REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET

Transkript

1 Ilmenau, 10. April 2013 (Stand) REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET Wie werden die Verwaltungsprozesse zukünftig aufbereitet? Folie: 1

2 Agenda 1. Warum ein neues Intranet? 2. Was ist zu tun? Abbildung von Prozessen 3. Intranet- Redakteurinnen 4. der Prozess- Seiten 5. Ordnerstruktur & Dokumente 6. Quicklinks Folie: 2

3 WARUM EIN NEUES INTRANET? Mitarbeiterbefragung 2011 Folie: 3

4 Geringe Zufriedenheit mit dem bisherigen Intranet Wie zufrieden sind Sie mit den Informationen, die über das Intranet bereitgestellt werden? 70% 26% 56% 60% 59% 57% 53% 50% Handlungsbedarf!!! 40% 33% 22% 12% 22% 31% 30% Wissenschaftliche Tätigkeit Verwaltungstätigkeit 30% 2% Technische Tätigkeit 20% 11% 13% 14% 10% 0% unzufrieden teils/teils zufrieden Befragung Interne Kommunikation an der TU Ilmenau (2011), n= 376 Folie: 4

5 Besonders wichtig: Information & Suche Wie wichtig finden die Befragten die genannten Features/Eigenschaften? Prozessbezogene Informationsdarstellung 7% 91% Ansprechpartner & Verantwortlichkeiten suchen 8% 90% 12% Suchfunktion & Links 13% 86% unwichtig teils/teils 2% wichtig Verständliche Begriffe 14% 82% Tipps & Hinweise 26% 70% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Befragung Interne Kommunikation an der TU Ilmenau (2011), n=mind. 419 Folie: 5

6 WAS IST ZU TUN? Abbildung von Prozessen im Intranet Folie: 6

7 Mitarbeiterbereich auf der TU- Website untergliedert sich in öffentliche und passwortgeschützte Bereiche (d.h. nicht alle Seiten sind zugriffsgeschützt) Zugriff auf die geschützten Seiten haben in erster Linie Mitarbeiter und HiWis nachdem sie sich eingeloggt haben (Studierende bei Bedarf möglich, bi\e teilen Sie uns dies einfach mit) Mehr zum Thema Zugriffsschutz: h\p:// ilmenau.de/en/typo3hilfe/ funk`onen/zugriffsschutz/ Allgemeines Hier geht es zum passwortgeschützten Bereich (Log-in) Öffentlich: Folie: 7

8 Intranet: neu & alt Unter dieser URL gelangen Sie momentan ins Intranet Folie: 8

9 Menschen denken in Prozessen... Und nicht in Abteilungen. Deshalb: Denken Sie an Ihre Zielgruppen: Fühlen Sie sich in den typischen Mitarbeiter der TU Ilmenau ein J Wich`g: Prozesse so beschreiben, dass auch Mitarbeiter aus völlig anderen Bereichen sie verstehen und nachvollziehen können (kein Verwaltungsdeutsch) Eventuell Test mit unabhängiger Person durchführen Versuchen Sie bi\e die Seiten- Vorlage für Ihre Prozessdarstellungen zu nutzen (wenn dringende Gründe vorliegen, dann finden wir natürlich auch eine Lösung) Wir sind immer offen für Ihre konstruk`ven Vorschläge! Folie: 9

10 Nützliche Tipps & Hinweise I Fragen Sie uns, wenn Sie einmal nicht weiter kommen! Vorlage für Prozess- Seiten im Browser als Lesezeichen abspeichern, URL: h\p:// ilmenau.de/typo3hilfe/intranet/uniservice/vorlage/ Folie: 10

11 Nützliche Tipps & Hinweise II Anregungen auf anderen Seiten holen (z.b. LMU München. URL: h\p:// muenchen.de/einrichtungen/zuv/uebersicht/dez_ii/verzweigung/urlaub/ index.html) Folie: 11

