Verband Luzerner Gemeinden Fachgruppe Prozesse und Informatik

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1 Verband Luzerner Gemeinden Fachgruppe Prozesse und Informatik Tätigkeitsbericht 2011 René Müller, Präsident Fachgruppe Prozesse und Informatik Gérald Strub, Beauftragter für E-Government des VLG 12. Januar Folie 1

2 Inhalt Einleitung, Personelles E-Government-Strategie Luzern Rahmenvereinbarung E-Government Luzern Tätigkeiten 2011 Umsetzung Strategie Ausblick Impressum Verband Luzerner Gemeinden Fachgruppe Prozesse und Informatik Tribschenstrasse 7, 6002 Luzern Telefon , Fax Januar Januar Folie 2

3 Einleitung Der Vorstand des Verbands der Luzerner Gemeinden hat im 2010 beschlossen, die Thematik Prozesse und Informatik zu forcieren. Die Fachgruppe Prozesse und Informatik wurde im Rahmen der letzten Statutenrevision eingesetzt. Die folgenden Ziele sollen in Bezug auf E-Government (Prozesse und Informatik) erreicht werden: - Verbessern des elektronischen Angebots von Leistungen gegenüber den Kunden (Unternehmen, Einwohner). - Harmonisieren der Prozesse und fördern der Prozessdurchgängigkeit in der kommunalen Verwaltung sowie zu anderen kommunalen Verwaltungen oder der kantonalen Verwaltung. - Standardisieren der Gemeinde- Informatik. - Fördern des Erfahrungsaustauschs, der Kommunikation und der Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden und zwischen Gemeinden und Kanton. In rund 15 Arbeitssitzungen hat die Fachgruppe Prozesse und Informatik in verschiedenen Konstellationen und mit unterschiedlichen Ansprechpartnern die Belange der Luzerner Gemeinden vertreten. 12. Januar Folie 3

4 Personelles Die Fachgruppe Prozesse und Informatik wird per durch die folgenden Personen repräsentiert: - René Müller Gemeindeschreiber Hildisrieden rene.mueller@hildisrieden.ch Lukas Fässler Vizepräsident Verein IGGI faessler@fsdz.ch, Guido Solari Gemeindeschreiber Kriens und Präsident des Gemeindeschreiberverbandes Luzern, guido.solari@kriens.ch, Christoph Gerdes Leiter PIT Stadt Luzern christoph.gerdes@stadtluzern.ch Gérald Strub E-Government Beauftragter der Luzerner Gemeinden gerald.strub@strubpartner.ch Januar Folie 4

5 E-Government-Strategie Luzern Die E-Government-Strategie Luzern ist auf einen Zeithorizont von 10 Jahren ausgelegt. Sie nennt die Bereiche, in denen prioritär das elektronische Leistungsangebot für Wirtschaft und Bevölkerung realisiert und die dazu erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen sind. Die E-Government-Strategie Luzern orientiert sich an folgenden zentralen Grundsätzen (Leitlinien): - E-Government im Kanton Luzern wird vom Kanton und den Gemeinden gemeinsam auf bzw. ausgebaut und betrieben. - Der Kanton und die Gemeinden betreiben ein kundenorientiertes E-Government. Das Angebot orientiert sich an den Bedürfnissen der Wirtschaft und der Bevölkerung. - Die Prozesse werden optimiert und standardisiert. Wo notwendig sollen die Strukturen angepasst werden. Die Wirtschaft und die Bevölkerung werden vermehrt in die Prozesse einbezogen. - Der Datenaustausch über verschiedene Verwaltungsebenen hinweg soll vereinheitlicht werden und möglichst medien-bruchfrei erfolgen. - E-Government-Vorhaben werden hinsichtlich Nutzen und Wirtschaftlichkeit beurteilt. 12. Januar Folie 5

