Output-Management-Forum der DMS EXPO 2014

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1 Output-Management-Forum der DMS EXPO 2014 Forenprogramm mit Vorträgen und Podiumsdiskussionen (Stand: ) Eine Veranstaltung der Landesmesse Stuttgart Organisation: OMI Output-Management-Institut GmbH, Stuttgart

2 Impressum: OMI Output-Management-Institut GmbH Dachswaldweg 51 B Stuttgart Tel Homepage: Redaktion: - Dr. Werner Broermann ( - Dr. Robert Dekena ( Redaktionsschluss: Seite ii Output-Management-Forum 2014

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 1 Wo finden Sie das Output-Management-Forum?... 2 Themenschwerpunkte... 3 Managed Print Services... 3 Themenbereiche... 3 MPS Welche Rolle spielen Mobile und Cloud Printing?... 3 MPS Wie wird s gemacht?... 3 MPS Was bringt s?... 3 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output-Managements... 4 Themenbereiche... 4 Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen... 4 Sicherheit von abgesicherten elektronischen Briefversand... 4 Output-Management als Teil eines dokumentenbasierten Gesamtprozesses bzw. Workflows... 4 Integriertes Output-Management... 5 Themenbereiche... 5 Herausforderungen in der Kundenkommunikation... 5 Integration von CRM, ERP, BPM und Output-Management... 5 Schnittstellen und Prozesse unterschiedlicher Formen von Output... 5 Übersicht über die Schwerpunktthemen... 6 Vollständiges Forumsprogramm in chronologischer Reihenfolge... 7 Mittwoch, , 10:00 12:00 Uhr... 7 Managed Print Services... 7 MPS Welche Rolle spielen Mobile und Cloud Printing?... 7 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output-Managements... 8 Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen... 8 Integriertes Output-Management Herausforderungen in der Kundenkommunikation DOXNET Round Table Donnerstag, , 10:00 12:00 Uhr Integriertes Output-Management Integration von CRM, ERP, BPM und Output-Management Managed Print Services MPS Wie wird s gemacht? Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output-Managements Sicherheit von abgesichertem elektronischen Briefversand Freitag, , 10:00 12:00 Uhr Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output-Managements Output-Management als Teil eines dokumenten-basiertes Gesamtprozesses bzw. Workflows Output-Management-Forum 2014 Seite iii

4 Integriertes Output-Management Schnittstellen und Prozesse unterschiedlicher Formen von Output...18 Managed Print Services MPS Was bringt s?...19 Seite iv Output-Management-Forum 2014

5 Vorwort Das etablierte Output-Management-Forum der DMS EXPO ist das Resultat einer rasanten Entwicklung einer Branche, die sich wie kaum eine andere der IT im Umbruch befindet. Dementsprechend bietet es in 31 Vorträgen und 3 Podiumsdiskussionen viele Informationen und reichlich Möglichkeiten, über Themen zu diskutieren, welche die Branche gerade bewegen. An allen drei Messetagen der DMS EXPO vom bietet das Fachforum den Teilnehmern einen Einblick in diese Themen in einer sehr strukturierten Form: Die Vorträge und Podiumsdiskussionen sind in drei Themenschwerpunkte mit jeweils 3 Themenbereichen zusammengestellt. Durch diese klare Gliederung in Blöcken von jeweils ca. 2 Stunden können die besonders interessierenden Themen in einem Stück mitverfolgt werden. Wie im letzten Jahr ist auf dem diesjährigen Forum neben der Transaktionsverarbeitung auch wieder das Schwerpunktthema Managed Print Services (MPS) vertreten. Damit sind beide Bereiche, die jeder für sich unter dem Begriff Output-Management auftreten, eine ganze Reihe von Schnittpunkten miteinander haben sowie in einigen Teilbereichen konvergieren, wieder in einem gemeinsamen Forum integriert. Vorausgegangen ist dieser Veranstaltung ein Round-Table im Januar dieses Jahres, der die Ergebnisse eines Round Tables im vorigen Jahr aufnahm und weiterführte. Beteiligt an diesen Veranstaltungen, die von der Messe Stuttgart veranstaltet wurden, war ein Großteil der Hersteller aus dem MPS-Bereich. In dieser Broschüre haben wir weitgehend komplett alle Vorträge und Podiumsdiskussionen dargestellt, d. h. im Gegensatz zum Übersichtsflyer des Forums auch die Abstracts zu den einzelnen Vorträgen berücksichtigt. Hier sind die Versionen wiedergegeben, die wir von den Referenten bzw. ihren Unternehmen bekommen haben daher die teilweise unterschiedliche Form der Darstellung und Länge. Ein wichtiger Grundsatz des Forenprogramms ist das Primat der Kompetenz: Im Vordergrund der Referate und Podiumsdiskussionen steht die fachliche und herstellerunabhängige Aufarbeitung der Themen, zu denen sich auch die Redner von Anbietern verpflichten. Nicht die Verleugnung ihrer Lösung ist dabei der Grundsatz, sondern das gegenseitige Einvernehmen darüber, dass sie nur die Antwort auf eine Problemstellung sein können und nicht ihr Ausgangspunkt. Denn in kaum einer anderen so vielseitigen Branche ist das Wissen um die Zusammenhänge so wichtig wie in dieser! Nutzen Sie daher auch diese Plattform als ihr Medium für den Informationsaustausch und lassen Sie uns wissen, was Sie am meisten interessiert, was Ihnen noch gefehlt hat und was Ihnen besonders am Herzen liegt! Sie können jedenfalls davon ausgehen, dass Sie auf offene Ohren treffen, wenn es darum geht, diese Plattform noch interessanter für alle zu gestalten. Eines garantieren wir Ihnen: ein Forum, in dem nicht nur die wichtigen brancheninternen Themen zur Sprache kommen, sondern auch eines, in dem die Integration in die Nachbardisziplinen wie auf keiner anderen Veranstaltung präsent ist. Output-Management-Forum 2014 Seite 1

