Sehr geehrter Lieferant,

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1 Sehr geehrter Lieferant, wir möchten Ihnen mitteilen, dass Vanderlande für alle Zulieferer und Dienstleister ein elektronisches Rechnungsstellungsprogramm eingeführt hat. Ihre Teilnahme an diesem Programm ist unerlässlich, da wir nur so die Möglichkeit haben, an Vanderlande übermittelte Rechnungen zu bezahlen. Unsere Strategie ist es, sämtliche Lieferanten bis zum 13. Oktober 2014 auf e-invoicing umzustellen, um keine Rechnungen auf Papier mehr bearbeiten zu müssen. Um Ihnen die Umstellung auf e-invoicing zu erleichtern und den Prozess ab sofort zu überwachen, ist Vanderlande eine Partnerschaft mit Tungsten Network eingegangen, dem weltweiten Anbieter für e- Invoicing, der früher als OB10 bekannt war. Tungsten bietet flexible Lösungen zur Übermittlung von Rechnungen, die auf Lieferanten unterschiedlicher Größenordnungen, Systeme und Prozessanforderungen zugeschnitten sind. Schnellere Bezahlung E-Invoicing wird es für uns einfacher machen, Sie rechtzeitig zu bezahlen. Die Verbesserung des fristgerechten Zahlungsausgangs ist ein zentrales Ziel von Vanderlande. Durch die Nutzung von Tungsten unterstützen Sie uns und erhalten zugleich Vorteile für Ihr Unternehmen. Damit gehören auch Rechnungen, die auf dem Postweg verloren gehen oder an die falsche Abteilung geschickt werden, der Vergangenheit an. E-Invoicing verursacht für Sie und Vanderlande minimale Kosten. Wir gehen aber davon aus, dass die Vorteile des neuen Systems die Kosten mehr als ausgleichen werden. Weitere Vorteile sind: eine engere und intensivere Zusammenarbeit mit Vanderlande; eine umweltfreundliche und nachhaltige Lösung Erhaltung des Baumbestands und Vermeidung unnötiger Transportwege; eine sichere und garantierte Rechnungszustellung innerhalb weniger Stunden; Sie werden von Tungsten über fehlerhafte Rechnungsdaten benachrichtigt. Dies geschieht, bevor die Rechnung an Vanderlande übermittelt wird, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht. höhere Genauigkeit der Rechnungsdaten, was unnötige Verzögerungen bei der Rechnungsbegleichung vermeidet; eine transparentere Verarbeitung und die Möglichkeit, den Status einer Rechnung online abzurufen; Umsatzsteuerkonformität, ganz gleich, wo die Rechnungen ausgestellt werden und eingehen; die Möglichkeit, mit Hilfe des Netzwerks von Tungsten auch anderen Kunden elektronische Rechnungen zu übermitteln. Was müssen Sie tun? Tungsten wird Sie in den kommenden fünf bis zehn Tagen kontaktieren, um mit Ihnen die verfügbaren Optionen zu besprechen und Ihnen bei der Umstellung auf e-invoicing zu helfen. Bis dahin können Sie sich über die beiliegenden Informationsblätter und online unter informieren. Um das vorgesehene Umstellungsdatum einhalten zu können, müssen Sie Tungsten Ihre bevorzugte Option bis zum 15. September 2014 mitgeteilt haben. Seite 1 von 2 Vanderlande Industries B.V. BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO Handelsregisternummer Handelskammer

2 Falls Sie sich direkt an Tungsten wenden möchten, können Sie sie unter +49 (0) anrufen oder eine an schreiben. Wenn Sie die Angelegenheit mit Vanderlande besprechen möchten, senden Sie bitte eine Anfrage an Dieses Projekt wird von Vanderlandes Unternehmensleitung voll und ganz unterstützt. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Teilnahme und freuen uns darauf, Ihre Rechnungen demnächst über Tungsten zu erhalten. Mit freundlichen Grüßen, Edgar Beers CPO Ruud Wilgenkamp Manager Shared Services Seite 2 von 2