6 Rahmenvereinbarung Die Zusammenarbeit von Kanton und Gemeinden ist in der Rahmenvereinbarung für die Umsetzung der E-Government- Strategie Luzern geregelt. Die Luzerner Gemeinden haben den Verband Luzerner Gemeinden (VLG) mit der Wahrnehmung ihrer E-Government-Interessen beauftragt. Der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden regeln darin die Organisation und die Finanzierung der Zusammenarbeit (Steuerungsgremium, Fachstelle) und die Bedingungen für die Durchführung und Finanzierung gemeinsamer Projekte. Die Rahmenvereinbarung zwischen Kanton und VLG für die Umsetzung der E-Government-Strategie Luzern ist seit 1. Januar 2011 in Kraft. Link zur Rahmenvereinbarung 12. Januar Folie 6

7 E-Government Luzern In der Rahmenvereinbarung für die Umsetzung der E-Government-Strategie Luzern ist die Organisation von E-Government Luzern geregelt. Der Kanton Luzern, vertreten durch den Regierungsrat vertritt die Interessen der kantonalen Verwaltung. Der VLG, vertreten durch den Vorstand, diejenigen der Gemeinden. Die beiden Auftraggeber bringen ihre Bedürfnisse über die Steuerung E-Government Luzern in die Fachstelle E-Government Luzern ein. Link Organisation E-Government Luzern 12. Januar Folie 7

8 E-Government Luzern Organisation Die Steuerung E-Government Luzern trägt die Verantwortung für die koordinierte Umsetzung der E-Government-Strategie. Mitglieder Steuerung: - Marcel Schwerzmann Regierungsrat, Vorsitz - Fritz Zanzerl Leiter Dienststelle Informatik (ab ) - Herbert Lustenberger Gemeinderat Ebikon (VLG) - René Müller Gemeindeschreiber Hildisrieden (VLG) - Stefan Hermann Base-Net Informatik AG - Lawrence Reid (bis ) - Christian Schär (1.8. bis ) Als zentrales, operativ tätiges Element für die Umsetzung der E-Government- Strategie wirkt die Fachstelle E-Government Luzern. Die Fachstelle ist mit zwei Personen, je einem Beauftragten/einer Beauftragten von VLG und Kanton besetzt. Mitglieder Fachstelle: - Stephan Arnold Beauftragter Kanton - Gérald Strub Beauftragter Gemeinden Im Organisationshandbuch sind die Organisationsstrukturen, Abläufe und Regelungen ausgeführt und festgelegt. Link zum Organisationshandbuch 12. Januar Folie 8

9 Tätigkeiten Baugesuche und -bewilligungen ebage für Gemeinden - Vorstudie im Objektwesen - Zusammenarbeit in der Informatik - Vorstudie Ziel-Informatikarchitektur - Ausbau LUnet, LWL für Gemeinden - E-Government-Projektliste der Gemeinden - LuTax, Mitwirkung im Lenkungsausschuss - Optimierung der Prozesse im Schulund Berufsbildungsbereich - GEVER Auf den folgenden Seiten werden einzelne Projekte und Kommunikations-Aktivitäten detaillierter vorgestellt. 12. Januar Folie 9

10 Tätigkeiten 2011 ebage für Gemeinden Die Steuerung E-Government Luzern hat im Januar 2011 das Projekt ebage für Gemeinden freigegeben. Das Projektteam unter der Leitung von René Müller prüfte die Einbindung der Gemeinden und der Bauherren sowie der Architekten in die Baugesuchs- und Bewilligungslösung des Kantons Luzern. Das Projektteam hat Massnahmen erarbeitet, welche die Durchgängigkeit der Prozesse verbessern, so dass Baugesuche von der Erfassung durch den Bauherrn bis zur Bewilligung und Aufbewahrung der Unterlagen medienbruchfrei abgewickelt werden können. Im Weitern konnte aufgezeigt werden, wie die künftige Organisation für die Weiterentwicklung von ebage auszugestalten ist. Die Projektgruppe schlägt im Schlussbericht ein Vorgehen in 3 Phasen vor. - Phase 1: Die Akzeptanz von ebage soll mittels Schulung und dem Einbau von Tracking-Funktionen verbessert werden. - Phase 2: In dieser Phase soll an Erweiterungen und der Technologiebasis von ebage gearbeitet werden - Phase 3: Die Faktoren Finanzen, Politik und Kommunikation werden in dieser Phase bearbeitet. Für die Umsetzung der weiteren Schritte wurde Ende 2011 unter der Leitung von Mario Conca (rawi) die Arbeitsgruppe ebage mit Vertretern des Kantons, der Gemeinden und einem Architekten eingesetzt. Link Schlussbericht Projekt ebage 12. Januar Folie 10