6 Wo finden Sie das Output-Management-Forum? Das Output-Management-Forum ist Teil der DMS EXPO und daher in der ihr zugeordneten Halle 6 positioniert. Im Gegensatz zu den letzten Jahren befindet sich damit die Halle der DMS Expo auf der dem mittleren Rothaus-Park gegenüberliegenden Südseite. Das folgende Bild zeigt, wo diese Halle rot umrundet - zu finden ist Auf der Abbildung links ist wiederum zu sehen, wo sich das Output-Management Forum ( Business-Forum Output-Management ) in dieser Halle befindet. Vom nördlichen Gang entlang den Hallen der Südreihe aus gesehen (s. grüne Pfeile) befindet sich das Forum (rosa Fläche unten rechts) auf der linken hinteren Ecke der Ausstellungsfläche. Seine Standnummer: C51. Die weiteren Foren in der Halle sind: Seite 2 Output-Management-Forum 2014 BITKOM ECM Forum (A36) VOI-Akademie (E36) direct-forum DMS EXPO (E 58) Business-Forum DMS EXPO (E18) Die IT & Business mit der CRM EXPO ist in der Nachbarhalle 4 untergebracht, an der man vom Haupteingang auf der Ostseite zuerst vorbeikommt.

7 Themenschwerpunkte Managed Print Services Managed Print Services (MPS) wird heute als Begriff in irgendeiner Form von fast allen Anbietern der Drucker- und Kopierer-Branche verwendet. Einheitliche Definitionen gibt es nicht. Die Ansätze heißen unterschiedlich, haben aber eines gemeinsam: Dienstleistungsgedanken werden in die Vertriebsstrategie integriert. Service im MPS behandelt nicht nur Geräte, sondern Dienstleistungen rund um die bearbeiteten Dokumente mit den entsprechenden Erstellungs- und Verteilprozessen. Themenbereiche MPS Welche Rolle spielen Mobile und Cloud Printing? Zeitraum: Moderator: Mittwoch, , 10:00 12:00 Uhr Dr. Robert Dekena, DokuLog Mit der rasanten Entwicklung von mobilen Geräten (Smartphones, Tablets, hybriden Notebooks etc.) und der mittlerweile unüberschaubaren Menge von Anwendungen (Apps) hat sich eine Infrastruktur entwickelt, die fast alle Bereiche des privaten wie auch des beruflichen Umfelds erfasst hat. So war es nur eine Frage der Zeit, bis auch die Anbieter im MPS-Umfeld die Nutzung eines Multifunktionsgeräts aus dem Blickwinkel einer mobilen Anwendung betrachtet haben. Daraus ist eine Reihe von Angeboten entstanden, deren Rolle im Gesamtgefüge MPS hier Thema ist. MPS Wie wird s gemacht? Zeitraum: Moderator: Donnerstag, , 12:00 14:00 Uhr Dr. Thomas Schäfers, dokunetwork Die im MPS-Umfeld eingesetzten Methoden sind so vielfältig wie ihre Anbieter. Dementsprechend verschiedenartig sind die Lösungsmöglichkeiten auf Basis der angebotenen Produkte. In diesem Themenbereich geht es um Orientierung auf dem Weg zur zielorientierten Lösung. MPS Was bringt s? Zeitraum: Moderator: Freitag, , 13:30 15:30 Uhr Michael Smith, Verlag Chmielorz GmbH MPS ist kein Selbstzweck. MPS-Anbieter versprechen geringere Kosten und höhere Effizienz, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Produktivität, höhere Sicherheit und verbesserte Nachhaltigkeit. Aber wie weit können die MPS-Ansätze diesen Ansprüchen gerecht werden? Was haben Anbieter und Anwender wirklich von MPS? Und letztlich bleibt die Frage Lohnt sich der Aufwand überhaupt?. Output-Management-Forum 2014 Seite 3