12 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten I 1. Mediabereich 2. Kontaktdaten des Hauptverantwortlichen für den Kontaktbereich oben 3. Überschrift für den Prozess und (falls der Name zu lang ist) eine Abkürzung für das Menü 4. Kurzbeschreibung (oberster Kasten Mittelspalte) 5. Einzelne Prozessschritte als Akkordeon (der Bereich zum Ausklappen, Mittelspalte Mitte) mit FAQ (Frequently Asked Questions, letzter Punkt im Akkordeon) 6. Unterlagen (Mittelspalte unten) 7. Schnellzugriff (rechte Seitenspalte oben) 8. Ansprechpartner/innen (rechte Seitenspalte Mitte) 9. Weitere Informationen (rechte Seitenspalte unten) Folie: 12 Siehe hinzu auch in der TYPO3-Hilfe der TU Ilmenau:

13 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten II Allg. Ansprechpartner (Dezernent) Häufig benötigte Formulare/ Dokumente Kurzbeschreibung des Prozesses Spezieller Ansprechpartner/ Verantwortlicher Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten Alle Formulare, Mitteilungen etc. Folie: 13

14 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten III Häufig benötigte Formulare/ Dokumente Kurzbeschreibung des Prozesses Spezieller Ansprechpartner/ Verantwortlicher Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten Box für weitere allg. Infos (z.b. Öffnungszeiten Alle Formulare, Mitteilungen, Ordnungen... Folie: 14

15 INTRANET-REDAKTEURE Folie: 15

16 Neue Intranet- Struktur: Service Folie: 16

17 Verantwortlichkeiten/Redakteure Anja Reinhardt (DP): Dienstvereinbarungen? Katja Lenz (DPH) Dr. Dörte Gerhardt (FuT) & Astrid Gäbert (HiWi) Susanne Bergmann (UniRZ) Lisa Eberhardt (DGT): Schlüssel, Parkplätze, Fuhrpark Sylvia Klawitter (Datenschutz) Sabine Jackisch (Marketing) Folie: 17

18 Neue Intranet- Struktur: Informiert Folie: 18

19 Verantwortlichkeiten/Redakteure... Katja Lenz (DPH): Rektorat & Zentralverwaltung Lisa Eberhardt (DGT): Rektorat & Zentralverwaltung Anja Reinhardt (DP): Dienstvereinbarungen? Katja Lenz (DPH): Ziel- und Leistungsvereinbarungen, Jahresbericht Folie: 19

20 AUFBEREITUNG DER PROZESS-SEITEN Folie: 20

21 Haupt- bzw. Überblicks- Seiten im FE* Beispiel Personal Inhaltsangabe für Prozess- Seiten: max. 2-3 Zeilen Folie: 21 Legende: FE = Frontend (Ansicht der eigentlichen Website im Browser für Besucher, keine Bearbeitung der Inhalte möglich)

22 Haupt- bzw. Überblicks- Seiten im BE* Bsp. Forschung mit Unterseiten Folie: 22 Legende: BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

23 Haupt- bzw. Überblicks- Seiten im BE* Bsp. Personal mit Unterseiten Bsp. Personal mit Unterseiten Folie: 23

24 Haupt- bzw. Überblicks- Seiten im BE* Bsp. Prozess Dienstreise Eingeben der Inhaltsangabe am Bsp. Dienstreise (erscheint dann später auf den Überblicks-Seiten) Folie: 24

25 Eingeben der Kurzbeschreibung Kurzbeschreibung des Prozesses (Frontend- Ansicht) Folie: 25

26 Eingeben der Kurzbeschreibung im BE* 1. Klicken Sie zunächst auf die gewünscht Prozess-Seite (hier: Schlüsselverwaltung) in der Seitenansicht 2. Um den allg. Text zu bearbeiten, klicken Sie auf den kleinen Stift Folie: 26 Legende: BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

