Tech-Info 315. Problembeschreibung. Lösung. Automatische Vergabe von Dateinamen für externe Dokumente. Berlin,

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1 Version: organice 3 Datenbank: Betriebssysteme: andere Produkte: dexcon GmbH Wittenbergplatz Berlin Tel.: +49 (30) Fax.: +49 (30) smtp:info@dexcon.de Berlin, Tech-Info 315 Automatische Vergabe von Dateinamen für externe Dokumente Problembeschreibung Sie wollen unter organice 3 externe Dokumente anlegen. Dabei soll der Dateiname automatisch generiert werden. Lösung Mit organice 3 konnten Sie in den bisherigen Versionen externe Dokumente nur in Verbindung mit der Vergabe eines eigenen Dateinamens anlegen. In die neue Version wurde nun eine automatische Dateinamensvergabe implementiert, die Sie optional nutzen können. Das neue Feature wurde erstmalig in die organice Data Version eingebunden. Wenn Sie noch Benutzer einer Vorversion sind, müssen Sie organice 3 zunächst auf die vorgenannte Version oder eine höhere updaten. Die Konfiguration der neuen Funktionalität innerhalb der Datenbank wird von einem Makro übernommen. Dieses Makro ist standardmäßig ab der Datenbankversion implementiert. Als Benutzer einer Datenbank-Vorversion können Sie entweder das notwendige Makro manuell in Ihre derzeit benutzte Datenbank einbinden oder die aktuelle Datenbank downloaden und einsetzen. Letztgenanntes Verfahren erfordert jedoch den Import aller Daten aus Ihrer aktuell verwendeten Datenbank und darüber hinaus die Einarbeitung aller bis dahin erfolgten Anpassungen der alten in die neue Datenbank. Aus Gründen des Aufwandes sollte die manuelle Einbindung des Makros bevorzugt werden. Sie wird deshalb in dieser Tech-Info ausführlich erläutert. Hinweise zur Versionsprüfung Ihrer Datenbank finden Sie am Schluss des Dokuments. Tech-Info 315 Seite 1 von 11

2 Falls Sie organice 3 gerade neu erworben haben, steht Ihnen die automatische Dateinamensvergabe mit der aktuellen Server- und Datenbankversion bereits ohne Nachbearbeitung zur Verfügung. Lesen Sie in diesem Fall nur die Hinweise im Abschnitt Benutzen des Features. Programm Update Das Update ist nur dann vorzunehmen, wenn Sie, wie oben beschrieben, noch mit einer Data-Version kleiner arbeiten. Anderenfalls können Sie diese Handlung überspringen. Das organice Update führen Sie bitte wie folgt aus: Schritt 1 Laden Sie sich dazu das aktuelle organice 3 Update Server/Data von unserer Webseite herunter. Die Update-Datei liegt als ausführbare Datei in der Form organice3.0.2.xx.exe mit einer Größe von unter 1Mbyte vor. Schritt 2 Kopieren Sie die exe-datei in ein beliebiges Verzeichnis. Bei einer Mehrplatzversion müssen Sie dafür sorgen, dass die Datei in einem Verzeichnis auf dem Server abgelegt wird, auf das Sie Zugriff von allen Clients haben. Schritt 3 Schließen Sie organice und beenden Sie Microsoft Outlook. Schritt 4 Starten Sie die abgelegte Datei organice3.0.2.xx.exe. Bei einer Mehrplatzversion müssen Sie die Datei von jedem einzelnen Clients separat ausführen. Empfehlung: Nach dem Update sollten Sie die Datenbank kompaktieren. Starten Sie die Datenbank mit Verwaltungsrechten (bei einer Mehrplatzversion auf einem beliebigen Client) und kompaktieren Sie die Datenbank. Makro-Einbindung In diesem Schritt wird beschrieben, wie Sie das notwendige Makro in die Datenbank einbinden und die erforderlichen Eigenschaften in den Datenbankeinstellungen einrichten. Schritt 1 Laden Sie sich von der Webseite die nachstehenden zwei Dateien herunter: ftp://osp.organice.de/download/organice3/database/macros/fsettings.frm Tech-Info 315 Seite 2 von 11