8 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output-Managements Je stärker Output-Management als Teil eines Gesamtprozesses gesehen wird, desto schwieriger wird die Abgrenzung der Aufgaben, die Einbettung der beteiligten Systeme und die Frage, wer steuern hier sinnvollerweise wen und vor allem zunehmend auch, über welchen Ausgangskanal. Diese Fragen sind erst in den letzten Jahren stärker in Erscheinung getreten: Die neuen elektronischen Ausgangskanäle insbesondere haben dazu wie auch zu dem Bewusstsein beigetragen, dass ein über den Output-Management hinausgehender Workflow andere Vorgehensweisen oder Produkte erfordert. Themenbereiche Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen Zeitraum: Moderator: Mittwoch, , 12:00 14:00 Uhr Dr. Werner Broermann, OMI Output-Management-Institut GmbH Auch die Frage, ob ein in einer Fachabteilung erstellter Brief auf einem Arbeitsplatzoder Abteilungsdrucker gedruckt oder besser über eine zentrale Druckstraße ausgegeben wird, hat lange Zeit ein Schattendasein geführt. Auch hier haben die elektronischen Versandvarianten für zusätzliche Impulse gesorgt, diese erheblichen Rationalisierungspotentiale anzugehen. Doch dies ist auch organisatorisch nicht immer so trivial umgesetzt, wie es zunächst scheinen mag. Sicherheit von abgesichertem, elektronischen Briefversand Zeitraum: Moderator: Donnerstag, , 14:00 16:30 Uhr Klaus Gettwart, MailConsult GmbH Der elektronische Briefversand in seiner abgesicherten Form hat in den letzten Monaten für reichlich Gesprächsstoff gesorgt und das, nachdem die amtliche Variante (D ) und die sich dagegen stemmende Variante der deutschen Post (E- Post) gerade mal technisch und akkreditierter Weise zum Fliegen gekommen sind. Die gegensätzlichen Interessen an diesem Thema treten offen zutage und sorgen in der Elefantenrunde für betretenes Suchen nach diplomatischen Antworten. Welche Nischen zeichnen sich hier ab? Output-Management als Teil eines dokumentenbasierten Gesamtprozesses bzw. Workflows Zeitraum: Moderator: Freitag, , 10:00 12:00 Uhr Jürgen Helfer, Helfer IT Consulting Als eines der zentralen Bereiche auf dieser Agenda zeigt dieses Thema den Output- Verantwortlichen, dass ihre Welt nicht bei der Tür zum Rechenzentrum beginnt und endet, sondern in sehr viel komplexeren Zusammenhängen zu sehen ist. Seite 4 Output-Management-Forum 2014

9 Integriertes Output-Management Die Dokumenten- und Formularerstellung sind in der Transaktionsverarbeitung die Quellen des Output-Managements und damit auch ihr Entstehungsort. Ihre Vorlagen werden normalerweise von den variablen Daten anderer Systeme geliefert. Diese müssen daher korrespondenzgeeignet in den Vorlagen Eingang finden. Themenbereiche Herausforderungen in der Kundenkommunikation Zeitraum: Moderator: Mittwoch, , 14:00 16:30 Uhr Markus Mayer, Docolution GmbH So vielfältig, wie die unterschiedlichen Datenlieferanten bzw. dahinterstehenden Systeme ihre Daten bereitstellen, so komplex sind demnach die Anforderungen an diese Systeme. Je nach Umfang und Art der Daten sind die Aufbereitungen von Ihnen ein sehr anspruchsvolles Feld für Funktionen, die von komplexer Logik bis zur bedingten Formatierung unterschiedlicher Dokumentenobjekte reichen. Ein Einzelverbindungsnachweis lässt ahnen, dass man in solchen Fällen ohne umfangreiche Kenntnisse dieser Zusammenhänge und ihrer kundengerechten Aufbereitung auf verlorenem Posten steht. Integration von CRM, ERP, BPM und Output-Management Zeitraum: Moderator: Donnerstag, , 10:00 12:00 Uhr Hans-Dieter Westhoff, Postmaster-Magazin Dass Dokumentenerstellung und Formularentwurf sehr unterschiedliche Aufgabenstellungen sind und sehr verschiedenen Verarbeitungs- und Formatierungsregeln folgen, ist für die meisten erst auf den zweiten Blick ersichtlich. Es ist in vielen Fällen der Grund dafür, dass hier zwei getrennte Produkte zum Einsatz kommen. Hier stellen sich also eine ganze Reihe von Fragen der Integration beider- ob in einem oder zwei getrennten Produkten. Schnittstellen und Prozesse unterschiedlicher Formen von Output Zeitraum: Moderator: Freitag, , 12:00 13:30 Uhr Boris Schmid Noerr, brainsphere informationsystems GmbH Der zweifellos in der Transaktionsverarbeitung verbreitetste Datenlieferant und Integrationskandidat sind SAP-Umgebungen. Schon aus dem Umfang solcher Systeme und ihrer Variabilität, aber auch der Vielzahl möglicher Dokumentenerstellungsvarianten und schnittstellen wird deutlich, dass sowohl die Verarbeitung dieser Dokumente oder ihre marketinggerechte Aufbereitung schnell an Grenzen stößt, die von den Output-Management-Systemen zu überwinden sind: Ohne gehörige SAP-Kenntnisse in diesem Bereich eine echte Herkulesaufgabe! Output-Management-Forum 2014 Seite 5

