efa elektronisches Fahrtenbuch Frankfurter Ruder-Gesellschaft Oberrad Bedienungsanleitung Vorwort

Transkript

1 efa elektronisches Fahrtenbuch Frankfurter Ruder-Gesellschaft Oberrad Bedienungsanleitung Vorwort Wer kennt sie nicht, die in elegantem, leicht marmoriertem grau gehaltenen Fahrtenbücher des Deutschen Ruderverbandes. Jede Ruderausfahrt ist darin vor Antritt der Fahrt einzutragen und nach Rückkehr zum Bootshaus muss der Eintrag im Buch abgeschlossen werden. Dies dient auf der einen Seite der eigenen Sicherheit, damit bei Unfällen oder bei eintretender Dunkelheit Ruderkameraden die Information haben, dass sich noch Boote auf dem Wasser befinden und sich gegebenenfalls auf die Suche machen können. Auf der anderen Seite dient gerade bei Unfällen das Fahrtenbuch auch gegenüber der Wasserschutzpolizei als Beleg welche Mannschaft mit welchem Boot wann auf dem Wasser war und wer der Obmann im Boot war. Letztlich dient das Fahrtenbuch den Rudervereinen zur Dokumentation von Bootsschäden, die repariert werden müssen, und zur Erhebung von Kilometerstatistiken etc. und kann zu diesem Zweck auch im Rahmen der Fahrtenwettbewerbe vom DRV eingesehen werden. Am Jahresende wird derzeit das Fahrtenbuch mühsam per Hand ausgewertet und die Daten anschließend per MS Excel aufbereitet und berichtet. Dies ist vor allem zeitintensiv und leider sind die handschriftlichen Eintragungen nicht immer zu entziffern oder lassen sich nur mit Hintergrundwissen zuordnen, wenn beispielsweise nur Vornamen eingetragen wurden. Nach jahrzehntelanger Nutzung der klassischen Fahrtenbücher ist nun auch in der FRGO das Ende dieser Ära eingeläutet worden. Der Vorstand hat beschlossen das klassische Fahrtenbuch im Jahr 2014 durch efa (elektronisches Fahrtenbuch) abzulösen. Zu diesem Zweck wird im Bootshaus ein Computer installiert und die Fahrten werden direkt ins efa eingetragen, in dem Ruderer und Boote bereits hinterlegt sind. Die Lesbarkeit der Einträge ist damit kein Problem mehr, Bootsschäden sind gut dokumentiert und es lassen sich einfach und schnell verschiedenste Statistiken, Auswertungen und Berichte erstellen. Allgemeiner Hinweis Das Papier-Fahrtenbuch wird ab 01. Mai 2014 durch das elektronische Fahrtenbuch efa ersetzt, welches auf dem PC in der Bootshalle installiert ist. Die Testphase läuft im Zeitraum vom bis Bitte in dieser Zeit Fahrten sowohl in efa als auch in das Papier-Fahrtenbuch eintragen! Dies dient alleinig dem Zweck die Umstellung mit einer Funktionsprüfung des Systems sowie einer Plausibilitätsprüfung der gemachten Einträge zu begleiten. Ab dem bitte alle Fahrten nur noch in den PC eingeben. Das alte Papier- Fahrtenbuch liegt nur noch für Notfälle bereit bitte verwende es nur, falls der PC einmal nicht funktionieren sollte. Damit technische Probleme schnellstmöglich behoben werden können wendet Euch bitte an Wolfgang Friedrich P: 069 / D: / M: 0160 / friedrich-wolfgang@web.de von 8

