REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET

Transkript

1 Ilmenau, 30. April 2013 REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET Einbindung von Dokumenten im neuen Intranet der TU Ilmenau Folie: 1

2 Agenda 1. Warum ein neues Intranet? 2. Informa6onen im neuen Intranet 3. Erstellen von PDF- Formularen 4. Benennen von Dateien 5. Ordnerstruktur & Dokumente: Hochladen und Einbinden von Dokumenten im TYPO3 (+ Ersetzen von Dokumenten) 6. Erstellen der Quick Links 7. Einbinden von Fotos in den Mediabereich Folie: 2

3 WARUM EIN NEUES INTRANET? Mitarbeiterbefragung 2011 Folie: 3

4 Geringe Zufriedenheit mit dem bisherigen Intranet Wie zufrieden sind Sie mit den Informationen, die über das Intranet bereitgestellt werden? 70% 26% 56% 60% 59% 57% 53% 50% Handlungsbedarf!!! 40% 33% 22% 12% 22% 31% 30% Wissenschaftliche Tätigkeit Verwaltungstätigkeit 30% 2% Technische Tätigkeit 20% 11% 13% 14% 10% 0% unzufrieden teils/teils zufrieden Befragung Interne Kommunikation an der TU Ilmenau (2011), n= 376 Folie: 4

5 Besonders wichtig: Information & Suche Wie wichtig finden die Befragten die genannten Features/Eigenschaften? Prozessbezogene Informationsdarstellung 7% 91% Ansprechpartner & Verantwortlichkeiten suchen 8% 90% 12% Suchfunktion & Links 13% 86% unwichtig teils/teils 2% wichtig Verständliche Begriffe 14% 82% Tipps & Hinweise 26% 70% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Befragung Interne Kommunikation an der TU Ilmenau (2011), n=mind. 419 Folie: 5

6 INFORMATIONEN IM NEUEN INTRANET Folie: 6

7 Mitarbeiterbereich auf der TU- Website untergliedert sich in öffentliche und passwortgeschützte Bereiche (d.h. nicht alle Seiten sind zugriffsgeschützt) Zugriff auf die geschützten Seiten haben in erster Linie Mitarbeiter und HiWis nachdem sie sich eingeloggt haben (Studierende bei Bedarf möglich, bi`e teilen Sie uns dies einfach mit) Mehr zum Thema Zugriffsschutz: h`p:// ilmenau.de/en/typo3hilfe/ funk6onen/zugriffsschutz/ Allgemeines Hier geht es zum passwortgeschützten Bereich (Log-in) Öffentlich: Folie: 7

8 Intranet: neu & alt Unter dieser URL gelangen Sie momentan ins Intranet Folie: 8

9 Nützliche Tipps & Hinweise Fragen Sie uns, wenn Sie einmal nicht weiter kommen! Vorlage für Prozess- Seiten im Browser als Lesezeichen abspeichern, URL: h`p:// ilmenau.de/typo3hilfe/intranet/uniservice/vorlage/ Folie: 9

10 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten I 1. Mediabereich 2. Kontaktdaten des Hauptverantwortlichen für den Kontaktbereich oben 3. Überschrift für den Prozess und (falls der Name zu lang ist) eine Abkürzung für das Menü 4. Kurzbeschreibung (oberster Kasten Mittelspalte) 5. Einzelne Prozessschritte als Akkordeon (der Bereich zum Ausklappen, Mittelspalte Mitte) mit FAQ (Frequently Asked Questions, letzter Punkt im Akkordeon) 6. Unterlagen (Mittelspalte unten) 7. Schnellzugriff (rechte Seitenspalte oben) 8. Ansprechpartner/innen (rechte Seitenspalte Mitte) 9. Weitere Informationen (rechte Seitenspalte unten) Folie: 10 Siehe hinzu auch in der TYPO3-Hilfe der TU Ilmenau:

