Office Forum Berlin

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1 Office Forum Berlin Nathürlig könnte Mann mith äthwas fantasy Aoch ainen solchn saz Lehsön, ja, wir können sogar Sätze lesen, in deenn imemr nur der etsre und der lttzee Bstchbaue jdees Wreots rhticig seehtn, vorausgesetzt, die Wörter sind uns vertraut. 1

2 Gerade als Vielleser sind wir auf eine halbwegs einheitliche Rechtschreibung angewiesen Deshalb macht die Anwendung von Regeln Sinn! ss - nach kurzem Vokal (Selbstlaut) Messen, Schloss, gerissen, Riss, küsst Außerdem alle Wörter mit schluss und Das Wörtchen dass, wenn es als Bindewort (Konjunktion) gebraucht wird ß nach langem Vokal oder Diphthong (Doppellaut) Gruß, Fuß, Maß, schließen, reißen, draußen 2

3 Dass oder das? Wenn Sie einmal im Zweifel sind, ob Sie es mit der Konjunktion dass oder dem Pronomen das zu tun haben, können Sie einen einfachen Test machen: Wenn das durch welches ersetzt werden kann, schreibt man es mit einem s! Goldpfeil ist das Pferd, das (welches) den Pokal gewonnen hat. Ich glaube nicht, dass das Pferd den Pokal gewinnen wird. (Hier kann dass nicht durch welches ersetzt werden) Substantive z. B. das Buch, der Tisch, die Blume und substantivisch gebrauchte andere Wörter z. B. das Besondere, das Gleiche, des Weiteren, im Allgemeinen, als Erster Feste Wendungen z. B. in Bezug auf, im Grunde, von Seiten Substantive, die sich ableiten von Verben (Tätigkeitswörtern): Das Lesen fällt ihm schwer. Adjektiven (Eigenschaftswörtern): Es gab Süßes und Salziges. Partizipien (Mittelwörtern): die Studierenden, der/die Angestellte, Pronomina (Fürwörtern): Wir standen vor dem Nichts. 3

4 Tageszeiten nach gestern, heute, morgen gestern Abend, heute Nachmittag, morgen Früh Paarformeln Jung und Alt, Groß und Klein Groß oder klein nach aufs? Aufs steht für auf das = Substantivierung aufs Schönste, aufs Herzlichste Zu Ihrem Nachwuchs gratulieren wir Ihnen aufs Herzlichste. Da Sie aber nach diesen Superlativen auch mit Wie? fragen können, ist Kleinschreibung ebenfalls zugelassen Wie gratuliert er Ihnen? Aufs herzlichste. Groß oder klein nach am? Mit am können Verben substantiviert werden Nach am wird Großgeschrieben, wenn: man das am durch an dem ersetzen kann Er hat Spaß am Laufen. Er hat Spaß an dem Laufen. man nach dem folgenden Wort mit Woran? fragen kann Woran hat er Spaß? Am (an dem) Laufen. Anders bei am in Superlativen (=Höchststufe der Steigerung): Diese Wörter sind wie Adjektive und werden daher kleingeschrieben. (Frage nach dem Wie? ) am besten, am einfachsten, am schnellsten 4

5 Klein schreibt man Wörter, die mit Substantiven formgleich sind, aber selbst keine substantivischen Merkmale aufweisen. Mit sein, bleiben oder werden gebrauchte Wörter Mir wird angst. Sein Vorschlag ist klasse. Die Firma ist pleite. Den ersten Bestandteil zusammengesetzter Verben, wenn dieser in getrennter Stellung auftritt Die Besprechung findet morgen statt. Man sah im an, wie leid ihm die Entscheidung tat. Ableitungen von Substantiven auf?s und?ens abends, anfangs, donnerstags willens, rechtens, angesichts, mittels, namens Von Substantiven abgeleitete Präpositionen dank (seines Eingreifens), kraft (seines Amtes) Folgende unbestimmte Zahlwörter: ein bisschen (=ein wenig), ein paar (=einige) Bruchzahlen auf?tel und?stel ein zehntel Millimeter fünf hundertstel Sekunden um viertel fünf, gegen drei viertel acht 5

6 In einigen Fällen schreibt man Adjektive, Partizipien und Pronomen klein, obwohl sie formal Merkmale der Substantivierung aufweisen. siehe amtliches Regelwerk In festen Verbindungen aus Adjektiv und Substantiv, die keine Eigennamen sind, schreibt man Adjektive klein. Das autogene Training, das neue Jahr, die höhere Mathematik, die graue Maus, eine schöne Bescherung, das tolle Treiben, der bunte Hund Geschrieben wird nach dem Wortstamm z. B. bald - in Bälde, baldig usw. bisher neu Stammwort behende behände Hände schneuzen schnäuzen Schnauze Stengel Stängel Stange aufwendig aufwändig Aufwand Schenke Schänke Schank numerieren nummerieren Nummer 6