10 Übersicht über die Schwerpunktthemen Die folgende Tabelle zeigt die Gliederung der Schwerpunkte und die Termine, an denen ihre Themenbereiche stattfinden: Themenschwerpunkt Themenbereich Datum/Zeitpunkt Managed Print Services Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output- Managements Integriertes Output- Management MPS Welche Rolle spielen Mobile und Cloud Printing MPS Wie wird s gemacht? MPS Was bringt s? Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen Sicherheit von abgesichertem elektronischen Briefversands Output-Management als Teil eines dokumentenbasierten Gesamtprozesses bzw. Workflows Herausforderungen in der Kundenkommunikation Integration von CRM, ERP, BPM und Output-Management Schnittstellen und Prozesse unterschiedlicher Formen von Output Mittwoch, :00-12:00 Uhr Donnerstag, :00-14:00 Uhr Freitag :30-15:30 Uhr Mittwoch, :00-14:00 Uhr Donnerstag, :00-16:30 Uhr Freitag, :00-12:00 Uhr Mittwoch, :00-16:30 Uhr Donnerstag, :00-12:00 Uhr Freitag, :00-13:30 Uhr Seite 6 Output-Management-Forum 2014

11 Vollständiges Forumsprogramm in chronologischer Reihenfolge Mittwoch, , 10:00 12:00 Uhr Managed Print Services MPS Welche Rolle spielen Mobile und Cloud Printing? Dr. Robert Dekena (DokuLog) 10:00 10:30 Keynote: MPS im Spannungsfeld zwischen alten Floskeln, neuen Ansätzen und Kundennutzen Dr. Robert Dekena, Inhaber (DokuLog) Inhalt: MPS (Managed Print Service)-Ansätze sollen schon lange Service-Gedanken in die Vertriebsstrategie integrieren. Hardware-Hersteller entwickeln dafür neue Abrechnungsformeln und binden moderne Technologien ein. Software-Hersteller managen ganze Geräteflotten und schaffen Brücken zwischen den Systemen und neuen Dienstleistungen. MPS wird anspruchsvoller und doch bleibt die Frage: Welchen Nutzen haben Anwender von MPS über die immer wieder versprochen Kosteneinsparungen hinaus? Das Output-Management-Forum der DMS Expo gibt dazu einen guten Überblick über die verschiedenen Aspekte und Entwicklungen im MPS-Umfeld. 10:30 11:00 Vortrag: Mobile Cloud Printing: Mehr als nur ein Hype? Johannes Hesel, Vorstand (SEAL Systems AG) Inhalt: Mit dem Siegeszug von Smartphones und Tablets hat sich auch ein neues Aufgabenfeld für die Output-Anbieter aufgetan. Mobile Printing oder Cloud Printing sind Schlagworte, die heute jeder namhafte Druckerhersteller bzw. Anbieter von Output-Management-Lösungen ganz oben auf der Funktionsliste aufführt. Was steckt dahinter? Wer braucht das? Was heißt das für Ihr Unternehmen? Worauf sollten Sie achten? 11:00 11:30 Vortrag: Anwendungsszenarien zu den Vorteilen von Mobile und Cloud Printing in MPS-Umgebungen Kurt Berthold, General Manager Consulting & Solution Experts (TA Triumph-Adler GmbH) Inhalt: Welchen Nutzen haben Unternehmen von der Einbindung von Mobile und Cloud Printing Lösungen in ihre MPS-Strategie? Wie sehen effiziente Tools und erfolgreiche Konzepte aus? 11:30 12:00 Vortrag: MPS auch in einer mobilen Welt? Robert Duisberg, Consultant (INSENTIS GmbH) Inhalt: Mit MPS werden gemäß BITKOM-Leitfaden "Managed Print Services" nicht nur die "direkten Druck-Kosten, sondern auch die Kosten für Verwaltung und Wartung" gesenkt. Dabei umfasst MPS (lt. Leitfaden) "alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen." Insgesamt ist MPS mittlerweile eine effektive Managementdisziplin im Umfeld stationärer Bürodrucker. Aber was ist, wenn Anforderungen zum Mobile- oder Cloud-Printing aufkommen? Der Ko-Autor des Leitfadens zeigt auf, wie sich solche Anforderungen realisieren lassen. Output-Management-Forum 2014 Seite 7