11 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten II Allg. Ansprechpartner (Dezernent) Häufig benötigte Formulare/ Dokumente Kurzbeschreibung des Prozesses Spezieller Ansprechpartner/ Verantwortlicher Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten Alle Formulare, Mitteilungen etc. Folie: 11

12 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten III Häufig benötigte Formulare/ Dokumente Kurzbeschreibung des Prozesses Spezieller Ansprechpartner/ Verantwortlicher Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten Box für weitere allg. Infos (z.b. Öffnungszeiten Alle Formulare, Mitteilungen, Ordnungen... Folie: 12

13 ERSTELLEN VON PDF-FORMULAREN Folie: 13

14 Überarbeitung von Formularen Ausmisten : Bi`e schauen Sie beim Umzug der alten Seiten, was Sie wirklich noch benö6gen Nutzen Sie außerdem die Gelegenheit, Ihre Formulare zu überarbeiten (S6chwort: ausfüllbare Felder, Tab- Taste z.b. Adobe Acrobat Professional Formular- Assistent) Ein gescanntes Dokument kann nicht ohne Weiteres durchsucht werden Bi`e versuchen Sie deshalb immer PDFs direkt aus Word- Dokumenten zu erstellen Bi`e stellen Sie bei Ordnungen immer die Lesefassung ein Bei externen Dokumenten (wie z.b. Gesetzestexten) am besten auf die offiziellen Seiten verlinken Folie: 14

15 Es gibt verschiedene Wege... Formular aus Scan Datei scannen Texterkennung durchführen (Werkzeuge - > Texterkennung; OCR) Formularassistent (Sor6er- und Tab- Reihenfolge beachten) Formular aus PDF Formular ohne Vorlage Folie: 15

16 Bsp. Formular aus Scan Folie: 16

17 Bsp. Formular aus Scan Folie: 17

18 Probieren Sie... Folie: 18

19 BENENNEN VON DATEIEN Folie: 19

20 Benennung von Dateien (Mi`eilungen) Dokumente sind generell im PDF- Format einzustellen (kein Word!) Bi`e stellen Sie keine gescannten Dokumente ein bzw. nutzen Sie bei gescannten Dokumenten die Schrirerkennungsfunk6on von Adobe Acrobat Professionell (Dokument - > OCR- Texterkennung oder Anzeige - > Werkzeuge - > Texterkennung) Folie: 20

21 Benennung von Dateien (Mi`eilungen) Aussagekrärige & einheitliche Benennung von pdf- Dokumenten Kein Datum bei Formularen, aber Beschrirung der Dateien wann letzte Aktualisierung erfolgte (wird im jeweiligen Seitenelement, z.b. automa6sche Liste im Reiter Dateilinks im Feld Beschreibungen eingetragen) Bsp. Rektoratsmi`eilung_2012- nummer_6tel Dezernatsmi`eilung_DPH_ _6tel UniRZ- Mi`eilung_6tel Dienstvereinbarung_6tel Folie: 21

22 Bsp. Mi`eilungen (Frontendansicht) Folie: 22

23 Bsp. Mi`eilungen (Backendansicht) Folie: 23

24 Benennung von Dateien (Ordnungen) Bi`e versuchen Sie immer die Lesefassung der Ordnung einzustellen Ordnungen sowie Anlagen und Änderungen bi`e nach folgendem Schema benennen: Ordnung_[Bezug]_[Jahr des Inkrartretens] _[(Kurz- )Titel]- [event. Zusatz].pdf Bi`e achten Sie darauf keine Umlaute zu verwenden bzw. diese anzupassen (Ä=Ae; Ü=Ue; Ö=Oe) In den Seiteneinstellungen im Reiter Dateilinks können Sie zusätzlich eine Beschreibung angeben Bsp. Ordnung_Parken_2007_Parkordnung.pdf Ordnung_Parken_2010_Parkordnung- Anlage_3.pdf Ordnung_Parken_2012_Parkordnung- Erste_Aenderung.pdf Folie: 24

