemeldet haben. GSK freut sich Ihnen mitzuteilen, dass Tungsten Network e-invoicing und der Service zur Anzeige des Rechnungsstatus live geschaltet wurden. Melden Sie sich daher bitte baldmöglichst an, um die damit verbundenen Vorteile direkt genießen zu können. Den Lieferanten wird nahegelegt, sich anzumelden und den Service baldmöglichst zu nutzen. Demnach bezeichnet diese Frist das letztmögliche Datum, um sich hierfür anzumelden. Im Folgenden sind einige der zahlreichen Vorteile aufgeführt, die Tungsten Network bietet: Schnelle und garantierte Zustellung Ihrer Rechnung an GSK innerhalb von 24 Stunden. Leichtere Einhaltung der mit GSK vereinbarten Zahlungsbedingungen ab Rechnungseingang und dadurch beschleunigte Bezahlung der Rechnungen, da die mit der papierbasierten Rechnungsstellung verbundenen Verzögerungen wegfallen. Erhöhte Transparenz Melden Sie sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt an, um den Status Ihrer Rechnung zu prüfen und es bis zur letztendlichen Zahlung zu verfolgen. Weniger Fehler Tungsten validiert Ihre Rechnungen, um falsche Berechnungen oder andere häufige Fehler aufzudecken. Mit der Benutzung von Tungsten Network ist eine geringe Gebühr verbunden. Wir sind aber überzeugt, dass diese durch die Vorteile von e-invoicing, die Einsparung an Zeit, Papier und Porto sowie die Online-Rückverfolgung von Rechnungen bis zur Zahlung mehr als aufgewogen werden. Wir haben Tungsten gebeten, Sie in den kommenden Tagen zu kontaktieren, um Ihnen bei den weiteren Schritten behilflich zu sein. Wenn Sie sich lieber gleich mit Tungsten in Verbindung setzen möchten, schicken Sie bitte eine an GSKregistration@tungsten-network.com oder besuchen Sie Wenn Sie eine Frage an GSK haben, schicken Sie bitte eine an die oben genannte Adresse zu Händen des FAO GSK Procurement Teams. So wird Ihre Anfrage gleich an die richtige Stelle weitergeleitet. Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung dieser für uns wichtigen Initiative. Wir freuen uns darauf, Ihre Rechnungen in nächster Zukunft über Tungsten Network zu erhalten. Mit freundlichen Grüßen, Nick Cooper Vice President CBS Finance Services Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

2 Elektronische Rechnungsstellung Häufig gestellte Fragen Warum sollte ich Tungsten Network für den Versand meiner Rechnungen nutzen? GSK wird Rechnungen von Lieferanten bald nur noch auf diesem Wege entgegennehmen. Ist die Rechnungsstellung über Tungsten Network Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit GSK? Ja, GSK stellt die Bearbeitung von Papierrechnungen allmählich ein, um die Vorteile zu nutzen, den der elektronische Rechnungsversand sowohl uns als auch unseren Lieferanten bietet. Welche Vorteile habe ich von der Nutzung von Tungsten Network? Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen. Auf dem Postweg verloren gegangene Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Wir können Ihre Rechnungen schneller bearbeiten und somit rechtzeitig bezahlen Keine Verzögerungen mehr aufgrund fehlender Angaben, einer falschen Bearbeitungsstelle oder manueller Eingriffe ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie für beliebige Formate keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich Bessere Bearbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management dank Zugriffsmöglichkeit und Berichterstellung rund um die Uhr Umsatzsteuerkonform, ganz gleich, wo die Rechnungen ausgestellt werden und eingehen Einfache und kosteneffiziente Art der Rechnungsstellung jederzeit Was ist