Sehr geehrter 3M-Lieferant,

Transkript

1 3M POLAND AL. KATOWICKA 117 3M POLAND UL. KWIDZYNSKA 6, 3M WROCLAW UL. KOWALSKA 14 SP. Z.O.O KAJETANY K. WARSZAWY MANUFACTURING WROCLAW WROCLAW NADARZY SP.Z.O.O Sehr geehrter 3M-Lieferant, Die 3M verbessert ihre Kreditorenbuchhaltung durch die Umsetzung eines europäischen wide e-invoicing Programms, das Ihnen Vorteile bieten kann, die unserer Meinung nach die entsprechenden Kosten des Programms überwiegen. Einige Vorteile, die Ihrem Unternehmen durch die Benutzung von E-invoicing zugute kommen, sind folgende: geringere Kosten volle Einhaltung der Steuervorschriften sichere und garantierte Zusendung der Rechnung geringere Fehler-die Anzahl der abgelehnten Rechnungen wird in dieser Weise kleiner weniger Zeit verbracht mit den Anrufen bei der Accounts Payable Helpdesk keine unnötigen Verspätungen wegen fehlender Angaben, kein manueller Eingriff flexible Technologie-kein Software-oder Hardwarespezialist wird benötigt eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Ihre Rechnungen jederzeit zu versenden die Möglichkeit, Ihre Rechnungen auch an andere Leiferanten als 3M zu versenden Unser Ziel, dass von der Finanzverwaltung und auch vom europäischen Sourcing-Team gänzlich unterstützt wird, ist ALLE Rechnungen in elektronische Dokumente (e-invoicing) umzuändern. Nachhaltigkeit ist ein Bestandteil der Grundwerte von 3M, die zusammen mit der Verminderung der Umweltbelasung eine entscheidende Rolle für uns spielt. Der 3M geht es also darum, zu einer wirksameren Bearbeitungsweise der Rechnungen überzugehen, die wir von unseren Lieferanten oder Dienstleistern über EMEA erhalten haben. Ihre Unterstützung und aktive Beteiligung werden sehr schätzt. Als wichtiger Dienstenanbieter von 3M, haben wir von Tungsten Network, unserer Partner für elektronische Rechnungslegung, aufgefordert, Sie innerhalb der nächsten zehn Tage direkt zu kontaktieren, um die vorhandenen Möglichkeiten zu besprechen und Sie beim Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung (e-invoicing) zu unterstützen. Wir erwarten den Eingang Ihrer Rechnungen spätestens am 14 November. Damit diese Frist eingehalten werden kann, bitten wir Sie sich spätestens bis am 24 Oktober bei Tungsten Network zu registrieren. Tungsten Network bietet eine Reihe von Möglichkeiten und Dienstleistungen an, die darauf abzielen, dass Ihr Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung (e-invoicing) schnell und reibungslos wie möglich erfolgt. Bitte beachten Sie, dass diese Dienstleistung nicht kostenlos ist und auch Sprachbeschränkungen möglich sind; für weitere Informationen siehe unten den FAQ Abschnitt oder hier clicken. Weitere Informationen zu Tungsten Network, Kosten und Vorteile für Ihr Unternehmen finden Sie unter Dies wird Ihnen erklärt, wenn Tungsten Network mit Ihnen Kontakt aufnehmen wird. Vielen Dank im Voraus für die Unterstützung dieser Initiative von Ihrer Seite und wir freuen uns weiter auf den Erhalt Ihrer Rechnungen über Tungsten Network. Mit freundlichen Gruessen Holger Wiegand European Sourcing Manager Stephanie Barreau European Sourcing Manager