11 Tätigkeiten 2011 Vorstudie Objektwesen Nebst den Einwohner- und Finanzdaten bilden die Daten und Informationen des Objektwesens eine weitere wichtige Informationsquelle für die Abwicklung von Amtsgeschäften. Die Datenhaltung in den kommunalen und kantonalen Stellen ist wenig koordiniert und stark auf deren individuelle Anforderungen und Aufträge ausgelegt. Im Rahmen des E-Government-Projekts «Objektwesen, Erstellen einer Vorstudie zur Erarbeitung eines Vorgehensplans» hat die Fachstelle in mehreren Workshops eine Übersicht über die Situation im Kanton Luzern erstellt, welche das Interesse der Anspruchsgruppen an Optimierung im Objektwesen sowie Ideen für die anzustrebende Lösung ermittelt. Aufgrund dieser Ergebnisse wurde die Fachstelle E-Government Luzern beauftragt, einen Projektantrag für die weitere Bearbeitung zu erstellen. Als grundsätzliches Projektvorgehen wurden folgende Schritte festgelegt: - Vertiefen der Ist-Analyse pro Domäne mit allen Anspruchsgruppen - Erarbeiten von Lösungsvarianten mit detailliertem Vorgehen - Regelung der Verantwortlichkeiten und Kostenschätzung. Die Steuerung E-Government Luzern hat an der Sitzung vom 21. November 2011 den Projektantrag genehmigt. Das Kickoff für dieses Projekt wurde kurz vor Jahresende durchgeführt. Link Projektauftrag Objektwesen Luzern 12. Januar Folie 11

12 Strategie, Grundlagen, Rahmenbedingungen Tätigkeiten 2011 Zusammenarbeit Informatik Luzern Der Regierungsrat des Kantons Luzern, der Vorstand des Verbands Luzerner Gemeinden (VLG), der Verein IGGI sowie die Stadt Luzern haben im Sommer 2011 die «Absichtserklärung zur Zusammenarbeit von Kanton und Luzerner Gemeinden in der Informatik» unterzeichnet. Ziel ist, die Zusammenarbeit und Koordination für eine effiziente Aufgabenerfüllung zu fördern. Eine Arbeitsgruppe, welche aus den Absichtserklärungs-Partnern besteht, erarbeitete eine Vision und Mission sowie Zielsetzungen, entsprechende strategische Handlungsfelder mit konkreten Initiativen sowie einen Vorschlag einer Umsetzungsorganisation. Die Ergebnisse konnten per Ende 2011 in einem Bericht zuhanden der Partner festgehalten werden. Die Partner werden Anfang 2012 den Ergebnisbericht in ihren Organisationen besprechen, darüber Beschluss fassen und die Ergebnisse in ihre Strategien einfliessen lassen. In der weiteren Phase wird die Arbeitsgruppe die Organisation konkretisieren und mit der Umsetzung beginnen n Vision / Mission Zielsetzungen Strategische Handlungsfelder Strategisches Handlungsfeld mit Initiativen 1 Strategisches Handlungsfeld mit Initiativen 2 Strategisches Handlungsfeld mit Initiativen 3 Strategisches Handlungsfeld mit Initiativen n 12. Januar Folie 12

13 Tätigkeiten 2011 Info-Veranstaltung Die erste Info-Veranstaltung von E-Government Luzern verlief am 5. Dezember 2011 sehr erfolgreich. Knapp 120 Personen informierten sich über die aktuellen und künftigen Schwerpunkte von E-Government im Kanton Luzern. - Regierungspräsident Marcel Schwerzmann sprach in einem Begrüssungsreferat über die Zusammenarbeit der föderalen Ebenen. - Herbert Lustenberger, Vorstandsmitglied VLG, informierte über das Engagement des VLG im E-Government. - Stephan Arnold und Gérald Strub orientierten über den Inhalt der E-Government-Strategie und gaben einen Rückblick zum Geschehen im 2011 und einen Ausblick ins Gregory Gerhard gab als Gastreferent einen Überblick über die Entwicklung und den Einsatz von Social Media sowie deren Erfolgskriterien. Den Besuchern wurde ein Apéro offeriert sowie ein Gutschein für den Bezug einer SuisseID überreicht. Link Informationsveranstaltung 12. Januar Folie 13

