Das Tool-Set des Credit Managers. Mit den richtigen Werkzeugen die Kreditkosten signifikant senken. Whitepaper SHS VIVEON

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1 Whitepaper Das Tool-Set des Credit Managers Mit den richtigen Werkzeugen die Kreditkosten signifikant senken SHS VIVEON AG. Clarita-Bernhard-Straße München SHS VIVEON

2 Das Toolset des Credit Managers Inhaltsverzeichnis: 1. Die Werkzeugpalette eines Credit Managers 3 2. Informationsbeschaffung 4 3. Zahlungsverzug und Mahnverfahren 4 4. Forderungsausfall 5 5. Aufzeigen von Umsatzpotenzialen 5 6. Entscheidende Vorteile 6 7. Fazit 7 2

3 1. Die Werkzeugpalette eines Credit Managers In jeder Geschäftsbeziehung stecken neben Umsatzpotenzialen auch Risiken. Diese frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu managen, ist Aufgabe des Credit Managers. Eine Reduzierung der Kreditrisiken wirkt sich direkt auf die Kreditkosten aus: Forderungsausfälle sowie Zinsaufwendungen durch verlängerte Zahlungsziele werden minimiert, Kosten für Kreditversicherung und Mahnverfahren sinken ein wichtiger Beitrag zur Verbesserung wichtiger Unternehmenskennzahlen. Eine Beispielrechnung (siehe Abbildung 1) verdeutlicht, wo die Potenziale eines professionellen Credit Managements und im Besonderen die Möglichkeiten der effizienten Unterstützung durch ein Credit Management System liegen. Ausgehend von einem Jahresumsatz von 100 Millionen Euro und einem Stamm von aktiven Kunden, lassen sich selbst mit konservativen Zielen Einsparungen bei den Kreditkosten von mehr als ,- Euro im Jahr erwirtschaften: Viele kleine Optimierungen summieren sich im Endeffekt zu deutlichen Ersparnissen bei den Kreditkosten. Hierfür gibt es verschiedene Ansatzpunkte die Werkzeugpalette des Credit Managers. Abbildung 1: Überblick der Kosten, die durch eine Kreditgewährung entstehen 3

4 2. Informationsbeschaffung Für ein effizientes Credit Management sind die zugrundeliegenden Informationen und damit die Qualität der Datenquellen entscheidend, um größtmöglichen Einblick in die aktuelle Situation des Kunden zu erhalten. Neben den internen Information sind dabei insbesondere die externen Informationen (z.b. von Wirtschaftsauskunfteien) von besonderer Bedeutung. Wie die Beispielrechnung verdeutlicht (siehe Zeile Kosten für Informationsgewinnung ), steigen mit der Wahl verschiedener Datenanbieter in der Regel zwar die Kosten für die Informationsbeschaffung. Letztendlich rechtfertigt diese gesteigerte Informationsqualität und damit höhere Entscheidungsqualität die zusätzlichen Kosten. Die Sammlung, Analyse und Bewertung dieser Informationen sind dabei zentrale Prozessschritte, die je nach Größe des Kundenstamms manuell oder automatisiert ablaufen. Verfügt ein Unternehmen über einen Kundenstamm mit mehr als aktiven Kunden, sind diese Prozesse häufig nur mit Hilfe einer professionellen IT-Systemlösung zu bewältigen, die die entsprechenden Informationen automatisiert verarbeitet und effiziente Entscheidungsunterstützung bietet. Credit Management Software erlaubt es, individuelle Strategien zur Informationsbeschaffung zu definieren. So kann für jeden Antrag der passende Informationsmix bereitgestellt werden: Ob Wirtschaftsauskunftei, Kreditversicherung, interne Daten oder Zahlungserfahrungen anderer Unternehmen. 3. Zahlungsverzug und Mahnverfahren Eine hohe Zinsbelastung durch Außenstände (DSO) wirkt sich negativ auf die Liquidität eines Unternehmens aus. Ein Credit Management System behält den Verlauf jeder Transaktion stets im Blick und kann so zeitnah entsprechende Aktionen anstoßen. Erfolgt eine Zahlung beispielsweise nicht im vereinbarten Zeitraum, wird die entsprechende Mahnstufe eingeleitet. Schnelles Reagieren und eine Optimierung der Mahnstufen beschleunigt die Zahlungseingänge signifikant. Wie die Beispielrechnung (siehe Zeile Zinsaufwendungen durch Zahlungsziele ) verdeutlicht, lassen sich schon bei einer durchschnittlichen Verkürzung des Zahlungsziels von 42 auf 39 Tage Einsparungen in Höhe von mehr als ,- Euro erwirtschaften. Pünktlichere Zahler erfordern weniger Mahnungen. Auch hier (siehe Zeile Kosten des Mahnverfahrens ) können sich die Kosten in der Folge um etwa 4.000,- Euro verringern. 4