25 Benennung von Dateien (Ordnungen) Backend-Ansicht Frontend-Ansicht Achten Sie bitte auf eine aussagekräftige Benennung, wenn Sie Beschriftungen einfügen Folie: 25 Hinweis: Weitere Informationen zur Verwendung von Dateiverweisen unter:

26 ORDNERSTRUKTUR & DOKUMENTE Hochladen und Einbinden von Dokumenten im TYPO3 Folie: 26

27 Ordnerstruktur Inhalte des Intranets (geschützt) liegen im Ordner Secure im Backend (z.b. Verwaltungsmi`eilungen, Formulare etc.) Die Ordnerstruktur folgt Ihrer Seitenstruktur (bi`e unbedingt beim Anlegen neuer Ordner und Befüllen beachten!) FE* BE* Folie: 27 Legende: FE = Frontend (Ansicht der eigentlichen Website im Browser für Besucher, keine Bearbeitung der Inhalte möglich) BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

28 Neuen Ordner (Verzeichnis) anlegen Folie: 28 Hinweis: Zuvor den richtigen übergeordneten Ordner festlegen!

29 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Ordnerstruktur) Media-Ordner bleibt leer! Public-Ordner = öffentlich Vorsicht! Secure-Ordner = geschützt hier kommen sämtliche Inhalte hinein Folie: 29

30 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Detail Ordnerstruktur) Klicken Sie in der Dateiansicht unter Medien zunächst auf den gewünschten Ordner (hier: Parken) Liste der bereits vorhandenen Dokumente im Ordner Parken Folie: 30

31 Hinzufügen von Unterlagen (Backend Dateien hochladen) Klicken Sie den Reiter Hochladen an, um neue Dateien hinzuzufügen Folie: 31

32 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Um nun eine hochgeladene Datei einzubinden, gehen Sie wieder auf die Seiten-Ansicht unter Web. Wenn Sie beispielsweise Formulare unter den Quick-Links einbinden möchten, dann gehen Sie bitte so vor: Gehen Sie auf Ihre Prozess-Seite (z.b. Parken) Folie: 32

33 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Klicken Sie auf Ihrer Prozess-Seite im rechten Fenster unter Rechter Inhalt bitte Quick Downloads an (den kleinen Stift) Folie: 33

34 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Dann erhalten Sie die Ansicht links Bitte klicken Sie auf den Reiter Text, um zur Ansicht rechts zu kommen Folie: 34

35 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) Hier können Sie nun wie gewohnt, Ihre Dateien als Links (manuell) einbinden Folie: 35

36 Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess- Seite) WICHTIG: Bitte binden Sie die Dateien nur in Textelementen manuell ein, NIEMALS im Element Dateilinks, da sonst kein Zugriffsschutz gewährleistet ist! Vorsicht: FALSCH RICHTIG (automatische Liste) RICHTIG (manuelle Liste) Folie: 36

37 Hinzufügen von Unterlagen (Backendansicht) Bei den Formularen und Unterlagen ist es ähnlich: entweder Sie erstellen wie eben eine manuelle Download-Liste oder eine automatische Liste (siehe Screenshot) Weitere Informationen hierzu unter: Hier kann zusätzlich eine Beschreibung eingegeben werden Enter drücken, um die nächste Beschreibung einzugeben Folie: 37

38 Hinzufügen von Unterlagen (Frontendansicht) Reiter bzw. Tabs Oder so (mit zusätzlichen Infos): Datei-Links zu Formularen Folie: 38

39 Datei- Listen Im Idealfall: automa6sche Liste aus dem jeweiligen Ordner (pro Unterseite = 1 Ordner; eventuell Unterordner für die verschiedenen Tabs anlegen) siehe: Automa6sche Dateiliste erstellen Oder: Dateien manuell verlinken Bei externen Dokumenten (wie z.b. Gesetzestexten) am besten auf die offiziellen Seiten verlinken Folie: 39