7 Die Schreibung einiger Fremdwörter kann (muss aber nicht) vereinfacht werden Dadurch sind Doppelschreibungen erlaubt konservativ neu Wörter mit ph: Mikrophon Mikrofon Phon, phot, graph: Geographie Geografie Wörter mit th: Panther Panter Thunfisch Tunfisch Wörter mit gh: Joghurt Jogurt Spaghetti Spagetti Wörter mit rh: Katarrh Katarr Wörter mit y: Yacht Jacht Außerdem: potentiell potenziell bei Adjektiv und Verb getrennt: bei wörtlicher Bedeutung klein schreiben zusammen: bei übertragener Bedeutung kleinschreiben Zusammenschreibung zwingend nur bei irgendetwas, irgendjemand, umso, zurzeit 7

8 Verb und Verb darf immer getrennt geschrieben werden lieben lernen, spazieren gehen, getrennt lebend bei übertragener Bedeutung auch zusammen sitzenbleiben, kennenlernen Substantiv + Verb Acht geben, Rad fahren nicht bei verblassten Substantiven wie teilnehmen, stattfinden, eislaufen gentrennt: bei wörtlicher Bedeutung klein schreiben zusammen: bei übertragener Bedeutung kleinschreiben Adverb + Verb immer getrennt bei sein da sein, zusammen sein bei Adverb + Adjektiv/Adverb getrennt allgemein verständlich, zu viel, so lange 8

9 3-fach, 20-jährig, 8-mal Ausnahmen (Ableitungen): 30er Jahre 100%ig 12tel Trennung nach Sprechsilben auch bei s-t Fens-ter ck wie ch ganz auf die neue Zeile Bä-cker einzelne Vokale nur im Wortinnern Ru-i-ne möglich auch: hi-naus, wa-rum, Pä-dagogik nicht am Anfang (ü-ber) oder Ende (Treu-e) 9

10 Kein Wegfall von Buchstaben bei Zusammensetzung: Kaffeeernte Rohheit Schifffahrt schnelllebig Ausnahmen: dennoch Drittel Hoheit Mittag Komma darf wegbleiben in Satzreihen vor und bzw. oder Er studiert noch und sie ist arbeitslos. bei Infinitiv- und Partizipgruppen Ich hoffe dir eine Freude zu bereiten Zu Hause angekommen legte er sich hin 10

11 Komma muss gesetzt werden bei Infinitiv- und Partizipgruppen mit Hinweiswörtern Ein Auto zu kaufen, das ist schwer. Ich liebe es, Sport zu treiben. bei Abhängigkeit von einem Substantiv Er hat den Wunsch, Arzt zu werden. bei Infinitiv mit zu um, ohne, statt, anstatt, außer, als zu bei wörtlicher Rede Hilf mir doch!, bat er. Was hat sich geändert was ist neu? 11

12 Wesentliche Änderungen Neue Themen Zusammenführung DIN 5008 (Gestaltungsregeln) DIN 676 (Vordrucke, Layout) Neues Zeilenraster Detailverbesserungen Abbildungen Diagramme Längere Texte Erste reine PC-Norm Zahlenaufstellungen und Summen (9) Entsprechend der PC-Schreibweisen Zahlen sollten dreistellig mit Leerzeichen gegliedert werden Richten Sie Zahlenaufstellungen nach dem letzten Schriftzeichen jeder Zahlengruppe aus Achten Sie darauf, dass Dezimalstellen immer untereinanderstehen Geschütztes Leerzeichen (5) z. B. bei Abkürzungen aus mehreren Wörtern (Namen, Tel.) Explizite Regeln (6/7) Satzzeichen stehen nach dem vorangehenden Wort ohne Leerschritt Alle Rechenzeichen werden mit je einem Leerschritt vor und hinter den jeweiligen Zahlen verwendet (1 x 3 = 6) (25 10 =15) Satzzeichen in Hervorhebungen (11) werden nur noch verwendet, wenn sie inhaltlich zum hervorzuhebenden Text gehören (bisher wurden sie immer einbezogen) 12

13 Datumsschreibweise Es sind nur noch vierstellige Jahreszahlen zulässig Somit sind nur folgende drei Schreibweisen möglich: Mai 2011 Briefschlussangaben Entsprechend der für Geschäftsbriefe, ergänzt um die Verwendung für -Regeln Werbliche Elemente Neu aufgenommen am Briefschluss (besondere Form des PS ) Postalische Rücksendeangabe Neuregelung der Absenderangaben Formblatt A (hochgestellt) Formblatt B (tiefgestellt ) A B 13

