Leitfaden für die OB10 IG Rechnungseinreichung

Transkript

1 1 Leitfaden für die OB10 IG Rechnungseinreichung Einreichung von Rechnungen / Gutschriften Seite 2 Erstellen von Entwürfen Seite 9 Einkauf von weiteren Rechnungen Seite 11 Erhalt von Rechnungskopien Seite 12 Aktualiesierung von Informationen Seite 13 Informationen, die bei der Rechnungserstellung an HP Deutschland angegeben werden müssen Seite 14 1

2 2 Einreichung einer Rechnung / Gutschrift Schritt-1: Benutzen Sie Ihre OB10 Nummer, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort um sich bei Ihrem OB 10 Konto ( anzumelden. (Bitte achten Sie bei Ihrer Eingabe auf Gross- und Kleinschreibung). 2

3 3 Schritt-2: Wählen Sie im OB10 Hauptmenü die Option Rechnung / Gutschrift erstellen. 3

4 4 Schritt-3: Wählen Sie die richtige HP Deutschland Sponsorennummer aus der Liste. Sie können auch anstatt der HP Deutschland Sponsorennummer, eine Sponsorennummer eines beliebigen Kunden in das Feld Oder OB10-Nummer ihres Kunden eingeben eingeben. Nachdem Sie den Kunden gewählt haben, klicken Sie auf die Option Neu erstellen. 4

5 5 Schritt-4: Sie sind auf der Seite Rechnungsvorlage. Bitte füllen Sie alle Angaben aus Bitte tragen in das Feld Lieferadresse die Adresse ein, an welche die Ware/der Service geliefert werden. (diese sollte mit den Informationen der Bestellnummer übereinstimmen, falls zutreffend). 2 Bitte HP Ust. ID eingeben. 3 Bitte tragen Sie Ihren HP Kontaktnamen, die Telefonnummer und die Adresse entsprechend in die Felder Kontakt, Kundenkontakt, Telefonnummer, Kundenkontakt -Adresse ein. (Sollten diese Informationen im Falle von Rechnungen ohne Bestellnumer fehlen, werden diese Rechnungen abgelehnt). Tragen Sie bitte Ihre Kontaktdaten in das Feld Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse ein. 5

6 6 Schritt-4: Eingabe der Rechnungsangaben Wählen Sie Rechnung oder Gutschrift (Siehe Seite 8 Einreichung von Gutschriften für weitere Informationen über die Einreichung von Gutschriften) und tragen Sie das Rechnungsdatum und die Bestellnummer ein. Bitte tragen Sie die Bestellnummer ohne Sonderzeichen, Leerschritte, etc. ein. Besipiel: SBE Tragen Sie die Rechnungsnummer ein und wählen Sie die Rechnungswährung. 6

7 7 Schritt 4: Bitte tragen Sie Angaben zu den Posten ein. Tragen Sie Ihre Angaben zu den Rechnugsposten hier ein Klicken Sie hier um weitere Angaben zu Waren/Leistungen hinzuzufügen Wählen Sie, wenn möglich, die Steuerart und den Steuerbetrag Klicken Sie hier um weitere Einzelposten einzugeben Wenn Sie noch weiter Angaben hinzufügen wollen, klicken Sie auf das Feld Optionale Informationen. Nach Eingabe der Angaben, klicken Sie auf das Feld Senden. 7

8 8 Einreichung einer Gutschrift: Bei der Eingabe von Gutschriften bleiben alle anderen Angaben unverändert. Bitte wählen Sie die Option Gutschrift und geben sie die ursprüngliche Rechnungsnummer, auf die sich die Gutschrift bezieht, in das Feld Original- Rechnungsnr. Eingeben ein. 8

9 9 Erstellen von Entwürfen Wenn Sie regelmässig Rechnungen an HP für identische Waren/Dienstleistungen erstellen, dann haben Sie die Möglichkeit Entwürfe für die Rechnungen zu erstellen und diese bei der Eingabe von Rechnungen zu verwenden. Schritt 1: Um einen Entwurf zu erstellen, tragen Sie bitte die Informationen, die in jeder Rechnung standardmässig sind, z.b. Lieferadresse, Einzelpostenbeschreibung usw., in die Rechnungsvorlage ein und klicken Sie auf Entwurf speichern. Der Entwurf wird mit den Angaben aus dem Feld Rechnungs-/Gutschriftnr gespeichert. 9