12 Mittwoch, , 12:00 14:00 Uhr Teil 1 von 2 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output- Managements Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen Dr. Werner Broermann (OMI Output-Management-Institut GmbH) 12:00 12:30 Vortrag: Output-Management und E-Invoicing wo liegt die Zukunft für Einsparungen bei Transaktionsdokumenten? Hans-Peter Vogel, Leiter System Engineering, und Yuri Buholzer (Neopost GmbH & Co. KG) Inhalt: Der steigende Kostendruck veranlasst immer mehr Unternehmen, Einsparpotenziale auszuschöpfen: so z. B. auch bei der Verarbeitung von Transaktionsdokumenten wie Lieferscheinen, Rechnungen, Mahnungen usw. Dabei sind Softwarelösungen für Output-Management und E-Invoicing (digitale Rechnungsabwicklung) willkommene Helfer. Doch womit lässt sich besser sparen? 12:30 13:00 Vortrag: Der Hybridbrief papierlos zum physischen Brief Alexander Fuchs, Geschäftsführer (GM Consult IT GmbH) Inhalt: Der Vortrag beschäftigt sich mit den bisherig gewonnen Erfahrungen zum Thema Hybridbrief hinsichtlich Technik, Zielgruppen und Benutzer sowie der Frage "Warum gelingt es den Experten nicht, den Hybridbrief flächendeckend zu platzieren?". 13:00 13:30 Vortrag: Effektive Integration von dezentral erstellten Dokumenten in Multi-Channel-Output-Strategien Thomas Stampf, Geschäftsführer (Formware GmbH) Inhalt: Viele Unternehmen haben die Verarbeitung ihrer Transaktionsdokumente schon lange zentralisiert oder ausgelagert. Aber dezentrale Arbeitsplatz Druckprozesse für die Einzelkorrespondenz wurden hingegen kaum optimiert und verursachen oftmals sehr hohe Prozesskosten. Der Vortrag zeigt auf, wie Sie mit intelligenten Drucklösungen die Sachbearbeitung optimieren können, um Prozesskosten signifikant zu reduzieren und ihre Mitarbeiter zu entlasten. Dazu gehört die Anforderung, Dokumente auf unterschiedlichen Ausgabekanälen automatisiert zu verteilen, sodass diese flexibel physikalisch oder über gesicherte elektronische Medien versendet werden können. Forts. (Teil 2 von 2) Seite 8 Output-Management-Forum 2014

13 Mittwoch, , 12:00 14:00 Uhr Teil 2 von 2 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output- Managements Zentraler Dokumentenversand in dezentralen Umgebungen Dr. Werner Broermann (OMI Output-Management-Institut GmbH) 13:30 14:00 Vortrag: Hybrid Mail Versenden von Geschäftsdokumenten vom PC aus: Effizienzsteigerung und Kostenreduktion durch Automation binnen weniger Monate Bernd Rendenbach, Senior Specialist Customer Engagement (Pitney Bowes Deutschland GmbH) Inhalt: Die Erzeugung von individuellen Kundenschreiben und die Erstellung von geschäftlichen Transaktionen in der Kundenkommunikation sind einer der größten Kostentreiber in Unternehmen. Jeden Tag werden tausende von Schreiben am Arbeitsplatz der Mitarbeiter mittels vorhandener Texterstellungsprogramme (z.b. MS Office) erzeugt, auf lokalen Druckern gedruckt und im Nachgang händisch zum postalischen Versand verarbeitet. Dieser Prozess ist sehr ineffizient und kostenintensiv. Eine Alternative für das lokale Drucken und die dezentrale Postverarbeitung stellt der Hybridmail Ansatz dar. Hier wird die tägliche Kundenkorrespondenz am Arbeitsplatz des Erzeugers über eine sichere Verbindung in eine zentrale automatisierte Produktionsumgebung umgeleitet, in der neben dem Drucken auch nachfolgende Verarbeitungsschritte wie Sortieren, Beilagensteuerung, Falzen, Kuvertieren, Portooptimiertes Frankieren und Versenden erfolgt. Ziele sind u.a.: Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch Wegfall adminstrativer Aufgaben Reduzierung der Kosten für Drucker und Verbrauchsmaterialien, Arbeit, Porto und Support pro Postsendung Steigerung der Postqualität bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten pro Einheit Kundenkommunikation mit verbesserter Integrität Verbesserte Kontrolle der Einheitlichkeit und Qualität Erstellen eines Prüfprotokolls zur Nachverfolgung, was wann wo und an wen gesendet wurde. Der Vortrag geht auf das Hybridmail Konzept für die physische und elektronische (z.b. ) Kommunikation ein, wägt Vor- und Nachteile einer Lösung ab und zeigt exemplarisch auf wann und wie schnell sich Investionen in Unternehmen rechnen können. Im Nachgang zu dem Vortrag sind interessierte Zuhörer eingeladen individuelle Berechnungen für Ihr eigenes Unternehmen durchführen zu lassen. Output-Management-Forum 2014 Seite 9