3 ftp://osp.organice.de/download/organice3/database/macros/fsettings.frx Speichern Sie diese in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Datenträger. Schritt 2 Öffnen Sie die Datenbank mit Verwaltungsrechten und schalten Sie in den Konfigurationsmodus. Schritt 3 Öffnen Sie über den Menübefehl Extras Visual Basic-Editor... oder die Tastenkombination Alt+ F11 den Visual Basic-Editor. Im Projektexplorer finden Sie die Liste der Formulare, Module und Klassenmodule: Schritt 4 Um das neue Formular einzubinden, müssen Sie das bestehende Formular zunächst entfernen. Markieren Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Liste Formulare das Formular FSettings. Tech-Info 315 Seite 3 von 11

4 Führen Sie in dem geöffneten Kontextmenü den Befehl Entfernen von FSettings aus. Der nachstehenden Dialog wird geöffnet: Bestätigen Sie die Frage mit Nein. Das alte Formular ist jetzt gelöscht. Schritt 5 Nun kann das neue Formular geladen werden. Führen Sie im Visual Basic-Editor den Menübefehl Datei Datei importieren... oder die Tastenkombination Strg+ M aus. Ein Dateisuchfenster wird geöffnet. Stellen Sie hier den Ordner ein, in dem Sie die herunter geladenen Makrodateien abgelegt haben, markieren Sie Datei FSettings.frm und klicken Sie auf Öffnen. Die zweite Datei FSettings.frx ist eine Hilfsdatei für FSettings.frm und wird automatisch übernommen. Alternativ können Sie diesen Dateiimport auch per Drag and Drop vornehmen, indem Sie die Datei FSettings.frm aus Ihrem Ablageverzeichnis mit der Maus in den Projektexplorer ziehen. Auch in diesem Fall wird die Datei FSettings.frx automatisch übernommen. Tech-Info 315 Seite 4 von 11

5 Schließen Sie den Visual Basic-Editor und bestätigen Sie den angezeigten Dialog mit Ja, um das neue Makro zu speichern. Die neue Makrodatei ist nun in Ihre Datenbank eingebunden. Schritt 6 Letztlich müssen Sie noch eine spezielle Datenbankeinstellung vornehmen, mit der Sie bestimmen, aus welchen Bestandteilen die Dateinamen für neue externe Dokumente generiert werden sollen. Öffnen Sie im Benutzermodus über den Menübefehl Makros Datenbankeinstellungen... den Dialog Datenbankeinstellungen und aktivieren Sie hier die Registerkarte Tabellen. Aktivieren Sie aus der Liste die Tabelle Aktivitäten. Hier müssen Sie in das Eingabefeld Ausdruck für Dateinamen einen Ausdruck eintragen, über den der Dateiname zusammengestellt wird. Tech-Info 315 Seite 5 von 11

6 Der nachstehend vorgeschlagene Ausdruck Aktivitaeten->Typ & " an " & NamePerson() & " - " & Aktivitaeten->Betreff generiert einen Dateinamen (als Beispiel): Brief an Stefan Kloß - organice 3 Sie können für die Namensbildung den vorgeschlagenen Ausdruck übernehmen oder auch selbständig einen Ausdruck zusammenstellen. In jedem Fall sollten Sie einen selbst erstellten Ausdruck vor dessen Verwendung im Ausdruckseditor prüfen. Unser Beispiel hier ergibt im Ausdruckseditor: Schritt 7 In dem Dialog Datenbankeinstellungen (siehe Seite 5) steht Ihnen mit dem Kontrollfeld Dateiauswahldialog anzeigen ein Schalter zur Verfügung, über den Sie festlegen können, ob beim Anlegen eines externen Dokuments der Dateiauswahldialog angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Tech-Info 315 Seite 6 von 11

