Professionelles Forderungsmanagement - ein Erfolgsfaktor im Wachstum

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1 Professionelles Forderungsmanagement - ein Erfolgsfaktor im Wachstum Referent: Gangolf Walter Inhouse Forderungsmanagement Branchentag-Draht, Mai 2011 Folie 1

2 Inhouse Forderungsmanagement Gangolf Walter Identität Wir sind Experten des betrieblichen Forderungsmanagements Positionen Unternehmen Branchen Leistungen Interim Manager, Projektleiter, Berater Klein- und mittelständische Unternehmen / Unternehmensgruppen Unternehmensgrößen: Mitarbeiter Automotive Supplier, Agrartechnik, Baunebengewerbe, Bildung, Dienstleistung, Chemie, Internetportal, Sozialsponsoring, IT, Systemkomponenten, Handel, Handwerk Konzeption und Einführung eines professionellen ForderungsMgt Klärung und Rückführung der überfälligen Forderungen Evaluierung des Forderungsmanagents Schulungen im Unternehmen Kundenauszug > 80 Projekte Folie 2

3 Welchen Nutzen haben Kunden von einer Zusammenarbeit mit IFM? Nutzen des Kunden Sie verbessern die Liquidität ihres Unternehmens. Sie steigern die Rentabilität ihres Unternehmens. Sie erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden. Sie verbessern die Effizienz ihres Unternehmens. Sie stärken ihr Working Capital. Sie verbessern ihr Rating Basel II. Sie reduzieren ihre Abhängigkeit von Banken. Sie stärken ihre Zukunftskompetenz. Sie erkennen frühzeitig ihre Risiken. Sie verbessern ihr internes und externes Image. Unser Mehrwert Wir zielen darauf ab, die Dauer der Außenstände zu reduzieren und trotzdem die gute Beziehung zum Kunden aufrechtzuerhalten. Unser ganzheitliches Konzept Mit unserem Coaching begleiten und unterstützen wir notwendige Veränderungsprozesse. Ungewöhnlich, aber unerlässlich für den Erfolg! Folie 3

4 Gliederung Die zunehmende Bedeutung des Forderungsmanagements: Vom nice to have zum must Maßnahmen, um Ihre Liquidität und Rentabilität im Unternehmenswachstum zu verbessern Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen ob positiv oder negativ Folie 4

5 Lieferantenkredit versus Bankkredit Kriterien Formalitäten Kosten Sicherheiten Termingerechte Rückzahlung Lieferantenkredit Eher keine Keine im Gegenteil: Skontoerlöse bei termingerechter Zahlung Eher keine Nein, keine unmittelbaren Konsequenzen Bankkredit Jahresabschlüsse, BWA, Businessplan, etc Zinsbelastung Grundpfandrechte, etc. Ja, sonst Konsequenzen Folie 5

6 Studie der Deutschen Bank Absatzrisiken (73 %) Ausfallrisiken (64 %) Liquiditätsrisiken (52 %) Unternehmensrisiken Unternehmensrisiken Folie 6

7 Aktivitäten bei Liquiditätsengpässen Umfrage: Was tun Sie, um Ihren Zahlungsverpflichtungen bei Liquiditätsengpässen nachzukommen? 50% 40% 44% 30% 20% 28% 10% 0% Kreditlinien beanspruchen Lief erantenzahlungen verschieben 11% Investitio nen verschieben 9% F ällige F o rderungen abbauen 7% Lagerbestände abbauen Quelle: Inhouse Forderungsmanagement Folie 7

8 Auswirkungen Forderungsüberalterungen und Forderungsverlusten Liquidität Rentabilität Finanzierung fälliger Forderungen Verlust von Forderungen Erhöhte Zinsaufwendungen Ausbuchungsverluste Rating Basel II Image Qualitativen Faktoren Quantitativen Faktoren Banken Lieferanten Kunden Mitarbeiter Eigentümer Öffentlichkeit Folie 8

9 Umsatzbedarf bei Forderungsverlusten Fazit: Um den Forderungsausfall von bei einer Umsatzrendite von 5 % ausgleichen zu können, müssen Sie den Umsatz um 40 % auf 1.4 Mio. steigern! Quelle: ifm-walter.de / Service / Mehrumsatz errechnen Folie 9