2 Oft gestellte Fragen Warum soll ich Tungsten Network zur Versendung von Rechnungen benutzen? e-invoicing ist 3Ms bevorzugte Methode, Rechnungen zu erhalten. Papierrechnungen können weiterhin manuell bearbeitet werden, wenn dieses vorab vereinbart worden ist, um doppelte Rechnungserstellung zu vermeiden. Wird das elektronische Ausstellen von Rechnungen eine Voraussetzung bei neuen Kostenvoranschlägen und Lieferanten sein? e-invoicing mit Tungsten Network wird in dem Bewertungsprozess fuer neue Kostenvoranschläge und Lieferanten enthalten sein. 3M behält sich vor, allgemeine Geschäftsbedingungen in neue Verträge einzufügen, die mit sich bringen, dass der Lieferant Rechnungen über Tungsten Network einreichen muss. Sind Gebühren mit diesem Service verbunden? Ja,klicken Sie hier um das Tungsten Network Optionsdokument runterzuladen. Warum werden diese Gebühren nicht seitens 3M bezahlt? 3M deckt zur Zeit auch nicht die Kosten, die dem Lieferanten bei der Erstellung einer Papierrechnung entstehen. Sowohl die Lieferanten als auch 3M müssen eine Gebühr zahlen, um die Diensleistung von Tungsten Network benutzen zu können, da beide daraus Nutzen ziehen werden. Bitte beachten Sie auch, dass Sie durch die Umstellung auf e-invoicing Papier-, Druck- und Versandkosten sparen. Wird 3M Zahlungen über Tungsten Network veranlassen? Tungsten Network ist keine Zahlungsplattform. 3M wird die gleiche Zahlungsweise wie bis jetzt benutzen. Muss ich einen Vertrag mit Tungsten Network unterschreiben? Wenn Sie sich dafür entscheiden, die integrierte Lösung zu benutzen, dann müssen Sie einen Vertrag mit Tungsten Network unterschreiben. Wenn Sie sich für die WebForm entscheiden, dann wird die Anforderung an Sie sein, die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu akzeptieren. Muss eine bestimme Software installiert werden? Es wird keine Software benötigt. Tungsten Network bietet eine benutzerfreundliche Lösung an. Es gibt keine bestimmte Datenformat Vorgabe, Tungsten Network akzeptiert Rechnungen in jeglichem Format oder Struktur, welche dann seitens Tungsten Network s in das benötigte Format umgewandelt werden. Ich versende bereits Rechnungsdaten direkt an andere Kunden; kann ich EDI/XMLRechnungen direkt an 3M schicken? EDI undf XML sind nur Datenformate und Sie können diese zur Versendung von Daten an Tungsten Network verwenden, wenn Sie sich für die integrierte Lösung entschieden haben. 3M wird keine elektronische Daten direkt von Lieferanten akzeptieren. Ich habe bereits die Möglichkeit meinen Kunden, Rechnungen über das Internet zur Verfügung zu stellen, welches denen die Option gewährt, sich dort die Rechnungskopien anzuschauen. Kann ich diese Option anstatt Tungsten Network benutzen? Dieses ist nicht möglich. Das Tungsten Network stellt sicher, dass 3M die Daten in einem solchen Format bekommt, welches in das Buchungssystem hochgeladen und wo notwendig, mit dem Wareneingang abgeglichen wird. Das Angebot einer Rechnungskopie oder die Möglichkeit des Herunterladen von Daten in einem fixierten Format entspricht nicht den Anforderungen der 3M Unternehmensprozesse. Was ist zu tun, wenn mir kein System zur Verfügung steht, das fähig ist, elektronische Rechnungen zu erstellen? Sie können die sichere Tungsten Network Website benutzen und elektronische Rechnungen Online über das Webformular erstellen. Hierfür ist keine Software Installation erfordelich. Alles was benötigt wird ist eine Internet Verbindung und ein normalen Webbrowser. Kann ich elektronische Rechnungen an alle meine Kunden über Tungsten Network versenden? Ja, das ist möglich. Sobald Sie an das Tungsten Network angeschlossen sind, kann es Tungsten Network für Sie einrichten, elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden zu senden, die Mitglieder im Tungsten Network sind, einschliesslich anderer 3M Unternehmen.

3 Ich habe vor, meine Abrechnungssoftware zu ersetzen; kann ich noch warten? Das Tungsten Network nimmt jedes eingehende Datenformat an, so dass Sie sich an das Netzwerk anschliessen und Ihre Rechnungen versenden können. Wenn Sie soweit sind, Ihre neue Software zu benutzen, informieren Sie Tungsten Network einfach über die Änderung der Datenausgabe; Tungsten Network wird dann die erforderlichen Änderungen im Netzwerk vornehmen, und einen reibungslosen Übergang und kontinuierliche Rechnungsversendung sicherstellen. Kann Tungsten Network fremdsprachliche technische Mitarbeiter unterstützen? Wenn Sie sparchliche Hilfe benötigen, um Ihr Konto einzurichten, dann rufen Sie bitte unter +49 (0) an und fragen nach Unterstützung in den folgenden Sprachen: niederländisch, französisch, deutsch, italienisch, portugiesisch und spanisch. Für die folgenden Länder stellt Tungsten Network lokale Kunden Servicenummern zur Verfügung: Country Local Number Australien +61 (1) Belgien +32 (0) Dänemark Finnland +358 (0) Frankreich +33 (0) Deutschland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (1) Niederlande +31 (0) Neuseeland +64 (0) Norwegen Polen Portugal +351 (1) Singapur +65 (8) Süd Afrika Spanien Schweden +46 (0) Schweitz Grossbritannien +44 (0) USA +1 (0) US Datacenter +1 (0) Andere APAC Länder +60 (3) Wo gibt es weitere Informationen bezueglich der Dienstleistung von Tungsten Network? Bitte klicken Sie hier, um das Optionendokument herunterzuladen.