7 Aktivieren Sie das Kontrollfeld über einen Mausklick, wenn der Dialog angezeigt werden soll. Die Dialoganzeige ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie häufiger Dateinamen für ausgewählte Dokumente vor dem Abspeichern individuell ändern oder aber operativ ein anderes Ablageverzeichnis zuweisen wollen. Beachten Sie bitte: Falls organice beim Anlegen eines neuen Dokuments feststellt, dass der zu vergebende Dateiname bereits besteht, wird der Dateiauswahldialog erneut angezeigt. Sie können dann den Dateinamen entsprechend Ihren Wünschen abändern und den Speicherbefehl wiederholen. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, beispielsweise des Betreffteils im Dateinamen, werden dabei allerdings nicht in den Datensatz zurück geschrieben! Für den Fall, dass sich bei der automatischen Namensvergabe häufiger Doppelbezeichner ergeben, sollten Sie den oben vorgeschlagene Ausdruck für den Dateinamen ggf. mit einem eindeutigen Feld ergänzen. Hierfür bietet sich z.b. die Aktivitaeten->ID an. Da diese ID für jeden Datensatz der Tabelle eindeutig ist, können Sie mit dieser Maßnahmen die Bildung doppelter Dateinamen ausschließen. Benutzen des Features Nachdem alle Voraussetzungen erstellt worden sind, können Sie die automatische Namensvergabe über die Tabelle Aktivitäten nutzen: Um zu einem Datensatz ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentenbutton und klicken dann in dem geöffneten Kontextmenü auf den Menübefehl Dokument von Vorlage erstellen und verknüpfen... Tech-Info 315 Seite 7 von 11

8 Wählen Sie wie üblich Ihre Vorlage, z.b. Brief. Klicken Sie auf OK. Sofern Sie die entsprechende Option in den Datenbankeinstellungen aktiviert haben, wird der Dateiauswahldialog geöffnet. Hier finden Sie den automatisch vergebenen Dateinamen gemäß dem festgelegten Dateinamensausdruck, unter dem Sie das Dokument jetzt speichern können. Feature als Standard - Aufruf über Dokumentenbutton einrichten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentenbutton einen fett hervorgehobenen Menübefehl. klicken, sehen Sie Tech-Info 315 Seite 8 von 11

9 Üblicherweise ist dies der Befehl Dokument von Vorlage erstellen... Dieser Befehl ist gleichsam die Default-Einstellung für die Anlage von Dokumenten und wird auch immer dann ausgeführt, wenn Sie den Dokumentenbutton mit der linken Maustaste betätigen. Falls Sie nun standardmäßig externe Dokumente erzeugen wollen, ist es sinnvoll, die Default-Einstellung dahingehend zu ändern, dass ein Klick mit der linken Maustaste auf den Dokumentenbutton den relevanten Menübefehl Dokument von Vorlage erstellen und verknüpfen... auslöst. Sie ersparen sich damit die Ausführung des Befehls über das Kontextmenü. So ändern Sie die Default-Einstellung: Schritt 1 Klicken Sie im Konfigurationsmodus mit der rechten Maustaste auf den Dokumentenbutton in der Tabelle Aktivitäten. Tech-Info 315 Seite 9 von 11

10 Sie öffnen damit den Objekteditor: Schritt 2 Geben Sie im Objekteditor auf der rechten Seite in das Eingabefeld Text: den Ausdruck Default=CreateLinkFromTemplate ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Mausklicks auf die Schaltflächen OK und Schließen. Wenn Sie nun vom Benutzermodus das Kontextmenü zu dem Dokumentenbutton öffnen, sehen Sie das Ergebnis der durchgeführten Änderungen: Der Menübefehl Dokument von Vorlage erstellen und verknüpfen... ist fett hervorgehoben und ab sofort als Standard definiert. Ab jetzt erzeugen Sie standardmäßig externe Dokumente über einen Klick mit der linken Maustaste auf den Dokumentenbutton. Tech-Info 315 Seite 10 von 11

11 Hinweise zur Versionsprüfung Ihrer Datenbank Um die Version Ihrer verwendeten Datenbank zu ermitteln, verfahren Sie wie folgt: Schritt 1 Starten Sie den Ausdruckseditor über den Menübefehl Extras Ausdruck auswerten... oder die Funktionstaste F9. Der Ausdruckseditor wird geöffnet. Schritt 2 Aktivieren Sie die Registerkarte Persist. Variablen. Schritt 3 Positionieren Sie in der Liste auf die Variable g_version As String. Hinter dem Gleichheitszeichen finden Sie die Versionsbezeichnung der verwendeten Datenbank. Tech-Info 315 Seite 11 von 11