e-service Helse Software GbR Tel: Guenter Helbig & Dipl. Ing. Jörg Seilwinder Fax:

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1 e-service Anwenderhandbuch Helse Software Softwareentwicklung für klein und mittelständige Unternehmen

2 Die in den Helse Software - Handbüchern enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden und stellen seitens der Helse Software GbR keine Verpflichtung dar. Bedingt durch Updates ist eine jederzeitige Aktualität des Handbuches nicht zu gewährleisten. Je nach Umfang und Dringlichkeit wird Helse Software das Handbuch oder Teile hiervon erneuern. In den Helse Software Programmen können auch Daten eingegeben werden und Menüpunkte angewählt werden, deren Weiterverarbeitung bzw. Funktionalität erst durch den Einsatz eines Erweiterungsmodules geschieht und gewährleistet wird. Eine Vervielfältigung der Handbücher oder von Handbuchteilen ist ohne vorherige Genehmigung der Helse Software GbR untersagt. Helse Software GbR Guenter Helbig & Dipl. Ing. Jörg Seilwinder für Handbücher und Software Alle Rechte vorbehalten

3 e-service Der e-service fungiert als Schnittstelle zwischen der Abrechnungsfirma und dem Hausverwalter. Das Programm kann einfach in die Homepage der Abrechnungsfirma eingebunden werden. Dafür benötigt man keine Programmierkenntnisse, diese Einbindung kann auch von Helse Software übernommen werden. Die Abrechnungsfirma stellt die notwendigen Daten für den Hausverwalter im e-service bereit. Notwendige Daten sind beispielsweise die Liegenschaftsdaten wie Ort, Strasse und Abrechnungszeitraum, Heizkostenpostionen, Hauskostenpositionen und die Mieterdaten. Die Bereitstellung der Informationen geschieht mittels unserer Software, die automatische die erforderlichen Daten für einen jeweiligen Hausverwalter aus der Datenbank ausliest und in den e-service konvertiert. Der Hausverwalter kann nun seine Kostenpositionen bequem Online (mittels Internet Browsers) im e-service, oder Offline über unser lokales e-service - Windows Programm verwalten. Dadurch werden Fehler in der Verwaltung minimiert, z.b. durch falsche Einträge auf Kostenblättern, da e-service alle Eingaben auf ihre Richtigkeit überprüft. Die Kommunikation zwischen Hausverwalter und Abrechnungsfirma mittels Postweg / Fax entfällt, da der e-service automatisch die Kommunikation übernimmt. Hausverwalter und Abrechnungsfirma werden per über alle Transaktionen benachrichtigt. Der Hausverwalter kann nach Ende des Abrechnungszeitraumes über das e-service Programm seine Kostenblätter zur Abrechnungsfirma versenden. In dieser sind die Kostenblätter (Heizkosten, Hauskosten, Brennstoffkosten, Nutzerlisten) im PDF Format enthalten, welche abgespeichert und ausgedruckt werden können. Der Vorteil liegt auf der Hand, keine unübersichtlichen und unleserlichen Kostenblätter, keine fehlerhaften Einträge, Post und/oder Faxkosten entfallen, eventuelle Online Kosten werden durch die Benutzung der lokalen e-service Software minimiert. Über die ARGE Schnittstelle wird es möglich sein, die Daten vom Hausverwalter in das Abrechnungssystem zu importieren.

4 [Login] Um den e-service nutzen zu können, muß sich die Hausverwaltung mit Ihrer Nutzer Nummer, die von der Abrechnungsfirma vergeben wird, und einem Passwort anmelden. Nach erfolgreichem Login erscheint eine Liste mit den aktuellen Liegenschaften dieser Hausverwaltung. Zuerst muß von der Hausverwaltung eine Liegenschaft, die bearbeitet werden soll, ausgewählt werden. [Hauskosten / Heizkosten / Nutzerliste] Danach kann die Hausverwaltung im Menüpunkt Hauskosten / Heizkosten / Nutzerliste Ihre Eingaben tätigen. Teilweise sind die Kostenpositionen vorgegeben, sodass die Hausverwaltung nur noch Datum und Betrag für diese eingeben muß. Alternativ lassen sich auch neue Kostenpositionen anlegen. Weitere Angaben, welche auf den Original Kostenblatt stehen, können auch angegeben werden, wie z.b. Telefon, Bankdaten, Umlageausfallwagnis, Vorrauszahlung, Zuschlag, Ausweisung der MwSt uvm. In der Nutzerliste kann man sehr komfortabel Mieterwechsel pflegen. Einfach das Auszugsdatum beim entsprechenden Mieter eingeben, schon erscheint dieser Mieter als ausgezogen und ein Leerstand (wenn kein neuer Mieter angegeben wird) wird angezeigt. Bei Angabe eines neuen Mieters erscheint dieser mit neuem Einzugsdatum. [Daten senden] Die Datenübertragung geschieht per . In dieser sind alle 3 Kostenblätter (Hauskosten, Heizkosten, Nutzerliste) als PDF Dokument enthalten. Diese PDF Dokumente sind identisch zum Original Kostenblatt. Auf Wunsch passt Helse Software das Layout der Kostenblätter an. Nach Eingabe aller Kostenpositionen für den aktuellen Abrechnungszeitraum können die Daten zur Hausverwaltung verschickt werden. Vorraussetzung ist, das der aktuelle Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, also keine neuen Kosten auftreten können. Dies trifft bei einem Nutzerwechsel nicht zu. Diese lassen sich beliebig oft im Abrechnungszeitraum versenden. In der für das Abrechnungsunternehmen und dem Hausverwalter ist dann nur die aktuelle Nutzerliste enthalten. Nach dem Senden der Kostenpositionen bekommt die Hausverwaltung sowie die Abrechnungsfirma diese mit den Kostenblättern und Nutzerlisten. Ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt für diese Liegenschaft, alle Kosten werden auf 0 gesetzt.

5 Die Daten vom jeweiligen Abrechnungszeitraum werden 3 Jahre lang auf unserem Server als PDF Dokument gespeichert, sodass Abrechnungsfirma und Hausverwaltung in diesem Zeitraum jederzeit auf die alten Kostenblätter / Nutzerlisten zurückgreifen kann. [Setup] Im Setup kann der User seine Adresse und sein Passwort für den e-service ändern. Weiterhin hat er hier die Möglichkeit, das e-service Lokal Windows Programm frei zuschalten. Ohne Freischaltung kann dieses Programm nicht genutzt werden. Weitere Informationen zum e-service Lokal Windows Programm erhalten Sie bei Helse Software. Systemanforderungen: Ein internetfähiger Computer mit aktuellen Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape, Opera, Mozilla...) reicht aus, um den e-service nutzen zu können. Javascript muß im Browser aktiviert sein. Adobe Acrobat Reader benötigen Sie, um Ihre Kostenblätter zu betrachten. Wenn Sie dieses Programm nicht haben, können Sie es kostenlos downloaden unter Bitte folgen Sie der weiteren Installationsanleitung auf dieser Webseite, um den Acrobat Reader zu installieren. Desweiteren empfehlen wir eine Bildschirmauflösung von mindestens 800x600 Pixeln, um eine vernünftige Darstellung des e-services zu gewährleisten. Helse Software hilft Ihnen bei der Installation bzw bei Fragen / Problemen zum Programm. Schreiben Sie uns eine an oder rufen Sie uns unter der Nummer (03641) an.

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