5 4. Forderungsausfall Eine professionelle Credit Management Lösung ist in der Lage, Forderungsausfälle eines Unternehmens signifikant zu reduzieren. Ermöglicht wird dies durch die hohe Informationsqualität, die mögliche Probleme frühzeitig erkennen lässt. Weniger Verluste aus Geschäftsbeziehungen bedeuten eine direkte Verbesserung der Liquidität eines Unternehmens. Denn bei einer durchschnittlichen Gewinnmarge von 5 Prozent muss ein Unternehmen Mehrumsatz in Höhe von Euro generieren, um einen Forderungsausfall von Euro auszugleichen. Umsatz muss hier statt zur Gewinnsteigerung zur Kompensierung von Verlusten eingesetzt werden. Hier lassen sich also mit Abstand die größten Einsparungen erzielen (siehe Zeile Forderungsausfälle ). So bewirkt eine konservative Senkung der Forderungsausfallquote um nur 0,1 Prozentpunkte von 0,5 auf 0,4 Prozent in diesem Beispiel eine Ersparnis von ,- Euro. Durch die Reduzierung der reinen Zahlungsstörungen werden auch deren Folgekosten gesenkt. Dies beinhaltet vor allem Aufwendungen für Inkassomaßnahmen und weiterführende rechtliche Schritte (siehe Zeile Kosten für Realisierung ). 5. Aufzeigen von Umsatzpotenzialen Effizientes Credit Management ist aber weit mehr als die reine Reduzierung von Kreditrisiken und -kosten. Unternehmen profitieren auch von der wertschöpfenden Arbeit, die Credit Management leistet. Um Kundenbeziehungen für das Unternehmen optimal zu managen, kann Credit Management diese nicht ausschließlich unter Risikoaspekten betrachten. Ein erweiterter Blickwinkel lässt auch die Chancen jeder Geschäftsbeziehung erkennen. Erst wenn beide Aspekte in die Betrachtung der Kundensituation einbezogen werden, kann das beste Ergebnis für das Unternehmen erzielt werden. Stehen geringen Risiken große Umsatzpotenziale gegenüber, kann durch die Annahme eines Kunden deutlicher Mehrwert für das Unternehmen generiert werden. Bei einer reinen Risikovermeidungsstrategie wäre dieses Potenzial unentdeckt geblieben. Auf diese Weise kann ein Unternehmen auch Kunden erschließen, die von anderen Unternehmen mit weniger akkuraten Credit Management Prozessen abgelehnt werden - ein echter Wettbewerbsvorteil. Denn gerade diese Marktteilnehmer sind es, die in den gesättigten Märkten von heute noch enormes Potenzial darstellen. Ein Credit Management System ermöglicht die Erschließung dieser Potenziale, indem es mögliche Risiken aktiv steuert und in Kauf nimmt, solange die Potenziale überwiegen. 5