2 Bei sonstigen Fragen gelten die gleichen Kontaktdaten oder aber ihr hinterlasst im System eine Nachricht an den Administrator. Bitte geht sorgfältig und verantwortungsbewusst mit efa um, damit wir uns schnell vom Papierbuch verabschieden können. Allgemeine Regeln 1. Der PC ist mit allen Peripheriegeräten (Bildschirm, Tastatur, Maus) Eigentum der FRGO. Jede Sachbeschädigung wird vom Vorstand geahndet. 2. Das System ist hinreichend gesichert. Jeder Versuch der Manipulation wird vom Vorstand geahndet. 3. Konfigurationsänderungen des Betriebssystems und efa sind ausschließlich den Administratoren vorbehalten 4. Das Löschen von Daten durch Nichtberechtigte ist untersagt 5. Der PC wird nicht ausgeschaltet und bootet sich einmal am Tag selbstständig neu 6. Jegliche Systemstörung ist unverzüglich dem Administrator (Wolfgang Friedrich) mitzuteilen 7. Zur Sicherheit werden regelmäßig Datensicherungen vorgenommen Ein- und Austragen von Booten Wie bisher auch trage bitte vor Fahrtbeginn das von Dir benutzte Boot in efa ein. Bitte trage nach Fahrtende das Boot in efa wieder aus Allgemeine Bedienung von efa efa ist am einfachsten mit der Maus zu bedienen, obwohl auch eine Steuerung über die Tastatur möglich ist. Es sind sowohl Kontextmenüs bei einfachem Klicken, Funktionsbuttons oder nach bei Doppelklick bestimmte Auswahlbuttons vorhanden. Eingabe von Namen Alle Mitglieder und Boote sind in efa bereits erfasst. Bei der Eingabe von Namen vervollständigt efa bekannte Namen automatisch. Es genügt, die Anfangsbuchstaben einzugeben, efa zeigt dann den ersten Namen mit diesen Anfangsbuchstaben an. Um zum nächsten/vorherigen Namen zu blättern benutze die Pfeiltasten. Bei bekannten Namen erscheint hinter dem Namen ein grünes Kästchen. Wenn ein rotes Kästchen erscheint, kennt efa den Namen nicht (z.b. bei Gästen). Überprüfe bitte, ob der Name korrekt eingegeben wurde. Wenn ja fahre normal fort. Alle Ruderer werden in der Form Nachname, Vorname eingegeben. Bei Gästen oder Anfängern, die noch nicht Mitglied der FRGO sind, bitte Eingabe wie folgt vornehmen: Nachname, Vorname (Verein) oder Nachname, Vorname (Gast) von 8

3 Hauptbildschirm Dreigeteilte Ansicht: Links: Boote, die zur Zeit verfügbar sind, d.h. gerudert werden können. Die Liste ist sortiert nach Einer, Zweier etc. und innerhalb der Klasse alphabetisch. Mitte: Funktionsbuttons Fahrt beginnen: Eine neue Fahrt mit dem ausgewählten Boot beginnen Fahrt beenden: Eine Fahrt mit dem ausgewählten Boot beenden Fahrt abbrechen: Eine Fahrt, die nie stattgefunden hat (und nur diese!), abbrechen Nachtrag: Eine Fahrt, die vergessen wurde einzutragen, jetzt nachtragen Fahrtenbuch anzeigen: Die letzten 50 Einträge des Fahrtenbuchs anzeigen Nachricht an Admin: Eine Nachricht an den Administrator schreiben Hilfe mit F1: jederzeit möglich Rechts: Boote, die zur Zeit nicht verfügbar sind (oben Boote, die zur Zeit unterwegs sind bzw. unten Boote, die zur Zeit reserviert oder gesperrt sind) von 8

4 Eine neue Fahrt mit einem Boot der FRGO beginnen 1. In der Liste der verfügbaren B oote (links) das gewünschte Boot auswählen. Fehlt das Boot in der Liste <anderes Boot> auswählen (ganz oben) und Bootsname ergänzen 2. Entweder im Kontextmenü auf Fahrt beginnen oder den gleichlautenden Funktionsbutton klicken 3. Es öffnet sich das Fenster Neue Fahrt beginnen 4. Die Namen der Ruderer eintragen (Nachname, Vorname). Bei erkannten Namen wird das Feld dahinter grün. Es werden nur soviel Plätze einschließlich Steuermann angezeigt, wie das Boot hat 5. Obmann auswählen (dies ist ein Muss) 6. Die Abfahrtszeit überprüfen 7. Unten im Fenster auf Fahrt beginnen klicken Sonderfall Das gewünschte Boot befindet sich nicht in der linken Liste, steht aber im Bootshaus zur Verfügung und befindet sich in der rechten oberen Liste, weil die letzte Mannschaft zum Beispiel vergessen hat das Boot auszutragen. In diesem Fall das Boot in der rechten oberen Liste auswählen und die Fahrt beenden. Eingaben dazu: Ziel/Strecke= Main; Kilometer: 0,1 km. Bitte nicht die zuvor vergessene Fahrt des Bootes abbrechen (diese Funktion ist nur dafür gedacht, wenn die Fahrt nie stattgefunden hat) von 8