14 Mittwoch, , 14:00 16:30 Uhr Integriertes Output-Management Herausforderungen in der Kundenkommunikation Markus Mayer (Docolution GmbH) 14:00 14:30 Vortrag: Herausforderung Kundenkommunikation - Aufgaben, Grundlagen und Techniken Hendrik Vogel, Stellvertretender Leiter des Arbeitskreises (BITKOM Arbeitskreis Output Solutions) Inhalt: In allen Arten von Unternehmen und Behörden entstehen täglich eine Vielzahl von Schriftstücken, s, Briefen und sonstigen Dokumenten, die oftmals kritische Geschäftsabläufe begleiten und essentiell für die Kommunikation mit den eigenen Kunden sind. Der BITKOM Arbeitskreis Output Solutions hat sich ausführlich mit fast allen Lösungen für diesen Verarbeitungsprozess auf den deutschen Markt auseinandergesetzt. Hendrik Vogel als stellv. Leiter des Arbeitskreises stellt die dabei herausgekommenen Veränderungen, Herausforderungen, Technologien und Möglichkeiten in diesem Umfeld vor. 14:30 15:00 Vortrag: Output-Management Extended Integration mobiler offlinefähiger Dokumentenanwendungen Dieter Schmidt, Vertriebsleiter (INVARIS Informationssysteme GmbH) Inhalt: Der Bedarf an mobilen Lösungen und die damit verbunden Vorteile sind den meisten mittlerweile bekannt. Jedoch scheitern viele Lösungsansätze durch eine fehlende Integration in bestehende Output-Management-Lösungen sowie durch die mangelnde Unterstützung der Offlinefähigkeit. Der Referent zeigt die wesentlichen Erfolgsfaktoren dafür und demonstriert an Hand eines Beispiels Lösungsansätze. 15:00 15:30 Vortrag: Der Beitrag eines modernen OMS zur Kundenkommunikation von Morgen Klaus Ganter, Geschäftsführer (kühn & weyh Software GmbH) Inhalt: Der Vortrag greift aktuelle Fragen auf, die die Verantwortlichen für Kundenkommunikation derzeit umtreiben: Kann Output-Management die Verbreitung elektronischer Dokumente beschleunigen? Wie lassen sich Medienbrüche in der Kundenkommunikation vermeiden? Wie wichtig und aufwändig ist es, barrierefreie Dokumente zu produzieren? Wie schaffen wir softwaretechnisch die Voraussetzungen für zukunftsweisende Lösungskonzepte wie Kundenbeziehungsmanagement, umfassendes ECM und DLM? Der Referent zeigt anhand praktischer Beispiele, wie modernes Output-Management dazu beiträgt, den Weg in die Zukunft der Kundenkommunikation zu ebnen. 15:30 16:30 Podiumsdiskussion: Wieviel Input braucht der Output? Wie geht professionelle Kundenkommunikation? Leitung: Teilnehmer: Hans-Dieter Westhoff, Chefredakteur (Postmaster Magazin) Klaus Ganter (kühn & weyh Software GmbH) Franz Guszich (INVARIS Informationssysteme GmbH) Markus Kleiber (ISIS Papyrus Europe AG) Carsten Lehmann (Bottomline Technologies GmbH) Hendrik Vogel (Stellv. Leiter BITKOM Arbeitskreis Output Solutions) Forts. (Teil 2 von 2) Seite 10 Output-Management-Forum 2014

15 Mittwoch, , 17:00 20:00 Uhr 17:00 20:00 DOXNET Round Table DOXNET Round Table Ort: VIP Lounge im Foyer der Eintrittshalle zum Messegelände (Eingang Ost) der Messe Stuttgart Der DOXNET Round Table leitet traditionell den ersten DMS EXPO-Abend ein. Als The Document X-perts Network e. V. ist die DOXNET ein Fachverband mit ca. 700 Einzelmitgliedern aus rund 200 Firmen und Organisationen, die schwerpunktmäßig im Bereich Output-Management tätig sind, sei es als Anwender, Dienstleister oder Anbieter von Hard- und Software. Er hat sich insbesondere als die im deutschsprachigen Raum bekannteste Plattform für den Austausch von Informationen im Rahmen seiner Konferenzen und Round Tables herausgebildet. Der gelebte und rege praktizierte Erfahrungsaustausch im persönlichen Gespräch unter den Mitgliedern spielt sich insbesondere auf diesen Networking -Events ab. Auch der DOXNET Round Table auf der DMS EXPO ist ein loses Treffen von Leuten, die an solchen Gesprächen interessiert sind. Er ist mit einem Buffet verbunden. Für Mitglieder ist die Teilnahme kostenlos. Personen aus der Branche, die bisher kein Mitglied sind und ein Interesse dran haben, die DOXNET und ihre Veranstaltungen näher kennenzulernen, können sich bei den Organisatoren des Output-Management- Forums über Möglichkeiten einer Teilnahme erkundigen. Output-Management-Forum 2014 Seite 11