3 Häufig gestellte Fragen Wer ist Tungsten? Im Oktober 2013 hat Tungsten sich mit OB10, dem globalen e-invoicing-netzwerk, zusammengeschlossen. Tungsten beschleunigt den weltweiten Handel für Kunden durch: Tungsten Network: Elektronische Rechnungsstellung für systemisch verbundene Lieferketten Tungsten Network Analytics: Echtzeit-Informationen für bessere Kaufentscheidungen Tungsten Network Finance: Lieferketten-Finanzierung für mehr Unternehmenswachstum Seit seiner Gründung im Jahr 2000 gilt OB10 als Pionier der elektronischen Rechnungsstellung. Das Unternehmen verbindet die weltgrößten Unternehmen und staatlichen Organe mit tausenden von Lieferanten überall auf der Welt. OB10 heißt ab sofort Tungsten Network. Muss ich einen Vertrag mit Tungsten Network abschließen? Ja. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, werden Sie eine Dienstleistungsvereinbarung mit Tungsten Network abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie gebeten, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zuzustimmen. Warum übernimmt Vanderlande nicht die Zahlung der Gebühren? Sowohl Sie als auch Vanderlande zahlen für die Nutzung der Tungsten Network -Dienste eine Gebühr, da beide Unternehmen von dem Dienst profitieren. Unsere Analyse zeigt, dass es kostengünstiger ist, eine Rechnung elektronisch über Tungsten Network zu übermitteln als diese auszudrucken und per Post zu versenden. Ist der elektronische Rechnungsversand über Tungsten Network Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit Vanderlande? Ja. Ab dem 13. Oktober 2014 wird die Buchhaltungsabteilung von Vanderlande keine Papierrechnungen mehr akzeptieren. Elektronische Rechnungen sind die einzige Möglichkeit für eine erfolgreiche Rechnungsstellung. Muss ich diesen Service nutzen, wenn ich bereits fristgerecht bezahlt werde? Ja. Wenn Sie den Service von Tungsten Network nutzen, können wir Sie auch weiterhin fristgerecht bezahlen. Was geschieht, wenn ich weiterhin Rechnungen in Papierform sende? Während der Zeit, in der Sie gemeinsam mit Tungsten Network Ihr Konto einrichten, sind wir gern bereit, weiterhin Papierrechnungen anzunehmen. Sie sollten jedoch bis spätestens 13. Oktober 2014 an das Netz angeschlossen sein und dann nur noch elektronische Rechnungen über das Tungsten Network an uns senden. Hinweis: Papierrechnungen, die nach Beginn der Rechnungsübermittlung über Tungsten Network bei uns eingehen, werden nicht mehr akzeptiert. Werden Zahlungen von Vanderlande über Tungsten Network vorgenommen? Nein, Tungsten Network ist ein Netzwerk für den elektronischen Rechnungsversand und Empfang, keine Plattform für Zahlungen. Vanderlande wird seine Zahlungen wie bisher vornehmen. Ist es erforderlich, eine Software zu installieren? Nein. Eine Software ist nicht erforderlich. Tungsten Network bietet eine einfache Lösung, bei der keine Datenformate vorgegeben werden. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in dem von Ihnen gewünschten Format. Ich sende bereits elektronische Rechnungen an andere Kunden. Kann ich EDI/XML- Rechnungen direkt an Vanderlande senden? Aus der Sicht von Tungsten Network sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie Daten über EDI VAN an Tungsten Network senden. Vanderlande wird direkt versandte elektronische Daten von Lieferanten nicht akzeptieren, weil wir lediglich eine konsolidierte Rechnungsdatei von Tungsten Network übernehmen können. Page 1 of 2 Reference ID:

4 Welche Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands haben wir, wenn wir keine Rechnungsapplikation einsetzen? Sie haben die Möglichkeit, über das Webformular online Rechnungen zu erstellen. Auch hierfür wird keine Software benötigt, Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung und einen Standardbrowser. Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann? Bitte besprechen Sie mit unserem Tungsten Network -Vertreter, welche Lösung für Sie geeignet ist. Ich plane in absehbarer Zeit die Umstellung auf eine andere Rechnungsapplikation. Kann ich solange mit der Umstellung auf Tungsten Network warten? Unser Ziel ist es, Rechnungen von allen Lieferanten ab dem 13. Oktober 2014 auf elektronischem Weg zu erhalten. Tungsten Network ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in jedem beliebigen Format, so dass Sie nach Einführung der neuen Rechnungsapplikation problemlos auf ein anderes Format umstellen können; Sie brauchen Tungsten Network lediglich das neue Datenformat mitzuteilen. Die entsprechenden Änderungen werden dann in Ihrem Profil vorgenommen, ohne dass die Übermittlung elektronischer Rechnungen unterbrochen werden muss. Kann Tungsten Network in mehreren Sprachen Unterstützung bei der Anbindung leisten? Ja, Tungsten Network kann Rechnungssteller in folgenden Sprachen bei der Anbindung unterstützen: Französisch, Deutsch, Holländisch, Spanisch, Portugiesisch und Italienisch. Darüber hinaus hat Tungsten Network auch Servicenummern in folgenden Ländern eingerichtet: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Dänemark +45 (0) Finnland +358 (0) Frankreich +33 (0) Deutschland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Niederlande +31 (0) Neuseeland +64 (0) Singapur +65 (0) Spanien +34 (0) Schweden +46 (0) UK +44 (0) Wo finde ich weitere Informationen über die Tungsten Network Services? Weitere Informationen finden Sie unter Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang über Tungsten Network? Weitere Informationen finden Sie unter Page 2 of 2 Reference ID:

5 e-invoicing und Ihre Optionen Melden Sie sich bei Tungsten Network an und nutzen Sie folgende Vorteile: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen: keine verloren gegangenen Rechnungen auf dem Postweg mehr Pünktliche Zahlungen: Ihre Kunden können Ihre Rechnungen schneller bearbeiten Keine Verzögerung: Rechnungen können nur mit vollständigen Angaben eingereicht werden; keine falsche Zustellung oder manuelle Nachbearbeitung mehr Sichere Online-Verbindung: Versenden Sie Ihre Rechnungen ohne zusätzliche Soft- oder Hardware Zugriff und Berichte rund um die Uhr: Profitieren Sie von einer höheren Transparenz der Bearbeitungsabläufe und einer besseren Cash-Flow-Verwaltung Steuerkonformität: Garantierte Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben Einfacher, effizienter und kostensparender Rechnungsversand Es gibt zwei primäre Methoden für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über Tungsten. Entweder senden Sie Ihre Datendatei mit Hilfe unserer integrierten Lösung direkt an Ihren Kunden oder Sie erstellen Rechnungen online, indem Sie auf unserem Portal das Webformular verwenden. Nachstehend wird erklärt, wie e-invoicing funktioniert und welche Optionen Sie haben. So funktioniert HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 1 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.

6 Indem wir Rechnungen auf Dubletten kontrollieren und sicherstellen, dass sie die von Ihrem Kunden geforderten Angaben enthalten, stellen wir eine automatische, durchgängige Rechnungsbearbeitung sicher und ermöglichen so eine zügige Zahlung. Über das Portal haben Sie auch Zugang zum Archiv und zu verschiedenen Reporting-Funktionen. Bitte lesen Sie sich dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich entscheiden, ob die integrierte Lösung oder die Einreichung per Webformular über das Portal die beste Option für Ihr Unternehmen ist. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Diese Option ist geeignet für Organisationen, die eine große Menge an Rechnungen versenden. Bei der integrierten Lösung handelt es sich um ein vollautomatisiertes Verfahren, bei dem die Rechnung direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation extrahiert und direkt an das Finanzsystem Ihres Kunden versandt wird. Dies bedeutet: Wir verarbeiten alle Rechnungen mit einem einheitlichen Dateiformat und kümmern uns um die Datenumwandlung gemäß Kundenvorgaben Keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig Sie können eine konsolidierte Datendatei für all Ihre Rechnungen versenden Sobald Sie im Netzwerk angemeldet sind, können Sie mit jedem Ihrer Geschäftspartner, die an das Netzwerk angeschlossen sind, kommunizieren Kosten für die integrierte Lösung Jahresgebühr * Transaktionskosten pro Rechnung 1 20 Rechnungen pro Monat 1, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0, Rechnungen pro Monat 0,44 Mehr als 2000 Rechnungen pro Monat 0,32 * Die Jahresgebühr deckt die Einrichtung und Instandhaltung Ihres Kontos für eine Gesellschaft ab. Für den Anschluss weiterer Gesellschaften wird eine Anschlussgebühr erhoben. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis gestellt und sind abhängig vom Rechnungsvolumen. HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 2 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.

7 Erste Schritte bei der integrierten Lösung Wenn Ihr Kunde Sie dazu einlädt, sich bei Tungsten Network anzumelden, unterstützt einer unserer Experten Sie bei der Registrierung. 2. Webformular: Versand elektronischer Rechnungen über das Portal Das Webformular ist für Unternehmen gedacht, die je Kunde jährlich nur wenige Rechnungen versenden. Das Webformular ist eine WEB-basierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen online über eine sichere Verbindung zu versenden. Kosten für die Nutzung des Webformulars Bei der Anmeldung erhalten alle neuen Lieferanten automatisch zwölf kostenlose Transaktionen. Falls Sie die 12 kostenlosen Transaktionen nicht innerhalb der 12 Monate komplett aufgebraucht haben sollten, stocken wir Ihr Konto wieder auf zwölf Transaktionen auf, die Sie innerhalb der folgenden zwölf Monate verbrauchen können. Wenn Sie innerhalb der 12 Monate alle 12 Gratis-Transaktionen aufbrauchen sollten und zusätzliche Transaktionen tätigen möchten, werden Sie gebeten ein Transaktionspaket zu erwerben. (Minimum: 25 Rechnungen). Ab diesem Zeitpunkt haben Sie keinen Zugang mehr zur kostenfreien Rechnungsoption. Preisstruktur Webformular* Rechnungsblöcke Anzahl der Transaktionen 1 12 Kostenlos* * Zahlungsoptionen: Sie können über PayPal oder Kreditkarte zahlen. Wir akzeptieren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo und American Express. Bei Zahlung auf Rechnungsbasis müssen mindestens 125 Transaktionen erworben werden. Zusätzlich fällt eine Verwaltungsgebühr von 15 % an. HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 3 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.

8 Erste Schritte um das Webformular zu verwenden Im Rahmen der Einladung zu Ihrer Teilnahme am netzwerk erhalten Sie eine mit einer Anleitung, wie Sie sich anmelden können. Sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten per . Anschließend können Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg über Tungsten Network versenden. Weitere Informationen über Tungsten, den elektronischen Rechnungsversand und Ihre verfügbaren Optionen finden Sie unter Oder schicken Sie uns eine an HINWEIS: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von Tungsten und dürfen nur von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden verwendet werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung von Tungsten dürfen sie nicht kopiert, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. 4 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten ist eine rechtlich geschützte Handelsmarke der Tungsten Corporation Plc. Tungsten Logo.