14 Es wurde ein neues 25-mm-Raster eingeführt Der linke Rand und damit die Position für viele Textelemente liegt bei 25 mm, Die erste Einrückung liegt bei 50 mm, Leitwörter der Bezugszeichenzeile liegen bei 25, 75, 125 und 175 mm Der Informationsblock sowie einige Anlage- und Verteilerangaben bei 125 mm

15 Anordnung der Felder Briefkopf postalische Rücksendeangabe Anschrift des Empfängers (inkl. Zusatz- und Vermerkzone) Kommunikationsangaben Informationsblock Bezugszeichenzeile Kommunikationszeile Geschäftsangaben Gesellschaftsrechtliche Angaben Heftrand Rücksendeangabe Briefkopf Anschrift des Empfängers Kommunikationszeile Geschäftsangaben Gesellschaftsrechtliche Angaben 15

16 Für den Namen oder die Bezeichnung des Absenders steht im oberen Teil der Vorlage ein über die gesamte Blattbreite (210 mm) reichendes Feld zur Verfügung, dessen Höhe beträgt bei Form A 27 mm bei Form B 45 mm 16

17 Das Anschriftenfeld hat die Maße 45 x 85 mm Feld für postalische Rücksendeangaben (5 x 85 mm) Schrifthöhe 8 Punkt, in Ausnahmen 6 Punkt-Schrift Feld für die Anschrift des Empfängers (40 x 85 mm) 3-zeilige Zusatz- und Vermerkzone (bisher nur 2-zeilig) 6-zeilige Anschriftzone 17

18 Es gibt keine Leerzeile mehr zwischen Straße/Postfach und Bestimmungsort (2005) Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Anschriften Die maschinelle Bearbeitung der Sendungen kann schneller erfolgen Akademische Grade wie Diplom- und Doktorgrade stehen unmittelbar vor dem Namen Dipl.-Ing. Dr. Bachelor- und Mastergrade werden in der Regel hinter dem Namen geführt B. A., B. Sc. M. A., M. Sc. usw. Herrn Bernd Sonnenschein M. A. Professor sollte unmittelbar vor dem Namen stehen Prof. 18

19 Berufsbezeichnungen Berufsbezeichnungen wie z. B. Rechtsanwalt oder Direktor stehen nicht in der Zeile des Namens, sondern oberhalb davon Amtsbezeichnungen Amtsbezeichnungen, wie z. B. Vorstandsvorsitzender oder Bürgermeister stehen entweder oberhalb des Namens oder im Nominativ unterhalb des Namens Sonstiges Hausnummern Eheleute Firmenbezeichnung Ortsteilnamen 19

20 Informationsblock Leitwörter, Bezugszeichen und Kommunikationsmöglichkeiten werden rechts neben dem Feld für die Anschrift des Empfängers geschrieben Bezugszeichenzeile Eine Bezugszeichenzeile darf weiterhin verwendet werden. Die Leitwörter (Ihr Zeichen/Ihre Nachricht )sind so zu setzen, dass ihre Zeilenoberkante mind. 8,46 mm (24 Punkt = 2 Zeilen) unterhalb des Anschriftenfeldes steht und die entsprechenden Angaben zeilengerecht darunter geschrieben werden können. 20

21 Kommunikationszeile Ein Briefkopf mit Bezugszeichenzeile darf durch eine Kommunikationszeile neben dem Anschriftenfeld ergänzt werden. Typische Angaben sind z. B. Telefax und Die Leitwörter sind so rechts neben das Feld der Anschrift des Empfängers zu setzen, dass die zugehörigen Angaben zeilengerecht in Höhe der letzten Zeile des Feldes für die Anschrift des Empfängers geschrieben werden können Sie beginnt auf Position 125 mm von der linken Blattkante Geschäftsangaben Geschäftsräume Nummern der Hauptanschlüsse aller Kommunikationsmittel Kontoverbindungen Werden die Vorlagen auch für Rechnungen verwendet, sind nach steuerrechtlichen Vorgaben auch die Steuer-Nr. bzw. Ust-IdNr. aufzuführen 21

22 Gesellschaftsrechtliche Angaben bei KG Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist der Familienname und mind. ein ausgeschriebener Vorname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates (sofern es einen gibt) die Namen des Vorsitzenden und aller Mitglieder des Vorstandes (GmbH Geschäftsführer) jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen die entsprechenden Rechtsvorschriften sind in aktueller Fassung zu beachten Faltmarken und Lochmarke Auf dem Heftrand von 20 mm Breite sollten zwei Faltmarken und die Lochmarke gedruckt werden Die beiden Faltmarken haben für das richtige Falten bei Form A und Form B unterschiedliche Anordnungen. 22