16 Donnerstag, , 10:00 12:00 Uhr Teil 1 von 2 Integriertes Output-Management Integration von CRM, ERP, BPM und Output- Management Hans-Dieter Westhoff (Postmaster-Magazin) 10:00 10:30 Keynote: Leben Sie auf einer Insel? Oder das vergangene Zeitalter der geschlossenen Monolithen Melanie Ringhut, Management Consultant (brainsphere informationworks GmbH) Inhalt: Leben Sie auf einer Insel? Wahrscheinlich nicht. Und Ihre Anwendungen schon gar nicht! Gerade bei Output Management Systemen sind gute Integrationsmöglichkeiten von zentraler Bedeutung. Unternehmen gestalten ihre IT-Landschaft heutzutage nach dem Bestof-Breed Ansatz und erwarten daher von allen Produkten offene Schnittstellen und die Verwendung von Standards sofern vorhanden. Die OMS-Branche könnte hier von der Softwareentwicklung lernen und auf Standardisierung von Schnittstellen, Architektur und Vorgehensweisen hinwirken. Denn Insellösungen werden nur noch kurzfristig und punktuell in Kauf genommen, die Zeit der geschlossenen Monolithen ist endgültig zu Ende. 10:30 11:00 Vortrag: Dokumentendesign trifft Workflow - integriertes Output-Management für ERP-Systeme Carsten Lehmann, Head of Sales and Project Management (Bottomline Technologies GmbH) Inhalt: Die Einhaltung von Projektzielen, enorme Potenziale zur Kostensenkung und gesteigerte Effizienz in den Dokumenten-Prozessen stehen im Mittelpunkt dieses Vortrages. Anhand der ERP-Integration einer Output-Management-Plattform demonstriert der Referent, wie sich moderne Werkzeuge für Design und Processing von Dokumenten auf die tägliche Geschäftskommunikation auswirken. Ein besonderer Schwerpunkt ist dabei das Zusammenspiel einer Output-Management-Lösung mit einer Microsoft Dynamics AX-Umgebung, insbesondere welcher Nutzen sich daraus ziehen lässt. Unterlegt mit Erfahrungen aus der Praxis zeigt der Referent an Hand von konkreten Zahlen, wie sich damit Prozesskosten optimieren und Einsparungen erzielen lassen, und zwar sowohl während der Implementierung als auch für die laufenden Kosten im Betrieb. 11:00 11:30 Vortrag: Integrierte Dokumenten- und Ausgabedienste für SAP Matthias Bartsch, Leiter Bereich PLM / SAP (CIDEON Software GmbH & Co. KG) Inhalt: Themen dieses Vortrags sind: Möglichkeiten und Lösungen, wie unterschiedliche Dokumente zu einem Geschäftsprozess mit minimalem zeitlichen und manuellen Aufwand ermittelt und geordnet in einen Ausgabeprozess überführt werden können Anwendung unternehmensweit standardisierter Regeln zur Dokumentrecherche, Kennzeichnung und Signatur der Dokumente und der finalen Aufbereitung Erstellung einer lückenlosen Historie, welche Dokumente in welcher Version an die verschiedenen Empfänger übermittelt wurden. Abbildung bestehender Prozesse, Abläufe und Strukturen in einem flexiblen, hoch verfügbaren Ausgabe-Management-System. Forts. (Teil 2 von 2) Seite 12 Output-Management-Forum 2014

17 Donnerstag, , 10:00 12:00 Uhr Teil 2 von 2 Integriertes Output-Management Integration von CRM, ERP, BPM und Output- Management Hans-Dieter Westhoff (Postmaster-Magazin) 11:30 12:00 Vortrag: Neue Perspektiven im Case Management und ihre Potentiale für Vertrieb und Kundenservice Referentin: Ina Lerch, Business Applications Specialist (ISIS Papyrus Europe AG) Inhalt: Im Vortrag werden folgende Themen behandelt: Konsolidierung von ECM mit BPM und Kundenkommunikation Gesamtheitliche 360 Grad Sicht auf den Kunden Ermächtigung der Fachabteilungen durch zielorientierte adaptive Prozesse Erhöhte Qualität bei Geschäftsfallbearbeitung im Kundenservice Interaktive Multi-Channel-Kundenkommunikation Einheitliche Customer Experience Output-Management-Forum 2014 Seite 13

18 Donnerstag, , 12:00 14:00 Uhr Managed Print Services MPS Wie wird s gemacht? Dr. Thomas Schäfers (docunetwork) 12:00 12:30 Vortrag: MPS-Dienstleistungen eine Orientierungshilfe Rainer Pietschmann, Mitglied des Arbeitskreises (Beitrag des BITKOM Arbeitskreises Printing Solution Services) Inhalt: Managed Services und damit auch Managed Print Services sind Schlagworte, bei denen es Kunden und Lieferanten oft an Orientierung mangelt. Dabei handelt es sich hier um spannende Themen, die weit über das reine Drucken hinausreichen: Anforderungen wie Sicherheit, Komfort, Betreibbarkeit und Kostentransparenz stehen im Fokus und zeigen, was die Verwaltung des Outputs durch die sogenannten Managed Print Services für eine Bedeutung haben. Der Referent stellt die neuen Inhalte vor, die in die Überarbeitung des MPS-Leitfaden des BITKOM einfließen werden, der Entscheidungsträgern bei deren Restrukturierungs- und Optimierungsprojekten in diesem Bereich eine wertvolle Unterstützung und Hilfe sein soll. 12:30 13:00 Vortrag: Das Öko-System des Druckens Veränderungen und Chancen für Managed Services Andreas Asel, Product Manager Business Printing (EPSON Deutschland GmbH) Inhalt: Der rein technische Aspekt wird, getrieben durch die HW Entwicklung, in den Hintergrund gehen. Der Beratungsaspekt tritt stärker in den Vordergrund: nicht die einmalige Beratung zu Beginn des Projektes, sondern die weitergehende, kontinuierliche Beratung während der Nutzung der Druckerflotte. Am Beispiel der Visualisierung von Metadaten wird aufgezeigt, wie weitere Service-Leistungen aussehen können und wie eine weitergehende Optimierung (speziell hinsichtlich Dokumentenerfassung und Archivierung) durchgeführt werden kann. 13:00 13:30 Vortrag: Mensch oder Maschine Wer ist produktiver? Maik Schnürer, Solution Specialist Printing (Brother International GmbH) Inhalt: Mit MPS haben die meisten Unternehmen heute schon Berührungspunkte. Entweder wurden entsprechende Projekte bereits umgesetzt oder sind in Planung. Der nächste große Schritt zur Kostensenkung heißt: Prozessoptimierung. Als Lösung dafür werden häufig Dokumentenmanagementsysteme angesehen. Die Planung, Anschaffung und Implementierung erfordern aber oft nicht unerhebliche Investitionen. Wir möchten zeigen, dass schon mit kleinen Schritten Prozesskosten gesenkt werden können. Vorhandene Ressourcen optimieren muss nicht teuer sein im Gegenteil! 13:30 14:00 Vortrag: Was folgt auf MPS? Bernd Clas, Chief Customer Officer (Genius Bytes Software Solutions GmbH) Inhalt: MDS/MPS = Druckkonzept oder Vertriebsmasche? Warum muss der Boss mitmachen? Wie geht es weiter nach den Einsparungen durch Hardware? Prozesse optimieren kann jeder! Forts. (Teil 2 von 2) Seite 14 Output-Management-Forum 2014

