Auftrag erfüllt, aber wo bleibt mein Geld Prävention und Schadensbegrenzung für kleine Unternehmen

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1 Professionelles Forderungsmanagement Auftrag erfüllt, aber wo bleibt mein Geld Prävention und Schadensbegrenzung für kleine Unternehmen Gangolf Walter Inhouse Forderungsmanagement Technoloiepark Paderborn phone: Folie 1

2 Warum zahlt der Kunde nicht??? Gründe? Folie 2

3 Inhouse Forderungsmanagement Identität Experten des betrieblichen Forderungsmanagements Positionen Unternehmen Branchen Leistungen Interim Manager, Projektleiter, Berater Klein- und mittelständische Unternehmen / Unternehmensgruppen Unternehmensgrößen: Mitarbeiter Automotive Supplier, Agrartechnik, Baunebengewerbe, Bildung, Dienstleistung, Chemie, Internetportal, Sozialsponsoring, IT, Systemkomponenten, Handel, Handwerk, Schlachthof Konzeption und Einführung eines professionellen ForderungsMgt Klärung und Rückführung der überfälligen Forderungen Evaluierung des Forderungsmanagents Schulungen im Unternehmen Kundenauszug ca. 80 Projekte Folie 3

4 Coaching & Consulting Positionen Unternehmen Branchen Interim Manager, in Vertretung des Geschäftsführers, Projektleiter Klein- und mittelständische Unternehmen / Unternehmensgruppen Unternehmensgrößen: Mitarbeiter Automotive Supplier, Sondermaschinen- und Werkzeugbau, Agrartechnik, Baunebengewerbe, Bildung, Immobilien, Handel, Dienstleistung, Chemie, Internetportal, Sozialsponsoring, IT Projekte Restrukturierungen Strategisches und operatives Controlling Optimieren der Geschäftsprozesse: Marketing / Vertrieb, Kosten- und Leistungsrechnung, Einkauf, Working Capital Management, Forderungsmanagement Transparenz und Senkung von Kostentreibern Seminare: Inhouse Seminare, IHK Mentoring und Coaching des Führungs- und Nachwuchskreises Kundenauszug Folie 4

5 Starter-Up Gangolf Walter Dienstleistungsspektrum Gründercoaching (nach der Gründung) Potentialberatung Turn Around Schwerpunkte Sensibilisierung: vom Arbeitslosen / Angestellten zum Unternehmer Rollenspiel: Preisverhandlungen, Gesprächsführung Neukunden- und Bestandskundenmarketing Kundenutzen, Dienstleistungen/Produkte differenziert nach GF Ausarbeiten bzw. Evaluierung eines Businessplans Potentialberatung: Stärken- und Schwächenanalyse einschließlich Ausarbeiten des Handlungsplanes unter Einbindung der relevanten Führungskräfte und Mitarbeiter Turn Around: Restrukturierung und Prozessoptimierung in den Bereichen: Marketing / Vertrieb, Kosten- und Leistungsrechnung, Einkauf, strategisches und operatives Controlling, Bestandsmanagement, Working Capital Management, Forderungsmanagement, Mentoring und Coaching des Inhabers Kontakt Starter-UP Gangolf Walter Technologiepark Paderborn Telefon: 05251/ gwalter@starter-up.de Folie 5

6 Gliederung Forderungsüberalterungen und Forde_ungsve_luste: Auswirkungen nicht nur in der Krise Bausteine eines professionellen Forderungsmanagements: Das sollten Sie berücksichtigen Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen Nützliche Tipps und Strategien: Ihr Benefit Folie 6

7 Was macht den Lieferantenkredit so attraktiv? Folie 7

8 Auch eine Möglichkeit Folie 8

9 Auswirkungen Forderungsüberalterungen und Fo_derun_sverlus_te Liquidität Rentabilität Finanzierung fälliger Forderungen Verlust von Forderungen Erhöhte Zinsaufwendungen Ausbuchungsverluste Rating Basel II Image Qualitativen Faktoren Quantitativen Faktoren Strategie für Benutzer- und Banken Lieferanten Kunden Mitarbeiter Eigentümer Öffentlichkeit Folie 9

10 Provokative Aussagen? Es gibt keine schlechte Zahlungsmoral der Kunden! Hohe Außenstände sind in erster Linie nicht auf das Kundenverhalten zurück zuführen. Hohe Außenstände sind die Folge hausgemachter Ursachen! Wenn der Kunde von Ihnen schlecht erzogen wird, zahlt er eben schlecht! Folie 10