der Service zur Anzeige des Rechnungsstatus? Dieser Service zur Anzeige des Rechnungsstatus ist eine großartige Neuerung von Tungsten Network, die allen Lieferanten von GSK ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht. Nach erfolgter Anmeldung können Sie den Status Ihrer Rechnungen unter Erhalten, Genehmigt und Bezahlt online schnell und einfach aufrufen. Dabei werden zudem wichtige Informationen wie der Fälligkeitstermin für die Zahlung und das tatsächliche Zahlungsdatum angezeigt. Zukünftig müssen Sie sich daher nicht mehr an die GSK-Mitarbeiter oder das Response Center wenden und sparen dadurch Zeit und Geld. Wird die elektronische Rechnungsstellung eine Voraussetzung für neue Angebote und neue Lieferanten sein? Ja. Die elektronische Rechnungsstellung über Tungsten Network wird als grundlegende Voraussetzung in das Auswahlverfahren von neuen Lieferanten und Angeboten aufgenommen. Im Falle von neuen Verträgen ergänzt GSK die Vereinbarungen um Allgemeine Geschäftsbedingungen, die eine Nutzung des Tungsten Network durch die Lieferanten für die zukünftige geschäftliche Zusammenarbeit vorsehen. Muss ich diesen Service nutzen, wenn ich bereits fristgerecht bezahlt werde? Ja. Wenn Sie den Service von Tungsten nutzen, können wir Sie auch weiterhin fristgerecht bezahlen. Was geschieht, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende? Während der Zeit, in der Sie gemeinsam mit Tungsten Ihr Konto einrichten, sind wir gern bereit, weiterhin Papierrechnungen anzunehmen. Als Lieferant sollten Sie jedoch bis spätestens 22. Juli 2015 die Umstellung auf das Netzwerk vollzogen haben und dann nur noch elektronische Rechnungen über das Tungsten Network an uns senden. Sind mit diesem Service Gebühren verbunden? Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, fällt neben einem Jahresbeitrag auch eine Übermittlungsgebühr an. Die aktuellen Preise entnehmen Sie bitte dem beigefügten Dokument Optionen. Wenn Sie künftig das Webformular nutzen möchten, sind die Einrichtung und Mitgliedschaft nicht an eine Gebühr gebunden. Sie zahlen lediglich eine Übermittlungsgebühr pro Rechnung. Mit Ihrer Anmeldung werden Ihnen zudem 52 kostenfreie Übermittlungen gutgeschrieben. Was beinhaltet der Mitgliedsbeitrag für die Integrierte Lösung? Der Mitgliedsbeitrag beinhaltet die Kosten, die von Tungsten zur Einrichtung Ihres Kontos im Netzwerk erhoben werden, sowie die allgemeinen Wartungskosten für Ihr Konto. Dieser Jahresbeitrag fällt unabhängig von der Anzahl Ihrer Kunden an, die Sie über das Netzwerk bedienen. Warum werden die Gebühren nicht von GSK übernommen? Sowohl Sie als auch GSK zahlen für die Nutzung der Tungsten-Dienste eine Gebühr, da beide Seiten von diesem Dienst profitieren. Zurzeit zahlt GSK auch keine Kosten von Lieferanten für deren Erstellung von Papierrechnungen. Bitte beachten Sie, dass Sie Kosten für Papier, Druck und Versand einsparen, wenn Sie auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen. Unsere Analyse zeigt, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Ersparnisse für Lieferanten bringt, da diese ihre Prozesse verschlanken und die Zeit bis zur Bezahlung ihrer Rechnungen erheblich verkürzen. GSK möchte seine Lieferanten außerdem gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bezahlen und den Better Payment Practice Code (Kodex für bessere Zahlungspraktiken) einhalten. Wird GSK Zahlungen über Tungsten Network leisten? Nein. Tungsten ist keine Plattform für Zahlungen. GSK wickelt den Zahlungsverkehr weiterhin auf dem gewohnten Wege ab.