19 Donnerstag, , 14:00 16:30 Uhr Teil 1 von 2 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output- Managements Sicherheit von abgesichertem, elektronischen Briefversand Klaus Gettwart (MailConsult GmbH) 14:00 14:30 Vortrag: Secure Cloud Printing Egon Birnböck, Leiter Account Support & Delivery Operation (T-Systems DDM GmbH) Inhalt: Secure Cloud Printing ist die Verbindung zwischen dem sicheren klassischen Briefversand und den Vorteilen einer Cloud Lösung. Im Vortrag werden die drei Grundpfeiler der sichereren Verarbeitung erläutert und Vorteile der Lösung für den Mittelstand dargestellt. Secure Cloud Printing ist der Enabler für den reinen elektronischen Versand. 14:30 15:00 Vortrag: Vom sicheren elektronischen Briefversand zu einer neuen, einfachen und bequemen Kommunikation von Privatkunden und Unternehmen André Neubauer, Vice President E-POST Mehrwertleistungen (Deutsche Post AG) Inhalt: Es gibt technische Möglichkeiten und kommerzielle Angebote, die für die elektronische Kommunikation Integrität, Unveränderbarkeit und Authentizität sicherstellen und sie somit sicher machen. Die bisherigen Angebote richten sich an eine rein transaktionale Kommunikation einzelne Nachrichten werden wie Briefe hin- und hergeschickt. Die digitale Kommunikation ist aber kein Spiegel der analogen Welt, sondern vielfältiger. Die digitale geschäftliche und administrative Kommunikation der Zukunft bedarf einer Plattform, die ganze Kommunikations- und Prozessabläufe mit Intelligenz unterstützt, ohne gleichzeitig Einschränkungen an Integrität, Unveränderbarkeit und Authentizität hinzunehmen. 15:00 15:30 Vortrag: Secure Mail in Deutschland Neue Optionen für die Alternative zum Brief? Dr. Frank Wermeyer, Consultant (FW Consulting / Swiss Post AG) Inhalt: Das Thema Secure Mail als Alternative oder Ergänzung zum Brief wird in Deutschland seit langem diskutiert. Rund drei Jahre nach Verabschiedung des D -Gesetzes und zwei Jahre nach der Markteinführung des D -Dienstes ist jedoch jegliche Euphorie gewichen. Dies gilt ebenso für den E-Postbrief der Deutschen Post. Die neuen Dienste bauen als geschlossene Systeme hohe Einstiegshürden für den Nutzer auf und kommen so auf keine ausreichend große Empfängerbasis; die Nutzung lohnt sich für viele Unternehmen nicht. Zum anderen beinhalten sie als rein nationale Systeme keine Lösung für die grenzüberschreitende Nutzung. Bei der Frage, wie es weitergeht mit der Digitalisierung in Deutschland und ob es ggf. Alternativen gibt, die weniger Einstiegshürden und nationale Beschränkungen aufweisen, ist auch ein Blick in das europäische Ausland hilfreich. Hier haben sich mittlerweile sowohl gut funktionierende geschlossene Systeme (Dänemark) als auch offene Systeme (Schweiz) etabliert, die teilweise durchaus im deutschen Markt anwendbar wären. Forts. (Teil 2 von 2) Output-Management-Forum 2014 Seite 15

20 Donnerstag, , 14:00 16:30 Uhr Teil 2 von 2 Die Ausgangskanäle und Prozesse des Output- Managements Sicherheit von abgesichertem elektronischen Briefversand Klaus Gettwart (MailConsult GmbH) 15:30 16:30 Podiumsdiskussion: Wie sicher ist der elektronische Briefversand? Wie sicher sollte er sein? Leitung: Teilnehmer: Klaus Gettwart, Geschäftsführer (MailConsult GmbH) Egon Birnböck (T-Systems DDM GmbH) Peter Eisenhofer (Co-Autor ZUGFeRD-Spezifikationen) Niels Kiehne (Mentana-Claimsoft GmbH) Harald Lemke (Deutsche Post AG) Dr. Frank Wermeyer (FW Consulting / Swiss Post AG) Seite 16 Output-Management-Forum 2014

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