5 Überprüfen wie lange ein Boot schon unterwegs ist, um gegebenenfalls auf dessen Rückkehr zu warten: Klicke in der Liste Boote auf Fahrt auf das gewünschte Boot. In der Statuszeile unten wird angezeigt, seit wann das Boot mit wem unterwegs ist von 8

6 Eine eingetragene Fahrt mit einem FRGO-Boot beenden 1. In der Liste der Boote auf Fahrt das gewünschte Boot auswählen 2. Entweder im Kontextmenü auf Fahrt beenden oder den gleichlautenden Funktionsbutton klicken 3. Es öffnet sich das Fenster Fahrt beenden 4. Falls erforderlich die Namen der Ruderer korrigieren 5. Ankunftszeit überprüfen 6. Das Ziel eintragen (z.b. 4x 38-36, Griesheim etc.) 7. Kilometer eintragen (Zahlenwert genügt) 8. Fahrtart auswählen. Bitte nur normale Fahrt, Wanderfahrt, Trainingslager, Regatta 9. Gegebenenfalls Bootsschaden melden (siehe unten) 10. Unten im Fenster auf Fahrt beenden klicken Sonderfall Das Boot befindet sich nicht mehr in der Liste der Boote auf Fahrt. In diesem Fall bitte prüfen, ob ein anderer Ruderer die Fahrt in efa bereits beendet hat. Hierzu die Funktion Fahrtenbuch anzeigen aufrufen und schauen, ob die Fahrt bereits versehentlich ausgetragen ist. Sollte dies der Fall sein und insbesondere die Kilometerangabe nicht stimmen bitte die Fahrt über die Funktion Nachtrag ergänzen (siehe unten) und den Administrator über den fehlerhaften Eintrag informieren (über den Button Nachricht an Administrator) von 8

7 Gastrudern in anderen Vereinen (Nachtragen von Fahrten) Ein FRGO-Mitglied ist als Gast in einem anderen Verein gerudert (gilt auch für das vereinsübergreifende Rudern im Rudererdorf) und möchte seine Fahrt eintragen: Solche Fahrten bitte über die Funktion Nachtrag in efa eingeben 1. Datum überprüfen 2. Boot eintragen: Name (Verein) 3. Ruderer eintragen 4. Abfahrts- und Ankunftzszeit überprüfen 5. Ziel/Strecke eingeben 6. Kilometer eingeben von 8

8 Bootsschaden melden Sollte ein Schaden während der Fahrt aufgetreten sein, ist dies unmittelbar beim Fahrt beenden in efa über den Button Bootsschaden melden einzutragen. Der Bootswart wird anschließend vom Administrator informiert. Sollte ein Schaden vor Antritt der Fahrt festgestellt werden, bitte in der Liste links verfügbare Boote das Boot auswählen und im Kontextmenü auf Bootsschaden melden klicken. Spezialfälle 1. Nach Beginn einer Fahrt in efa soll diese korrigiert werden, z.b. weil sich ein Mannschaftsmitglied oder das Boot geändert hat. In diesem Fall mit der Maus auf den Bootsnamen in der rechten oberen Liste klicken und die Option Eintrag ändern wählen. 2. Eine Fahrt, die bereits vollständig eingetragen wurde (d.h. in efa begonnen und beendet wurde), soll korrigiert werden. In diesem Fall bitte über die Funktion Nachricht an Admin eine Nachricht an den Administrator schicken mit der Bitte, die Fahrt zu korrigieren. Auf anderem Weg kann die Fahrt nicht mehr geändert werden. 3. Nach Beginnen einer Fahrt in efa beginnt es in Strömen zu regnen, so dass die Mannschaft beschließt doch nicht zu rudern. In diesem Fall in der rechten oberen Liste das Boot anklicken und Fahrt abbrechen wählen (nur wenn die Fahrt tatsächlich nie stattgefunden hat). 4. Der PC in der Bootshalle funktioniert nicht In diesem Fall die Fahrt in das Papier-Fahrtenbuch eintragen. Sie wird später vom Administrator in das elektronische Fahrtenbuch übertragen (ab ). Anmerkung: Diese Anleitung wurde in Anlehnung an die Bedienungsanleitung des Berliner Ruder-Club erstellt, die auf der efa-homepage verfügbar ist. Vielen Dank von 8