3 Muss ich einen Vertrag mit Tungsten Network abschließen? Ja, wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, müssen Sie eine Dienstleistungsvereinbarung mit Tungsten abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie aufgefordert, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zuzustimmen. Ist es erforderlich, eine Software zu installieren? Nein. Eine Software ist nicht erforderlich. Tungsten bietet eine bedienerfreundliche Lösung. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-Funktionalität von Tungsten ermöglicht den Versand von Rechnungen in jedem Format und in jeder Dateistruktur, statt Datennormen vorzuschreiben. Ich sende bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden. Kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an GSK senden? Aus der Sicht von Tungsten sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie Daten im gewünschten Format an Tungsten senden. GSK nimmt keine direkt von Lieferanten kommenden elektronischen Daten an, da das Unternehmen eine einzige konsolidierte Rechnungsdatei von Tungsten bezieht, die Rechnungen von allen unseren Lieferanten enthält. Ich kann meinen Kunden bereits Rechnungen über das Internet zukommen lassen, wobei sie die Rechnungen im Internet in einem Bildformat ansehen können. Kann ich dies als Alternative zu Tungsten Network benutzen? Nein. Tungsten Network gewährleistet, dass GSK die von Ihnen übermittelten Daten in einem Format erhält, das sich in unsere Buchhaltungssoftware laden lässt und ggf. zu einem Wareneingangsdatensatz passt. Die Bereitstellung einer Abbildung der Rechnung bzw. die Option, die Daten in einem festen Format herunterzuladen, ist für die Geschäftsprozesse von GSK nicht ausreichend. Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann? Sie können auf die sichere Website von Tungsten zugreifen und mit Hilfe des Webformulars online Rechnungen erstellen. Dazu ist keine Software erforderlich. Sie benötigen nur eine Internetverbindung und einen Standardbrowser. Kann ich über Tungsten Network elektronische Rechnungen an all meine Kunden versenden? Ja. Nach Ihrer Anmeldung beim Tungsten Network kann Tungsten es Ihnen ermöglichen, elektronische Rechnungen an all Ihre übrigen Kunden zu senden, die im Tungsten Network registriert sind, einschließlich anderer Konzernunternehmen von GSK. Falls Sie Tungsten bereits nutzen, lassen Sie die unten stehenden Konten bitte auf Ihre Kundenliste setzen. Im Folgenden sind die OB10-Nummern von GSK aufgeführt. Tungsten wird Ihnen im Zuge dieses Prozesses behilflich sein. Ich plane eine Umstellung meines Fakturierungsprogramms in näherer Zukunft. Kann ich bis dahin warten? Unser erklärtes Ziel ist es, dass alle unsere Lieferanten die Anmeldung und Umstellung auf das Netzwerk bis zum 22. Juli 2015 vollzogen haben. Das Tungsten Network akzeptiert alle eingehenden Datenformate. Daher können Sie sich im Netzwerk anmelden und Ihre Rechnungen senden. Wenn Sie bereit sind, Ihre neue Software zu nutzen, müssen Sie Tungsten lediglich das neue Datenformat mitteilen und die entsprechenden Änderungen werden in Ihrem Profil vorgenommen, ohne dass die Übermittlung elektronischer Rechnungen unterbrochen werden muss. Kann Tungsten mit technischem Personal zusammenarbeiten, das kein Englisch spricht? Falls Sie sprachliche Hilfe benötigen, um Ihr Kundenkonto einzurichten, rufen Sie bitte die Nummer +44 (0) an und bitten Sie um Unterstützung in den folgenden Sprachen: Niederländisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und Spanisch. Darüber hinaus hat Tungsten auch lokale Kundendienstnummern in folgenden Ländern: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Dänemark +45 (0) Finnland +358 (0) Frankreich +33 (0) Deutschland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Niederlande+31 (0) Neuseeland+64 (0) Singapur +65 (0) Spanien +34 (0) Schweden +46 (0) Großbritannien +44 (0) Wo finde ich weitere Informationen über die Dienstleistungen von Tungsten? Bitte besuchen Sie die Website Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang mit Tungsten? Bitte besuchen Sie die Website

4 e-invoicing und Ihre Optionen Melden Sie sich bei Tungsten Network an und nutzen Sie folgende Vorteile: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen: keine verloren gegangenen Rechnungen auf dem Postweg mehr Pünktliche Zahlungen: Ihre Kunden können Ihre Rechnungen schneller verarbeiten Keine Verzögerung: Rechnungen können nur mit vollständigen Angaben eingereicht werden; keine falsche Zustellung oder manuelle Nachbearbeitung mehr Sichere Online-Verbindung: Versenden Sie Ihre Rechnungen ohne zusätzliche Soft- oder Hardware Zugriff und Berichte rund um die Uhr: Profitieren Sie von einer höheren Transparenz der Bearbeitungsabläufe und einer besseren Cash-Flow-Verwaltung Steuerkonformität: Garantierte Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben Einfacher, effizienter und kostensparender Rechnungsversand Es gibt zwei primäre Methoden für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über Tungsten Network. Entweder senden Sie Ihre Datendatei mit Hilfe unserer integrierten Lösung direkt an Ihren Kunden oder Sie erstellen Rechnungen online, indem Sie auf unserem Portal das Webformular verwenden. Nachstehend wird erklärt, wie e-invoicing funktioniert und welche Optionen Sie haben. So funktioniert Tungsten Network Indem wir Rechnungen auf Dubletten kontrollieren und sicherstellen, dass sie die von Ihrem Kunden geforderten Angaben enthalten, stellen wir eine automatische, durchgängige Rechnungsbearbeitung sicher und ermöglichen so eine zügige Zahlung. Über das Tungsten Network-Portal haben Sie auch Zugang zum Tungsten Network-Archiv und zu verschiedenen Reporting-Funktionen. HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.