10 10 Schritt 2: Um einen Entwurf aufzurufen, melden Sie sich wieder bei Ihrem OB10 Konto an und klicken Sie auf die Optionen Rechnung/ Gutschrift erstellen oder Gespeicherte Rechungen anzeigen im Hauptmenü. Klicken Sie auf die Option Bearbeiten, um Änderungen in Ihrem Rechnungsentwurf durchzuführen, z.b. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag, Steuerbeträge und reichen Sie die Rechnung dann ein. Sie können eine unendliche Anzahl an Entwürfen erstellen und auch speichern. 10

11 11 Einkauf von weiteren Rechnungen Um weitere Rechnungen zu kaufen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Option Weitere Rechnungen kaufen. Sie können die Rechnungen per Kreditkarte bezahlen. Wenn Sie gerne mit Scheck zahlen möchten, kontaktieren Sie bitte den OB10 Support und bitten Sie um eine Zusendung der Rechnung. Kontaktdaten für Service und Support bezüglich OB10 und HP finden Sie auf 11

12 12 Erhalt von Rechnungskopien Um eine Kopie der Rechnung zu erhalten, klicken Sie im Hauptmenü bitte auf die Option Kopie einer Rechnung per senden und tragen Sie die Rechnungsnummer und die Adresse ein, an die die Rechnungskopie geschickt werden soll. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie die Kopie der Rechnung, die von Ihnen durch OB10 eingereicht wurde. 12

13 13 Aktualiesieren von Informationen Wenn Sie Informationen in Ihrem OB10 Konto aktualisieren wollen, z.b. die ID der Person, die das OB10 Konto verwaltet, statische Informationen, Steuerart usw., können Sie dies tun, indem Sie im OB10 Hauptmenü auf die Sektion Informationen zum Account gehen. 13

14 14 Informationen, die bei der Rechnungserstellung an HP Deutschland angegeben werden müssen Rechnungsdatum Rechnungsnummer/Laufnummer (= fortlaufend nummeriert - Jeder Rechnung muss eine einmalige Nummer zur Identifikation ausweisen). HP Firmenname und HP Rechnungsanschrift Bestellnummber Für Rechnungen ohne Bestellnummer, Bestellername (HP Ansprechpartner) mit Telefonnummer Lieferantennummer und Bankverbindung des Lieferanten Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, gegebenfalls die Artikelnummer des Lieferanten Rechnungswährung Lieferadresse, an welche die Ware/der Service geliefert werden soll - diese sollte mit den Informationen der Bestellnummer übereinstimmen, falls zutreffend. Steuernummer oder die Ust. ID Nummer des Lieferanten Rechnungsdatum Lieferdatum, falls es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Unterscheidung der Grundbeträge für alle Waren/Dienstleistungen mit unterschiedlichen Steuerbeträgen, nicht berechneten Waren/Dienstleistungen, steuerfreien Waren/Dienstleistungen und Waren/Dienstleistungen, die nicht. Die Grundbeträge mit dem jeweiligen Steuerbetrag. Sollten die Waren/Dienstleistungen nicht berechnet oder steuerfrei sein, bitte wir Sie Gründe dafür anzugeben. HP s Umsatzsteuer ID (abhängig vom Land, dessen Umsatzsteuerbetrag berechnet wird, z.b. HP GMBH ist in Deutschland, Grossbritannien, Frankreich, den Niederlanden, der Tschechichen Republik Umsatzsteuerregistriert.) Genaue Ausweisung der Brutto- und Nettobeträge mit den jeweilligen Steuerbrtägen. Ausweisung der ursprünglichen Rechnungsnummer auf Gutschriften. Bei Nichtangabe dieser Informationen, wird die Rechnung vom HP Accounts Payable Team wieder an den Liefranten zurückgesandt. 14