4 e-invoicing und Ihre Optionen Melden Sie sich bei Tungsten Network an und nutzen Sie folgende Vorteile: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen: keine verloren gegangenen Rechnungen auf dem Postweg mehr Pünktliche Zahlungen: Ihre Kunden können Ihre Rechnungen schneller bearbeiten Keine Verzögerung: Rechnungen können nur mit vollständigen Angaben eingereicht werden; keine falsche Zustellung oder manuelle Nachbearbeitung mehr Sichere Online-Verbindung: Versenden Sie Ihre Rechnungen ohne zusätzliche Soft- oder Hardware Zugriff und Berichte rund um die Uhr: Profitieren Sie von einer höheren Transparenz der Bearbeitungsabläufe und einer besseren Cash-Flow-Verwaltung Steuerkonformität: Garantierte Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben Einfacher, effizienter und kostensparender Rechnungsversand Es gibt zwei primäre Methoden für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über Tungsten. Entweder senden Sie Ihre Datendatei mit Hilfe unserer integrierten Lösung direkt an Ihren Kunden oder Sie erstellen Rechnungen online, indem Sie auf unserem Portal das Webformular verwenden. Nachstehend wird erklärt, wie e-invoicing funktioniert und welche Optionen Sie haben. 1 / 5

5 So funktioniert Indem wir Rechnungen auf Dubletten kontrollieren und sicherstellen, dass sie die von Ihrem Kunden geforderten Angaben enthalten, stellen wir eine automatische, durchgängige Rechnungsbearbeitung sicher und ermöglichen so eine zügige Zahlung. Über das Portal haben Sie auch Zugang zum Archiv und zu verschiedenen Reporting-Funktionen. Bitte lesen Sie sich dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich entscheiden, ob die integrierte Lösung oder die Einreichung per Webformular über das Portal die beste Option für Ihr Unternehmen ist. 2 / 5

6 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Diese Option ist geeignet für Organisationen, die eine große Menge an Rechnungen versenden. Bei der integrierten Lösung handelt es sich um ein vollautomatisiertes Verfahren, bei dem die Rechnung direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation extrahiert und direkt an das Finanzsystem Ihres Kunden versandt wird. Dies bedeutet: Wir verarbeiten alle Rechnungen mit einem einheitlichen Dateiformat und kümmern uns um die Datenumwandlung gemäß Kundenvorgaben Keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig Sie können eine konsolidierte Datendatei für all Ihre Rechnungen versenden Sobald Sie im Netzwerk angemeldet sind, können Sie mit jedem Ihrer Geschäftspartner, die an das Netzwerk angeschlossen sind, kommunizieren Kosten für die Integrierte Lösung Jahresgebühr * Transaktionskosten pro Rechnung 1 20 Rechnungen pro Monat 1, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0,44 Mehr als 2000 Rechnungen pro Monat 0,32 * Die Jahresgebühr deckt die Einrichtung und Instandhaltung Ihres Kontos für eine Gesellschaft ab. Für den Anschluss weiterer Gesellschaften wird eine Anschlussgebühr erhoben. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis gestellt und sind abhängig vom Rechnungsvolumen. 3 / 5

7 Erste Schritte bei der Integrierten Lösung Wenn Ihr Kunde Sie dazu einlädt, sich bei Tungsten Network anzumelden, unterstützt einer unserer Experten Sie bei der Registrierung. 2. Webformular: Versand elektronischer Rechnungen über das Portal Das Webformular ist für Unternehmen gedacht, die je Kunde jährlich nur wenige Rechnungen versenden. Das Webformular ist eine WEB-basierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen online über eine sichere Verbindung zu versenden. Kosten für die Nutzung des Webformulars Bei der Anmeldung erhalten alle neuen Lieferanten automatisch zwölf kostenlose Transaktionen. Falls Sie die 12 kostenlosen Transaktionen nicht innerhalb der 12 Monate komplett aufgebraucht haben sollten, stocken wir Ihr Konto wieder auf zwölf Transaktionen auf, die Sie innerhalb der folgenden zwölf Monate verbrauchen können. Wenn Sie innerhalb der 12 Monate alle 12 Gratis-Transaktionen aufbrauchen sollten und zusätzliche Transaktionen tätigen möchten, werden Sie gebeten ein Transaktionspaket zu erwerben. (Minimum: 25 Rechnungen). Ab diesem Zeitpunkt haben Sie keinen Zugang mehr zur kostenfreien Rechnungsoption. Preisstruktur Webformular* Rechnungsblöcke Anzahl der Transaktionen 1 12 Kostenlos* * Zahlungsoptionen: Sie können über PayPal oder Kreditkarte zahlen. Wir akzeptieren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo und American Express. Bei Zahlung auf Rechnungsbasis müssen mindestens 125 Transaktionen erworben werden. Zusätzlich fällt eine Verwaltungsgebühr von 15 % an. 4 / 5

8 Erste Schritte um das Webformular zu verwenden Im Rahmen der Einladung zu Ihrer Teilnahme am netzwerk erhalten Sie eine mit einer Anleitung, wie Sie sich anmelden können. Sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten per E- Mail. Anschließend können Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg über Tungsten Network versenden. Weitere Informationen über Tungsten, den elektronischen Rechnungsversand und Ihre verfügbaren Optionen finden Sie unter Oder schicken Sie uns eine an 5 / 5