23 sind stichwortartige Inhaltsangaben Betreff ganzer Brief der Wortlaut des Betreffs ist nach zwei Leerzeilen nach den Bezugszeichen/Informationsblock zu schreiben er wird ohne Schlusspunkt geschrieben und beginnt an der Fluchtlinie bei längerem Text geht er über mehrere Zeilen er darf durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden Teilbetreff Briefteile Der Teilbetreff beginnt an der Fluchtlinie, schließt mit einem Punkt und wird durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben. Der Text wird unmittelbar angefügt. Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt Der Text wird, wenn Absätze erforderlich sind, durch je eine Leerzeile gegliedert 23

24 Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird vom Text durch eine Leerzeile abgesetzt Gruß Bezeichnung des Unternehmens (bei Bedarf auch mehrzeilig) Maschinenschriftliche Namenswiedergabe der Unterzeichner Die Anzahl der Leerzeilen richtet sich nach der Notwendigkeit (in der Regel drei Leerzeilen) Dem Text erläuternd beigegebene Grafiken, die als Blickfang, der Illustration bzw. der Verdeutlichung des Textes dienen Positionierung Frei zu positionierende Abbildungen sind mit einem Mindestabstand von 2 mm zu den angrenzenden Elementen abzusetzen Auswahl Urheberrechte sind zu berücksichtigen Motiv sollte eine Brücke zum Text herstellen Qualität und Größe sollten drucktauglich sein 24

25 Bildunterschrift Eine Abbildung hat in der Regel eine Bildunterschrift die zum besseren Erkennen hervorgehoben wird Sofern es sich nur um ein Schmuckbild zum Text handelt, darf auf eine Bildunterschrift verzichtet werden Die Bildunterschrift muss beschreiben, was auf der Abbildung zu sehen ist Aktualität oder Sinn dürfen durch diese Beschreibung nicht verfremdet werden Erkennbare Personen sollten von links nach rechts genannt werden Diagramme sind als eigenständige Elemente zu betrachten und bestehen in der Regel aus einer Überschrift, der grafischen Darstellung von Daten und ggf. einer erklärenden Legende Ähnlich wie bei den Abbildungen gibt die DIN 5008 an erster Stelle Regeln vor, wie ein Diagramm in einem Text zu positionieren ist. Da bei Diagrammen als Standardfall davon ausgegangen wird, dass sie nicht von Text rechts und/oder links umflossen werden, beziehen sich die ersten zwei Regeln auf solche frei stehenden Diagramme. 25

26 Positionierung Diagramme sind mit einem angemessenen Abstand mind. eine Leerzeile vom vorangehenden und zum nachfolgenden Element anzuordnen Diagramme sollten einschließlich eines möglichen Rahmens zentriert zwischen den Seitenrändern stehen Wird ein Diagramm in den Textfluss integriert, ist sicherzustellen, dass der Zeilenabstand nicht vergrößert wird Frei zu positionierende Diagramme sind mit einem Mindestabstand von 2 mm zu den angrenzenden Elementen abzusetzen. Überschrift Ein Diagramm sollte immer eine eigenständige Überschrift haben, da meist nur Teilinformationen der Tabelle dargestellt werden Darstellung der Daten Der Diagrammtyp muss geeignet sein, die abzubildenden Werte darzustellen Bei 3-D-Ansicht darf keine sichtbare Verzerrung entstehen bei präziseren Darstellungen lieber 2-D- Ansicht verwenden Farbliche Kontraste sind sinnvoll und mäßig zu wählen 26

27 Darstellung der Daten Gitternetzlinien dürfen benutzt werden. Sie dürfen jedoch die Werte nicht berühren oder schneiden Die Skalierung muss dem jeweiligen Sachverhalt angemessen sein Dient der Lesbarkeit eines Diagramms Sachliche, unverfälschte Darstellung des Inhalts Eine Achsenbeschriftung ist vorzunehmen Eine Legende sowie die Beschreibung der verwendeten Symbole und Farben ist anzubringen. Dabei sind Doppelungen zu vermeiden. 27