14 Tätigkeiten 2011 E-Government-Projektliste der Gemeinden Die E-Government-Projektliste der Gemeinden, welche am mit rund 30 Gemeindevertretern in einem Workshop erarbeitet wurde, hat sich für die Fachgruppe Prozesse und Informatik als sehr hilfreiches Arbeitsmittel entwickelt. Die Themenschwerpunkte E-Government Infrastruktur, E-Government Services, Allgemeine Prozesse, Objektwesen und Büromatik konnten gemäss den Vorgaben bearbeitet werden. Da die Themenschwerpunkte in der Bearbeitung schon weit fortgeschritten sind, wird die Fachgruppe Prozesse und Informatik bis Mitte 2012 die E-Government-Projektliste der Gemeinden gemeinsam mit den Gemeinden überarbeiten. 12. Januar Folie 14

15 Tätigkeiten 2011 LuTax Die Projektarbeit wurde im 2011 auch im LuTax Projekt fortgesetzt. Die Fachgruppe Prozesse und Informatik wurde vom VLG beauftragt, den VLG Sitz im Lenkungsausschuss zu besetzen. An vier Lenkungsausschuss Sitzungen wurden mehrere Konzepte behandelt und teilweise verabschiedet. Die Fachgruppe Prozesse und Informatik hat zu allen Unterlagen, welche an den Lenkungsausschusssitzungen behandelt wurden, ausführliche schriftliche Stellungnahmen verfasst. Die Pilotphase konnte erfolgreich beendet werden. Die Migration wurde gestartet und bis Ende 2011 waren rund 15 Gemeinden produktiv auf LuTax aufgeschaltet. 12. Januar Folie 15

16 Tätigkeiten 2011 Digitale Geschäftsverwaltung Der Gemeindeschreiberverband des Kantons Luzern (GSV) hat zusammen mit dem VLG eine Arbeitsgruppe gebildet, welche aufzeigen soll, wie GEVER in der Gemeinde eingeführt werden kann. Dabei wurden die folgenden Dokumente erarbeitet: - GEVER Arbeitshilfe - Organisationsvorschriften - Ordnungssystem - Stichwortliste Ordnungssystem - Weisungen des Gemeinderates Die Unterlagen können bezogen und genutzt werden. Der GSV erarbeitet derzeit ein Schulungsangebot für den Einsatz der Unterlagen. Informationen erteilt René Müller Januar Folie 16

17 Ausblick Die Fachgruppe Prozesse und Informatik wird sich 2012 speziell mit diesen Themen befassen: - Informatik Zusammenarbeit Luzern; Umsetzung Initiativen aus dem Ergebnisbericht, insbesondere Definition der gemeinsamen Organisation. - Ausbau LUnet; Grundlagen und Angebot für LWL-Anschlüsse für Gemeinden. - E-Government Projektliste Gemeinden; Durchführen eines Workshops mit den Gemeinden für den Review und die Erweiterung der E-Government Projektliste der Gemeinden - ebage; Unterstützen bei der Umsetzung der geplanten Arbeiten - Objektwesen Luzern; Mitwirkung bei der Ausarbeitung von Lösungsvarianten. - GEVER; Vorstudie Koordination in der Geschäftsverwaltung von Kanton und Gemeinden. - LuTax; Einsitznahme im Lenkungsausschuss - Weitere E-Government-Projekte initialisieren; Prämienverbilligung, Optimierung der Prozesse im Schulund Berufsbildungsbereich, etc. - Bereitstellen einer Website für die Verbesserung des Informationsflusses. - u.a. Link Zielsetzungen 2012 in der Beilage 12. Januar Folie 17