11 Gliederung Forderungsüberalterungen und Forde_ungsve_luste: Auswirkungen nicht nur in der Krise Bausteine eines professionellen Forderungsmanagements: Das sollten Sie berücksichtigen Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen Nützliche Tipps und Strategien: Ihr Benefit Folie 11

12 Die acht zentralen Bausteine eines Forderungsmanagements 1 Persönliche Einstellung zum Mahnen 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits 5 Bonitätsprüfung / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 12

13 Einstellung zum Mahnen mangelndes Mahnbewusstsein Das Mahnverfahren ist Teil der Geschäftsprozesse und legal. Also nicht genieren sondern angehen. Es geht um Ihr Geld. Folie 13

14 Die acht zentralen Bausteines eines Forderungsmanagements 1 Persönliche Einstellung zum Mahnen 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits 5 Bonitätsprüfung / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 14

15 Drum prüfe, wer sich ewig bindet Umfrage: In welchen Fällen nehmen Sie eine Bonitätsprüfung vor? 50% 40% 30% 43% 38% 20% 10% 19% 0% Bei Neu- und Bestandskunden Nur bei Neukunden Weder Neu- noch Bestandskunden Quelle: Inhouse Forderungsmanagement Folie 15

16 Frühwarnsysteme Frühwarnsysteme Eigenbild Fremdbild Management Unternehmen Zahlungsverhalten bei Bestandskunden Auskunfteien Banken Selbstauskünfte Kreditversicherungen Schufa Folie 16

17 Anforderungen an das Forderungsmanagement Bonitätsprüfung der Interessenten / Neukunden durch Agenturen Monitoring der Bonität der Kunden durch Agenturen Zahlungsverhaltens des Kunden beobachten Risikoklassifizierung der Kunden Kreditlimit für jeden Kunden im Kundenstammsatz hinterlegen Automatisierte Überwachung des hinterlegten Kreditlimits mit dem Obligo Steuerung von Folgeprozessen bei Näherung / Überschreitung des Kreditlimits z.b. Lieferstopp und Aufheben, Mahnen, Adressatenkreis: Neukunden und Bestandskunden Folie 17

18 Risikoklassifizierung / Rating Score z. B. Coface Folie 18

19 Risikoklassifizierung / Rating Score z. B. Bürgel Folie 19

20 Kaufmännische Weisheit Ein Unternehmen lebt auch von den schlechten Geschäften, die es nicht tätigt! Folie 20

21 Die acht zentralen Bausteines eines Forderungsmanagements 1 Persönliche Einstellung zum Mahnen 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits 5 Bonitätsprüfung / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 21

22 Hinweise zur Rechnungsstellung sofortige / zeitnahe Rechnungsstellung Jeder Fehler in der Rechnung kann von Ihrem Kunden - insbesondere dem Profischuldner - als Grund aufgeführt werden, die Zahlung hinauszuschieben. Zahlungsziel z.b. : Die Rechnung ist am fällig. (kalendermäßig bestimmte Leistungszeit führt zum Schuldnerverzug ohne Zahlungsaufforderung) Beilegen eines ausgefüllten Überweisungsträgers erleichtert und beschleunigt damit die Zahlung des Kunden. Folie 22

23 Die acht zentralen Bausteines eines Forderungsmanagements 1 Persönliche Einstellung zum Mahnen 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits 5 Bonitätsprüfung / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 23

24 Mahnverfahren Zahlungsunwillige Kunden müssen mit Hilfe eines konsequenten Mahnverfahrens erzogen werden. Ab Erreichen einer gewissen Mahnstufe ist der Vertrieb in das Mahnverfahren einzubinden. Strategien Schaffen Sie einen guten Kontakt zum Kreditorenbuchhalter des Kunden. Denken Sie an das Mahndesign und proaktive Mahnschreiben Schlechte Zahler werden auch von anderen Lieferanten gemahnt. Folie 24

25 Schuldnerverzug: mit und ohne Zahlungsaufforderung Mit Zahlungsaufforderung Mahnung 286 BGB Ohne Zahlungsaufforderung Verstreichen einer kalendermäßig bestimmten Leistungszeit Die Rechnung ist am fällig. Wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (Zahlungs beschleunigungs gesetz) Mit Schuldnerverzug fallen Verzugszinsen an Folie 25

26 1. Mahnschreiben: Kernaussagen Mahnüberschrift: Zahlungserinnerung oder Mahnung Zahlungseingang bis zum Zahlung oder Grund der Nichtzahlung Beachten: Keine Nummerierung des Mahnschreibens Beachten: - Kalenderdatum setzen - 7 AT Inland / 10 AT Ausland Beachten: Aktive Mitarbeit des Kunden einfordern ZE berücksichtigt bis Beachten: Info für den Kunden Bereits bezahlt? Beachten: Höflichkeit Folie 26