28 Für Berichte oder ausführliche Facharbeiten sollte ein einheitliches Layout festgelegt werden. Bei der Anwendung der Norm sollte die konsequente Nutzung einer einmal gewählten Darstellungsform beibehalten werden Dokument- bzw. Formatvorlagen sollten möglichst genutzt werden, um die Arbeit zu unterstützen (Office-Software) Schrift und Beschriftung Der gesamte Text sollte in einer einheitlichen Schriftart formatiert sein Die festgelegte Standardschriftgröße darf für Überschriften, Kopf- und Fußzeilen verändert werden Der Zeilenabstand sollte auf 1 ½ Zeilen oder ein anderes einheitliches Maß festgelegt werden Überschriften Überschriften sind vom vorausgehenden/nachfolgenden Text durch einheitliche Abstände zu trennen Absatzschutz Es ist darauf zu achten, dass keine einzelne Zeile eines Absatzes auf einer neuen Seite erscheint bzw. keine erste Zeile eines Absatzes auf der vorherigen Seite Word: Absatz-Dialogfeld Zeilen- und Seitenumbruch, Absatzkontrolle Neue Abschnitte oder Gliederungspunkte der obersten Ebene beginnen auf einer neuen Seite Einseitig oder zweiseitig Die Beschriftung darf einseitig oder zweiseitig erfolgen Zitate dürfen in Anführungszeichen, Anmerkungen dazu in eckigen Klammern [ ] stehen. Andere Anmerkungen stehen in runden Klammern ( ) 28

29 Fußnoten erscheinen auf der jeweiligen Seite und werden für jede Seite neu gezählt Abbildungen sind zu beschriften und zu nummerieren Seitenränder sollten dem Zweck des Schriftstücks angepasst werden (Korrekturränder) Der Text darf ein- oder mehrspaltig gestaltet werden (z. B. Spaltensatz bei journalistischen Arbeiten) Eine Marginalspalte erleichtert das Lesen und befindet sich am äußeren Rand des Textes Wenn es aus Darstellungsgründen notwendig ist, Seiten im Querformat einzufügen, so sollten diese gegen den Uhrzeigersinn gedreht werden (nicht evtl. Kopf-/Fußzeilen) Länger Texte werden regelmäßig mit Kopf- und Fußzeilen versehen Das Titelblatt enthält den vollständigen Titel und weitere Angaben, wie z. B. Untertitel, Verfasser Ab einer Textlänge von 10 Seiten sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden (Dokumentenanfang). Sonstige Verzeichnisse werden an das Ende des Dokuments angefügt und sollten einheitlich formatiert werden 29

30 Die Regelungen der Norm zu s sind dann gültig, wenn diese als Geschäftsbrief verwendet werden Das bedeutet, dass firmenintern versendete s nicht an die Norm gebunden sind Es ist jedoch immer auf die technischen Gegebenheiten des Empfängers Rücksicht zu nehmen, wie z. B. beim Nachrichtenformat, bei der Codierung, bei der Verschlüsselung und bei den Dateiformaten der Anlagen Zeilenabstand Wie Geschäftsbriefe, sind s nach der aktuellen DIN 5008 mit Zeilenabstand 1 (engzeilig) zu schreiben Betreff Stichwortartige Überschrift und Inhaltsangabe der konkret und aussagekräftig hat für die Bearbeitung und Verwaltung der eine zentrale Bedeutung zwingend erforderlich Text Der Text ist als Fließtext ohne Worttrennungen zu erfassen, weil der Umbruch durch die Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst wird. Absätze sind vom folgenden Text durch eine Leerzeile zu trennen 30

31 Abschluss Der Abschluss wird einer als elektronischer Textbaustein (Signatur) zugesteuert Er enthält den Gruß sowie Kommunikations- und Firmenangaben Zwingend auch - oder Internetadresse Die gesetzlichen Angaben nach HGB, GmbHG und AktG sind grundsätzlich in den Abschluss aufzunehmen Abschluss Beispiel: Freundliche Grüße nach Hamburg Muster GmbH Max Mustermann Telefon: Fax: Internet: Postanschrift: Postfach Hausanschrift: Musterstraße 11, Stuttgart Geschäftsführer: Bernd Muster Handelsregister: HRB 4711 beim Amtsgericht Stuttgart 31

32 Claudia Aschmann Amtliches Regelwerk der Deutschen Rechtschreibung Fassung 2004/2006 mit Nachträgen aus dem Bericht 2010 Deutsches Institut für Normung, Berlin Beuth Verlag GmbH, Sonderdruck DIN 5008:2011, 5. Auflage ISBN Schreibvorlagen nach DIN 5008 ISBN Bildungsverlag EINS, Köln 2011 DIN 5008 von A bis Z Perfekt schreiben mit Word 2007/2010 Winklers Bildungshaus Schulbuchverlage, Die neue DIN 5008, ISBN WAO,