5 Bitte lesen Sie sich dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich entscheiden, ob die integrierte Lösung oder die Einreichung per Webformular über das Tungsten Network-Portal die beste Option für Ihr Unternehmen ist. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrem Abrechnungssystem Diese Option ist geeignet für Organisationen, die eine große Menge an Rechnungen versenden. Bei der integrierten Lösung handelt es sich um ein vollautomatisiertes Verfahren, bei dem die Rechnung direkt aus Ihrem Abrechnungssystem extrahiert und direkt an das Finanzsystem Ihres Kunden versandt wird. Dies bedeutet: Wir bearbeiten alle Rechnungen mit einem einheitlichen Dateiformat und kümmern uns um die Datenumwandlung gemäß Kundenvorgaben Keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig Sie können eine konsolidierte Datendatei für all Ihre Rechnungen versenden Sobald Sie im Netzwerk angemeldet sind, können Sie mit jedem Ihrer Geschäftspartner, die an das Netzwerk angeschlossen sind, kommunizieren Kosten für die integrierte Lösung Über jedes für die integrierte Lösung registrierte Konto können 520 kostenfreie Rechnungstransaktionen pro Vertragsjahr abgewickelt werden. Für darüber hinaus gehende Transaktionen gelten die im Folgenden aufgeführten Preise. Bei Vertragsverlängerung wird das bis dahin nicht genutzte Guthaben durch 520 neue kostenfreie Rechnungen ersetzt. Jährlicher Mitgliedsbeitrag * Kostenfrei Preis pro Transaktion für zusätzliche Rechnungen 1 20 Rechnungen pro Monat Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0, oder mehr Rechnungen pro Monat 0,32 * Die Jahresgebühr deckt die Einrichtung und Instandhaltung Ihres Kontos für eine Gesellschaft ab. Für den Anschluss weiterer Gesellschaften wird eine Anschlussgebühr erhoben. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis gestellt und sind abhängig vom Rechnungsvolumen. HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.

6 Erste Schritte bei der integrierten Lösung Wenn Ihr Kunde Sie dazu einlädt, sich bei Tungsten Network anzumelden, unterstützt einer unserer Experten Sie bei der Registrierung. 2. Webformular: Versand elektronischer Rechnungen über das Portal Das Webformular ist für Unternehmen gedacht, die je Kunde jährlich nur wenige Rechnungen versenden. Das Webformular ist eine WEB-basierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen online über eine sichere Verbindung zu versenden. Kosten für die Nutzung des Webformulars Nach der Anmeldung erhalten alle Lieferanten, die diese Option nutzen, automatisch 52 kostenfreie Transaktionen. Ein Jahr nach Ihrer Anmeldung werden wir Ihr Konto kostenfrei wieder auf 52 Rechnungstransaktionen auffüllen. Diese können Sie während der nächsten 12 Monate verwenden. Wenn Sie während dieser 12-monatigen Phase alle 52 kostenfreien Rechnungen in Anspruch nehmen und weitere Transaktionen benötigen, müssen Sie diese zusätzlich erwerben, (Mindestanzahl 25). Der Preis beträgt 2 pro Rechnung. Sie können Transaktionen nach Ihrem individuellen Bedarf kaufen. Bezahlte, aber nicht genutzte Rechnungstransaktionen verfallen 12 Monate nach Kaufdatum. Auf dem Konto vorhandenes, bezahltes Transaktionsguthaben hat keinen Einfluss auf die Gutschrift der 52 kostenfreien Transaktionen. Jährliche Transaktionskosten pro Rechnung Bis 52 Rechnungen pro Jahr Jede weitere Rechnung, (es müssen mindestens 25 Transaktionen erworben werden) Kostenfrei 2 * Zahlungsoptionen: Sie können über PayPal oder mit Kreditkarte bezahlen. Tungsten akzeptiert Visa, MasterCard und Visa Debit. Erste Schritte um das Webformular zu verwenden Im Rahmen der Einladung zu Ihrer Teilnahme am Tungsten Network erhalten Sie eine mit einer Anleitung, wie Sie sich anmelden können. Sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten per . Anschließend können Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg über Tungsten Network versenden. Weitere Informationen über Tungsten Network, den elektronischen Rechnungsversand und Ihre verfügbaren Optionen finden Sie unter Oder schicken Sie uns eine an info@tungsten-network.com. HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.