27 Mahntext: 1. Mahnschreiben Zahlungserinnerung Sehr geehrte Damen und Herren, Gemäß unseren Zahlungsbedingungen sind folgende Rechnungen fällig: Da wir keine Zahlung erhalten haben bitten wir Sie, den Ausgleich bis spätestens vorzunehmen. Nach Ablauf der Frist sehen wir uns gezwungen, Mahngebühren zu berechnen. Wenn es Gründe für eine Nichtzahlung gibt, bitten wir Sie uns diese zu mitzuteilen, damit wir zur Klärung beitragen können. Zahlungseingänge sind bis einschließlich berücksichtigt. Falls Sie die Zahlungen bereits durchgeführt haben bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Mit freundlichen Grüßen Signatur Folie 27

28 2. Mahnschreiben: Kernaussagen Mahnüberschrift: Mahnung o. letzte Zahlungsaufforderung Beachten: Keine Nummerierung des Mahnschreibens Hinweis auf keine Reaktion Kein Zahlungseingang Keine Gründe der Nichtzahlung Zahlungseingang zwingend bis Verzugszinsen androhen Beachten: An die gute Gesinnung appellieren Beachten: - Kalenderdatum setzen - 7 AT Inland / 10 AT Ausland Beachten: Härtere Gangart androhen (Spielregeln..) ZE berücksichtigt bis Beachten: Info für den Kunden Folie 28

29 Mahntext: 2. Mahnschreiben Mahnung Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer Zahlungserinnerung haben Sie den Ausgleich der nachstehenden Rechnungen nicht vorgenommen noch haben wir eine Information über die Gründe der Nichtzahlung erhalten. Wir erwarten nunmehr den Zahlungseingang hier eingehend bis zum. Nach Ablauf der Frist sehen wir uns gezwungen, Verzugszinsen zu berechnen. Wie in unserer Zahlungserinnerung angekündigt, werden Mahngebühren berechnet. Zahlungseingänge sind bis einschließlich berücksichtigt. Falls Sie die Zahlungen bereits durchgeführt haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Mit freundlichen Grüßen Signatur Folie 29

30 Verzugszinsen Geschäftspartner Unternehmen Verbraucher Basiszinssatz* plus 8 % z.z.: Basiszinssatz: - 0,13 % Plus: 8,00 % Verzugszinsen: 7,87 % Basiszinssatz* plus 5 % z.z.: Basiszinssatz: - 0,13 % Plus: 5,00 % Verzugszinsen: 4,87 % * Termine für mögliche Änderungen des Basiszinssatzes: 1. Januar und 1. Juli des Jahres Quelle: Folie 30

31 3. Mahnschreiben: Kernaussagen Mahnüberschrift: Letzte außergerichtliche Mahnung Beachten: Keine Nummerierung des Mahnschreibens Hinweis auf keine Reaktion Kein Zahlungseingang Keine Gründe der Nichtzahlung Zahlungseingang zwingend bis Androhen Rechtsanwalt bzw. zwangsweise Beitreibung Beachten: Unverständnis ausdrücken Beachten: - Kalenderdatum setzen - 7 AT Inland / 10 AT Ausland Beachten: Härtere Gangart androhen (Spielregeln..) Einstellung Lieferungen/Dienstleistungen Beachten: Kunde bekommt Probleme Folie 31

32 Mahntext: 3. Mahnschreiben Letzte außergerichtliche Mahnung Sehr geehrte Damen und Herren, trotz mehrmaliger Mahnung haben Sie den Ausgleich der nachstehenden Rechnungen nicht vorgenommen noch haben wir eine Information über die Gründe der Nichtzahlung erhalten. Wir fordern Sie letztmalig auf, die Zahlung hier eingehend bis spätestens zum vorzunehmen. Lassen Sie diese Frist wiederum verstreichen, werden wir unverzüglich die zwangsweise Beitreibung Ihrer Schuld in die Wege leiten. Dadurch würden Ihnen zusätzliche Kosten entstehen. Darüberhinaus werden wir keine weiteren Lieferungen an Sie vorgenommen. Wie in unserer Mahnung angekündigt, werden Verzugszinsen berechnet. Zahlungseingänge sind bis einschließlich berücksichtigt. Falls Sie die Zahlungen bereits durchgeführt haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Mit freundlichen Grüßen Signatur Folie 32