40 Datei- Listen Hinweis: Verwaltungsmi`eilungen müssen nur in den rich6gen Ordner geladen werden Folie: 40

41 Ersetzen von Dateien Hin und wieder kann es vorkommen, dass Dokumente, wie z.b. Formulare, Dienstanweisungen o.ä. ihre Gül6gkeit verlieren und durch ein neues Dokument ersetzt werden müssen. Damit die Menge an Dokumenten im Backend überschaubar bleibt, ist es sinnvoll, alte Dokumente zu ersetzen. Außerdem ersparen Sie sich damit, dass Sie (oder andere Redakteure, die dieses Dokument eingebunden haben) die Dokumente neu verlinken müssen. Bi`e prüfen Sie also vorher, ob es nö6g ist, ein Dokument zusätzlich zu den bereits vorhandenen hochzuladen oder ob durch das neue Dokument ein altes ungül6g wird. Bi`e benennen Sie das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekrärig (Folie 24), da der Dateiname komple` überschrieben wird. Auf der nächsten Seite ist beschrieben, wie Sie vorgehen müssen, um Dokumente zu ersetzen. Folie: 41

42 Ersetzen von Dateien Wechseln Sie im Backend zuerst in den Mediabereich Folie: 42

43 Ersetzen von Dateien Suchen Sie dort den Ordner, in dem Sie die zu ersetzende ( alte ) Datei abgelegt haben (die Ordnerstruktur im Mediabereich folgt generell der Seitenstruktur) Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie dort auf das Datei ersetzen - Symbol. Folie: 43

44 Ersetzen von Dateien Anschließend öffnet sich dieses Fenster. Klicken Sie auf Durchsuchen... und wählen Sie die neue Datei auf Ihrem Rechner aus. Als letztes müssen Sie nur noch den Hochladen -Button betätigen. Hinweis: Bitte denken Sie daran, das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekräftig zu benennen! è Folie 24 Folie: 44

45 ERSTELLEN DER QUICK LINKS Folie: 45

46 Quick Links (Frontendansicht) Zweck & Funk6onsweise (siehe TYPO3- Hilfe - URL: h`p:// ilmenau.de/en/typo3hilfe/inhaltselemente/quicklinks/) List mit Schlagworten für Ihre Prozesse erarbeiten Folie: 46

47 Quick Links (Backendansicht) Folie: 47

48 EINBINDEN VON FOTOS IN DEN MEDIABEREICH Folie: 48

49 Fotos im Intranet Folie: 49

50 Fotos im Intranet Folie: 50

51 Fotos im Intranet Bi`e Bildideen zuarbeiten (Tabelle, s. Bsp.) oder eigene Fotos (Rechte beachten) Bi`e berücksich6gen Sie dabei das Format (Größe: 381 x 131 px) Sie müssen die Bilder nicht selbst einbauen, wir übernehmen das! Weitere Informa6onen finden Sie in der TYPO3- Hilfe: h`p:// ilmenau.de/typo3hilfe/gestaltung/ Folie: 51

52 Bsp. Tabelle mit Bildideen Folie: 52

53 Wo finde ich die Seiten- ID? (Frontend) Hier Klicken Folie: 53

54 Wo finde ich die Seiten- ID? (Frontend) Folie: 54

55 To Do s Eigene Dokumente durchschauen und ausmisten bzw. Fehlendes hinzufügen Formulare überarbeiten Ordnungen in Leseversion einstellen Tabelle mit Bildideen für Ihre Intranet- Seiten Liste mit Quick Links Folie: 55

56 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Bei Fragen wenden Sie sich an: Technische Fragen: Petra Neumann (Mail: Tel. 2643) oder: Inhaltliche Fragen/Beratung: Marie-Luise Recknagel (Mail: Tel: 4698) Folie: 56