10 Zinsbelastungen für überfällige Forderungen Quelle: ifm-walter.de / Service / Zinslasten errechnen Folie 10

11 Gliederung Die zunehmende Bedeutung des Forderungsmanagements: Vom nice to have zum must Maßnahmen, um Ihre Liquidität und Rentabilität im Unternehmenswachstum zu verbessern Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen ob positiv oder negativ Folie 11

12 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements Blau hinterlegte Bausteine werden kurz angerissen Fachliche 1 und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter im Debitorenbereich 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits Bonitätsprüfung 5 / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 12

13 Fachliche und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter Schwachstellen mangelndes Mahnbewusstsein eingeschränkte fachliche und personelle Führung Entwicklung der Einstellung durch Coaching und Mentoring der Mitarbeiter Folie 13

14 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements Fachliche 1 und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter im Debitorenbereich 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits Bonitätsprüfung 5 / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 14

15 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich Schwachstellen Vorbehalte des Vertriebs: Debitorenmitarbeiter werden als Umsatzverhinderer wahrgenommen Aktivitäten stören und gefährden die Kundenbeziehungen Vorbehalte des Forderungsmanagements: Ohne Rücksicht auf die Bonität werden Umsätze getätigt Kurzfristiges Umsatzdenken steht vor langfristigem Wachstum Prozessorientierte Zusammenarbeit Schulung durch Vertriebs-MA: Aufgaben des Vertriebs, Produktkenntnisse Schulung durch Debitoren-MA: Bonität, Mahnverfahren, Risikominimierung der Außenstände Folie 15

16 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements Fachliche 1 und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter im Debitorenbereich 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits Bonitätsprüfung 5 / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 16

17 Drum prüfe, wer sich ewig bindet Umfrage: In welchen Fällen nehmen Sie eine Bonitätsprüfung vor? 50% 40% 30% 43% 38% 20% 10% 19% 0% Bei Neu- und Bestandskunden Nur bei Neukunden Weder Neu- noch Bestandskunden Quelle: Inhouse Forderungsmanagement Folie 17

18 Bonitätsindex Folie 18

19 Zusammenfassung Bonitätsprüfung durch Agenturen Monitoring der Bonität der Kunden durch Agenturen Prüfen des Zahlungsverhaltens der Kunden Risikoklassifizierung der Kunden Kreditlimit für Kunden im Kundenstammsatz hinterlegen Automatisierte Überwachung des hinterlegten Kreditlimits mit dem Obligo Steuerung von Folgeprozessen bei Näherung / Überschreitung des Kreditlimits z.b. Lieferstopp, Info Kunde durch Vertrieb Adressatenkreis: Verantwortlich: Neukunden und Bestandskunden Kreditlimitfestlegung durch das FMgt Folie 19

20 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements Fachliche 1 und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter im Debitorenbereich 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits Bonitätsprüfung 5 / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 20

21 Ziele der Mahnaktivitäten Zahlungsunwillige Kunden müssen mit Hilfe eines konsequenten Mahnverfahrens erzogen werden. Ab Erreichen einer gewissen Mahnstufe ist der Vertrieb in das Mahnverfahren einzubinden. Schlechte Zahler werden auch von anderen Lieferanten gemahnt. Der Lieferant bestimmt die Spielregeln. Folie 21

22 Aktivitäten im Mahnverfahren 1. Mahnschreiben: Kernaussagen Mahnüberschrift: Mahnung Zahlungseingang bis zum Zahlung oder Grund der Nichtzahlung ZE berücksichtigt bis Bereits bezahlt? Beachten: Beachten: Keine Keine Nummerierung Nummerierung des des Mahnschreibens Mahnschreibens Beachten: Beachten: --Kalenderdatum Kalenderdatum setzen setzen --7 AT AT Inland Inland // AT AT Ausland Ausland Beachten: Beachten: Aktive Aktive Mitarbeit Mitarbeit des des Kunden Kunden fordern fordern Beachten: Beachten: Info Info für für den den Kunden Kunden Beachten: Beachten: Höflichkeit Höflichkeit Folie 22