27 Eingeben der Kurzbeschreibung im BE* 3. Es öffnet sich rechts dieses Fenster, wählen Sie dort den Reiter Text an 4. Nun können Sie Ihren Text eingeben Hinweis: Bitte kopieren Sie keinen formatierten Text in dieses Feld Folie: 27 Legende: BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

28 Eingeben der Kurzbeschreibung im BE* Tipp: Schreiben Sie Ihren Text am besten in einem Texteditor Bevor Sie den kopierten Text in das Textfeld einfügen, schalten Sie bitte in den Textmodus um Folie: 28 Legende: WYSIWYG = Abkürzung für das Prinzip What You See Is What You Get ( Was du siehst, ist [das,] was du bekommst. ). Im TEXT-MODUS hingegen wird der Text im HTML-Code angezeigt

29 Adressen und Telefonnummern Rich`ge (einheitliche) Schreibweise bei Telefonnummern und Adressen beachten Tel Bei der -Adresse handelt es sich um einen Link, der im Backend eingeben wird. Folie: 29

30 ORDNERSTRUKTUR & DOKUMENTE Folie: 30

31 Folie: 31 Überarbeitung von Formularen Ausmisten : Bi\e schauen Sie beim Umzug der alten Seiten, was Sie wirklich noch benö`gen Nutzen Sie außerdem die Gelegenheit, Ihre Formulare zu überarbeiten (S`chwort: ausfüllbare Felder, Tab- Taste z.b. Adobe Acrobat Professional Formular- Assistent) Ein gescanntes Dokument kann nicht ohne Weiteres durchsucht werden Bi\e versuchen Sie deshalb immer PDFs direkt aus Word- Dokumenten zu erstellen Wenn Sie z.b. Ordnungen, die im Verkündungsbla\ erschienen sind, einstellen wollen, dann löschen Sie bi\e Seiten, die nicht zu Ihrer Ordnung gehören heraus. Bei externen Dokumenten (wie z.b. Gesetzestexten) am besten auf die offiziellen Seiten verlinken

32 Benennung von Dateien (Mi\eilungen) Dokumente sind generell im PDF- Format einzustellen (kein Word!) Bi\e stellen Sie keine gescannten Dokumente ein bzw. nutzen Sie bei gescannten Dokumenten die Schriuerkennungsfunk`on von Adobe Acrobat Professionell (Dokument - > OCR- Texterkennung oder Anzeige - > Werkzeuge - > Texterkennung) Folie: 32

33 Benennung von Dateien (Mi\eilungen) Aussagekräuige & einheitliche Benennung von pdf- Dokumenten Kein Datum bei Formularen, aber Beschriuung der Dateien wann letzte Aktualisierung erfolgte (wird im jeweiligen Seitenelement, z.b. automa`sche Liste im Reiter Dateilinks im Feld Beschreibungen eingetragen) Bsp. Rektoratsmi\eilung_2012- nummer_`tel Dezernatsmi\eilung_DPH_ _`tel UniRZ- Mi\eilung_`tel Dienstvereinbarung_`tel Folie: 33

34 Benennung von Dateien (Ordnungen) Ordnungen sowie Anlagen und Änderungen bi\e nach folgendem Schema benennen: Ordnung_[Bezug]_[Jahr des Inkrautretens]- [Monat des Inkrautretens]_[(Kurz- )Titel]- [event. Zusatz].pdf Bi\e achten Sie darauf keine Umlaute zu verwenden bzw. diese anzupassen (Ä=Ae; Ü=Ue; Ö=Oe) Wenn Sie in den Seiteneinstellungen beim Typ Dateilinks verwenden, können Sie zusätzlich eine Beschreibung angeben Bsp. Ordnung_Parken_ _Parkordnung.pdf Ordnung_Parken_ _Parkordnung- Anlage_3.pdf Ordnung_Parken_ _Parkordnung- Erste_Aenderung.pdf Folie: 34