33 Häufige Fehler im Mahnverfahren Mangelndes Inkassobewusstsein der Inhaber, Debitorenmitarbeiter! Wirkungslose Mahntexte; Mahnbriefe laden zum Wegwerfen über die Schulter ein! Erstes Mahnschreiben erfolgt zu spät nach Verzug! Unregelmäßige und lange Abstände zwischen den Mahnstufen! Keine oder unprofessionelle Mahntelefonate! Mangelnde Einbindung des Vertriebs ab einer bestimmten Mahnstufe! Keine Maßnahmen bei anhaltender Nichtzahlung! Das erfreut die Profischuldner Folie 33

34 Ablauf eines Mahnverfahrens *1) Das Ergebnis des Telefonats ist dem Kunden schriftlich zu bestätigen Folie 34

35 Die acht zentralen Bausteines eines Forderungsmanagements 1 Persönliche Einstellung zum Mahnen 2 Organisationsstruktur im Debitorenbereich 3 Zusammenarbeit Debitoren- und Vertriebsbereich 4 Sicherheiten des Lieferantenkredits 5 Bonitätsprüfung / Monitoring / Risikoklassifizierung der Kunden 6 Rechnungsstellung an den Kunden 7 Aktivitäten im Mahnverfahren 8 Forderungscontrolling / Benchmarking Folie 35

36 Forderungsübersichten / Controlling Eindruck Vertriebs- und Debitorenmitarbeiter Altersstruktur der Forderungen Entwicklung Alterstruktur der Forderungen Debitorenstruktur Kreditlimitnäherung Frühwarnindikatoren Netto- Außenstandsdauer Entwicklung der Forderungsverluste DSO Zur Mahnung gesperrte Forderungen Folie 36

37 Übersicht: Debitoren- und Altersstruktur Debitoren- und Altersstruktur der Forderungen Stand: Kundengruppe Gesamt nicht fällig Fällig seit 1-30 Tagen Fällig seit Tagen Fällig seit > 60 Tagen Σ > 30 Tage T % T % T % T % T % T % Summe 100 % Zielgröße 100 % 80 % 15 % 5 % 0 % 5 % Ausweis nach: Tochtergesellschaft, Debitoren-MA, Geschäftsfeld, Neukunden / Bestandskunden, Inland / Ausland,... Folie 37

38 Gliederung Forderungsüberalterungen und Forde_ungsve_luste: Auswirkungen nicht nur in der Krise Bausteine eines professionellen Forderungsmanagements: Das sollten Sie berücksichtigen Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen Nützliche Tipps und Strategien: Ihr Benefit Folie 38

39 Einfluss und Nutzen des Forderungsmanagements Betriebsergebnis EK - Quote Cash - Flow Bankenabhängigkeit Working Capital Ob positiv oder negativ Ihr Einfluss Bonität Liquidität Fähigkeit zu Investitionen Insolvenzrisiko Rentabilität Kapital Kriterien von Basel II Folie 39

40 Gliederung Forderungsüberalterungen und Forde_ungsve_luste: Auswirkungen nicht nur in der Krise Bausteine eines professionellen Forderungsmanagements: Das sollten Sie berücksichtigen Einfluss und Nutzen eines Forderungsmanagements: Sie bestimmen Nützliche Tipps und Strategien: Ihr Benefit Folie 40

41 Nützliche Tipps und Strategien 1. Prüfen Sie Ihre Kundenliste. Liefern Sie nur noch an Kunden mit guter Bonität. 2. Erbringen Sie Leistungen an klamme Kunden nur gegen Vorauskasse. 3. Holen Sie nicht nur bei Neukunden sondern auch bei Bestandskunden ab einer bestimmten Höhe Kreditauskünfte ein. 4. Versenden Sie Ihre Rechnungen unverzüglich mit der Lieferung bzw. wenn Sie die Leistung erbracht haben. 5. Definieren Sie als Zahlungsziel immer mit einem Datum. Z. B.: Die Rechnung ist am,, ( ) fällig. 6. Mahnen Sie telefonisch und schriftlich regelmäßig z. B. 10-tägig. 7. Schalten Sie bei uneinsichtigen Schuldnern ein Inkassobüro bzw. Rechtsanwalt ein. 8. Um einen Überblick über das Risikopotential zu erhalten, erstellen Sie eine Alterstrukturliste, differenziert nach Kundengruppen. 9. Seien Sie taff beim Mahnen; genieren Sie sich nicht! Folie 41

42 Mehr über uns Folie 42

43 Viel Erfolg bei der Umsetzung Folie 43