23 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements Fachliche 1 und persönliche Entwicklung der Mitarbeiter im Debitorenbereich 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits Bonitätsprüfung 5 / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 23

24 Forderungscontrolling / Benchmarking Eindruck Vertriebs- und Debitorenmitarbeiter Altersstruktur der Forderungen Entwicklung Alterstruktur der Forderungen Debitorenstruktur Kreditlimitnäherung Frühwarnindikatoren Netto- Außenstandsdauer Entwicklung der Forderungsverluste Anzahl strittige Forderungen Zur Mahnung gesperrte Forderungen Folie 24

25 Benchmarking Kennziffern Z i e l Aktuell Grün Gelb Rot Netto DSO (Verzugstage) 8 Tage > 8-14 Tage > 14 Tage 37 Tage Überfällige Forderungen > 60 Tage 0 % > 0-2 % > 2 % 11 % Überfällige Forderungen / Gesamtforderungen 8 % > 8 12 % > 12 % 29 % Forderungsverluste zu Umsatz Anzahl der Tage zwischen Kundenreklamation und Klärung Kreditlimitnäherung: Obligo > 90 % des Kreditlimits - Anzahl der Kunden zu Gesamtkunden - Summe > 90 % zu Gesamtford. Anzahl der strittigen offenen Posten Auszug aus einem Kundenprojekt Folie 25

26 Gliederung Die zunehmende Bedeutung des Forderungsmanagements: Vom nice to have zum must Maßnahmen, um Ihre Liquidität und Rentabilität im Unternehmenswachstum zu verbessern Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen ob positiv oder negativ Folie 26

27 Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements Betriebsergebnis EK - Quote Cash - Flow Bankenabhängigkeit Working Capital positiv oder negativ Bonität Liquidität Fähigkeit zu Investitionen Insolvenzrisiko Rentabilität Kapital Kriterien von Basel II Folie 27

28 Liquiditätsgewinn und Zinsreduzierung Anhand eines Beispiels erkennen Sie, wie hoch der Liquiditätsgewinn und die Zinsreduzierung mit einem professionellen Forderungsmanagement sind. Jahresumsatz: bis Durchschnittliche Außenstandsdauer der Forderungen: 72 Tage Zinssatz: 8 % Quelle: ifm-walter.de / Ihr Nutzen / Ihr Liquiditäts- und Zinsgewinn Folie 28

29 Nutzen des Forderungsmanagements Zinsgewinn und Liquiditätsgewinn Angaben Ist- Zustand Einführung der Module Inhouse Forderungsmanagement Nach einem Monat Nach zwei Monaten Nach drei Monaten Dauer der Ø fälligen Außenstände 65 Tage 52 Tage 41 Tage 32 Tage Jahresumsatz 20 Mio. 20 Mio. 20 Mio. 20 Mio. Fällige Außenstände 3,6 Mio. 2,9 Mio. 2,3 Mio. 1,8 Mio. Monatliche Zinsen Monatliche Z-Reduzierung Mittelzufluss kumuliert Auszug aus einem Kundenprojekt... plus Reduzierung des Ausfallrisikos Folie 29

30 Der Trend: Weg vom reinen Wachstumsgedanken hin zu einer risikoorientierten Unternehmensführung Bei Kundenanalysen steht im Vordergrund das Bonitätsrisko gegenüber dem Ertragspotential Präventiv werden Prozesse optimiert und die Credit-Policy angepasst Konzentration auf das Wesentliche: verstärktes Working Capital Management Hauptziel: Liquidität möglichst lange binden Der Stellenwert des Risiko- und Kreditmanagers gewinnt weiter an Bedeutung Evaluierung des Forderungsmanagements Ursachenanalyse bereits erkannter und ausfindig machen verborgener Risiken im Forderungsmanagement Folie 30

31 Mehr über uns Folie 31

32 Inhouse Forderungsmanagement Viel Erfolg bei der Umsetzung Mehr dazu: Folie 32