35 Benennung von Dateien (Ordnungen) Backend-Ansicht Frontend-Ansicht Achten Sie bitte auf eine aussagekräftige Benennung, wenn Sie Beschriftungen einfügen Folie: 35

36 Ordnerstruktur Inhalte des Intranets (geschützt) liegen im Ordner Secure im Backend (z.b. Verwaltungsmi\eilungen, Formulare etc.) Die Ordnerstruktur folgt Ihrer Seitenstruktur (bi\e unbedingt beim Anlegen neuer Ordner und Befüllen beachten!) FE* BE* Folie: 36 Legende: FE = Frontend (Ansicht der eigentlichen Website im Browser für Besucher, keine Bearbeitung der Inhalte möglich) BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

37 Neuen Ordner (Verzeichnis) anlegen Folie: 37 Hinweis: Zuvor den richtigen übergeordneten Ordner festlegen!

38 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Ordnerstruktur) Media-Ordner bleibt leer! Public-Ordner = öffentlich Vorsicht! Secure-Ordner = geschützt hier kommen sämtliche Inhalte hinein Folie: 38

39 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Detail Ordnerstruktur) Klicken Sie in der Dateiansicht unter Medien zunächst auf den gewünschten Ordner (hier: Parken) Liste der bereits vorhandenen Dokumente im Ordner Parken Folie: 39

40 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Dateien hochladen) Klicken Sie den Reiter Hochladen an, um neue Dateien hinzuzufügen Folie: 40

41 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Um nun eine hochgeladene Datei einzubinden, gehen Sie wieder auf die Seiten-Ansicht unter Web. Wenn Sie beispielsweise Formulare unter den Quick-Links einbinden möchten, dann gehen Sie bitte so vor: Gehen Sie auf Ihre Prozess-Seite (z.b. Parken) Folie: 41

42 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Klicken Sie auf Ihrer Prozess-Seite im rechten Fenster unter Rechter Inhalt bitte Quick Downloads an (den kleinen Stift) Folie: 42

43 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Dann erhalten Sie die Ansicht links Bitte klicken Sie auf den Reiter Text, um zur Ansicht rechts zu kommen Folie: 43

44 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Hier können Sie nun wie gewohnt, Ihre Dateien als Links (manuell) einbinden Folie: 44

45 Hinzufügen von Unterlagen (Backendansicht) Bei den Formularen und Unterlagen ist es ähnlich: entweder Sie erstellen wie eben eine manuelle Download-Liste oder eine automatische Liste (siehe Screenshot) Weitere Informationen hierzu unter: Hier kann zusätzlich eine Beschreibung eingegeben werden Enter drücken, um die nächste Beschreibung einzugeben Folie: 45

46 Hinzufügen von Unterlagen (Frontendansicht) Reiter bzw. Tabs Oder so (mit zusätzlichen Infos): Dateien-Links zu Formularen Folie: 46

47 Datei- Listen Im Idealfall: automa`sche Liste aus dem jeweiligen Ordner (pro Unterseite = 1 Ordner; eventuell Unterordner für die verschiedenen Tabs anlegen) siehe Automa`sche Dateiliste erstellen Oder: Dateien manuell verlinken Bei externen Dokumenten (wie z.b. Gesetzestexten) am besten auf die offiziellen Seiten verlinken Folie: 47

48 Quick Links Zweck & Funk`onsweise (siehe TYPO3- Hilfe - URL: h\p:// ilmenau.de/en/typo3hilfe/inhaltselemente/quicklinks/) List mit Schlagworten für Ihre Prozesse erarbeiten Folie: 48

49 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Bei Fragen wenden Sie sich an: Technische Fragen: Petra Neumann (Mail: Tel. 2643) oder: Inhaltliche Fragen/Beratung: Marie-Luise Recknagel (Mail: Tel: 4698) Folie: 49