6 Auch wenn sich Chance und Risiko gleichwertig gegenüber stehen, kann Credit Management wertschöpfend arbeiten. Durch Anpassung des Angebots auf die individuelle Situation des Kunden, können Potenziale ausgeschöpft und Umsatz trotz Risiko generiert werden. Credit Management bedeutet in diesem Fall, die Modalitäten einer Zusammenarbeit zwischen Kunde und Unternehmen so zu optimieren, dass die Risiken minimiert und der Wert für das Unternehmen maximiert werden. Die gleichen Werkzeuge, die mögliche Risiken in Kundenbeziehungen aufdecken, können also auch Potenziale aufzeigen. So erkennt ein Credit Management System ebenso, ob ein Limit über- oder unterschritten ist und der Vertrieb kann diese Kunden aktiv angehen und dadurch Mehrumsatz generieren. Präventives Forderungsmanagement, also der proaktive Umgang mit den möglichen Risiken einer Kundenbeziehung, sichert nicht nur bestehende Werte sondern erschließt in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, wie dem Vertrieb, auch neues Umsatzpotenzial. Credit Management wird damit zunehmend zum wettbewerbsentscheidenden Faktor. 6. Entscheidende Vorteile Durch die selbst bei konservativer Schätzung erzielten jährlichen Einsparungen ist der Return on Investment bei Credit Management Systemen sehr hoch. Ausgehend von der Beispielrechnung amortisiert sich eine Investition innerhalb von maximal zwei Jahren. Die Einsparungen entwickeln sich dabei im Lauf des Betriebs. Ausgehend von den Daten aus Abbildung 1 können beim Beispielunternehmen allein im ersten Jahr 13,5 Prozent der bestehenden Kreditkosten, also ,- Euro, eingespart werden und wirken sich damit direkt auf die Liquidität des Unternehmens aus. Credit Management kann also die Unternehmenskennzahlen nicht nur sichern, sondern signifikant optimieren, indem es sowohl Kreditrisiken als auch Kreditkosten reduziert. Mit verbesserter Liquidität kann ein Unternehmen zudem die Höhe der Fremdfinanzierung durch Kredite reduzieren. Credit Management arbeitet bei der Stabilisierung der finanziellen Situation des Unternehmens Hand in Hand mit den thematisch ähnlich aufgestellten Abteilungen Controlling und Accounting. 6

7 7. Fazit Credit Management steigert die Kundenorientierung eines Unternehmens, indem es stets das Wichtigste im Blick behält: den Kunden. Systemgestütztes Credit Management ist in der Lage, mehr Anfragen in kürzerer Zeit zu bearbeitet. Die manuellen Prozessschritte des Credit Managers reduzieren sich und schaffen Raum für strategisches Arbeiten. Der Antragsteller erhält dadurch in kurzer Zeit ein auf ihn maßgeschneidertes Angebot Merkmale einer deutlich verbesserten Kundenorientierung. Letztlich ist das Credit Management selbst ein positiver Faktor bei der Bewertung der eigenen Kreditwürdigkeit, insbesondere in der aktuellen Situation und einer restriktiven Kreditvergabepolitik der Banken. Unternehmen, die ihre Investitionen nachweislich durch eine professionelle Credit Management Software absichern, erhalten in vielen Fällen eine bessere Bewertung ihrer Bonität. Der Zugang zu frischem Kapital wird damit erleichtert. Welchen Mehrwert Credit Management jedem Unternehmen bietet, muss noch viel deutlicher kommuniziert werden. Falsche Bescheidenheit der verantwortlichen Abteilung ist hier fehl am Platz, denn Credit Management stellt bestehende und neue Kundenbeziehungen auf eine sichere Plattform und eröffnet damit neue Marktchancen. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, das Unternehmen ganzheitlich und in den zentralen Funktionen am Kunden auszurichten. Kunden werden über alle Phasen des Lebenszyklus, durch das Credit Management begleitet. Von der Angebotserstellung bis hin zum Forderungsmanagement hält Credit Management stets die Informationen für die Wahl der geeigneten Maßnahmen bereit. Dem Credit Manager sei Dank! Über SHS VIVEON: SHS VIVEON AG ist ein international agierender Business- und IT-Lösungsanbieter für Customer Management Lösungen. SHS VIVEON bietet seinen Kunden sämtliche Dienstleistungen aus einer Hand: von der Kundenanalyse, der strategischen Beratung über die Implementierung kundenorientierter Prozesse, die Umsetzung und Einrichtung der einhergehenden IT-Systeme bis hin zu deren Betrieb, Hosting und Support im eigenen Rechenzentrum. Die hauseigene Software für effizientes Risk Management integriert, vereinfacht und beschleunigt alle risikorelevanten Customer Management Prozesse wie Informationsbeschaffung, Antragsmanagement, Kundenbewertung, Debitorenüberwachung bis hin zum Forderungsmanagement. Weitere Informationen zum Unternehmen: 7